- Sổ sỏch sử dụng:
2.2.3. Kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu tại cụng ty TNHH BiBus Việt Nam
2.2.3.1. Thủ tục nhập, xuất kho nguyờn vật liệu
Cụng ty TNHH Phỳ Cường đó thiết lập và quy định thống nhất cỏc thủ tục nhập, xuất kho NVL của đơn vị mỡnh theo đỳng mục đớch nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho quỏ trỡnh luõn chuyển chứng từ như sau:
Thủ tục nhập kho nguyờn vật liệu
• Thủ tục và cỏc chứng từ sử dụng để nhập kho:
Sơ đồ 2.4: Quỏ trỡnh luõn chuyển chứng từ nhập kho nguyờn vật liệu
Cụ thể tại cụng ty: Nguyờn vật liệu Nguyờn vật liệu Phũng kế hoạch – vật tư Phũng kế hoạch – vật tư Kiểm nghiệm Kiểm
nghiệm nguyờn Kho vật liệu Kho nguyờn vật liệu Húa đơn GTGT Phiếu nhập kho Biờn bản kiểm nghiệm
Khi đú, Phũng kế hoạch vật tư tiến hành kiểm nghiệm xem số nguyờn vật liệu mua về cú đủ tiờu chuẩn để nhập hko hay khụng bằng việc thành lập Ban kiểm nghiệm vật tư gồm:
- Đại diện Phũng kế hoạch - vật tư - Đại diện phũng kỹ thuật – KCS - Thủ kho
Ban kiểm nghiệm kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại của lụ nguyờn vật liệu cú đỳng với nội dung ghi trờn húa đơn, cú đỳng với hợp đồng kinh tế đó ký hay khụng và ghi vào biờn bản kiểm nghiệm. Nếu cỏc điều kiện thỏa món thỡ cho phộp tiến hành thủ tục nhập kho. Cỏn bộ cung tiờu đề nghị thủ kho nhập vật tư vào kho, nguyờn vật liệu mua ngoài được nhập vào kho cụng ty.
Cụ thể tại cụng ty:
Ngày 12/01/2013, Phũng kế hoạch - vật tư nhận được húa đơn mua hàng số N18471, đó tiến hành kiểm nghiệm và cho nhập kho số vật liệu trờn.
Tiếp đú, Phũng kế hoạch - vật tư lập ra phiếu nhập kho nguyờn vật liệu gồm 3 liờn:
- Liờn 1: lưu tại Phũng kế hoạch - vật tư
- Liờn 2: thủ kho giữ để ghi thẻ kho sau đú chuyển lờn phũng kế toỏn - Liờn 3: cỏn bộ cung tiờu giữ để cựng với húa đơn mua vật tư lờn Phũng
kế toỏn tanh toỏn
Cụ thể phiếu nhập kho tại cụng ty:
Đối với nguyờn vật liệu thuờ ngoài gia cụng chế biến hoàn thành nhập lại kho cụng ty:
Chứng từ gồm:
- Phiếu giao hàng (của đơn vị nhận gia cụng chế biến). - Phiếu nhập sản phẩm gia cụng.
Cụ thể phiếu nhập sản phẩm gia cụng tại cụng ty:
Ngày 25/12/2012 cụng ty nhập kho một số nguyờn vật liệu trong lụ nguyờn vật liệu đó xuất thuờ gia cụng vào ngày 22/12/2012. Căn cứ phiếu giao hàng của đơn vị nhận gia cụng, Phũng kế hoạch – vật tư lập ra phiếu nhập sản phẩm gia cụng theo mẫu sau:
Thủ tục xuất kho nguyờn vật liệu
Cụng ty TNHH BiBus Việt Nam xuất kho nguyờn vật liệu cho mục đớch phục vụ cho hoạt động sản xuất.
Khi xuất kho nguyờn vật liệu, căn cứ vào phiếu bỏo về xuất vật tư theo định mức của Phũng kế hoạch đó cú chữ ký của phũng tà chớnh kế toỏn, thủ kho tiến hành xuất kho nguyờn vật liệu và lập phiếu xuất kho.
Việc xuất kho NVL được tiến hành theo định mức. Hàng thỏng phũng kế hoạch – vật tư lập kế hoạch sản xuất, xõy dựng định mức tiờu dựng, cỏn bộ định mức của cụng ty gửi định mức sản lượng kế hoạch xuống cỏc phõn xưởng, từ đú cỏc phõn xưởng tớnh toỏn mức tăng vật tư. Khi cú nhu cầu sử dụng vật liệu, cỏn bộ của bộ phận sử dụng viết giấy đề nghị xuất rồi gửi cho giỏm đốc ký duyệt, sau đú chuyển xuống phũng kế hoạch - vật tư.
