1.5.1. Chứng từ sử dụng
Để xác định kết quả bán hàng, doanh nghiệp thƣơng mại thƣờng sử dụng các chứng từ nhƣ:
- Hóa đơn GTGT - Hóa đơn bán hàng - Phiếu thu tiền mặt - Phiếu xuất kho
- Giấy báo có của ngân hàng...
1.5.2. Tài khoản sử dụng
Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí quản lý kinh doanh chung của doanh nghiệp gồm các chi phí về bán hàng, về quản lý doanh nghiệp, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí khấu hao TSCĐ, dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác...
Theo quyết định 48, TK 642 gồm 2 tài khoản cấp 2: + TK 6421 – Chi phí bán hàng
+ TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Kết cấu TK 642
Nợ TK 642 Có - Các chi phí bán hàng thực tế
phát sinh trong kỳ
- Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ - Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trƣớc chƣa sử dụng hết
- Dự phòng trợ cấp mất việc làm
- Chênh lệch giữa số lập dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số lập dự phòng đã lập kỳ trƣớc chƣa sử dụng hết
- Kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh vào TK 911
TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Tài khoản này dùng để xác định toàn bộ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán
Kết cấu TK 911:
Nợ TK 911 Có - Trị giá vốn của hàng hóa và
dịch vụ đã bán ra và cung cấp trong kỳ
- Chi phí hoạt động tài chính, chi phí thuế TNDN và chi phí khác - Chi phí quản lý kinh doanh - Kết chuyển lãi
- Doanh thu thuần về số hàng hóa và dịch vụ đã bán ra và cung cấp trong kỳ
- Doanh thu hoạt động tài chính, các khoản thu nhập khác và khoản ghi giảm chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
- Kết chuyển lỗ
16
Sơ đồ 1.8. Kế toán chi phí quản lý kinh doanh
TK 334,338 TK 642 TK 111,112, 138 Lƣơng và các khoản trích theo lƣơng Các khoản giảm chi phí
của bộ phận quản lý và bán hàng quản lý kinh doanh
TK 152, 153 TK 352
Chi phí vậy liệu, công cụ dụng cụ Hoàn nhập dự phòng phải trả của bộ phận quản lý và bán hàng
TK 214
Chi phí khấu hao TSCĐ của bộ phận TK 911 quản lý và bán hàng
Kết chuyển chi phí quản lý
TK 111, 112, 331, 141 kinh doanh
Chi phí dịch vụ mua ngoài của bộ phận quản lý và bán hàng TK 133 Thuế GTGT TK 142, 242, 335
Phân bổ dần chi phí trả trƣớc và chi phí trích trƣớc của bộ phận quản lý và bán hàng TK 351, 352 Trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm, trích dự phòng phải trả TK 333, 1592
Thuế môn bài, tiền thuế đất, dự phòng phải thu khó đòi
1.5.3.2. Kế toán xác định kết quả bán hàng
Kết quả bán hàng đƣợc xác định nhƣ sau:
Sơ đồ 1.9. Kế toán xác định kết quả bán hàng
TK 632 TK 911 TK 511 Kết chuyển GVHB Kết chuyển doanh thu thuần
TK 642 TK 521
Kết chuyển chi phí quản lý Kết chuyển các khoản kinh doanh giảm trừ doanh thu
1.6. Tổ chức sổ cho kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty thƣơng mại thƣơng mại
1.6.1. Các hình thức sổ theo quy định
Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp có vai trò rất quan trọng. Tổ chức vận dụng hình thức sổ kế toán phù hợp là một trong các nội dung cơ bản của công tác tổ chức kế toán. Theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC của Bộ tài chính ban hành ngày 14/09/2006 doanh nghiệp đƣợc áp dụng 1 trong 4 hình thức sổ kế toán sau:
- Hình thức Nhật ký chung
- Hình thức Nhật ký - Sổ Cái
- Hình thức Chứng từ ghi sổ
- Hình thức trên máy vi tính.
