Nguyên vật liệu là đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hoá. Khi sử dụng thì giá trị nguyên vật liệu sẽ chuyển vào chi phí sản xuất kinh doanh. Chi phí NVL trong công ty bao gồm các khoản chi phí như:
- Vật liệu chính như: thép tấm bản mó, thộp tấm không rỉ, tôn mạ kẽm, tôn lạnh, sắt hộp, inox chiếm tỷ trọng từ 70-75% giá trị sản phẩm.
-Vật liệu phụ như: sơn, xốp đen, dây điện, dây hơi, ốc vít, nở đóng, vải thủy tinh, bông thủy tinh, đinh chông, keo, gioăng dán, băng dính bạc, ống mềm bảo ôn, bulong, ecu, long đen, giáp xếp, hạt công tắc,...
- Nhiên liệu như dầu, xăng,...
- Công cụ dụng cụ như: găng tay, bạt kẻ, khẩu trang, kính hàn, kéo, mũi khoan, thước lỏ, đỏ cắt, đá mài, chổi sơn, súng bắn keo,...
- Bán thành phẩm mua ngoài như: cầu chì, ổ cắm điện, bản lề,...
Để phản ánh các khoản chi phí về NVL trực tiếp, công ty sử dụng TK 1541 "Chi phí NVL TT". Song do đặc điểm quy trình mà chi phí NVL được bỏ vào sản xuất ở các công đoạn khác nhau, mỗi công đoạn lại được làm tại từng phân xưởng riờng nờn để thuận tiện cho việc tập hợp chi phí, TK 1541 được mở cho từng phân xưởng và từng loại sản phẩm, sau đó được tập hợp cho toàn công ty.
Phục vụ cho công tác kế toán chi phí nguyên vật liệu tại công ty CP Prodetech có sử dụng các loại chứng từ sau:
- Phiếu nhập kho. - Phiếu xuất kho.
- Hoá đơn GTGT (vật liệu mua dùng thẳng). - Bảng phõn bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Khi thu mua NVL công ty xem xét từng lô hàng trước khi chất lượng, người bán phải cung cấp đầy đủ chứng từ hợp pháp, hợp lệ của lô hàng vỡ khâu thu mua NVL này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến việc quyết định giá thành của sản phẩm và lợi nhuận của doanh nghiệp.
Nguyên vật liệu tại Công ty gồm vật liệu chớnh được mua theo lô nhập kho và xuất dùng dần vào sản xuất, ít khi phát sinh chi phí vật liệu mua dùng thẳng vào sản xuất, nếu có thì thường là vật liệu phụ và công cụ dụng cụ. Giá trị nguyên vật liệu mua vào nhập kho theo giá thực tế của chứng từ đầu vào, được xác định như sau:
Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua + Các khoản thuế không được hoàn - Các khoản giảm trừ (nếu có) Tại Công ty CP Prodetech, giá trị vật liệu chính xuất dùng cho sản xuất được xuất theo phương pháp giá bình quõn gia quyền (theo tháng). Do vậy, khi xuất vật liệu dùng sản xuất, kế toán vật tư nhập số liệu vào phần mềm kế toán theo số lượng vật liệu xuất, sau đó phần mềm sẽ tự động cập nhật giá trị vật liệu xuất theo giá bình quân tự động tính theo đã cài đặt theo công thức sau:
Đơn giá xuất bình quân gia quyền (tháng) = Trị giá vốn thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Trị giá vồn thực tế vật liệu nhập trong kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng vật liệu nhập trong kỳ
xuất dùng quân gia quyền
Còn đối với vật liệu phụ, công cụ dụng cụ, nhiên liệu, bán thành phẩm xuất kho để sản xuất sản phẩm trong kỳ do giá trị không lớn và ít thay đổi trong kỳ nên được tính giá xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh.
2.1.1.2-Tài khoản sử dụng.
Do thực hiện chế độ sổ sách, tài khoản kế toán ban hành theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chớnh nên doanh nghiệp sử dụng tài khoản 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”, và tài khoản cấp 2- 1541 “Chi phí nguyên vật liệu sản xuất” để hạch toán trực tiếp nguyên vật liệu dùng cho san xuất thay cho tài khoản 621 “Nguyên vật liệu”. Kết cấu tài khoản như sau:
- Bên Nợ: Chi phí vật liệu xuất dùng sản xuất, mua dùng thẳng cho sản xuất sản phẩm.
- Bên Có: + Chi phí vật liệu nhập lại kho do không sử dụng hết; + Phế liệu thu hồi làm giảm chi phí sản xuất;
+ Thành phẩm hoàn thành nhập kho.
