- Quy trình hoạt động Logistics nội tại của công ty: Công ty TNHH một thành viên giấy Sài Gòn – Mỹ Xuân đã có phòng ban Logostics riêng Hoạt
THÀNH VIÊN GIẤY SÀI GÒN – MỸ XUÂN
4.3.1.1. xuất quy trình nghiệp vụ thực hiện đơn đặt hàng tại công ty
Thực hiện đơn đặt hàng của khách là mắt xích quan trọng trong việc nâng cao kết quả hoạt động kinh doanh, vì vậy công ty cần phải tiến hành thực hiện đơn đặt hàng của khách một cách chặt chẽ và có hiệu quả.
Hình 4.1 : Các bước cơ bản của quá trình thực hiện đơn hàng
Chuẩn bị đơn hàng: Công ty đưa các hợp đồng hàng hoá cho khách hàng để hai bên điền các thông tin theo mẫu và thực hiện theo hợp đồng. Công ty nên duy trì hình thức cung cấp đơn đặt hàng cho khách qua hệ thống công nghệ điện tử, vừa tiết kiệm thời gian mà hiệu quả lại cao hơn
Truyền đạt đơn đặt hàng: Tuỳ thuộc vào đối tượng khách hàng mà công ty có những giải pháp truyền đạt đơn hàng riêng. Đối với những khách hàng mới thì nhân viên kinh doanh của công ty sẽ bàn bạc với khách hàng để lên đơn đặt hàng. Còn đối với những khách hàng đã từng ký hợp đồng với công ty thì dựa vào kế hoạch kinh doanh trong kỳ, tồn kho an toàn của khách hàng mà nhân viên kinh doanh bàn bạc cụ thể với khách hàng thống nhất đơn hàng. Kiểm tra xác nhận đơn đặt hàng: Qúa trình này sẽ được thực hiện trên máy như kiểm tra độ chính xác của hàng hoá về số lượng, chủng loại, thời gian giao hàng…
Thực hiện đơn hàng: tập hợp hàng hoá theo trong đơn đặt hàng. Sau khi đã đầy đủ thì sẽ tiến hành vận chuyển. Xây dựng chương trình giao hàng như địa điểm giao hàng, thời gian giao hàng, chứng từ vận chuyển… Nếu công ty vận chuyển thì sẽ tính phí vận chuyển. Nếu đối tác tự vận chuyển thì công ty sẽ có mức hỗ trợ vận chuyển là 2%
Thông báo về tình trạng thực hiện đơn hàng: Nhân viên kinh doanh của công ty sẽ có nhiệm vụ liên hệ với bộ phận kho và với khách hàng theo dõi
Xử lý đơn hàng Thực hiện đơn hàng Thông báo thực hiện đơn hàng Hình thành đơn hàng Truyền đạt đơn hàng
đơn hàng trong toàn bộ chu kỳ đặt hàng, thông tin tới khách hàng tiến trình thực hiện đơn hàng trong toàn bộ chu kỳ đặt hàng và khi nào nó được giao.
4.3.1.2. Hoạt động vận chuyển
Việc vận chuyển có ảnh hưởng rất lớn đến chi phí hoạt động Logistics. Vì vậy để giảm chi phí hoạt động Logistics phải tối ưu hoá hoạt động vận chuyển. Công ty cần quan tâm đến koois lượng vận chuyển, tuyến đường vận chuyển, phương tiện và đơn vị vận chuyển sao cho hợp lý. Khó khăn của công ty hiện nay là số lượng xe còn ít do đó không đủ để đáp ứng nhu cầu vận chuyển, vì vậy công ty cần phải tăng cường thêm xe để phục vụ cho việc vận chuyển hàng hoá. Hiện tại công ty đang thuê vận tải của các đơn vị khác. Nhưng đó sẽ không là giải pháp tối ưu lâu dài một khi quy mô hoạt động sản xuất của công ty đang ngày càng được mở rộng và nhằm tối đa hoá doanh thu. Do đó công ty cần phải:
+ Thuê xe hoặc đầu tư thêm xe : 2 xe
+ Tăng cường đào tạo nâng cao năng lực và trình độ cho đội ngũ nhân lực phục vụ công tác vận chuyển
+ Đối với đơn vị vận chuyển trung gian (bên thứ 3) đảm bảo vấn đề vận chuyển theo đúng tiến độ
+ Trích lập một khoản dự phòng chi phí phát sinh dự kiến cho việc bảo trì, bảo dưỡng xe được chủ động. Dự kiến khoảng 8 triệu.
4.3.1.3. Hoạt động dự trữ
Hoạt động dự trữ giúp cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được diễn ra liên tục và thông suốt. Vì vậy công ty cần có phương án dự trữ tối ưu. Hiện tại, dự trữ là một khâu còn yếu kém của công ty TNHH một thành viên giấy Sài Gòn – Mỹ Xuân vì hàng hoá của công ty được nhập toàn bộ từ nhà máy sản xuất Mỹ Xuân. Trong khi đó nhà máy sản xuất Mỹ Xuân đang trong tình trạng quá tải trong việc cung ứng hàng hoá ra toàn quốc. Việc dự trữ hàng hoá phụ thuộc như vậy sẽ khiến cho năng lực kinh doanh
của công ty bị hạn chế. Để khắc phục được tình trạng này cần phải có sự phối hợp đồng bộ của cả hai bên. Đặc biệt đối với nhà máy sản xuất Mỹ Xuân sản lượng sản xuất phải đảm bảo cả về số lượng và chất lượng.
Bên cạnh đó dự án xây dựng nhà máy sản xuất ở miền Bắc đang dần được triển khai sẽ mang lại thời cơ lớn cho công ty. Với diện tích khoảng 10 ha dự kiến xây dựng vào tháng 12/1011. Khi đó với lượng hàng dự trữ tối ưu tình hình hoạt động kinh doanh của công ty sẽ luôn được đảm bảo, doanh thu của công ty sẽ được ổn định và không ngừng tăng cao