Công ty phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết về lựa chọn, vận dụng phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu cho phù hợp nhằm tăng cường công tác quản lý tài sản nói chung, công tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng. Nguyên vật liệu là một trong những đối tượng kế toán, các loại tài sản cần phải tổ chức hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà cả hiện vật, không chỉ theo từng kho mà phải chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ… và phải được tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho.
Vì thế, việc theo dõi chi tiết nguyên vật liệu là vô cùng quan trọng giúp cho việc cập nhật, theo dõi, điều chỉnh nguyên vật liệu được kịp thời và chính xác.
Các chứng từ được sử dụng để tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu: - Phiếu nhập kho
- Phiếu xuất kho
- Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa - Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho - Hóa đơn cước phí vận chuyển
Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song, áp dụng máy tính giúp cho công việc kế toán khoa học, nhanh chóng hơn rất nhiều. Theo cách thức thẻ song song, để hạch toán chi tiết nghiệp vụ nhập, xuất và tồn kho vật liệu, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng và ở phòng kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lượng và giá trị. Phương pháp này giúp kế toán NVL của công ty dễ dàng ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu phát hiện sai sót. Quy trình ghi sổ chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song áp dụng máy tính được khái quát bằng sơ đồ sau
Sơ đồ 2.3 Trình tự ghi sổ chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song
Ghi chú:
: Nhập số liệu hàng ngày
: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu, kiểm tra
Thẻ kho do kế toán NVL lập theo mẫu quy định thống nhất (MS 06-VT) cho từng danh điểm nguyên vật liệu và thủ kho sẽ dựa vào mẫu thẻ kho để tiến hành nhập số liệu vào thẻ kho đó. Hàng ngày, dựa vào các chứng từ nhập, xuất kho, thủ kho nhập số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho liên quan và sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Mỗi chứng từ được