- Dư Nợ: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang đầu kỳ hoặc cuối kỳ. TK này được mở chi tiết cho từng phân xưởng và từng loại sản phẩm sản xuất:
. TK 15411: PX Cơ khí . TK 15412: PX Lắp ráp
Do công ty có sản xuất nhiều loại sản phẩm nên để việc tính giá thành cho từng loại sản phẩm một cách thuận lợi, TK 1541 được chi tiết thành các TK sau:
+ TK 1541100: CP NVL trực tiếp sản phẩm Tủ điện
Trong đó mỗi loại sản phẩm do có nhiều kích cỡ nên để thuận lợi cho việc hạch toán lại được chi tiết chi tiết cho mỗi loại sản phẩm theo bảng chữ
cái ví dụ như cho sản phẩm tủ điện: . TK 1541100A: CP NVLTT sản phẩm tủ điện PDT0 . TK 1541100B: CP NVLTT sản phẩm tủ điện PDT1 . TK 1541100C: CP NVLTT sản phẩm tủ điện PDT2 . TK 1541100D: CP NVLTT sản phẩm tủ điện PDT3 + TK 1541101: CP NVLTT sản phẩm tủ điều khiển + TK 1541102: CP NVLTT sản phẩm tủ cứu hỏa + TK 1541103: CP NVLTT sản phẩm ống gió + TK 1541104: CP NVLTT sản phẩm cửa gió + TK 1541105: CP NVLTT sản phẩm van gió + TK 1541106: CP NVLTT sản phẩm chụp thông gió + TK 1541107: CP NVLTT sản phẩm lưới lọc bụi + TK 1541108: CP NVLTT sản phẩm thang cáp + TK 1541109: CP NVLTT sản phẩm mỏng cỏp
Các TK này cũng được chi tiết cho từng sản phẩm tùy theo kích cỡ như với sản phẩm tủ điện.
Ngoài ra kế toán cũn sử dụng các tài khoản khác liên quan như: TK 152, 153, 133, 331, 111, 112,...
Công ty CP Prodetech là công ty chuyên về sản xuất nên lượng NVL sử dụng là khá lớn. Vì vậy công ty sử dụng tài khoản 152 và tài khoản 153 chi tiết để phỏn ỏnh sự biến động và tình hình tăng giảm của từng loại NVL, CCDC trong kỳ theo giá thực tế.
- TK 152 "Nguyên vật liệu" được công ty chi tiết thành các TK cấp 2 để tiện cho việc hạch toán chi tiết gồm:
. TK 1522- Nguyên vật liệu phụ . TK 1523- Nhiên liệu
. TK 1524- Phụ tùng thay thế
. TK 1526- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản . TK 1528- Vật tư khác
- TK 153 "Công cụ dụng cụ" được sử dụng để phản ánh sự biến động tăng giảm của CCDC trong kỳ. TK 153 cũng được công ty chi tiết thành các TK cấp 2 để tạo sự thuận tiện trong việc hạch toán chi tiết do CCDC sử dụng trong quá trình sản xuất cũng có rất nhiều loại như: đá mài, đá đánh bóng, chổi sơn, găng tay, thước lỏ, kớnh hàn, khẩu trang, bạt kẻ…Cỏc TK cấp 2 gồm:
.TK 1531- Công cụ dụng cụ .TK 1532- Bao bì luân chuyển .TK 1533- Đồ dùng thi công
2.1.1.3-Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết.
Kế toán chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại công ty CP Prodetech trong sản xuất kinh doanh là thực hiện ghi sổ chi tiết TK1541 cho từng loại sản phẩm sản xuất. Loại sản phẩm của Công ty là các sản phẩm cùng tên, cùng loại, khác nhau về kích thước nhưng cùng đơn vị tớnh (thường dùng: chiếc). Kế toán chi tiết chi phí nguyên vật liệu theo sơ đồ 2.1 (Phụ lục).
Chứng từ hạch toán ban đầu là phiếu xuất kho. Hàng ngày, căn cứ vào lượng sản phẩm cần sản xuất theo kế hoạch sản xuất theo kế hoạch sản xuất đã duyệt, các phân xưởng có nhu cầu lĩnh vật tư sẽ viết vào sổ xin lĩnh vật tư, trong sổ phải có chữ ký của quản đốc phân xưởng. Quản đốc sẽ cử nhân viên phân xưởng mang phiếu xin lĩnh vật tư lờn phũng sản xuất để yêu cầu lĩnh. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và yêu cầu của từng phân xưởng, cán bộ phòng
sản xuất sẽ viết phiếu xuất kho và mang lên phòng kinh doanh để ký duyệt. Phiếu xuất kho phải có đủ chữ ký của trưởng phòng sản xuất, trưởng phòng kinh doanh, quản đốc phân xưởng, người lĩnh vật tư và thủ kho. Nhân viên phân xưởng cầm phiếu xuất kho xuống kho đưa cho thủ kho và lĩnh vật tư.
