8. anh(chị) hãy cho biết DN sử dụng PP nào để xác định ngân
3.4.1. Tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng trong 3 năm 2007-
Bảng 3.4 Kết quả bán hàng theo nhóm sản phẩm của công ty CP cơ khí may Gia Lâm từ năm 2007-2009
Đơn vị : triệu đồng
Nhóm sản phẩm Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 So sánh 08/07 So sánh 09/08(%) Thiết bị, phụ tùng ngành may 42.300 51.500 20.400 9200 -31.100 Thiết bị, phụ tùng ngành dệt, giầy 17.000 10.000 15.042 -7000 5.042 Thiết bị, phụ tùng ngành khác. 3.300 2.049 4.042 -1.251 1.993
( Nguồn phòng kinh doanh cty CP cơ khí may Gia Lâm) Kết quả từ các nhóm sản phẩm trên có thể thấy doanh thu sản phẩm ngành may chiếm một tỷ trọng lớn hơn 50% so với tổng doanh thu của năm, theo sự biến động tăng giảm hàng năm nhưng tỷ trọng này vẫn không đổi chứng tỏ mặt hàng chủ lực của công ty vẫn tăng trưởng tốt, công ty cần chú trọng phát huy hơn nữa. Các sản phẩm khác như sản phẩm ngành dệt và ngành giầy chiếm khoảng 20% - 40% trong tổng doanh thu. Năm 2009 thì ngành này mang lại 15.042 triệu đồng nhưng chiếm tỷ lệ 38,1% trong tổng doanh thu. Còn ngành khác chiếm tỷ lệ nhỏ và năm 2009 cũng là năm gia tăng của ngành nay. Đây là bước tiến mới trong việc công ty phát triển các mặt hàng ngoài ngành may.
Mặt hàng chính của công ty là thiết bị phụ trợ ngành may nhưng doanh thu năm 2009 đã giảm tỷ trọng hơn so với các năm trước vậy cần có chính sách thúc đẩy bán hàng hơn nữa đối với sản phẩm này. Tăng cường công tác nghiênn cứu thi trường,xúc tiến bán, quảng bá sản phẩm và nhất là tìm kiếm đước các khách hàng tiềm năng. Sự phát triển của thị trường may xuất khẩu đang có triển vọng lớn vì thế cần có một kế hoạch và chiến lược khôn khéo.
Bảng 3.5 Kết quả bán hàng nhóm sản phẩm ngành may công ty CP cơ khí may Gia Lâm từ năm 2007-2009
Đơn vị: triệu đồng
Sản phẩm Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 So sánh 08/07
So sánh 09/08 Máy cắt vải cố định 17.300 23.430 9.300 6.130 14.130
Máy kiểm tra vải 17.000 21.000 8.000 4.000 -13.000
Các thiết bị khác 8.000 7.070 3.100 - 30 -3.970
( Nguồn phòng kinh doanh cty CP cơ khí may Gia Lâm) Nhìn từ bảng kết quả trên ta thấy với 2 mặt hàng máy cắt vải cố định và máy kiểm tra vải là các mặt hàng chính trong kết quả bán hàng của công ty. Hai sản phẩm này có doanh số gần tương đương nhau chênh lệch đáng kể nhất là năm 2008 máy cắt vải cố định tăng 2.430 triệu VN đồng so với máy kiểm tra vải. tỷ trọng của một trong 2 sản phẩm này cũng khá cao chiếm từ 40%- 50% tỷ trọng của doanh thu trong sản phẩm ngành may, còn các sản phẩm khác chiếm từ 10-20%.
Để đánh giá hiệu quả của công tác kế hoạch công ty dựa vào tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng cho từng nhóm sản phẩm so vớ kế hoạch đề ra trong 3 năm vừa qua.
Bảng 3.6: tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng theo nhóm sản phẩm của công ty 3 năm vừa qua
Đơn vị : triệu đồng Nhóm SP KH 2007 TH 2007 % hoàn thành KH 2008 TH 2008 % hoàn thành KH 2009 TH 2009 % hoàn thàn h Thiết bị, phụ tùng ngành may 40.50 0 42.300 104,4 50.400 51.500 102,2 21.0 00 20.400 97,1 4 Thiết bị phụ tùng ngành dệt, giầy 6.000 17.000 106,25 9.800 10.000 102,04 15.0 00 15.042 100, 28
Thiết bị phụ tùng ngành khác 3.000 3.300 110 2.000 2.049 102.45 4.10 0 4.042 98.5 8 Tổng cộng 59.50 0 62.600 105,21 62200 63.549 102,16 40.1 00 39.484 96,3 0
(Nguồn từ phòng kinh doanh cty CP cơ khí may Gia Lâm)
Qua bảng 3.6 chúng ta thấy tình hình hoạt động kinh doanh của công ty tăng trưởng trong 2 năm 2007 và năm 2008 là khá tốt. Năm 2009 do anh hưởng của khủng hoảng mà tình hình kinh doanh có giảm thực hiện kế hoạch các mặt hành chưa đạt 100% kế hoạch đề ra chỉ chiếm 96,30%. Nhóm sản phẩm thiết bị dệt, giầy có mức tăng trưởng khá ổn định hàng năm đều đạt trên mức kế hoạch. Hai nhóm sản phẩm còn lại thì có mức tăng trưởng giảm. Nhưng do dự báo tình hình khá tốt, ta thấy rằng công tác hoạch định và công tác thực hiện không có sự chênh lệch rõ rệt mà công ty đã dự báo khá sát tình hình và thực hiện tốt kế hoạch đã đề ra.
