- Nhật ký nhập kho theo số liệu tài khoản: là nhật ký phản ánh tình hình nhập kho vật tư được sắp xếp theo thứ tự tài khoản, mã vật tư vật liệu
3.4.2Trình tự ghi sổ
Khi nhận được phiếu PNK, PXK do kho chuyển lên, kế toán vật tư sẽ vào màn hình hạch toán nhập xuất vật tư, chọn tên kho. Sau đó click vào màn hình định khoản giao dịch nhập kho, màn hình định khoản giao dịch xuất kho để nhập liệu tài khoản ghi nợ, ghi có. Đến cuối tháng, kế toán vật tư vào màn hình định khoản giao dịch nhập kho, xuất kho đánh dấu tick vô ô được chuyển sổ toán bộ .
Sau đó, kế toán vật tư vào màn hình quàn lý giá nhập, xuất: click vào phần tính giá, áp giá, phân bổ. Hệ thống sẽ tự tính giá, phân bổ chi phí, cập nhật số liệu vào các nhật ký , bàng kê, sồ cái, bàng tổng hợp nhập xuất tồn.
• Màn hình minh họa
Kế toán vật tư sẽ vào phần hành kế toán vật tư / hạch toán nhập xuất vật tư, chọn tên kho (nguyên liệu chính), mã kho (SX) .
Trường hơp nhập kho nguyên vật liệu:
Căn cứ vào phiếu nhập kho số phiếu 0001/ 1206 SX đã được kiểm tra: nhập kho xi măng bột PCB40( cotec) từ sản xuất. Kế toán vật tư sẽ click vào định khoản giao dịch nhập kho ở dưới màn hình 3.1, xuất hiện màn hình 3.2 .
Kế toán vật tư sẽ cập nhật tài khoản ghi nợ của từng phiếu nhập vào màn hình 3.2: bằng cách click vào nút mũi tên sổ xuống chọn tài khoản ghi nợ 01.100.1526130.000. Hệ thống sẽ tự cập nhật tài khoản ghi có 01.100.1542500.000 vào màn hình 3.2 .
Sau đó, kế toán vật tư sẽ kiểm tra lại tài khoản ghi có của từng nghiệp vụ xem hệ thống đã cập nhật tài khoản ghi có chính xác chưa, nghiệp vụ nào tài khoản ghi có sai (không phải những nghiệp vụ thông thường) thì click vào nút mũi tên sổ xuống chọn tài khoản hợp lý. Màn hình 3.2 : Màn hình định khoản giao dịch nhập kho nguyên vật liệu
Trường hơp xuất kho nguyên vật liệu
Căn cứ vào phiếu xuất kho số phiếu 0001/ 1206 SX đã được kiểm tra: xuất kho clinker (tam diệp) cho sản xuất. Kế toán vật tư sẽ click vào định khoản giao dịch xuất kho ở dưới màn hình 3.1, xuất hiện màn hình 3.3.
Kế toán vật tư sẽ cập nhật tài khoản ghi có của từng phiếu nhập vào màn hình 3.2: bằng cách click vào nút mũi tên sổ xuống chọn tài khoản ghi có 01.100.1526120.000. Hệ thống sẽ tự cập nhật tài khoản ghi nợ 01.100.1542500.000 vào màn hình 3.3
Sau đó kế toán vật tư sẽ kiểm tra lại tài khoản ghi nợ của từng nghiệp vụ trên hệ thống xem đã cập nhật tài khoản ghi nợ chính xác chưa , dòng nào tài khoản ghi nợ sai ( không phải những nghiệp vụ thông thường) thì click vào nút mũi tên sổ xuống chọn tài khoản hợp lý.
Cuối tháng khi kế toán vật tư đã cập nhật đấy đủ các tài khoản ghi nợ , tài khoản ghi có của tất cả các phiếu xuất, phiếu nhập trong tháng vào màn hình 3.2 ; 3.3 .
Kế toán vật tư sẽ bắt đầu tính giá xuất kho vì công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền vào cuối tháng.
Kế toán vật tư sẽ vô phần hành kế toán vật tư/ quản lý giá nhập xuất: chọn tên kho, mã kho Màn hình 3.4: Màn hình quản lý giá nhập xuất
Kế toán vật tư click vào phần phân bổ ở dưới màn hình 3.4, hệ thống sẽ tự phân bổ chi phí vận chuyển đều cho các nguyên vật liệu nhập kho, sau khi phân bổ song hệ thống sẽ báo là đã phân bổ thành công. Tiếp tục click vào phần tính giá , hệ thống tự tính và báo là đã tính giá thành công. Sau đó, click tiếp vào phần áp giá, hệ thống tự cập nhật giá trị vào các phiếu xuất kho và bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho, cập nhật các thông tin vào các nhật ký ,sổ sách, báo cáo.
Khi muốn xem các nhật ký vô phần hành kế toán vật tư /sổ sách , báo các phần hành kế toán vật tư /tên nhật ký muốn xem.
Màn hình 3.7: Màn hình ban đầu nhật ký xuất kho
Màn hình 3.8: Nhật ký xuất kho theo tài khoản có
3.5 Các báo cáo liên quan
Báo cáo cân đối hàng tồn kho
Nội dụng của báo cáo gồm :mã VT, tên quy cách phẩm chất nguyên vật liệu, ĐVt, tồn kho đầu kỳ( số lượng, trị giá),nhập trong kỳ (số lượng, trị giá), xuất trong kỳ( số lượng ,trị giá), tồn cuối kỳ (số lượng, trị giá)…
Báo cáo kiểm kê
Nội dụng của báo cáo gồm: tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, mã số, đơn vị tính , đơn giá, theo sổ kế toán( số lượng, trị giá), thực tê kiểm kê( số lượng, trị giá) , chênh lệch(thừa ,thiếu)…
Bảng kê nhập theo nguồn nhập
Nội dung: tên nhà cung cấp, địa chỉ,số chứng từ, mã vật tư, tên quy cách phẩm chất NVl, số lượng, đơn giá ,ĐVT…
Bảng kê xuất vật tư theo đối tượng
Nội dụng: mã vật tư, tên quy quy cách phẩm chất NVl, số lượng, đơn giá , ĐVT, tên kho…
3.6 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Công ty cổ phần xi măng Hà Tiên 1 áp dụng phương pháp thẻ song song. Nội dung và phương pháp ghi thẻ song song như sau:
3.6.1 Tại kho (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Mỗi phiếu nhập kho làm cho một thứ vật tư cung ứng nhãn hiệu, quy cách ở cùng một kho. Hằng ngày, thủ kho nhận được các chứng từ nhập- xuất vật tư, tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp rồi ghi số lượng nhập-xuất vật liệu vào thẻ kho. Các số liệu nhập-xuất cũng
được cập nhật ngay vào hệ thống vật tư trên máy vi tính. Trong tháng, thủ kho phải tổng hợp các chứng tử gửi vế phòng kế toán.