Phiếu xuất kho được viết thành 3 liên:
- 01 liên người lĩnh vật tư giữ để đối chiếu trong quá trình sử dụng - 01 liên lưu tại phòng kinh doanh
- 01 liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho, cuối ngày chuyển lên cho phòng kế toán. Phiếu xuất kho thể hiện thời gian xuất NVL, địa điểm xuất, mục đích sử dụng, nơi nhập trong ngày, chủng loại, số lượng NVL yêu cầu và số lượng thực xuất, xuất ra cho sản xuất trong 1 ngày. Dựa vào giấy đề nghị thủ kho tiến hành xuất vật liệu dụng cụ, ký xác nhận và làm căn cứ để ghi vào Thẻ kho (thẻ kho được mở chi tiết cho từng thứ vật liệu).
Chẳng hạn trong tháng 3 năm 2011, Công ty sản xuất một số loại sản phẩm, trong đó có đơn đặt hàng của công trình Dự án INDOCHINA sản xuất một số loại sản phẩm như: Tủ điện PDT3, cửa gió 2 chiều, van giú vuụng,...
Em xin trích dẫn một số số liệu chứng từ, sổ sách công ty đã lập và sử dụng trong quá trình hạch toán như sau:
Biểu số 2.1:
Địa chỉ: Số 8, Doãn Kế Thiện, Cầu Giấy, HN
HÓA ĐƠN GTGT
Liên 2: Giao khách hàng FG/2 - 4
Ngày 06 tháng 03 năm 2011 Số: 008573
- Đơn vị bán hàng: Công ty Tùng Minh
- Địa chỉ: Số 8, Doãn Kế Thiện, Cầu giấy, Hà Nội. - Mã số thuế: 0025897525
- Họ, tên người mua hàng: Nguyễn Mạnh Tuyên - Đơn vị: Công ty CP Prodetech - Địa chỉ: P705, N06B2, Dịch Vọng, Cầu Giấy - Mã số thuế: 0102696636.
- Hình thức thanh toán: Chuyển khoản.
STT Tên sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) A B C 1 2 3 1 Tôn đột lỗ 4mm m2 110 285.000 31.350.000 2 Zoăng dán ống gió dày 2,5mmt cuộn 100 42.000 4.200.000 3 Que hàn 2 hộp 25 378.000 9.450..000 4 Găng tay len đôi 40 4.500 180.000 Cộng tiền hàng: 45.000.000 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 4.500.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 49.500.000
Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi chín triệu lăm trăm nghìn đồng chẵn./
Ngoài phiếu
xuất kho là chứng từ hạch toán chi phí chủ yếu, kế toán còn sử dụng một số chứng từ khác như hóa đơn GTGT trong trường hợp vật liệu mua về được xuất dùng thẳng vào sản xuất mà không qua quá trình nhập kho,...
Biểu số 2.2:
Đơn vị: Công ty Cổ phần Prodetech Địa chỉ: N06B2, Dịch vọng, Cầu Giấy, HN
Mẫu số:S02- VT
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 08 tháng 03 năm 2011 Số: 410
Người mua hàng Kế toán trưởng Giám đốc
Nợ: TK 1541 Có: TK 1521 - Họ,tờn người nhận : Trần Văn Bình
- Địa chỉ (Bộ phận) : Phân xưởng cơ khí chế tạo
- Lý do xuất kho: Sản xuất tủ điện PDT3 : Sản xuất tủ điện PDT3 - Xuất tại kho: Công ty - Tân Lập, Đan Phượng, Hà Nội. : Công ty - Tân Lập, Đan Phượng, Hà Nội.
S T T
Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực Xuất A B C D 1 2 3 4 1 Thép tấm không rỉ 4mm THEP041 kg 120 120 Cộng: x x x x x
Xuất, ngày 08 tháng 03 năm 2011.