3.4.2.Công tác xây dựng kế hoạch bán hàng tại công ty cổ phần cơ khí may Gia Lâm
3.4.2.1. Dự báo bán hàng
Dự báo bán hàng là một khâu rất quan trọng bao gồm việc thu thập thông tin, đo lường và dự báo nhu cầu thị trường. Trong quá trình dự báo bán hàng cho thiết bị phụ trợ ngành may công ty đã sử dụng một số căn cứ sau:
- Căn cứ vào dự báo thị trường may mặc do Bộ thương mại việt nam cung cấp và dự báo về ngành công nghiệp phụ trợ nước ta.
- Căn cứ vào năng lức sản xuất của công ty.
- Căn cứ vào nhu cầu thị trường thông qua hoạt động nghiên cứu thị trường do cán bộ nghiên cứu thị trường.
- Căn cứ vào kế hoạch và mục tiêu đạt ra của tổng công ty Dệt – May Việt Nam.
- Căn cứ vào thị phần của công ty và các biện pháp công ty dự kiến áp dụng nhằm thúc đẩy hoạt động bán thiết bị phụ trợ ngành may.
Công ty sử dụng kết hợp hai phương pháp dự báo là phương pháp điều tra khảo sát và phương pháp thống kê kinh nghiệm. Sự kết hợp hai phương
pháp này công ty đã có những thành tựu tương đối tốt trong công tác dự báo tuy còn nhiều hạn chế về mức chi phí cho công tác này khá lớn và nhân lực phục vụ không nhiều nhưng công ty vẫn đang hoàn thiện công tác này.
Quy trình dự báo bán hàng của công ty là quy trình từ trên xuống :
Sơ đồ 3.2: Quy trình dự báo bán hàng của công ty CP cơ khí may Gia Lâm
(Nguồn công ty CP cơ khí may Gia Lâm)
Từ việc thu thập và xử lý thông tin thông qua các nhóm khảo sát thị trường của công ty hay chính từ chuyến đi thực tế xuống xưởng, khảo sát từng bộ phận sản xuất để năm bắt nh cầu của từng phân xưởng đối với những bạn hàng lâu năm, từ các nguồn khác rồi gửi thông tin về phòng kinh doanh. Tại đây các thông tin sẽ được lựa chọn, phân chia theo 3 nhóm hàng đã định: nhóm SP thiết bị, phụ tùng ngành may; thết bị, phụ tùng ngành dệt, giầy ; thiết bị,phụ tùng ngành khác. Sau đó sẽ được tổng hợp phân tích một cách kỹ lưỡng bởi các nhà kế hoạch rồi tiến hàng phân đoạn thị trường mục tiêu, dự đoán nhu cầu khách hàng doanh nghiệp. Dự báo khối lượng bán hàng cao nhất có thể của nhóm SP với đối thủ cạnh tranh trong một giai đoạn nhất định trên tất cả các thị trường mà doanh nghiệp tham gia cạnh tranh. Nắm bắt số lượng khách hàng, nghiên cứu nhu cầu đòi hỏi của thị trường về nhóm SP mà công ty đang kinh doanh hay có dự định kinh doanh.
