7. Nội dung của luận văn:
3.2.2.Giải phỏp về nõng cao chất lượng cụng tỏc lập kế hoạch
Để cụng tỏc quản lý tổng thể dự ỏn đạt hiệu quả, đảm bảo thực hiện theo đỳng kế hoạch đề ra và cú giải phỏp xử lý kịp thời, Ta phải xõy dựng cho mỡnh quy trỡnh quản lý kế hoạch logic và rừ ràng.
Chủ đầu tư sẽ yờu cầu Ban quản lý dự ỏn lập bản kế hoạch tổng quan cho dự ỏn, bao gồm việc xỏc định mục đớch, mục tiờu của dự ỏn, cỏc cụng việc và cỏch thức để hoàn thành mục đớch, mục tiờu đú, thực hiện kế hoạch và quản lý những thay đổi. Vỡ mục tiờu của cỏc dự ỏn là hoàn thành đỳng thời hạn, trong phạm vi ngõn nguồn vốn, cung cấp hiệu quả yờu cầu, mong muốn về mặt chất lượng, kỹ thuật, mỹ thuật được chấp nhận của nhà tài trợ hay khỏch hàng, nờn trong quỏ trỡnh lập kế hoạch, cỏc cỏn bộ phụ trỏch quản lý sẽ phải nghiờn cứu, thu thập thụng tin để xỏc định rừ mục tiờu của dự ỏn, cỏch thức hay phương phỏp thực hiện dự ỏn đú, những ai tổ chức và chịu trỏch nhiệm thực hiện và thời gian thực hiện cho từng cụng việc của dự ỏn. Mục đớch chớnh của quỏ trỡnh lập kế hoạch vạch ra chớnh là để trỏnh cỏc vấn đề rắc rối, rủi ro trong quỏ trỡnh thực hiện dự ỏn sau này. Quy trỡnh lập kế hoạch (xem Hỡnh 3.2.)
Hỡnh 3.2. Đề nghị quy trỡnh lập kế hoạch của dự ỏn
Thực tế, cụng tỏc lập kế hoạch quản lý dự ỏn phải rất được chỳ trọng. Bản kế hoạch dự ỏn sau khi được Giỏm đốc BQLDA phờ duyệt, chủ đầu tư, nhà tư vấn ký kết hoàn tất thỡ mới được chuyển sang quỏ trỡnh thực hiện. Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi thụng tin với những đối tượng liờn quan dự ỏn cũng như hướng dẫn cỏn bộ, đơn vị quản lý dự ỏn thực hiện và kiểm soỏt dự ỏn chặt chẽ và hiệu quả. Với kế hoạch dự ỏn tiến triển qua những giai đoạn liờn tiếp trong vũng đời của dự ỏn, cỏn bộ quản lý sẽ cập nhật mỗi khi cú những thay đổi quan trọng trong dự ỏn
Trờn thực tế, lập kế hoạch là một kỹ năng mà nhiều thành viờn trong bộ phận quản lý phải thực hiờn và là một cụng việc đũi hỏi kỹ năng và chuyờn
mụn sõu, đặc biệt để xõy dựng một bản kế hoạch dự ỏn toàn diện là một trong những cụng việc khú khăn nhất mà người quản lý dự ỏn cần phải thực hiện trong suốt vũng đời của dự ỏn.
Việc thực hiện kế hoạch và tổ chức theo dừi thực hiện sẽ do cỏc đơn vị và nhõn viờn chuyờn trỏch tiến hành dưới sự chỉ đạo và phờ duyệt giải phỏp xử lý của Giỏm đốc dự ỏn, bao gồm việc sau:
+ Quản lý lịch trỡnh, ngõn sỏch của dự ỏn để theo dừi chặt chẽ tỡnh trạng của dự ỏn.