Sau đây em xin trình bày về hình thức sổ áp dụng tại Công ty cổ phần Tân Mỹ là hình thức Nhật ký chung
1.6.2. Hình thức kế toán Nhật ký chung Điều kiện áp dụng: Điều kiện áp dụng:
Nếu doanh nghiệp sử dụng kế toán thủ công thì hình thức ghi sổ này chỉ có thể áp dụng với loại hình doanh nghiệp đơn giản, quy mô kinh doanh vừa và nhỏ, trình độ quản lý và trình độ kế toán thấp, số lƣợng lao động kế toán ít. Nếu doanh nghiệp áp dụng kế toán máy thì hình thức này phù hợp với mọi loại hình kinh doanh và mọi quy mô hoạt động.
18
- Có thể thực hiện đối chiếu, kiểm tra về số liệu kế toán cho từng đối tƣợng kế toán ở mọi thời điểm nên kịp thời cung cấp thông tin cho nhà quản lý.
- Đƣợc sử dụng phổ biến, thuận tiện cho việc ứng dụng tin học và sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán
Nhược điểm: Lƣợng ghi chép tƣơng đối nhiều, dễ ghi trùng lặp, nếu ghi ghép bằng tay thì mất nhiều thời gian.
Sơ đồ 1.10. Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung
Chứng từ gốc (HĐ, PXK, PT…) Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ chi tiết (TK 156, 157, 511, 521, 632, 642…) Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái (TK 156, 157, 511, 521, 632, 642, 911…)
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo kế toán Ghi thƣờng xuyên trong kỳ
Ghi ngày cuối kỳ
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TÂN MỸ
2.1. Giới thiệu chung về Công ty cổ phần Tân Mỹ
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Tân Mỹ
2.1.1.1. Thông tin cơ bản
- Tên doanh nghiệp: Công ty cổ phần Tân Mỹ
- Trụ sở chính: Số 8 Mạc Thị Bƣởi, P.Vị Hoàng, Nam Định. - Điện thoại: 0350.3935518
- Email: tanmy@hn.vnn.vn. - Mã số thuế: 0600334660
- Văn phòng: Số 8 Mạc Thị Bƣởi, P.Vị Hoàng, Nam Định. - Đại diện pháp luật: Ông Trần Quý Rậu – Giám đốc công ty - Vốn điều lệ: 1.600.000.000 đồng
Công ty cổ phần Tân Mỹ kinh doanh về một số mặt hàng và lĩnh vực nhƣ thiết bị gia dụng, thiết bị giặt ủi, thiết bị nhà bếp, thiết bị làm sạch, thiết bị chiếu sáng, thiết bị chăm sóc cá nhân, vật liệu thiết bị điện. Công ty còn nhận mở đại lý dây cáp điện và các vật liệu khác liên quan đến lĩnh vực xây dựng.
2.1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển
Công ty cổ phần Tân Mỹ đƣợc thành lập và hoạt động theo Giấy đăng ký kinh doanh số 0109003468 lần đầu vào ngày 29 tháng 3 năm 2008 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế số 0600334660. Trụ Sở chính của công ty tại số 8 Mạc Thị Bƣởi, P.Vị Hoàng, Nam Định. Công ty tuy chỉ là một doanh nghiệp nhỏ nhƣng Công ty cổ phần Tân Mỹ trong gần 7 năm hoạt động luôn có những bƣớc phát triển tốt và ổn định, lợi nhuận sau thuế của công ty liên tục tăng, công ty không ngừng đổi mới mình cũng nhƣ mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh trên nhiều lĩnh vực, hoàn thiện và nâng cao cơ chế quản lý kinh tế đặc biệt là về công tác kế toán tài chính, đội ngũ nhân viên ngày càng có trình độ cao, có năng lực làm việc hiệu quả. Hiện nay công ty vẫn đang cố gắng mở rộng quy mô kinh doanh và tìm đƣợc một vị trí vững chắc trên thị trƣờng.
20
2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty cổ phần Tân Mỹ
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Tân Mỹ
( Nguồn: Phòng hành chính)
Ban giám đốc
Ban giám đốc gồm 1 giám đốc và 1 phó giám đốc.
