* Khái niệm công tác văn thư
Công tác văn thư theo cách gọi truyền thống là công tác công văn giấy tờ. Ngày nay công tác văn thư được hiểu là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành các công việc trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Như vậy, công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản trong các cơ quan, doanh nghiệp.
* Ý nghĩa công tác văn thư:
- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ những thông tin cần thiết phục vụ các nhiệm vụ quản lý, điều hành và các công việc chuyên môn của mỗi cơ quan, doanh nghiệp.
Trong hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp, nhu cầu thông tin được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nhưng thông tin ở dạng văn bản là chủ yếu. Công tác văn thư vừa có chức năng là đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp vừa có chức năng truyền đạt, phổ biến thông tin bằng văn bản.
- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan, doanh nghiệp được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật và hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ.
- Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Nội dung của những tài liệu được hình thành và được nhận trong quá trình giải quyết các công việc phản ánh chính xác, chân thực các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.
- Công tác văn thư có nề nếp bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ.
Trong quá trình hoạt động của mình các cơ quan, doanh nghiệp cần phải tổ chức thực hiện tốt công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Hồ sơ được lập hoàn chỉnh, văn bản giữ đầy đủ thì thực hiện công tác lưu trữ thuận lợi và nâng cao chất lượng công tác lưu trữ.
Nội dung công tác văn thư của Phòng HC-KT