định lô hàng nitơ 180 16/02/2009 180 GĐ Ông Lưu Ngọc Hiển- Kế
toán trưởng Vinacontrol, 54-Trần Nhân Tông - Hà Nội Biên bản kiểm toán (Nguồn: Phòng HC-KT) Bước 4: Chuyển phát Bước 5: Lưu văn bản đi
Mỗi văn bản đều phải được lưu ít nhất 2 bản: 1 bản để lập hồ sơ và theo dõi công việc ở đơn vị thừa hành, 1 bản lưu ở văn thư để tra tìm phục vụ khi cần thiết. Những bản lưu ở văn thư phải sắp xếp theo từng loại, văn bản của ngăn nào để riêng ngăn đấy và bản lưu phải là bản chính
2.3.2.4. Quản lý sử dụng con dấu
Việc sử dụng và quản lý con dấu được nhân viên văn thư thực hiện theo Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Nhân viên văn thư phòng HC-KT đóng dấu theo nguyên tắc: - Kiểm tra văn bản
- Chỉ đóng dấu văn bản đúng thể thức, yêu cầu - Văn thư tự tay đóng dấu
- Dấu đóng trùm 1/3 chữ ký lệch về bên trái - Có thể đóng dấu treo
Con dấu của Chi nhánh được giao cho nhân viên văn thư có trách nhiệm giữ, và phải chịu trách nhiệm trước Chi nhánh, trước pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu. Nhân viên văn thư bảo quản con dấu cẩn thận, nếu mất phải báo cáo ngay cho Trưởng phòng HC-KT hoặc Giám đốc.
2.3.3. Nghiệp vụ lưu trữ
* Khái niệm:
Công tác lưu trữ là giữ lại và tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị, hình thành trong hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết
* Chức năng của công tác lưu trữ:
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của xã hội bao gồm những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới quá trình hoạt động quản lý và nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của nhu cầu xã hội là sử dụng tài liệu lưu trữ, thông tin quá khứ để phục vụ các hoạt động thực tiễn của con người hiện tại. Công tác lưu trữ là hoạt động quan trọng trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp.
Các chức năng của công tác lưu trữ là: - Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ;
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả để phục vụ nhu cầu hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.
* Kết quả thực hiện nghiệp vụ lưu trữ phòng HC-KT
Phòng HC-KT thực hiện nghiệp vụ lưu trữ là việc giữ lại và tổ chức khoa học các văn bản, giấy tờ có giá trị hình thành trong hoạt động của Chi nhánh, cán bộ công nhân viên Chi nhánh để làm băng chứng và tra cứu khi cần thiết. Phòng thực hiện nghiệp vụ này theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ngày 4/4/2001 và Nghị định của Chính phủ số: 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia.
Các khâu của nghiệp vụ lưu trữ mà phòng HC-KT thực hiện gồm có: - Phân loại tài liệu lưu trữ: là việc phân chia các tài liệu, văn bản thành từng khối, tập nhằm tổ chức một cách khoa học và sủ dụng có hiệu quả những tài liệu đó.
- Xác định giá trị tài liệu lưu trữ: là việc nghiên cứu để quy định thời hạn cần bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động kinh doanh của Chi nhánh và lựa chọn để đưa vào bảo quản lưu trữ những tài liệu có giá trị kinh tế, văn hóa, khoa học……Đồng thời loại ra, hủy bỏ những tài liệu thực sự hết ý nghĩa, nhằm nâng cao chất lượng của công tác lưu trữ.
- Bổ sung tài liệu lưu trữ: là việc sưu tầm, thu thập, hoàn chỉnh thêm tài liệu vào kho lưu trữ theo những phương pháp, nguyên tắc thống nhất
- Thống kê tài liệu lưu trữ: là việc sử dụng phương tiện chuyên môn, nghiệp vụ để nắm được chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu, tình hình cán bộ, hệ thống bảo quản lưu trữ.
- Chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ: là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm hoàn thiện và đảm bảo giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền và an toàn tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: là công tác nhằm đảm bảo cho Công ty, Chi nhánh những thông tin cần thiết phục vụ cho mục đích kinh tế, khoa học, tuyên truyền, giáo dục, văn hóa…..và các quyền lợi khác của toàn thể cán bộ công nhân viên.
Phòng HC-KT thực hiện bảo quản hồ sơ, tài liệu theo quy định của Vinacontrol như sau (Trích điều 22 trong quy định thực hiện công tác lưu trữ của Vinacontrol):
+ Hồ sơ, tài liệu, chứng thư giám định được bảo quản tại cơ quan, đơn vị phải phân loại, chỉnh lý, sắp xếp một cách khoa học theo đúng quy trình nghiệp vụ lưu trữ để phục vụ kịp thời cho mọi yêu cầu khai thác, tra cứu.
+ Hồ sơ, tài liệu, quy trình, phương pháp giám định, chứng thư giám định được lưu trữ phải là những tài liệu có ý nghĩa giá trị đối với nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài.
+ Cơ quan, đơn vị phải thường xuyên tiến hành xác định tài liệu lưu trữ nhằm mục đích:
- Xác định thời hạn bảo quản cho toàn bộ hồ sơ, tài liệu, quy trình, phương pháp giám định, chứng thư giám định.
- Phân loại hồ sơ, tài liệu để loại bỏ những hồ sơ, tài liệu hết hạn bảo quản, hết giá trị không cần lưu trữ tiếp để huỷ.