+ Đề ra những phương ỏn đảm bảo cụng việc hoàn thành đỳng thời hạn. + Theo dừi cỏc vấn đề liờn quan đến chất lượng, hợp đồng mua sắm... Trong cụng việc này, Giỏm đốc dự ỏn đúng vai trũ rất quan trọng. Đú là kết hợp làm việc và quản lý cỏc thành viờn trong đội dự ỏn để tạo ra hiệu quả cụng việc cao nhất. Giỏm đốc dự ỏn sẽ theo dừi, giỏm sỏt trờn một quy mụ tổng thể sẽ đảm bảo dự ỏn đạt được mục tiờu ban đầu. Trong một số trường hợp khẩn cấp, Giỏm đốc dự ỏn sẽ phải cõn đối thời gian, chất lượng, và nguồn lực để đưa ra được quyết định kịp thời trờn cơ sở đỏnh đổi cỏc mục tiờu trung gian, nhằm đảm bảo mục tiờu của dự ỏn.
Bảng 3.2. Lập kế hoạch dự kiến chi phớ của dự ỏn
Đơn vị: tỷ đồng
TT Nội dung Số tiền
Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 QIII-IV QI-II QIII-
IV QI-II QIII- IV 1 Chi phớ Thiết kế + dự toỏn X1 ì
2 Chi phớ thẩm tra thiết
kế + dự toỏn X2 ì
3 ……
Bảng 3.3. Lập kế hoạch khối lượng, hạng mục thi cụng thỏng
Bỏo cỏo khụớ lượng thi cụng thỏng ... Cụng trỡnh ...
TT Hạng mục ĐVT Khối lượng Nhận xột đỏnh giỏ
Kế hoạch Thực hiện
1
2
3
Người lập Giỏm đốc BQLDA Thủ trưởng đơn vị Bảng 3.4. Lập kế hoạch khối lượng, hạng mục thi cụng tuần
Bỏo cỏo khụớ lượng thi cụng tuần ... Cụng trỡnh ...
Kỳ bỏo cỏo : Tuần... từ ngày ... thỏng ... đến ngày ... thỏng ...
TT Hạng mục ĐVT Khối lượng Nhận xột
đỏnh giỏ
Mục tiờu thực hiện tuần tiếp theo KH TH
Người lập Giỏm đốc BQLDA Thủ trưởng đơn vị (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nhận biết được tầm quan trọng của khõu lập kế hoạch thực hiện dự ỏn và chủ động giỏm sỏt cỏc thành phần cơ bản của dự ỏn và quản lý thời gian chặt chẽ. Tỏc giả đưa ra một quy trỡnh duy trỡ và giỏm sỏt kế hoạch tương đối hiệu quảnhư (xem Hỡnh 3.3)
Hỡnh 3.3. Quy trỡnh giỏm sỏt và duy trỡ lập kế hoạch dự ỏn
Khi cú những thay đổi trong kế hoạch của dự ỏn thỡ ta phải xõy dựng một số nguyờn tắc trong quản lý thay đổi như: cố gắng hết sức để giữ tất cả cỏc yờu cầu thay đổi; xem xột, chọn lọc cỏc yờu cầu thay đổi; đảm bảo rằng ảnh hưởng của thay đổi được nhỡn nhận rừ ràng, đưa những người thớch hợp tham gia, đảm bảo cỏc yờu cầu thay đổi được cấp phộp chớnh thức trước khi tiếp tục, đảm bảo tất cả cỏc đối tượng liờn quan chớnh đến dự ỏn hay đội ngũ thành viờn của dự ỏn đều được thụng bỏo về cỏch giải quyết thay đổi, đảm bảo đội dự ỏn, cỏc đối tượng liờn quan dự ỏn và nhà tài trợ nhận thức được những thay đổi diễn ra, đảm bảo lịch trỡnh, kinh phớ hay đặc điểm kỹ thuật của dự ỏn được điều chỉnh để phản ỏnh cỏc thay đổi cho phộp.
Đặt ra cỏc chỉ tiờu đỏnh giỏ và
giỏm sỏt
Xỏc định cỏc dấu hiệu rủi ro
Cỏc ngưỡng giới hạn bị vượt quỏ Bắt đầu cỏc hành động hiệu chỉnh Tiến hành Đưa ra phương hướng thực hiện Lập lại kế hoạch dự