Bộ máy kế toán của công ty đƣợc tổ chức theo phƣơng thức tập trung, bao gồm 6 ngƣời, trong đó có: 1 kế toán trƣởng, 3 kế toán viên, 1 thủ quỹ và 1 thủ kho. Tất cả các công việc kế toán nhƣ phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ, định khoản kế toán, ghi sổ tổng hợp và sổ chi tiết, lập báo cáo, thông tin kinh tế, đều đƣợc thực hiện tập trung ở phòng kế toán của công ty.
Trong đó, kế toán trƣởng trực tiếp chỉ đạo các nhân viên kế toán trong bộ máy không thông qua trung gian. Dựa vào khả năng, trình độ và yêu cầu công việc, kế toán viên đƣợc phân công phụ trách các phần hành: kế toán tiền lƣơng, kế toán thanh toán, kế toán bán hàng, kế toán công nợ, kế toán ngân hàng, kế toán TSCĐ, kế toán kho, kế toán thuế. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Phúc An Tiến
28
Kế toán trƣởng: Là ngƣời chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động kế toán của Công ty. Tổ chức điều hành bộ máy kế toán. Kế toán trƣởng là ngƣời có năng lực trình độ chuyên môn cao về tài chính – kế toán, nắm chắc các chế độ hiện hành của Nhà nƣớc để chỉ đạo hƣớng dẫn các nhân viên mình phụ trách, tổng hợp thông tin kịp thời, chính xác. Đồng thời, kế toán trƣởng trong Công ty cũng kiêm nhiệm nhiệm vụ của kế toán tổng hợp là lập báo cáo chi tiết, báo cáo tổng hợp, báo cáo tài chính của Công ty.
Kế toán tiền lƣơng, kế toán thuế: Chịu trách nhiệm về lƣơng và các khoản trích theo lƣơng của cán bộ công nhân viên, có trách nhiệm lập báo cáo tiền lƣơng, bảng thanh toán lƣơng cho từng bộ phận và bảng thanh toán lƣơng cho cả công ty. Đồng thời lập báo cáo thuế hàng tháng, quý, năm…thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của Công ty với Cơ quan thuế.
Kế toán bán hàng – công nợ: Theo dõi tình hình mua, bán, nhập, xuất các mặt hàng của Công ty, thƣờng xuyên kiểm tra, đối chiếu với thủ kho để quản lý chặt chẽ về số lƣợng các mặt hàng. Có trách nhiệm theo dõi các khoản nợ Công ty với các nhà cung cấp và các khoản khách hàng còn nợ công ty và việc thanh toán tiền hàng với khách hàng, đặc biệt là thanh toán với khách lẻ.
Kế toán tiền mặt – ngân hàng: chịu trách nhiệm về các giao dịch của Công ty với ngân hàng (Làm hồ sơ các khoản vay vốn, bảo lãnh…), theo dõi, ghi chép quỹ tiền mặt tại Công ty.
Thủ quỹ: Hàng ngày theo dõi, phản ánh kịp thời những khoản thu chi tiền mặt trên cơ sở những chứng từ hợp lệ, chịu trách nhiệm phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt, phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt. Ghi sổ quỹ, lập báo cáo quỹ cuối ngày cùng với chứng từ gốc nộp lại cho kế toán.
Cuối tháng, đối chiếu sổ số dƣ, đối chiếu số tồn thực tế so với số tồn quỹ trên sổ sách. Thủ kho: Là ngƣời theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn của vật tƣ, hàng hóa; kiểm tra và nhập, xuất kho khi có phiếu nhập kho, xuất kho của công ty.
2.1.3.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty TM & DV Phúc An Tiến
Chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính.
Niên độ kế toán: bắt đầu từ 01/01 đến 31/12; Kỳ kế toán: Tháng;
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép: Việt Nam đồng; Phƣơng pháp tính thuế GTGT: Phƣơng pháp khấu trừ;
Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho của công ty theo: Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên;
Hàng nhập kho đƣợc xác định theo nguyên tắc giá gốc;
Giá vốn của hàng xuất kho và hàng tồn kho đƣợc xác định theo phƣơng pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ;
Khấu hao TSCĐ: theo phƣơng pháp đƣờng thẳng;