- Hóa đơn GTGT (Biểu 3.1): Do phòng kinh doanh lập gồm 3 liên (Liên 1 lưu sổ gốc, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 giao cho kế toán thủ kho) giống nhau Hóa đơn
4.3 Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty TNHH Kỹ Thuật Thăng Long
Long
Qua quá trình thực tập tại công ty, cùng những lý luận nghiên cứu trong Chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành, tôi nhận thấy kế toán bán hàng tại công ty bên cạnh những thành công đã đạt được thì vẫn còn một số tồn tại hạn chế. Khắc phục những tồn tại đó sẽ hoàn thiện công tác kế toán tại công ty nói chung và kế toán bán hàng nói riêng, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Do vậy, tôi xin mạnh dạn đề xuất một vài giải pháp nhằm khắc phục hạn chế tồn tại trong kế toán bán hàng tại công ty như sau:
Thứ nhất: Mở chi tiết một số tài khoản
Công ty nên sử dụng các tài khoản giảm trừ doanh thu TK 521(1 ,2, 3) để phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ về chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán trả lại. Thực hiện ghi nhận khoản này theo đúng chế độ kế toán hiện hành.
Công ty mới chi tiết TK 511 thành TK cấp 2 là 5111 “Doanh thu bán hàng” mà chưa chi tiết cho nhóm hàng, không theo dõi được doanh thu của từng nhóm hàng, không xác định được mặt hàng nào cho doanh thu và lợi nhuận cao, chiếm ưu thế. Vì vậy công ty nên mở chi tiết TK cấp 3 như sau:
TK 51111 - “Doanh thu bán phụ tùng khí nén” TK 51112 - “Doanh thu bán phụ tùng thủy lực” TK 51113 - “Doanh thu bán xích tải,hộp giảm tốc”
Đồng thời, TK 156 và TK 632 nên mở chi tiết theo dõi tùng nhóm hàng thuận tiện cho việc theo dõi và xác định kết quả bán hàng của từng nhóm mặt hàng. Cụ thể:
- Tài khoản 156 mở chi tiết TK cấp 2 như sau: +) TK 1561 - Phụ tùng khí nén
+) TK 1562 - Phụ tùng thủy lực +) TK 1563 - Xích tải, hộp giảm tốc - Tài khoản 632 mở chi tiết TK cấp 2 như sau:
+) TK 6321 - “Giá vốn phụ tùng khí nén” +) TK 6322 - “Giá vốn phụ tùng thủy lực” +) TK 6323 - “Giá vốn xích tải, hộp giảm tốc”
Các TK 51111 - “Doanh thu bán phụ tùng khí nén”, TK 6321 - “Giá vốn phụ tùng khí nén”, TK 1561 - Phụ tùng khí nén nên mở chi tiết cho từng loại mặt hàng cụ thể như van, đầu nối, rơle.
Thứ hai:Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
Trong kinh doanh việc phát sinh các khoản nợ xấu là không thể tránh khỏi. Do vậy cần phải phân loại ghi chép chi tiết, quản lý chặt chẽ để thu hồi đúng hạn và tiến hành trích lập dự phòng khi có những khoản phải thu khó đòi phát sinh. Dự phòng phải thu khó đòi là dự phòng phần giá trị bị tổn thất của các khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán, nợ phải thu chưa quá hạn nhưng có thể không đòi được do khách nợ không có khả năng thanh toán. Khoản này được trích lập vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Khoản dự phòng sẽ bù đắp những tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch, nhằm bảo toàn vốn kinh doanh, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ánh giá trị của các khoản nợ phải thu không cao hơn giá trị có thể thu hồi được tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
Căn cứ để xác định một khoản phải thu khó đòi là:
- Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác
- Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết.
Công ty dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên ( hợp đồng kinh tê, khế ước vay nợ, bản thanh
lý hợp đồng, cam kết nợ, các chứng từ khác). Công ty có thể tiến hành trích lập dự phòng theo các mức sau:
- Đối với các khoản nợ phải thu quá hạn theo các mức sau đây:
+) 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm +) 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 1 năm đến dưới 2 năm +) 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 2 năm đến dưới 3 năm +) 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 năm trở lên.
- Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử…thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.
Để hạch toán khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi kế toán sử dụng TK 1592 “Dự phòng phải thu khó đòi”
Kết cấu TK 1592 – “Dự phòng nợ phải thu khó đòi” Bên Nợ :
- Hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi - Xóa khoản nợ phải thu khó đòi
Bên Có:
- Số dự phòng nợ phải thu khó đòi được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp
Số dư bên có:
- Số dự phòng nợ phải thu khó đòi hiện còn.
Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào những bằng chứng đáng tin cậy thu thập được về các khoản nợ phải thu khó đòi (khách hàng bị phá sản, tổn thất thiệt hại lớn về tài sản…) doanh nghiệp xác định số dự phòng cần trích lập cho các khoản nợ này. So sánh với số dự phòng phải thu khó đòi đã lập ở cuối niên độ kế toán trước:
+) Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập ở cuối niên độ kế toán này nhiều hơn số dự phòng đã lập ở cuối niên độ trước, phần chênh lệch được trích lập bổ sung dự phòng, kế toán ghi:
Nợ TK 6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 1592: Dự phòng nợ phải thu khó đòi
+) Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập ở cuối niên độ kế toán này ít hơn số dự phòng đã lập ở cuối niên độ trước, phần chênh lệch được hoàn nhập dự phòng, kế toán ghi:
Nợ TK 1592: Dự phòng nợ phải thu khó đòi Có TK 6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Trong kỳ kế toán, nếu có khoản nợ phải thu khó đòi thực sự không thể thu hồi được, doanh nghiệp làm thủ tục xóa sổ các khoản nợ này theo quy định. Căn cứ vào quyết định xử lý xóa sổ các khoản nợ không thể thu hồi được kế toán ghi:
Nợ 6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp ( chưa lập dự phòng) Nợ 1592: Dự phòng nợ phải thu khó đòi
Có 131, 138: Các khoản phải thu khách hàng, phải thu khác Nợ 004: Nợ khó đòi đã xử lý
Đối với các khoản nợ phải thu khó đòi đã xử lý xóa sổ, nay doanh nghiệp thu hồi được, kế toán ghi:
Nợ 111, 112: Số tiền thu được Có 711: Thu nhập khác Có 004: Nợ khó đòi đã xử lý
Thứ ba: Về chính sách tín dụng trong bán hàng
Công ty nên thực hiện chính sách chiết khấu thanh toán cho khách hàng trả tiền trước thời hạn thanh toán ghi trong hợp đồng. Như vậy, sẽ khuyến khích được khách hàng trả tiến sớm. Điều này, giúp doanh nghiệp quay vòng vốn nhanh hơn, có điều kiện đầu tư cho những kế hoạch kinh doanh khác. Công ty cần đưa ra các mức tỷ lệ chiết khấu đối với các từng trường hợp cụ thể, cần thanh toán trong khoảng thời gian là bao lâu với số lượng thanh toán như thế nào thì sẽ được hưởng mức chiết khấu thanh toán công ty áp dụng.
Thứ tư: Nâng cao hiệu quả của công tác kế toán quản trị
Vai trò của kế toán quản trị ngày càng được khẳng định trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh ngày càng gay gắt, nó giúp nhà quản trị đưa ra các phương án kinh doanh hiệu quả. Vì vậy, công ty cần quan tâm hơn nữa tới công tác kế toán quản trị.