Kế toán trưởng PT Phòng SX Người nhận hàng Thủ kho Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Khi kế toán thực hiện xuất NVL dùng cho sản xuất sản phẩm, kế toán NVL cập nhật số liệu vào phiếu xuất trên phần mềm như sau:
Biểu số 2.3:
Đơn vị: Công ty Cổ phần Prodetech Địa chỉ: N06B2, Dịch vọng, Cầu Giấy, HN
Mẫu số:S02- VT
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO Số: 424
Ngày 09 tháng 03 năm 2011 Nợ: TK1541
Có: TK1522
- Họ,tờn người nhận : Nguyễn Ngọc Tú Nguyễn Ngọc Tú
- Địa chỉ (Bộ phận): Phân xưởng lắp giáp : Phân xưởng lắp giáp - Lý do xuất kho : Sản xuất tủ điện PDT3
- Xuất tại kho : Công ty - Tân Lập, Đan Phượng, Hà Nội.
S T T
Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) Theo CT Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Bản lề sắt BL02 cái 60 60 18.200 1.092.000 2 Vít tự khoan 1.2F VT02 hộp 3 3 152.500 457.500 3 Sơn CN A210 SO02 hộp 5 5 340.000 1.700.000 4 Đinh rút 3 DR02 hộp 3 3 54.000 162.000 5 Vải thủy tinh VA02 m2 20 20 167.000 3.340.000 6 Băng dính bạc BB02 cuộn 12 12 56.000 672.000 7 Que hàn tích D8 QD02 hộp 4 4 415.000 1.660.000 8 Đá cắt D350 DC02 viên 6 6 32.000 192.000 9 Dây hơi DH02 cuộn 3 3 272.000 816.000
Cộng: 10.091.500
Xuất, ngày 09 tháng 03 năm 2011.
Kế toán trưởng PT Phòng SX Người nhận hàng Thủ kho Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Trong kỳ, khi cú cỏc nghiệp vụ nhập, xuất kho vật liệu, kế toán vật NVL và CCDC căn cứ vào các Hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho vật liệu để nhập vào phần mềm kế toán, phần mềm tự động ghi vào sổ kế
nhập, xuất, tồn kho cả về số lượng và giá trị của từng thứ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, sản phẩm hàng hóa ở từng kho của công ty, làm căn cứ đối chiếu với việc ghi chép của thủ kho.
Cuối kỳ sau khi tính được đơn giá vật liệu xuất kho, kế toán mới tính ra giá vốn vật liệu xuất dùng trong kỳ và lên Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn vật liệu. Số liệu trên Sổ chi tiết phải khớp với số liệu trên Bảng tổng hợp NXT và sau đó được dùng để lập Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ.
Bảng phân bổ vật liệu và công cụ dụng cụ phản ánh giá trị NVL, CCDC xuất kho (Ghi Có TK 152- chi tiết TK 1521, 1522, Có TK 153) được dùng trực tiếp vào sản xuất, xuất cho hoạt động quản lý ở các phân xưởng và xuất dùng cho các đối tượng khác hàng tháng. Đối tượng kế toán tập hợp chi phí là từng phân xưởng và chi tiết cho từng loại sản phẩm. Vì vậy, trên Bảng phân bổ NVL, CCDC kế toán tập hợp chi phí NVLTT cho từng phân xưởng và từng loại sản phẩm.
Với các chi phí vật liệu mua dùng ngay cho sản xuất, căn cứ hoá đơn GTGT (Biểu 2.1) và phiếu giao nhận hàng, cùng chứng từ thanh toán như phiếu chi.., kế toán ghi:
Nợ TK 154 (1541):chi ti chi tiết nhúm sản phẩm Nợ TK 1331:Thu : Thuế GTGT (nếu có)
Công ty Cổ phần Prodetech SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Mẫu số S10-DNN
Địa chỉ: P705, N06B2, Dịch Vọng, CG Ngày lập sổ: 01/01/2011 (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTCngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
Biểu số 2.4:
Tài khoản: 1521 - VLC Tên kho: Kho công ty
Tên, quy cách vật liệu: Tôn mạ kẽm 4mm - Mã vật tư: TON004 - Đơn vị tính: M2
Chứng từ
Diễn giải TK
ĐƯ Đơn giá
Nhập Xuất Tồn
SH Ngày SL TT SL TT SL TT
Tồn ngày 31/03/2011 242.300 425 102.997.500 Số phát sinh tháng 4/2011
PX346 04/03 Xuất để sản xuất thang cáp CL 1541 80 345
PN403 07/03 Nhập kho do mua của CT Đại Phát 331 245.000 150 36.750.000 495
PX411 12/03 Xuất để sản xuất Ống gió vuông RED 1541 60 435
PX412 16/03 Xuất để sản xuất Thang cáp CL2 1541 90 345
PN363 19/03 Nhập do mua của CT Đại Phát 331 245.000 180 44.100.000 525
PN369 21/03 Xuất để sản xuất máng cáp LCL1 1541 100 425
PX423 26/03 Xuất để sản xuất cửa gió 2 chiều 1541 120 305