Mua hàng là một hoạt động quan trọng đảm bảo vật tư đầy đủ về số lượng, chất lượng cho sản xuất, đảm bảo sản xuất diễn ra trĩi chảy, thường xuyân theo đúng kế hoạch. Do vậy, trước khi mua hàng thực tế cần xem xét, cân nhắc kỹ lưỡng, xuất phát từ nhu cầu vật tư, và sản xuất thực tế của cụng ty. Để làm tốt cụng tác mua sắm vật tư, cụng ty tổ chức hoạt động này theo các bước sau:
• Bước 1: Xác định yêu cầu mua vật tư
Xác định yâu cầu mua vật tư về mặt hàng, số lượng, chất lượng và thời gian được lấy ở phòng Kinh doanh và vật tư của cụng ty (Được tổng kết từ nhu cầu sản xuất thức tế, đánh giỏ lượng tồn kho, các nguồn vật tư cú thể huy động của vật tư, kế hoạch sản xuất cụ thể của cụng ty, tình hình thực hiện của các kỳ trước). Sau khi phìng Kinh doanh và vật tư lập được danh sách vật tư cùng với các kế hoạch cụ thể về số lượng, chất lượng, thời gian,... thì trình giám đốc phờ duyệt.
• Bước 2: Lựa chọn nhà cung ứng vật tư
Khi lựa chọn nhà cung ứng vật tư, cụng ty luơn tuân theo phương pháp “Đa dạng hoá nhà cung ứng”. Cú nhiều lý do để cụng ty lựa chọn phương pháp này, như là: Do đặc điểm sản xuất tàu của cụng ty nờn danh mục vật tư của cụng ty rất đa dạng, phong phơ nhiều chủng loại với các yâu cầu rất khác về số lượng, chất lượng, thời gian,... Chính vỡ vậy, việc tập trung vào số ít nhà cung ứng sẽ khơng đáp ứng tốt nhu cầu vật tư của cơng ty. Lý do nữa là khi đa dạng hoá nhà cung ứng, cụng ty cú khả năng chủ động đầu vào cho sản
Xác định yâu cầu mua vật tư Lựa chọn nhà cung ứng vật tư Thương lượng, đặt hàng Vận chuyển, giao nhận vật tư
xuất, tối thiểu hoá giỏ cả đầu vào, tránh tình trạng bị ép giỏ do nhà cung ứng độc quyền. Tiâu chuẩn để lựa chọn nhà cung ứng là:
+ Giỏ cả hợp lý, hàng đảm bảo chất lượng, cú đủ khả năng cung ứng đủ về số lượng, đáp ứng được yâu cầu về thời gian, ổn định;
+ Nhà cung ứng cú uy tín, đáng tin cậy, cú năng lực tài chính tốt; + Các ưu đãi về giao nhận hàng và vận chuyển hàng;
+ Các dịch vụ sau bán hàng mà nhà cung ứng cú thể cung cấp cho cụng ty như; lắp đặt, bảo hành,...
Thực hiện tốt chủ trương này nờn việc đảm bảo vật tư cho sản xuất của cụng ty khỏ ổn định. Bờn cạnh đó, cơng ty cũng đã tạo được những mối quan hệ làm ăn tốt, gắn bỉ, trung thành với một số nhà cung ứng đáng tin cậy.
Bảng 6: Một số nhà cung ứng vật tư cho Công ty Cổ phần đúng tàu Hà Nội
Số TT Tờn nhà cung ứng Vật tư
1 Cụng ty ống thép 190 Tĩn, sắt, thép
2 Cụng ty xây lắp thương mại 1 Tĩn, sắt, thép 3 Cụng ty TNHH kinh doanh thép và vật tư Bình
Minh
Sắt, thép 4 Cụng ty TNHH kim khi Hoàn Phong Sắt, thép
5 Cụng ty que hàn Việt Đức Que hàn
6 Cụng ty ôxi- đất đốn Yân Viân Ôxi
7 Cụng ty TNHH Hoàng Long Các phụ tùng điện
8 Cụng ty TNHH Thái Dương Dây điện
9 Cụng ty TNHH kỹ thuật hàng hải Trung Thu Anh
Các thiết bị kỹ thuật điện
10 HTX sản xuất và cung ứng vật tư cụng nghiệp Máy tời neo mũi, lái
Nguồn: Phòng Kinh doanh và vật tư
Sau khi đã lựa chọn được nhà cung ứng phù hợp với điều kiện yâu cầu và tài chính của cơng ty, phòng kinh doanh và vật tư cử nhõn viân cú đủ kinh nghiệm, hiểu biết tiến hành đi mua hàng. Nhõn viân đi mua vật tư của cơng ty đi gặp mặt, thương lượng và đặt hàng với các nhà cung ứng vật tư. Đội ngũ nhõn viân đi mua hàng của Cơng ty Cổ phần đúng tàu Hà Nội thường cú 3 người được phân cụng trách nhiệm cụ thể: Người phụ trách thu mua vật liệu chính như: tĩn, sắt, thép... Người phụ trách mua các loại vật liệu phụ như: sơn, ôxi, bulông,... Người phụ trách mua các phụ tùng, thiết bị, cụng cụ dụng cụ như bàn ren, bàn trải sắt, cao su cách điện...Thương lượng, đàm phàn là giai đoạn quan trọng trong quá trình mua hàng, cần đề cập tới các vấn đề sau:
+ Số lượng, quy cách, phẩm chất của vật tư.
+ Giỏ cả và sự điều chỉnh giỏ cả khi cú sự biến động trờn thị trường. + Phương thức và điều kiện thanh toán (thời gian, hình thức và phương tiện thanh toán, các điều kiện ưu đãi trong thanh toán (nếu cú)...).
+ Phương thức và điều kiện giao hàng (giao hàng tại kho của nhà cung ứng hay tại kho của cụng ty), thời hạn giao hàng.
+ Thủ tục giải quyết các tranh chấp phát sinh (nếu cú)
Khi đi đến ký kết hợp đồng cần phải nờu rị các điều khoản và các thoả thuận đã bàn tới trong quá trình thương lượng, đàm phán và cần phải đúng luật. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• Bước 4: Vận chuyển và giao nhận vật tư
Sau khi đã khi hợp đồng, cụng ty vẫn luơn phải kiểm tra, đôn đốc nhà cung ứng thực hiện đúng hợp đồng. Việc vận chuyển và giao nhận hàng được thực hiện theo như hợp đồng. Cụng ty chuẩn bị tiếp nhận vật tư đầy đủ chứng từ, phương tiện để tiếp nhận vật tư. Khi nhận hàng, người cú trách nhiệm nhận hàng (thủ kho và nhõn viân phòng Kiểm tra chất lượng sản phẩm) sẽ kiểm tra vật tư kỹ lưỡng về các mặt số lượng, quy cách, phẩm chất vật tư theo
như quy định. Nếu cú vấn đề nđo khác thường (như thừa, thiếu hay khụng đúng phẩm chất... ) sẽ lập biân bản và lưu lại để xử lý kịp thời. Việc kiểm tra sẽ được lập thành biân bản kiểm nghiệm theo mẫu số 05 – VT*, ban hành theo quyết định số 186 của Bộ Tài chính.
Sau khi nhận hàng, cơng ty sẽ thanh toán cho nhà cung ứng như hợp đồng đã ký. Các bờn thực hiện đầy đủ quyền lợi và nghĩa vụ của mình. Căn cứ vào hoá đơn bán hàng và sau khi đã kiểm tra đầy đủ, thủ kho sẽ tiến hành phân loại, lựa chọn, ghép đồng bộ và sắp xếp nhập kho vật tư thích hợp.
Khi nhập kho phải cú đầy đủ các chứng từ liân quan (hoá đơn, phiếu nhập kho), và ghi phiếu nhập kho (Mẫu số 01VT*- Ban hành theo quyết định số 1141- Bộ Tài chính).