Ví dụ như công ty nghiên cứu về nhóm SP là thiết bị, phụ tùng ngành may thực hiện theo đúng quy trình trên. Vì đây là ngành hàng chính của công ty nên hầu như các thông tin về ngành hàng này được ưu tiên và khá chi tiết, các thông tin thu thập sơ cấp và cả thông tin thứ cấp từ nguồn đáng tin cậy sẽ là một trong căn cứ chính mà công ty sử dụng để phân tích đưa ra các dự đoán. Nhận xét về ngành may mặc là một trong các ngành đang phát triển của nước ta, đóng góp rất lớn cho xuất khẩu thu lại ngoại tệ. Tiềm năng phát triển công nghiệp phụ trợ ngành may cũng rất lớn. Qua thông tin thu thập từ hợp đồng, khách hàng lâu năm, quá trình tư vấn khách hàng, các phương tiện thông tin đại chúng …phòng kỹ thuật, giám đốc và phân xưởng sản xuất cùng tham gia vào công tác đưa ra các dự báo thiết kế sản phẩm mới như các sản phẩm : máy xén
Thu thập, sử lý thông tin Dự báo từng nhóm SP Tổng hợp phân tích Kết quả dự báo
băng viền, máy dập cúc khí nén, máy điều khiển có hệ thống điều kiểm vô cấp tốc độ và thổi khí, máy kiểm tra vải dệt kim dạng gấp, máy nâng hàng và hệ thống băng truyền chuyển áo lên container… Quá trình phân tích tổng hợp thông tin có sự trao đổi và tham mưu của các phòng kỹ thuật, giám đốc…cuối cùng sẽ là sự nhất chí về các kế hoạch. Theo nguồn thông tin từ phòng kinh doanh dự báo về sự phát triển của thị trường trong thời gian tới công ty nhận thấy máy kiểm tra vải có tiềm năng tiêu thụ là rất lớn nên công ty sản xuất đón đầu 50 chiếc mỗi quý.
3.4.2.2. Xây dựng mục tiêu bán hàng
Xây dựng mục tiêu bán hàng của công ty thường xuyên theo quy trình từ trên xuống như sau:
Sơ đồ 3.3: quy trình xây dựng mục tiêu bán hàng của công ty CP cơ khí may Gia Lâm
(Nguồn phòng kinh doanh cty CP cơ khí may Gia Lâm)
Mục tiêu chung của công ty được xác định hàng năm vào cuộc họp hội đồng cổ đông cùng với những hướng dẫn chung của tổng công ty . Mục tiêu thường về doanh số, lợi nhuận, thị phần… Mục tiêu này sẽ được bàn bạc và phân bổ cho bộ phân kinh doanh chịu trách nhiệm chính để hoàn thành cùng với sự hợp tác của tất cả các phòng ban trong công ty thực hiện. Các mục tiêu được chi tiết hoá cho các nhóm sản phẩm.
Mục tiêu cụ thể của công ty trong thời gian tới là như sau:
- Duy trì và mở rộng thị trường truyền thống: thị trường chính là khu vực miền bắc với nhóm sản phẩm là thiết bị phụ trợ ngành may vẫn được ưu tiên phát triểm mở rộng vì đây là thị trường mà công ty đã có kinh nghiệm và tiềm năng phát triển là khá cao. Mục tiêu công ty nâng cao độ phủ của thị trường và tăng thị phần trong ngành.
- Đa dạng hoá sản phẩm: ngoài các sản phẩm ngành may công ty mở rộng nghiên cứu và phát triển các thiết bị phụ trợ ngành khác như dệt, giầy, ôtô,... đặc biệt công ty có các công trình nghiên cứu thành công với các dự án cấp Bộ và cấp cấp công ty đã góp phần nâng cao công tác nghiên cứu phát triển các
Mục tiêu chung Phân bổ Mục tiêu cho từng
sản phẩm mới đáp ứng nhu cầu của thị trường. Công ty không ngừng nâng cao chất lượng giảm chi phí hạ giá thành.
-Tối đa hoá lợi nhuận và doanh thu: mục tiêu này xác định bằng những con số cụ thể về doanh thu hàng năm, lợi nhuận hàng năm dựa trên tình hình năm trước. Các yếu tố quyết định các mục tiêu này là năng lực của công ty, khả năng tài chính, khả ngăng cạnh tranh và các yếu tố khác.
3.4.2.3.Xây dựng các chương trình và hoạt động bán hàng
Hoạt động bán hàng : Với dự báo và mục tiêu đã được xác định cho từng
nhóm sản phẩm công ty có những hoạt động bán hàng cụ thể cho nhóm hàng đó, cũng có hoạt động bán hàng chung cho cả công ty. Các hoạt động bán hàng được diễn ra thường xuyên tại công ty qua điện thoại và trực tiếp tại phòng kinh doanh.