Phiếu xuất kho được phũng kế hoạch lập thành 03 liờn: - Liờn 1: Lưu tại phũng kế hoạch – vật tư
- Liờn 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho sau đú chuyển lờn phũng kế toỏn. - Liờn 3: Người nhận vật tư giữ để ghi vào sổ theo dừi vật tư sử dụng.
Sơ đồ 2.5 : Quỏ trỡnh luõn chuyển chứng từ xuất kho nguyờn vật liệu
Cụ thể phiếu xuất kho tại cụng ty:
2.2.3.2. Kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu
Do đặc điểm về nguyờn vật liệu của cụng ty là cú nhiều loại khỏc nhau, thường xuyờn phải dự trữ trong kho một lượng vừa đủ theo định mức tớnh
Bộ phận sản xuất: phiếu đề nghị tạm ứng Lónh đạo Cụng ty duyệt Phũng kế hoạch: phiếu xuất Kế toỏn vật liệu ghi sổ chi tiết Thủ kho: Ghi thẻ kho
toỏn của phũng kế hoạch nờn nguyờn vật liệu được theo dừi, quản lý rất chặt chẽ, Cụng ty TNHH BiBus Việt Nam ỏp dụng hạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu theo phương phỏp “ghi thẻ song song”.
Việc hạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu ở cụng ty được tiến hành đồng thời tại bộ phận kế toỏn và bộ phận kho.
Trỡnh tự hạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu ở cụng ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Ghi chỳ:
- Ghi hàng ngày: - Ghi cuối thỏng: - Quan hệ đối chiếu:
Nguyờn tắc hạch toỏn là:
- Ở kho: Chỉ theo dừi tỡnh hỡnh nhập - xuất - tồn kho nguyờn vật liệu về mặt số lượng.
Thẻ kho Thẻ kho
Phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho Phiếu xuất khoPhiếu xuất kho
Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn
Sổ chi tiết vật tư Sổ chi tiết vật tư
-Ở phũng kế toỏn: theo dừi tỡnh hỡnh nhập - xuất - tồn kho nguyờn vật liệu cả về mặt số lượng và giỏ trị.
Ưu điểm của phương phỏp này là đơn giản, dễ làm, khụng đũi hỏi cao về trỡnh độ hạch toỏn ban đầu. Song cũng phải kể đến nhược điểm của nú là ghi trựng lặp (cả kho và phũng kế toỏn đều theo dừi về mặt số lượng). Thờm vào đú, cụng ty cú nhiều chủng loại vật tư, chi tiết về mặt hiện vật trựng lặp làm khối lượng cụng việc của phũng kế toỏn phỏt sinh nhiều thờm.
Trỡnh tự ghi chộp:
-Ở kho: Thủ kho mở thẻ kho để ghi chộp tỡnh hỡnh nhập - xuất - tồn kho của từng danh điểm nguyờn vật liệu về mặt khối lượng. Số liệu để ghi vào thẻ kho là cỏc phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, hoỏ đơn kiờm phiếu xuất kho… mỗi chứng từ chỉ ghi một dũng trờn thẻ kho. Sau mỗi nghiệp vụ nhập - xuất kho nguyờn vật liệu, thủ kho thực hiện việc ghi thẻ kho theo đỳng trỡnh tự thời gian. Cuối quý, căn cứ vào số lượng nhập xuất kho trong quý, thủ kho tớnh ra số tồn kho nguyờn vật liệu cuối quý. Và theo định kỳ, hàng quý, thủ kho đối tỡnh hỡnh nhập - xuất - tồn kho nguyờn vật liệu với phũng kế toỏn.
Cụ thể tại cụng ty:
Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho quý IV năm 2012 như: Phiếu xuất kho số 215, phiếu nhập kho số 135 và một số chứng từ khỏc cú liờn quan như: Phiếu chi, Phiếu thu, Giấy bỏo nợ của ngõn hàng, Hoỏ đơn bỏn hàng của người bỏn,…
- Ở phũng kế toỏn:
Kế toỏn vật tư ghi sổ chi tiết nguyờn vật liệu. Do số liệu được vào bằng mỏy nờn khi thủ kho chuyển thẻ kho lờn phũng kế toỏn, kế toỏn vật tư phải
căn cứ vào tờn vật tư đó ghi trong thẻ kho để đối chiếu với danh mục vật tư của phũng kế toỏn, tỡm ra mó của chớnh nguyờn vật liệu đú của phũng kế toỏn rồi mới nhập số liệu vào mỏy tớnh.
Số liệu được kế toỏn vật tư sử dụng để đối chiếu với thủ kho và cuối quý sau khi khớp số liệu, kế toỏn tổng hợp sẽ tớnh ra giỏ xuất của từng danh điểm nguyờn vật liệu và tiến hành lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho nguyờn vật liệu.
Cụ thể tại cụng ty: