- Khái niệm văn bản:
Theo nghĩa hẹp, văn bản là các tài liệu, giấy tờ… được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Bao gồm các chỉ thị, thông tư, nghị quyết, nghị định, quyết định, đề án, kế hoạch, báo cáo, đơn từ…Ngày nay khái niệm này được dùng một cách rộng rãi trong hoạt động quản lý, điều hành ở các cơ quan, doanh nghiệp.
Theo nghĩa rộng văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay ghi bằng ngôn ngữ. Ví dụ như bia đá, câu đối ở đình chùa, tác phẩm văn học nghệ thuật, khẩu hiệu, băng ghi âm…
- Nguyên tắc soạn thảo văn bản:
Một là nội dung văn bản phải hợp hiến, hợp pháp: Văn bản quy phạm pháp luật được ban hành phải có nội dung phù hợp với Hiến pháp và Luật pháp hiện hành. Văn bản của cơ quan nhà nước cấp dưới ban hành phải phù hợp và không trái với quy định trong văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên.
Các văn bản quy phạm pháp luật trái với Hiến pháp, trái với các văn bản Luật và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền bãi bỏ, đình chỉ việc thi hành.
Hai là văn bản phải được soạn thảo đúng thể thức: Văn bản phải đảm bảo đúng thể thức nhà nước quy định, nếu văn bản không đúng thể thức thì văn bản sẽ không có giá trị pháp lý.
Cũng phải lưu ý đến thể thức trình bày của từng loại văn bản nhất định vì mỗi loại văn bản cụ thể có hình thức mẫu quy định.
Ba là văn bản phải được soạn thảo đúng thẩm quyền quy định: Đối với văn bản quy phạm pháp luật, thẩm quyền soạn thảo và ban hành của các cơ quan quản lý nhà nước đã được phân định rõ nhằm tránh việc chồng chéo hay bỏ sót lĩnh vực cần quản lý và chức năng của từng cơ quan.
Đối với văn bản hành chính thông thường, các cơ quan, doanh nghiệp đều có thể ban hành để phục vụ cho công việc quản lý, điều hành, giao dịch… Cần lưu ý là một cơ quan, doanh nghiệp không thể soạn thảo và ban hành một văn bản vượt quá thẩm quyền hoặc không đúng chức năng của cơ quan đã được pháp luật quy định.
phải phù hợp với nội dung và vấn đề mà văn bản đó điều chỉnh. Một văn bản chỉ đề cập đến những vấn đề có liên quan với nhau, còn những vấn đề khác phải được soạn thảo và trình bày ở một văn bản khác.
Năm là văn bản phải được trình bày bằng phong cách hành chính công vụ: Đây là phong cách ngôn ngữ dung trong lĩnh vực luật pháp và quản lý nhà nước. Khi soạn thảo văn bản hành chính nói chung cần đảm bảo các yêu cầu của phong cách này mới tạo ra các văn bản hành chính hoàn chỉnh.
Quy trình soạn thảo văn bản : được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị
- Xác định mục đích của văn bản: Khi dự định ban hành một văn bản cần xác định rõ văn bản ban hành giải quyết vấn đề gì.
- Xác định nội dung và tên loại văn bản: Xác định vấn đề cần trình bày, từ đó xác định biểu mẫu trình bày của văn bản cần soạn thảo.
- Xác định đối tượng nhận văn bản: Xác định đối tượng mà văn bản sẽ tác động đến.
- Thu thập và xử lý thông tin: Tập hợp thông tin, cần lựa chọn những thông tin cần thiết và chính xác, loại bỏ những thông tin không cần thiết, trùng lặp hoặc có độ tin cậy thấp.
Bước 2: Làm dàn bài và đề cương
Dựa trên những thông tin đã thu thập người soạn thảo văn bản cần lựa chọn các thông tin để đưa vào từng phần trong cấu trúc của mẫu văn bản đã lựa chọn và sắp xếp những ý chính để tạo thành đề cương
Bước 3: Viết thành văn
Dựa trên đề cương theo mẫu, người soạn thảo sẽ viết thành văn từng phần trình bày từ thể thức đến nội dung văn bản. Văn bản ở bước này thường gọi là bản thảo.