- Các hoạt động chuẩn bị bán hàng: phòng kinh doanh đã thu thập thông tin về khách hàng, nghiên kỹ cứu thị trường công ty đang kinh doanh đánh giá về thị trường này đang trong gia đoạn phát triển do đó cần tập trung nguồn lực khai thác, bên cạnh đó cũng cần thu thập xem xét các thị trường khác có tiềm năng để khai thác không. Cách tiếp cận khách hàng của công ty không chỉ qua các hoạt động xúc tiến mà còn có hoạt động tham quan các xưởng sản xuất tư vấn các sản phẩm cho khách hàng. Các mẫu thiết kế luôn được công ty sử dụng hiệu quả để giới thiệu tư vấn cho khách hàng. Ngoài các thiết bị được sản xuất sẵn có trong công ty luôn được dự trữ và bảo quản còn các thiết bị, máy móc công ty đáp ứng theo từng đơn hàng cũng được công ty nhanh chóng tổ chức công tác sản xuất vậy nên các nguyên vật liệu cần thiết luôn được dự trữ trong kho. Không chỉ có phòng kinh doanh cả xưởng sản xuất, phòng kỹ thuật, phòng tài vụ cũng luôn chuẩn bị thật tốt sẵn sàng cho hoạt động bán hàng diễn ra thuận tiện, nhanh chóng. Có thể nói rằng các hoạt động chuẩn bị bán hàng của công ty luôn được thực hiện hàng ngày và sẽ được tổng kết, giá hiệu quả hay sửa đổi tuỳ theo quyết định của công ty trong từng thời kỳ nhưng vẫn là nhân tốt quan trọng không thể thiếu của công tác kế hoạch bán hàng.
- Các hoạt động bán hàng: Công ty thực hiện ký kết hợp đồng sau đó tiến hành công tác giao hàng nhưng có mặt hàng công ty cần có thời gian để sản xuất theo yêu cầu của khách hàng vì vậy công ty rất coi trọng vấn đề thời điểm giao
hàng phải chuẩn bị chu đáo tránh rủ ro khi giao hàng. Phương thức giao hàng của công ty là 90% công ty vận chuyển miễn phí đến tận nơi cho khách hàng còn lại 10% khách hàng tự vận chuyển. Tuỳ vào số lượng đơn hàng và đối tượng khách hàng mà công ty thực hiện phương thức giao hàng phù hợp. Phòng kinh doanh và phòng tài vụ cân đối và dự đoán nhu cầu về các nhóm sản phẩm mà công ty đang cung ứng cũng như xác định được sản phẩm nào có triển vọng bán tốt. Công ty xây dựng giá theo khung giá nhất định tuy trong mỗi hợp đồng đều có thương lượng về giá xong không thay đổi nhiều so với mức giá xác định ban đầu.
Về chính sách xúc tiến phòng kinh doanh phối hợp với phòng tài vụ hoạt định các chương trình xúc tiến. Các hoạt động xúc tiến hiện nay là trên trang web của công ty, qua các phương tiện thông tin đại chúng, các đối tác và liên kết với các đơn vị trong ngành, đặc biệt là công ty luôn có gắng tạo hình ảnh tốt trong mắt các khách hàng bằng sự hỗ trợ nhiệt tình và chu đáo trong mọi hoạt động hợp tác với công ty. Các hoạt động dịch vụ bảo trì bảo dưỡng luôn được công ty chú trọng như khách hàng khi có khiếu nại thắc mắc về sản phẩm phòng kinh doanh chịu trách nhiệm giải thích và xử lý. Tuỳ từng loại khiếu nại mà phòng kinh doanh và tổ sản xuất cử người xử lý. Hình thức trả lời trực tiếp, qua điện thoai, fax, thư… tuỳ vào hình thức phản hồi của khách hàng.
Chương trình bán hàng: Công ty có các chương trình bán hàng theo từng thời
vụ thường một năm 1 lần và các chương này thường diễn ra trong thời gian rất ngắn để thúc đẩy tiêu thụ của công ty. Chương trình mà công ty thực hiện là các chương trình giảm giá , tặng quà và tư vấn miễn phí. Hầu như các chương trình này mang lại hiệu quả không cao cho công tác bán hàng vậy nên công ty đang có những chính sách sửa đổi và cách tức áp dụng khác đối với các chương trình bán hàng. Chương trình giảm giá của công ty diễn ra vào tháng 5 năm 2008 là giảm giá đối với sản phẩm máy cắt vải cố định mức giảm giá là 10% so với giá cũ. Công ty thông báo với tất cả các bạn hàng và trên phương tiện thông tin đại chúng thời gian giảm giá là 2 tháng. Trong thời gian đó theo đánh giá sau khi chương trình kết thúc thì chương trình đã làm tăng doanh số bán hàng của công ty lên 20% so với cùng kỳ năm ngoài. Tuy nhiên do mặt hàng kinh doanh của công ty là các sản phẩm có thời gian sử dụng lâu do vậy khi tiến
hành giảm giá thì cũng không tăng được đột biến về doanh số và nhu cầu của khách hàng.
3.4.2.4. Xây dựng ngân sách bán hàng
Công ty sử dụng phương pháp xác định ngân sách dựa trên các chỉ tiêu về chi phí và kết quả của kỳ trước, phương pháp hạn ngạch. Gồm hai loại ngân sách bán hàng chính trong công ty là: