Để đạt được một hệ thống có thể vận hành cho chiến lược email marketing, doanh nghiệp có thể có nhiều lựa chọn. Hiện nay, phổ biến nhất là các hình thức sau: thuê ngoài một đối tác thứ 3 thực hiện hoàn toàn chương trình của mình, thuê các nhà cung cấp dịch vụ ASP (Application Service Provider) hay là SaaS (Software as a Service), hoặc có thể tự thiết lập hệ thống và tự vận hành tại doanh nghiệp, ngoài ra còn có thể có các hình thức phát sinh là sự phối hợp của các hình thức vừa liệt kê.
Việc lựa chọn hình thức nào phụ thuộc vào nhiều yếu tố như:
- Chi phí và các vấn đề liên quan đến ngân sách: doanh nghiệp cần phải quan tâm đến các chi phí của việc sử dụng nguồn lực công nghệ và nhân lực để xây dựng và phát triển một hệ thống nội bộ, hay chi phí của việc mua bản quyền của agency, hoặc chi phí tiêu tốn về nhân sự và thời gian để đào tạo nhân viên áp dụng và vận hành được hệ thống như của agency, v.v... Mỗi công ty phải đánh giá những nhu cầu này riêng rẽ và quyết định giải pháp nào là kinh tế nhất cho họ.
- Vấn đề về bảo mật dữ liệu: danh sách email khách hàng của doanh nghiệp không chỉ là một tài sản lớn mà còn là minh chứng cho niềm tin của khách hàng đã đặt vào doanh nghiệp. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp ngần ngại hợp tác với một agency bên ngoài vì sợ phải tiết lộ dữ liệu của họ hoặc thông tin khách hàng của họ. Đây cũng là một vấn đề cần được đánh giá một cách nghiêm túc trước khi doanh nghiệp quyết định tự thực hiện hay thuê ngoài.
- Cùng với một vài yếu tố khác như đường cong kinh nghiệm, khả năng đào tạo, các dịch vụ hỗ trợ, …
Và quan trọng hơn cả trong quá trình đánh giá chính là tính năng hay các đặc điểm kỹ thuật của nền tảng email mà bạn lựa chọn có phù hợp với mục tiêu chiến lược hay không. Khi xem xét yếu tố này thì các yêu cầu sau luôn cần được cân nhắc:
Khả năng gửi
- Khả năng gửi chính xác đến inbox của người dùng. Doanh nghiệp phải nghiên cứu kỹ lưỡng các platform tiềm năng để chắc chắn rằng nó giữ được uy tín cao nhất cho doanh nghiệp.
- Khả năng gửi email ngay lập tức hoặc lên kế hoạch trước
- Khả năng thực hiện đánh giá khả năng gửi đi thông qua việc tiến hành gửi từ nhóm nhỏ đến gửi với số lượng lớn: điều này cho phép doanh nghiệp kiểm tra khả năng gửi tới inbox, cách hiển thị email, ...
Khả năng hỗ trợ thiết kế
- Khả năng gửi cả dạng văn bản và dạng HTML của email: hiện nay người dùng thường đọc email qua thiết bị di động, những thiết bị dạng này có thể không thể hiện được dạng HTML, lúc này email nên được thể hiện bằng dạng văn bản. Tốt nhất là xác định được địa chỉ email nào nên nhận phiên bản nào.
- Khả năng chỉnh sửa một email ở hạng HTML hay wiziwig: Wiziwig là một công cụ hiệu chỉnh văn bản trong đó bạn có thể chèn hình ảnh, bôi đậm văn bản hay chèn thêm đường dẫn và xác nhận dạng văn bản mà không cần biết mã HTML.
- Khả năng lựa chọn giữa mẫu sẵn có hoặc tải lên mẫu riêng của doanh nghiệp, hoặc thay đổi mẫu có sẵn
- Khả năng tải hình và chỉnh toàn bộ văn bản nằm sau hình: email platform phải cho phép doanh nghiệp tải và sử dụng những hình ảnh dưới dạng file hỗ trợ hoặc một hình ảnh có vị trí xác định trên mạng, nhưng điều quan trọng là phải có khả năng đưa văn bản ra sau hình ảnh để các ISP có thể không tải những hình ảnh này.
- Khả năng chỉnh sửa văn bản và đường dẫn, font chữ, size chữ, màu sắc và định dạng.
- Khả năng chèn video, ảnh động.
Khả năng quản lý
Cơ sở dữ liệu về email và danh bạ là tiền đề của sự thành công trong email marketing. Một cơ sở dữ liệu xấu và không được xử lý có thể dẫn đến số lượng email giảm đi cũng như những vấn đề trong việc phát tán thư và thâm chí liên quan đến luật pháp và các quyền riêng tư. Việc gửi email phải có những khả năng sau:
- Khả năng đăng ký và loại bỏ những thành viên từ chối nhận thư: điều quan trọng nhất mà platform có khả năng làm từ góc độ quản lý danh sách email là tính hiệu quả và khả năng loại bỏ chính xác những người dùng hủy nhận email trong một vài danh mục nhất định hoặc sẽ hủy tất cả các email từ doanh nghiệp trong tương lai.
- Khả năng xử lý địa chỉ nhận thư từ những danh sách sau nhiều lần gửi email không thành công: khi những email được liên tục gửi đến một địa chỉ không thể gửi, sẽ ảnh hưởng đến uy tín của địa chỉ gửi email, do đó một platform hiệu quả cần tự động xử 32
lý những địa chỉ trong danh sách sau một số lần gửi không thành công. Thông thường, số lần gửi không thành công được xác định từ 3-5 lần cho một địa chỉ.
- Khả năng cho phép lựa chọn Single hoạc Double Opt In đối với người mới đăng ký nhận email: Single Opt In: người dùng có thể nhận email ngay lập tức sau khi đăng ký. Double Opt In: người dùng chỉ có thể nhận email sau khi bấm vào một đường dẫn được gửi đến inbox của họ nhằm mục đích xác nhận đã đăng ký.
- Khả năng cho phép tạo mẫu đăng ý từ email xác định: một platform không những cho phép tạo bảng đăng ký email trên website, mà còn giúp việc đăng ký một cách thuận tiện, không những thế, một email chúc mừng cũng cần được gửi đi một cách tự động sau khi đăng ký thành công.
- Khả năng thu thập thông tin khác ngoài địa chỉ email: chẳng hạn như phần tên họ hoặc tên đăng nhập trê website để việc cá nhân hóa thông tin được dễ dàng hơn.
- Khả năng phân loại danh sách email gửi đi và tạo ra những danh sách khác: khi chương trình email marketing phát triển, email gửi đến toàn bộ danh bạ sẽ ngày càng ít đi, thay vào đó, email sẽ được gửi đến những nhóm nhỏ hoặc theo phân khúc của danh sách. Phải chắc chắn rằng nhà cung cấp dịch vụ email marketing có hỗ trợ việc sở hữu, tạo ra hoặc theo dõi nhiều danh sách email khác nhau.
- Khả năng cho phép tìm kiếm và truy vấn thông tin danh bạ: những thông tin khách hàng có thể được tìm thấy dễ dàng bằng email hoặc ngày đăng ký.
Khả năng báo cáo và theo dõi
Chương trình email marketing sẽ không thể được cải thiện nếu người quản lý không biết điều gì đang xảy ra và điều gì không. Theo dõi và báo cáo là yếu tố then chốt của marketing kể cả email marketing. Đây là những thông tin quan trọng trong việc theo dõi và báo cáo, các chỉ số theo dõi bao gồm: tỷ lệ mở thư, tỷ lệ nhấp chọn, đường dẫn được chọn, khả năng báo nhận của hộp thư (Bao nhiêu trong số các email của doanh nghiệp thực sự đã vào inbox người dùng, so với đi vào mục Spam hoặc Junk, hoặc thậm chí không được chuyển đi?), khiếu nại Spam và yêu cầu hủy đăng ký, tỷ lệ tăng trưởng của danh sách và tiêu hao thời gian cho việc này.
Các khả năng bổ sung
- Khả năng của thiết bị di động: khả năng quản lý email của doanh nghiệp khi được gửi đến một thiết bị di động cũng như các mẫu email đã được tối ưu để xem trên các thiết bị di động. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Danh sách nâng cao phân khúc khách hàng
- Sự lựa chọn của người dùng: HTML hoặc email dạng văn bản: khả năng có thể biết được người dùng muốn nhận được email dạng HTML hay dạng văn bản, từ đó tăng sự tham gia của người dùng với sản phẩm email của doanh nghiệp.
- Khả năng tự trả lời
- Khả năng cá nhân hóa email: doanh nghiệp có thể chèn tên một tài khoản hoặc tên một người dùng cá nhân vào dòng tiêu đề hoặc nội dung email.
- Thống kê forward email: hữu ích trong việc doanh nghiệp muốn biết có bao nhiêu email của mình đã được forward.
Trên đây là một vài tiêu chí kỹ thuật khi lựa chọn một nền tảng email cần thiết giúp cho doanh nghiệp an tâm hoàn thành chiến dịch email marketing của mình. Tuy nhiên với sự phát triển của công nghệ hiện nay và xu hướng phát triển của email marketing, các nền tảng càng có nhiều cập nhật để phù hợp và đáp ứng ngày càng tốt hơn. Nhưng nhìn chung việc lựa chọn này vẫn phụ thuộc vào mục tiêu và tiềm năng của chính bạn, lựa chọn một nền tảng căn bản, hay chọn một nhà cung cấp chuyên nghiệp, …