Xác định hệ thống tiêu chuẩn kiểm tra
Tiến hành điều chỉnh Sự thự c hiệ n hoạ t độ ng ,phù hợp với C SC N T t iêu chu ẩn Không cần điều chỉnh Đo lường và đánh giá hoạt động
1. Xây dựng các hệ thống chỉ tiêu chuẩn
1.1. Khái niệm tiêu chuẩn kiểm tra
Tiêu chuẩn kiểm tra là những chuẩn mức mà các cá nhân, tập thể và doanh nghiệp phải thực hiện để đảm bảo cho toàn bộ doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả.
Các tiêu chuẩn của kiểm tra rất phong phú do tính chất đặc thù của doanh nghiệm, cá bộ phận và con ngừơi; do sự đa dạng của các sản phẩm và dịch vụ được tạo ra và do có vô vàn các kế hoạch, chương trình được xây dựng.
Vì kiểm tra là phương thức để xây dựng kế hoạch, mỗi chiến lược, kế
hoạch, chương trình và ngân sách; mỗi chính sách, quy tắc và thủ tục đều là tiêu chuẩn đối với việc thực hiện. Tuy nhiên, do các kế hoạch có thể rất khác nhau, do ính phức tạp của các hoạt động thực hiện kế hoạch, và do các nhà quản trị thường không thể quan sát được mọi thứ, có những tiêu chuẩn đặc biệt sẽ được xây dựng tại những khu vực hoạt động thiết yếu và những điểm kiểm tra thiết yếu.
1.2. Các dạng tiêu chuẩn kiểm tra
Có những dạng tiêu chuẩn sau:
- Các mục tiêu của doanh nghiệp, lĩnh vực, bộ phận và con người. - Các tiêu chuẩn thực hiện chương trình:
- Các chỉ tiêu chất lượng đối với sản phẩm và dịch vụ: như độ cứng của vòng bi, sức chịu lực, tính bền màu, tính bền vững của công trình xây dựng…
- Các định mức kinh tế - kỹ thuật đối với quá trình sản phẩm và phân phối sản phẩm
- Các tiêu chuẩn về vốn - Các tiêu chuẩn thu nhập
Khi xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra cần chú ý tới một số yêu cầu.
- Cần cố gắng lượng hóa các tiêu chuẩn kiểm tra mặc dù vẫn còn tồn tại nhiều tiêu chuẩn định tính trong kinh doanh do đặc điểm của các mối quan hệ con người.
- Số lượng các tiêu chuẩn kiểm tra cần được hạn chế ở mức tối thiểu.
- Có sự tham gia rộng rãi của những người thực hiện trong quá trình xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra trong hoạt động của chính họ.
- Các tiêu chuẩn cần phải linh hoạt phù hợp với đặc điểm của từng doanh nghiệp, từng bộ phận, con người trong doanh nghiệp.
2. Đo lường và đánh giá sự thực hiện:
2.1. Đo lường sự thực hiện:
- Việc đo lường được tiến hành tại các khu vực hoạt động thiết yếu và các
điểm kiểm tra thiết yếu trên cơ sở nội dung đã được xác định.
- Để dự báo được những sai lệch trước khi chúng trở nên trầm trọng, ngoài kết quả cuối cùng của hoạt động, việc đo lường nhiều khi phải được thực hiện đối với đầu vào của hoạt động, những dấu hiệu và thay đổi có thể ảnh hưởng đến kết quả của từng giai đoạn hoạt động nhằm tác động điều chỉnh kịp thời.
- Để rút ra được những kết luận đúng đắn về hoạt động và kết quả thực hiện cũng như nguyên nhân của những sai lệch, việc đo lường được lặp đi lặp lại bằng những công cụ hợp lý. Tần số của sự đo lường phụ thuộc vào dạng hoạt động bị kiểm tra.
- Vì người tiến hành giám sát, đo lường sự thực hiện với người đánh giá và ra quyết định điều chỉnh có thể khác nhau nên phải xây dựng được mối quan hệ truyền thống hợp lý giữa họ.
2.2. Đánh giá sự thực hiện các hoạt động:
Công việc ở đây là xem xét sự phù hợp giữa kết quả đo lường so với hệ
tiêu chuẩn.
- Nếu sự thực hiện phù hợp với các hệ tiêu chuẩn, nhà quản trị có thể kết luận mọi việc vẫn diễn ra theo đúng kế hoạch và không cần sự điều chỉnh. - Nếu kết quả thực hiện không phù hợp với tiêu chuẩn thì sự điều chỉnh sẽ
có thể là cần thiết. Lúc này phải tiến hành phân tích nguyên nhân của sự
sai lệch và những hậu quả của nó đối với hoạt động của doanh nghiệp để đi tới kết luận có cần tiến hành điều chỉnh hay không và nếu cần thì xây dựng một chương trình điều chỉnh có hiệu quả.
- Nếu các tiêu chuẩn được vạch ra một cách thích hợp và nếu các phương tiện đo lường có khả năng xác định một cách chính xác kết quả hoạt động thì việc đánh giá sự thực hiện thực tế hoặc tương lai là việc tương đối dễ
dàng. Tuy nhiên, có nhiều hoạt động khó xác định tiêu chuẩn chính xác và cũng khó đo lường, dự báo sự thực hiện.
3. Điều chỉnh các hoạt động:
- Điều chỉnh là những tác động bổ sung trong quá trình quản trị để khắc phục những sai lệch giữa sự thực hiện hoạt động so với mục tiêu, kế hoạch nhằm không ngừng cải tiến hoạt động.
- Quá trình điều chỉnh phải tuân thủ các nguyên tắc sau: + Chỉ điều chỉnh khi thật sự cần thiết.
+ Điều chỉnh đúng mức độ, tránh tùy tiện, tránh gây tác dụng xấu. + Phải tính tới hậu quả sau khi điều chỉnh.
+ Tránh để lỡ thời cơ, tránh bảo thủ.
+ Tùy điều kiện mà kết hợp các phương pháp điều chỉnh cho hợp lý.
- Để hoạt động điều chỉnh đạt kết quả cao cần xây dựng một chương trình
điều chỉnh trong đó trả lời các câu hỏi: mục tiêu điều chỉnh? Nội dung điều chỉnh? Ai tiến hành điều chỉnh? Thời gian điều chỉnh?....
- Quá trình điều chỉnh có thể dẫn đến sự thay đổi trong một số hoạt động của đối tượng quản trị.