8 Kiểm tra h thứ 6 ngày
2.3.7. Cung cấp trang thiết bị, điều kiện làm việc làm việc
Về nghiệp vụ này, phòng HC-KT thực hiện các công việc cụ thể như sau: * Quản lý chi tiêu kinh phí gồm có: Lương chính, phụ cấp lương, BHXH, tiền thưởng, công tác phí, hội nghị phí. Tiền giao dịch, mua sắm TSCĐ, máy móc trang thiết bị, sửa chữa lớn, xây dựng công trình, phúc lợi tập thể và các chi khác
* Quản lý biên chế quỹ lương
Phòng HC-KT phải lập thành danh sách cán bộ công nhân viên kèm cả mức lương tương ứng của từng người để chuyển qua Techcombank trả lương cho cán bộ công nhân viên qua thẻ. Quỹ lương của Chi nhánh được cấu thành bởi số biên chế được duyệt, mức lương phụ cấp, trợ cấp của từng người. Vệc xét duyệt quỹ lương này được xây dựng cùng với việc xây dựng và xét duyệt dự toán kinh phí của Chi nhánh.
* Quản lý tài sản cố định: TSCĐ của Chi nhánh gồm có: - Nhà cửa, vật kiến trúc;
- Hệ thống thiết bị máy móc;
- Phương tiện kỹ thuật và phương tiện vận chuyển.
Đây là những TSCĐ có giá trị lớn quyết định đến năng lực hoạt động kinh doanh của Chi nhánh nên cần được coi trọng việc quản lý và sử dụng. Để quản lý có hiệu quả phòng HC-KT đã phân loại TSCĐ, lập hồ sơ TSCĐ, có sổ sách tính toán, ghi chép việc xuất ,nhập kịp thời và đúng thủ tục. Phải nắm chắc về số lượng và chất lượng để có kế hoạch mua sắm, sửa chữa, thanh lý, huy động phục vụ cho các phòng ban của Chi nhánh. Đồng thời phòng đã xây dựng quy chế bảo vệ TSCĐ, thực hiện việc kiểm kê cuối năm, định kỳ và bất thường khi có sự thay đổi khác.
* Quản lý hàng hóa vật tư khác
Các loại vật tư khác bao gồm: văn phòng phẩm, công cụ, vật tư, thiết bị, phương tiện kỹ thuật. Để quản lý tốt các loại vật tư này phòng đã thực hiện như sau:
+ Xác định định mức sử dụng vật tư hàng hóa và công bố công khai
+ Cấp phát đúng đối tượng, đúng tiêu chuẩn cho từng cán bộ công nhân viên trong Chi nhánh
+ Khi mua về phải làm phíếu nhập, khi cấp phát làm phiếu xuất theo đúng nguyên tắc xuất nhập của kế toán
+ Người làm công tác thủ kho có đủ tín nhiệm + Có nội quy quản lý, sử dụng và bảo vệ
* Đảm bảo điều kiện làm việc cho Chi nhánh gồm có:
+ Bố trí phòng làm việc tiện lợi cho các giao dịch của Chi nhánh + Trang bị các thiết bị làm việc cho cán bộ công nhân viên * Các hoạt động khác
+ Phục vụ các phương tiện đi lại, các chuyến công tác của lãnh đạo Chi nhánh
+ Phục vụ nước uống hàng ngày cho cán bộ công nhân viên của Chi nhánh + Phục vụ việc tiếp khách của Chi nhánh
+ Phục vụ các điều kiện vật chất, trang thiết bị cho các cuộc họp, lễ tân của Chi nhánh
+ Thực hiện sửa chữa vừa và nhỏ + Bảo vệ trật tự an toàn cho Chi nhánh
* Thực hiện công tác tài chính, kế toán
Đặc biệt, đối với nghiệp vụ này phòng HC-KT chú trọng thực hiện công tác tài chính, kế toán và thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước về chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán.
Năm 2008, bộ phận kế toán thuộc phòng HC-KT đã có cố gắng trong việc hỗ trợ kinh doanh, giải quyết xử lý công việc tài chính kế toán nhanh chóng, thuận tiện. Việc ứng dụng phần mềm kế toán vào hạch toán kinh doanh từ đầu năm 2008 đã đi vào nề nếp ổn định, nhờ vậy mà việc quản lý tài chính có hiệu quả tốt hơn. Các báo cáo tài chính và các báo cáo khác có liên quan đều thực hiện đầy đủ, kịp thời. Việc quản lý, cập nhập hoá đơn, chứng từ kế toán và quyết toán thuế hàng tháng, các báo cáo quyết toán quý theo quy định của Công ty được thự hiện đầy đủ và đúng theo quy định. Ngoài ra, việc kết hợp với các phòng ban chức năng, nghiệp vụ khác để giải quyết việc thu hồi nợ đọng đã được chú trọng hơn. Tính đến hết năm 2008, tổng dư nợ của Chi nhánh là 3,07 tỷ đồng chiếm tỷ lệ 20,17% trên doanh thu.
Công tác kế toán tiền lương, công tác phí và các chế độ cho người lao động như đóng bảo hiểm xã hội luôn được thực hiện kịp thời và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước như nộp thuế đúng thời gian quy định.