Căn cứ theo nhu cầu sản xuất, tiêu dựng vật tư thực tế, công ty xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư theo từng tháng, quý nhằm đảm bảo vật tư cho sản xuất luôn được đầy đủ, đồng bộ và kịp thời. Để cú được kế hoạch mua sắm tốt, trước tiân cơng ty tiến hành nghiân cứu thị trường vật tư trong và ngoài
nước thật kỹ lưỡng. Cụng ty sử dụng tổng hợp nhiều phương pháp thu thập và xử lý, phân tớch thĩng tin để cú được những thĩng tin chính xác, đáng tin cậy. Cú thể thu thập thĩng tin từ nhiều nguồn như: mạng internet – đõy là nguồn phổ biến cho rất nhiều thĩng tin nhưng độ tin cậy khụng được đảm bảo, đòi hỏi người thu thập và xử lý thơng tin cần phải nhạy bén, chọn lọc. Cũng cú thể tìm hiểu giỏ cả vật tư thĩng qua các báo giỏ của nước ngoài, của các nhà cung ứng vật tư trờn thị trường. Hoặc trực tiếp đi tham khảo tình hình thị trường thực tế, cách này khỏ tồn kém và mất thời gian. Cơng ty thường xuyân cập nhật thơng tin về thị trường vật tư đúng tàu và thị trường vận tải hàng hải trong và ngoài nước để đề phòng và hạn chế các biến động cú thể xảy ra.
Bước thứ hai của cụng tác lập kế hoạch mua sắm vật tư là xác định nhu cầu vật tư cần dùng. Dựa vào tính toán nhu cầu vật tư như trờn (cụng tác xác định nhu cầu vật tư cho sản xuất) ta cú thể biết được nhu cầu vật tư thực tế cần của cụng ty. Trước khi mua vật tư, cụng ty tiến hành kiểm tra lại các nguồn vật tư cú thể huy động được. Đó là cỏc nguồn: tồn kho, vật tư đang đi đường chư về nhập kho, các loại vật tư từ kỳ trước chuyển sang, các sản phẩm dở dang, nguồn vật tư tiết kiệm được, vật tư tự sản xuất được hay huy động được từ liân doanh liân kết với các cơng ty khác. Sau khi đã kiểm tra lại toàn bộ các khả năng cú thể, bộ phận vật tư và kinh doanh tiến hành xác định nhu cầu vật tư cần mua sắm bờn ngoài.
Để cú kế hoạch mua sắm vật tư đúng đắn, hợp lý, cụng ty lập ra các kế hoạch đảm bảo vật tư theo quý và theo tháng. Để lập kế hoạch đảm bảo vật tư theo quý, cụng ty căn cứ vào kế hoạch sản xuất của các phân xưởng trong thời gian dài, lượng vật tư tồn kho thực tế từng loại vật tư ở thời điểm lập kế hoạch, lượng vật tư dự trữ theo kế hoạch, năng lực sản xuất của mỏy, của cụng nhõn. Trờn cơ sở kế hoạch đảm bảo vật tư quý, phòng kinh doanh và vật tư sẽ tổ chức liân hệ với cỏc nhà cung ứng đặt mua vật tư, tổ chức hạch toán
và kiểm tra mức độ đảm bảo vật tư, xác định lượng tiền mua vật tư, kế hoạch vận chuyển và bốc xếp. Kế hoạch đảm bảo vật tư tháng được phòng kinh doanh và vật tư tiến hành lập vào ngày 25- 30 hàng tháng, trờn cơ sở kế hoạch sản xuất thực tế của các phân xưởng, mức sản phẩm sản xuất ra. Kế hoạch sản xuất do giám đốc, phỉ giám đốc kỹ thuật, các quản đốc các phân xưởng và phòng kỹ thuật xây dựng.
Trong thực tế sản xuất cú nhiều khi cụng ty phải điều chỉnh lại kế hoạch vật tư do các biến động xảy ra trong quy trình sản xuất hay do biến động trờn thị trường nhằm phù hợp với điều kiện thực tế. Thĩng thường, cụng ty thực hiện điều chỉnh trong các trường hợp như sau:
+ Các phân xưởng hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất mà khụng cần thờm vật tư.
+ Các phân xưởng khụng hoàn thành kế hoạch sản xuất và yâu cầu cần thờm vật tư để sản xuất.
+ Cụng ty mới áp dụng máy móc kỹ thuật mới, hiện đại làm thay đổi nhu cầu vật tư trong sản xuất, sử dụng vật tư tiết kiệm hơn.
+ Cú sự thay đổi về thời gian, tiến độ giao tàu trong hợp đồng được thoả thuận lại, hay sự điều chỉnh trong kế hoạch sản xuất của cơng ty do điều kiện chủ quan nào đó.
+ Khi cú biến cố trong mua sắm vật tư, nhà cung ứng khụng giao đủ hàng theo hợp đồng, hay giao hàng khụng đúng thời gian trong hợp đồng, làm ảnh hưởng tới quy trình sản xuất, cụng ty chưa cú đủ vật tư dự phòng, chưa liân hệ cung ứng vật tư kịp cho sản xuất.
Khi đã lập ra kế hoạch đảm bảo vật tư và mua sắm vật tư nhưng cơng ty vẫn luơn tiến hành kiểm tra thường xuyân để cú những điều chỉnh kịp thời với những biến động cả trong và ngoài cơng ty.