- Hóa đơn GTGT (Biểu 3.1): Do phòng kinh doanh lập gồm 3 liên (Liên 1 lưu sổ gốc, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 giao cho kế toán thủ kho) giống nhau Hóa đơn
4.1.2Về thực tế kế toán bán hàng tại công ty TNHH Kỹ Thuật Thăng Long
Ưu điểm
Về tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán được tổ chức khoa học, hợp lý, hiệu quả: Mỗi người thực hiện một phần hành khác nhau và được phối hợp một cách chặt chẽ. Đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn, nhiệt tình với công việc và có trách nhiệm. đã giúp cho công việc kế toán được thực hiện tốt, đảm bảo công ty thực hiện đúng các quy định của pháp luật, đồng thời đưa ra được các biện pháp nâng cao lợi luận.
Về phương pháp hạch toán kế toán
Công ty hạch toán HTK theo phương pháp kê khai thường xuyên, đây là phương pháp hạch toán phù hợp với thực tế tại công ty, mặt hàng kinh doanh của công ty không nhiều. Áp dụng phương pháp này giúp công ty kiểm soát được HTK cả về khối lượng và giá trị, tạo thuận lợi cho việc lập, thực hiên kế hạch mua vào- bán ra HTK. Công ty hạch toán giá trị HTK theo đúng VAS 02, giá trị HTK theo phương pháp bình quân gia quyền và được phần mềm kế toán tự đánh giá sau mỗi lần nhập một lô hàng về. Phương pháp này có xu hướng che giấu sự biến động của giá, tuy nhiên mặt hàng kinh doanh của công ty là các thiết bị công nghiệp (van điện từ, đầu nối, tiết lưu, xi lanh công nghiệp) có giá trị ổn định không bị ảnh hưởng do thời vụ hay biến động của thị trường nên công ty áp dụng phương pháp này là phù hợp, giá trị HTK phản ánh đúng theo giá thực tế.
Về quản lý tình hình công nợ
Hệ thống mã hóa khách hàng do công ty thiết lập được sử dụng thống nhất giữa các bộ phận kế toán, việc mã hóa này giúp cho quá trình nhập dữ liệu được nhanh chóng,
phát huy hiệu quả trong việc quản lý khách hàng, tránh được sự nhầm lẫn về số liệu kế toán giữa các khách hàng.
Với chính sách bán hàng rất rõ ràng: khách hàng được nợ tối đa là 1 tháng, khách hàng muốn mua chịu lần tiếp theo thì phải thanh toán tiền hàng lần trước đó (trừ khi có những thỏa thuận khác, hoặc khách hàng có uy tín thì có những ưu đãi đặc biệt), kiên quyết không bán cho khách hàng nợ quá 3 tháng. Chính vì vậy các khoản phải thu quá hạn không nhiều.
Thông tin về khách hàng được quản lý một cách chi tiết và chặt chẽ theo từng lần mua hàng, từng lần thanh toán của mỗi một khách hàng. Cung cấp thông tin kịp thời cho phòng kinh doanh trong việc đôn đốc khách hàng và đưa ra biện pháp thu hồi nợ đúng thời hạn.
Về quản lý hàng tồn kho
Việc tách biệt trong quản lý về mặt giá trị và hiện vật rất rõ ràng: Người làm kế toán hàng hóa không đồng thời là người quản lý hàng hóa. Kế toán bán hàng và thủ kho tiến hàng đối chiếu số liệu theo định kỳ một quý một lần.
Khi xuất hàng cho khách hàng, kế toán bán hàng và thu kho luôn kiểm tra đối chiếu một cách thận trọng số liệu trong hóa đơn và số xuất kho. Chính việc đối chiếu này mà các đơn hàng luôn được thực hiện theo đúng yêu cầu của khách hàng, không xảy ra tình trạng hàng thừa, thiếu hàng trong quá trình bán gây thiệt hại cho công ty và làm giảm sự hài lòng của khách hàng.
Về cơ sở vật chất kỹ thuật
Ban lãnh đạo công ty đã có định hướng đúng đắn trong việc áp dụng những thành tựu khoa học công nghệ vào công tác quản lý doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả hoạt động. Phòng kế toán được trang bị đầy đủ các thiết bị hiện đại: máy tính, máy Fax, máy in, máy Photo, ứng dụng phần mềm kế toán Augges tiện ích.
Về hạch toán ban đầu
Các chứng từ sử dụng phản ánh nghiệp vụ bán hàng (hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu) đều tuân thủ đúng theo mẫu của Bộ Tài Chính ban hành. Hệ thống chứng từ được sắp xếp theo đúng trình tự thời gian và theo các nghiệp vụ có tính khoa học,
được theo dõi và kiếm soát một cách chặt chẽ nhằm đảm bảo cho công tác kế toán được thực hiện một cách dễ dàng, đồng thời tránh được các sai sót trong quá trình thực hiện.