Bước 4: Duyệt và ký văn bản
Người soạn thảo trình bày lại bản thảo sạch sẽ để trình duyệt. Lúc này bản thảo được duyệt gọi là bản gốc, đây là cơ sở pháp lý để hình thành bản chính.
Khi văn bản hoàn chỉnh trình Giám đốc hoặc người được Giám đốc uỷ quyền sẽ duyệt các vấn đề sau:
- Thẩm quyền ban hành - Thể thức của văn bản - Nội dung của văn bản
Thẩm quyền ký văn bản ở Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng được quy định:
- Giám đốc Chi nhánh ký các văn bản quan trọng như: quyết định, hợp đồng, kế hoạch, phương án, báo cáo, tờ trình, công văn
- Phó Giám đốc được ký thay Giám đốc theo sự uỷ nhiệm của Giám đốc Chi nhánh và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công
- Trong trường hợp Giám đốc, Phó Giám đốc đi vắng thì Giám đốc Chi nhánh có thể uỷ quyền cho một cán bộ dưới quyền của mình một cấp (thường là Trưởng phòng HC-KT hoặc Trưởng phòng Nghiệp vụ tổng hợp) ký thừa uỷ quyền một số văn bản.
Trong văn bản được duyệt, người duyệt phải ghi ý kiến 4 nội dung sau: duyệt, số nhân bản để ban hành, ngày duyệt, chữ ký người duyệt. Vị trí ghi ở lề trái, dưới số và ký hiệu văn bản
Bước 5: Hoàn chỉnh, ban hành và triển khai văn bản
Từ bản gốc đã duyệt hình thành bản trình ký( tuyệt đối trung thành với bản gốc). Trước khi trình ký phải kiểm tra kỹ văn bản về thể thức, nội dung, lối diễn đạt. Trình văn bản cho Trưởng phòng HC-KT hoặc Giám đốc trực tiếp kiểm tra và ký tắt về phía bên phải thành phần thể thức ký của bản trình ký
Nhân bản bản trình ký,trình Giám đốc hoặc người được Giám đốc uỷ quyền ký chính thức. Đóng dấu lên chữ ký, đăng ký vào sổ công văn đi, ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm ban hành văn bản.Chuyển văn bản đến các cá nhân, phòng ban có liên quan trong nội bộ Chi nhánh và bên ngoài Chi nhánh. Sau đó, phải có kế hoạch theo dõi việc tổ chức thực hiện để kịp thời điều chỉnh rút kinh nghiệm trong việc ban hành văn bản mới.
* Kết quả thực hiện nghiệp vụ soạn thảo văn bản:
Việc soạn thảo, ban hành văn bản ở Vinacontrol Hải Phòng thực hiện theo quy định tại Nghị định 101/CP ngày 23/9/1997 của Chính phủ quy định thi hành một số điều của Luật ban hành văn bản. Vì Phòng HC-KT chưa được cập nhập Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ
Nội Vụ và Văn Phòng Chính Phủ nên một số yếu tố của thể thức văn bản chưa được thực hiện đúng theo quy định của Thông tư đó. Mặc dù về mặt nội dung được đảm bảo nhưng thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày chưa chuẩn xác thì văn bản đó sẽ không đảm bảo tính khoa học và đẹp về hình thức. Nguyên nhân chủ yếu là do chưa được phổ biến, chưa nắm bắt được nội dung của Thông tư 55 quy định hướng dẫn việc soạn thảo văn bản.
Nghiệp vụ soạn thảo văn bản là nghiệp vụ không của riêng nhân viên văn thư và công việc ban hành văn bản không chỉ do phòng HC-KT đảm nhiệm hết mà những văn bản về chuyên môn nghiệp vụ giám định do phòng Nghiệp vụ tổng hợp và các phòng Giám định soạn thảo, trình gửi Giám đốc duyệt hoặc người có thẩm quyền được Giám đốc uỷ nhiệm duyệt.