THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG
3.3.2Trình tự luân chuyển chứng từ 1 Đối với trường hợp nhập kho
3.3.2.1 Đối với trường hợp nhập kho
Khi có nhu cầu về vật tư , đơn vị lập phiếu yêu cầu vật tư . Phiếu yêu cầu vật tư sẽ được lập thành ba bản và giao cho phòng vật tư . Tại đây , phòng vật tư sẽ rà soát xem trong kho coi có còn vật tư hay không , nếu trong kho còn thì sẽ cho lãnh trực tiếp và lập phiếu xuất kho căn cứ trên phiếu yêu cầu đó , nếu trong kho không còn thì phòng vật tư sẽ khảo sát giá cả và chủng loại trên thị trường. Sau khi khảo sát xong nhân viên cung ứng sẽ lập giấy trình giá mua vật tư và chuyển về phòng kế toán. Kế toán thanh toán sẽ kiểm tra lại giá cả và trình Giám đốc duyệt. Sau khi hoàn thành các thủ tục liên quan, phòng vật tư sẽ liên lạc với nhà cung cấp để tiến hành mua vật tư .
Khi vật tư về tới công ty ban kiểm nghiệm sẽ tiến hành kiểm nghiệm về số lương, chất lượng, quy cách vật tư và lập biên bản kiểm nghiệm. Khi kiểm nghiệm xong mới tiến hành nhập kho .
Thành phần ban kiểm nghiệm gồm : +Đại diện phòng thí nghiệm KCS + Đại diện phòng KTTK – Tài chính + Đại diện phòng Vật tư – XNK + Đại diện đơn vị quản lý sử dụng + Trưởng kho
Trong biên bản kiểm nghiệm có ghi rõ số lượng vật tư trong chứng từ, số lượng vật tư theo đúng hay không đúng quy cách, phẩm chất và kết luận của ban kiểm nghiệm.
Biên bản kiểm nghiệm được lập thành ba liên : một liên giao cho phòng vật tư để ghi sổ nghiệp vụ theo dõi, một liên chuyển cho phòng kế toán để lập hồ sơ thanh toán , và một liên chuyển cho kho.
Trên cơ sở hóa đơn , giấy giao nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư , nhân viên cung ứng tiến hành thủ tục nhập kho đối với những loại vật tư đạt yêu cầu. Phiếu lập kho được lập cho nhiều thứ vật liệu cùng loại , cùng một lần giao nhận và cùng nhập vào một kho hoặc có thể lập cho từng thứ vật liệu nếu xét thấy cần thiết. Phiếu nhập kho được lập thành 4 liên người lập phải ghi rõ số và ngày của hóa đơn , kế hoạch nhập vật tư, tên, quy cách,
ký hiệu, danh điểm vật tư, đơn vị tính, số lượng vật tư nhập theo từng chứng từ và trưởng phòng vật tư ký tên vào phiếu. Sau đó căn cứ vào phiếu nhập thủ kho tiền hành kiểm tra vật tư nhập kho, ghi số lượng thực tế nhập vào phiếu và cùng người giao hàng ký tên vào cả 4 liên của phiếu nhập kho .
Trường hợp khi kiểm nghiệm nhập kho phát hiện thừa hay thiếu hoặc không đúng quy cách, chất lượng ghi trên chứng từ thì thủ kho phải báo cáo cho nhân viên cung ứng biết, đồng thời cùng người giao hàng lập biên bản làm căn cứ cho việc xử lý sau này.
Trường hợp những chuyến hàng có khối lượng lớn phải kiểm nghiệm nhập kho làm nhiều lần thì mỗi lần nhập kho có thể sử dụng giấy chứng nhận. Sau khi nhập hết, bộ phận cung ứng tổng hợp các giấy tạm chứng nhận đó lập thành phiếu nhập kho cho cả chuyến hàng đó. Sau khi có sự ký nhận đầy đủ của các bộ phận có liên quan, một liên của phiếu nhập kho sẽ được chuyển cho kế toán thanh toán, một liên thủ kho giữ, một liên chuyển cho kế toán vật tư và liên còn lại lưu tại phòng vật tư .
Hóa đơn của người bán được chuyển cho phòng kế toán ( bộ phận thanh toán) để làm thủ tục thanh toán.
• Ví dụ
Căn cứ vào phiếu yêu cầu vật tư ngày 24-08-2010, số ngày 294/YC130/0806-43 của phân xưởng sản xuất xí nghiệp gởi cho phòng vật tư-xuất nhập khẩu về việc mua phụ tùng.
- 124412000000-RONDELLEGROWER 20mm, số lượng 800 cái - 705410020100-BOULONTHEP M20X60, số lượng 800 bộ
Sau khi xem xét, phòng vật tư-xuất nhập khẩu đã lập tờ trình lên ban giám đốc duyệt chi, phòng vật tư-xuất nhập khẩu tiến hành mua các loại phụ tùng của công ty TNHH INOX Thiên Hà theo hóa đơn số 0063230 ngày 07/09/2010 gồm:
- 124412000000-RONDELLEGROWER 20mm, đơn giá 6.036VNĐ/ bộ - 705410020100-BOULONTHEP M20X60, đơn giá 399VNĐ/ cái
Ngày 05/09/2010 số phụ tùng trên được công ty tiến hành kiểm tra theo biên bản kiểm nghiệm số 4618. Sau khi đã kiểm nghiệm số phụ tùng trên đã được nhập kho vật tư Thủ Đức của công ty Hà Tiên 1 theo phiếu nhập kho số 818 ngày 12/09/2010. Sau khi nhận đủ các hóa đơn chứng từ cần thiết, phòng kế toán thống kê tài chính lập phiếu thanh toán:
- Trị giá thanh toán: (800*6.036)+(800*399)=5.148.000 - Thuế GTGT: 257.400
- Tổng số tiền thanh toán: 5.405.400
(Xem phụ lục bộ chứng từ mua phụ tùng phiếu nhập kho ngày 12/09/2010)