Về hệ thống tài khoản kế toán
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định 48/2006/QĐ- BTC của Bộ Tài Chính dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. Công ty chi tiết một số tài khoản cấp 2 để dễ theo dõi và quản lý. Hệ thống tài khoản trong kế toán bán hàng sử dụng đúng tuân thủ đúng chế độ kế toán theo quyết định 48. Việc hạch toán được rõ ràng.
Về sổ kế toán
Công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính, với việc sử dụng phần mềm kế toán Augges và các mẫu sổ sách kế toán của hình thức Nhật Ký Chung. Phần mềm Augges thỏa mãn đầy đủ các điều kiện và tiêu chuẩn của phần mềm kế toán được nêu trong thông tư 103/2005/TT- BTC “Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện phần mềm kế toán” như: Cung cấp đầy đủ các sổ kế toán theo chế độ kế toán mà doanh nghiệp áp dụng. Phần mềm Augges hỗ trợ khả năng xem đồng thời nhiều cửa sổ giúp cho người dùng đối chiếu các sổ sách một cách dễ dàng. Các số liệu trên sổ chi tiết và tổng hợp đều được lấy từ các chứng từ tương ứng nên người dùng có thể kiểm tra ngay chứng từ khi mở sổ..
Công ty sử dụng các mẫu sổ theo hình thức Nhật Ký Chung ban hành theo QĐ 48, đây là hệ thống sổ được sử dụng thông dụng với các doanh nghiệp, đơn giản, dễ hiểu, dễ đối chiếu. Các sổ được in từ phần mềm kế toán tuân thủ đúng mẫu quy định của Bộ Tài Chính.
Nhược điểm
Bên cạnh những thành công mà công ty đã đạt được trong công tác kế toán bán hàng thì công ty vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục:
Về tài khoản sử dụng
Công ty không sử dụng các tài khoản 5211 “Chiết khấu thương mại”, 5212 “Hàng bán bị trả lại”, 5213 “Giảm giá hàng bán”. Trường hợp khách hàng mua với số lượng lớn được hưởng mức chiết khấu, giảm giá hàng bán kế toán ghi hóa đơn GTGT với giá đã
giảm. Trường hợp phát sinh hàng bán bị trả lại, kế toán ghi giảm doanh thu trực tiếp trên TK 5111. Kế toán không sử dụng các TK giảm trừ doanh thu, như vậy là không phù hợp với chế độ kế toán hiện hành công ty áp dụng, không phản ánh được bản chất của những khoản giảm trừ doanh thu.
Tài khoản 5111, 632, 156 chưa mở chi tiết cho từng mặt hàng nên khó có thể theo dõi tình hình doanh thu, giá vốn cho từng mặt hàng. Vì vậy, sẽ không xác định được mặt hàng nào ưu thế cho doanh thu và lợi nhuận cao.
Về quản lý các khoản phải thu
Công ty có thực hiện chính sách bán chịu cho khách hàng và thời hạn nợ tối đa không quá 1 tháng, không bán cho khách hàng nợ quá 2 tháng. Việc thực hiện chính sách bán chịu phát sinh sẽ làm gia tăng khoản nợ phải thu, và không tránh được việc xuất hiện của những khoản nợ xấu. Đặc biệt do ảnh hưởng của cuộc suy thoái kinh tế năm 2009 vừa qua đã tác động mạnh mẽ tới tất cả các doanh nghiệp, trong đó có những khách hàng của công ty. Mặc dù, phòng kinh doanh đã áp dụng nhiều biện pháp thúc ép để khách thanh toán, nhưng vẫn phát sinh nhiều khoản nợ quá hạn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hiện nay, công ty không trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi. Nếu phát sinh các tổn thất về khoản nợ phải thu thì công ty không có nguồn tài chính để bù đắp.
Về chính sách bán hàng
Công ty chưa có chính sách chiết khấu thanh toán cho khách hàng khi thanh toán tiền hàng trước thời hạn nên chưa khuyến khích được người mua trả tiền sớm.
Về kế toán quản trị
Công tác kế toán quản trị tại công ty chưa được quan tâm nhiều, chưa phát huy vai trò của kế toán quản trị. Mới chỉ dừng lại ở việc cung cấp những thông tin trong quá khứ mà chưa có các dự đoán tương lai về bán hàng. Một yếu tố quan trọng góp phần giúp việc bán hàng đạt hiệu quả đó là xây dựng được kế toán mua vào- bán ra hợp lý, và thực hiện kế hoạch hiệu quả. Kế toán cần đưa ra được các dự toán về tiêu thụ hàng hóa, (dự toán về số lượng, về giá cả)