Giám đốc: Là ngƣời đứng đầu đại diện theo pháp luật của công ty, có chức năng quản lý điều hành tổ chức thực hiện mọi hoạt động kinh doanh, mọi hoạt động của các phòng ban cũng nhƣ các hoạt động khác của công ty. Giám đốc là ngƣời đại diện công ty ký kết các văn bản, hợp đồng đồng thời đƣa ra những đối sách, phƣơng hƣớng, chiến lƣợc phát triển và chịu trách nhiệm pháp lý trong toàn bộ các hoạt động kinh đoanh của công ty.
Phó giám đốc: Thực hiện theo dõi, giám sát hoạt động kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc về kết quả kinh doanh của công ty dựa trên quyền quyết định cụ thể.
Phòng kế toán
Phòng kế toán chịu trách nhiệm ghi chép các nghiệp vụ phát sinh, thiết lập các văn bản báo cáo tài chính kế toán, quy định thống nhất cách ghi chép kế toán, chịu trách nhiệm trƣớc ban giám đốc về các bản báo cáo tài chính, theo dõi và tuân thủ đúng mọi quy định về thể lệ kế toán sổ sách chứng từ. Phòng kế toán lập các báo cáo tài chính vào cuối mỗi kỳ hạch toán.
Phòng kinh doanh
Phòng kinh doanh có nhiệm vụ chính là bán hàng cho các cửa hàng điện (các đại lý bán buôn, bán lẻ) và bán lẻ cho ngƣời tiêu dùng, bán cho các công trình, các nhà thầu xây dựng,… Phòng kinh doanh cũng chịu trách nhiệm toàn bộ kế hoạch kinh doanh của công ty, lập kế hoạch kinh doanh dài hạn và ngắn hạn, xây dựng chiến lƣợc
Phòng kế toán Phòng kinh doanh Phó giám đốc Phòng vật tƣ thiết bị Giám đốc Phòng hành chính
Kế toán trƣởng Kế toán bán hàng, công nợ Thủ quỹ Kế toán tiền lƣơng, thanh toán, thuế Thủ kho kinh doanh và phƣơng án đầu tƣ, tham mƣu cho giám đốc trong việc đƣa ra quyết định kinh doanh.
Ngoài ra phòng có nhiệm vụ quản lý và điều hành nhân viên bán hàng. Nhân viên bán hàng có nhiệm vụ tiêu thụ sản phẩm của công ty. Đảm bảo doanh số bán hàng. Đồng thời luôn phối hợp cùng các cán bộ trong công ty về mặt kỹ thuật, marketing nhằm mục đích hỗ trợ và phát triển kinh doanh.
Phòng hành chính
Phòng hành chính có nhiệm vụ tổ chức, quản lý, điều hành cán bộ, tổ chức lao động, quản lý công tác bảo vệ tài sản cho công ty, tiếp nhận, phát hành, lƣu trữ công văn, giấy tờ tài liệu của công ty, chăm lo đến đời sống của cán bộ, công nhân viên trong công ty. Phòng cũng tuyển chọn nhân viên và đào tạo đội ngũ cán bộ, nhằm nâng cao trình độ, tay nghề và sắp xếp họ vào vị trí thích hợp
Phòng vật tư thiết bị
Phòng vật tƣ thiết bị quản lý và đảm bảo cung ứng vật tƣ, trang thiết bị, đồ dùng văn phòng, cung cấp thông tin kinh tế, giá cả thị trƣờng các chủng loại vật tƣ nguyên vật liệu cho các phòng ban liên quan và nhập đƣợc các mặt hàng đúng nhu cầu thị trƣờng, đảm bảo về số lƣợng và chất lƣợng.
2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác tổ chức kế toán tại Công ty cổ phần Tân Mỹ phần Tân Mỹ
2.1.3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
(Nguồn: Phòng kế toán)
Kế toán trưởng
Kế toán trƣởng là ngƣời có năng lực trình độ chuyên môn cao, có chức năng tổ chức, hƣớng dẫn, kiểm tra công tác kế toán ở doanh nghiệp. Với chức năng này kế toán trƣởng vừa là ngƣời giúp việc trực tiếp, vừa là ngƣời chịu sự chỉ đạo của ban
22
cũng kiêm nhiệm nhiệm vụ của kế toán tổng hợp là lập báo cáo chi tiết, báo cáo tổng hợp, báo cáo tài chính của công ty, từ đó phân tích, tổng hợp thông tin để tham mƣu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị tạo cơ sở để Ban giám đốc đƣa ra các quyết định đúng đắn.