- Việc xác định giá trị và thời hạn bảo quản phải đúng quy trình + Thời gian lưu trữ bảo quản hồ sơ, tài liệu theo các thời hạn sau:
- Hồ sơ, tài liệu có giá trị khoa học, lịch sử phát triển của cơ quan, đơn vị, hồ sơ của cán bộ đương chức, về hưu phải được bảo quản vĩnh viễn.
- Các phương pháp giám định, quy trình giám định, chứng thư giám định phải được bảo quản đến khi còn hiệu lực thi hành.
- Những hồ sơ, tài liệu, báo cáo có giá trị thực tiễn trong thời gian lâu dài thì được bảo quản ít nhất 10 năm.
- Tài liệu về những vụ giám định thông thường (số, khối lượng, tình trạng, mẫu mã…) được lưu trữ 3 năm.
- Tài liệu về những vụ giám định có liên quan đến việc khiếu nại, đòi bồi thường, tranh chấp được bảo quản 5 năm.
-Những tài liệu liên quan đến công tác kế toán thì thực hiện theo chế độ quy định của Nhà nước.
2.3.4. Nghiệp vụ lập chương trình, kế hoạch cho cơ quan và lãnh đạo
* Khái niệm:
- Chương trình, kế hoạch làm việc là hình ảnh tương lai của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sau một khoảng thời gian hoạt động nhất định.
- Chương trình, kế hoạch là phương tiện hoạt động quan trọng của người lãnh đạo hoặc của mỗi cá nhân, cơ quan, doanh nghiệp để đảm bảo cho những hoạt động được thực hiện theo đúng mục tiêu và yêu cầu đặt ra.
- Kế hoạch là sự sắp xếp, bố trí các công việc, các hoạt động, các giải pháp để sử dụng và phối hợp các nguồn lực theo trình tự thời gian nhằm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và đạt tới các mục tiêu của mỗi tổ chức hoặc mỗi cá nhân.
- Chương trình hiểu theo 2 nghĩa:
Một là các định hướng và biện pháp lớn nhằm thực hiện một mục đích đặt ra. Chương trình có độ dài trung hạn trở lên như: chương trình cải cách hành chính của Chính phủ, chương trình xoá đói, giảm nghèo…
Hai là lịch trình làm việc để thực hiện nội dung công việc đặt ra trong một thời gian nhất định. Ví dụ như: chương trình tổ chức cuộc họp, chương trình văn nghệ…
* Ý nghĩa của việc lập chương trình, kế hoạch:
Trong làm ăn kinh doanh, người ta thương nói: “ Trong kinh doanh nếu không lập kế hoạch thì có nghĩa là đang chuẩn bị một kế hoạch để thất bại”. Tục ngữ Việt Nam có câu: “Một người hay lo bằng một kho người hay làm”. Ở đây việc hay lo chính là sự suy nghĩ, tính toán trước sau một cách đầy đủ, liên tục cho công việc. Và nhờ sự hay lo mà mỗi công việc được xác định rõ mục tiêu, nhiệm vụ, cách thức, thời gian thực hiện…
Việc lập kế hoạch giúp cho:
- Giảm thiểu lãng phí lao động, thời gian, tiền bạc
- Đảm bảo cho những hoạt động của doanh nghiệp được diễn ra liên tục thống nhất đúng mục tiêu, yêu cầu đặt ra, tránh cho công việc khỏi bị trùng lặp và giẫm chân lên nhau.
- Giúp cho người làm việc thấy rõ mục tiêu, hướng đi cụ thể, đây là cơ sở để các nhà quản trị tổ chức, chỉ đạo, điều hành công việc trong từng thời gian, đảm bảo việc thực hiện đúng tiến độ.
* Kết quả thực hiện:
Phòng HC-KT lập chương trình,kế hoạch làm việc cho Chi nhánh nói chung và cho phòng nói riêng dựa vào:
- Định hướng phát triển kinh doanh dịch vụ giám định của Công ty và của Chi nhánh
- Thực tế hoạt động của Chi nhánh - Chức năng, nhiệm vụ của phòng
- Chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước,các quyết định của Công ty
- Yêu cầu thực tế đòi hỏi trong từng thời kỳ của Công ty, Chi nhánh - Xu thế vân động chung của thời đại
Phòng HC-KT lập chương trình, kế hoạch hoạt động cho Chi nhánh, cho phòng thường trong khoảng thời gian 1 tháng, 1 năm với nội dung chủ yếu là: thu hồi nợ đọng, hoàn thành hợp đồng giám định với khách hàng, đào tao nâng cao tay nghề giám định viên tại Công ty… Việc lập kế hoạch này được thực hiện theo quy định của Chi nhánh và được soạn thảo trình Giám đốc phe duyệt mới được thưực hiện.
Song cũng có khi phòng HC-KT không thực hiện nghiệp vụ này mà chính Giám đốc Chi nhánh tự lập kế hoạch hoạt động cho toàn Chi nhánh và gửi các phòng ban thực hiện theo. Như vậy bản kế hoạch đó mang tính chủ quan của Giám đốc là chính
Hình 13: KẾ HOẠCH ĐÀO TẠO GIÁM ĐỊNH VIÊN THỬ VIỆC & TẬP SỰ Tháng 8 năm 2008
TTbài bài
học Nội dung bài học Thời gian
Thời
lượng Địa điểm Người đảm nhận 1 Giới thiệu về CTCP giám định
Vinacontrol 14h thứ 2 ngày 4/8/08 120 phút 56 Phạm Minh Đức
Trương Văn Đô