Kế toán tiền lương, thanh toán, thuế
Kế toán có trách nhiệm tổ chức hạch toán về tình hình lƣơng và các khoản trích theo lƣơng của cán bộ nhân viên, lập báo cáo tiền lƣơng, bảng thanh toán lƣơng lƣơng cho cả công ty. Bên cạnh đó kế toán còn chịu trách nhiệm về các giao dịch của công ty với ngân hàng (làm hồ sơ các khoản vay vốn, bảo lãnh…), theo dõi, ghi chép quỹ tiền mặt tại công ty. Sau đó kế toán căn cứ vào các hóa đơn mua hàng hóa, tài sản…, căn cứ vào kết quả hoạt động kinh doanh của công ty để tính toán, tổng hợp thuế và các khoản phải nộp ngân sách Nhà nƣớc.
Kế toán bán hàng, công nợ
Kế toán có nhiệm vụ ghi chép, tổng hợp các nghiệp vụ, tập hợp chi phí để xác định kết quả bán hàng, ngoài ra phải theo dõi tình hình mua, bán, nhập, xuất các mặt hàng của công ty, thƣờng xuyên kiểm tra, đối chiếu với thủ kho để quản lý chặt chẽ về số lƣợng các mặt hàng tránh tồn đọng. Kế toán có trách nhiệm theo dõi các khoản nợ của công ty với các nhà cung cấp, các hợp đồng kinh tế của khách hàng, theo dõi các tài khoản phải thu của khách hàng, tổng hợp số liệu đối chiếu định kỳ hàng tháng theo quy định của công ty và phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ mua bán các mặt hàng trƣớc khi ghi chép các sổ sách có liên quan và làm thủ tục thanh toán (thu) cho khách hàng và lập báo cáo bán hàng cho từng tháng.
Thủ quỹ
Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất, phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong việc quản lý và sử dụng quỹ tiền mặt, có nhiệm vụ thu chi tiền mặt khi có sự chỉ đạo của cấp trên. Thủ quỹ ghi sổ quỹ, lập báo cáo quỹ cuối ngày cùng với chứng từ gốc nộp lại cho kế toán.
Thủ kho
Thủ kho phụ trách quản lý hàng hóa, thực hiện các nghiệp vụ xuất, nhập hàng hóa trên cơ sở các chứng từ hợp lệ đã đƣợc kế toán trƣởng, Giám đốc ký duyệt nhƣ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
2.1.3.2. Chính sách kế toán áp dụng tại công ty
- Chế độ kế toán áp dụng: Chế độ kế toán theo quyết định số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính.
- Niên độ kế toán: Từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm Dƣơng lịch - Kỳ kế toán: Tháng
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép: Việt Nam đồng; - Phƣơng pháp tính thuế: Phƣơng pháp khấu trừ
- Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thƣờng xuyên
- Nguyên tắc xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: hàng nhập kho đƣợc xác định theo nguyên tắc giá gốc, hàng xuất kho đƣợc xác định theo phƣơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ.
- Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung
Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung tại Công ty cổ phần Tân Mỹ
2.2. Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần Tân Mỹ
Sau đây em xin lấy ví dụ là mặt hàng Dây điện 2x4 trong tháng 10/2013 để minh họa cho kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần Tân Mỹ.
Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Ghi thƣờng xuyên trong kỳ
Ghi ngày cuối kỳ
24
2.2.1. Tổ chức chứng từ kế toán bán hàng tại Công ty cổ phần Tân Mỹ
Công ty cổ phần Tân Mỹ luôn tìm cách đa dạng hóa các phƣơng thức, hình thức bán hàng. Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức bán hàng là bán buôn qua kho và bán lẻ thu tiền trực tiếp cho tất cả các mặt hàng.
2.2.1.1. Phương thức bán buôn qua kho trực tiếp
Ví dụ: Ngày 17/10/2013, công ty ký hợp đồng kinh tế bán 3000 mét dây điện 2x4 cho Công ty TNHH Lan Đằng với đơn giá chƣa thuế VAT 10% là 25.000