- Thách thức:
2.2.2. Thực trạng kế toán bán hàng cửa cuốn tại Công ty cổ phần cơ khí xây dựng Việt Nam
dựng Việt Nam
2.2.2.1. Chứng từ kế toán sử dụng
Công ty sử dụng các chứng từ sử dụng cho bán hàng như: Hợp đồng mua bán, Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT,… theo đúng quy định của Quyết định 48/2006/QĐ-BTC và quy định của công ty. Nội dung cụ thể của các chứng từ như sau:
Hợp đồng mua bán hàng hóa.
Hợp đồng mua bán hàng hóa làm căn cứ cho sự thỏa thuận mua bán giữa công ty và người mua hàng, nhằm ràng buộc trách nhiệm và nghĩa vụ giữa 2 bên.
Hợp đồng do kế toán bán hàng lập dựa theo yêu cầu của khách hàng, được lập thành 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản, có giá trị pháp lý như nhau.
Phiếu xuất kho: Được dùng làm căn cứ cho Kế toán bán hàng xuất hàng và lập Hoá đơn GTGT cho khách hàng. Giá trên phiếu xuất kho phản ánh giá vốn hàng bán. Số lượng hàng bán trên Phiếu xuất kho và Hoá đơn GTGT phải trùng khớp nhau để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu. Sau khi lập phiếu xong, kế toán bán
hàng và kế toán trưởng ký xong chuyển cho giám đốc duyệt, giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. Phiếu xuất kho được giao cho kế toán bán hàng, kế toán bán hàng tiến hành xuất đúng số lượng và mặt hàng ghi trong phiếu xuất. Liên 1 lưu trên gốc quyển phiếu xuất kho. Kế toán bán hàng giữ lại liên 2 để ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho phòng kế toán ghi vào phiếu xuất đơn giá, thành tiền của hàng hóa xuất kho rồi ghi vào sổ kế toán. Trình phiếu xuất kho cho giám đốc ký, thường là trình ký theo định kỳ, vì chứng từ đã được ký ngay từ đầu nên giám đốc chỉ cần kiểm tra lại và ký duyệt. Kế toán bán hàng sẽ tiến hành bảo quản và lưu giữ chứng từ. Liên 3 sẽ giao cho người nhận hàng hóa.
Hoá đơn GTGT: Khi bán hàng, phòng kế toán sẽ lập chứng từ này căn cứ vào Phiếu xuất kho và Hợp đồng mua bán giữa 2 bên (nếu có). Hoá đơn GTGT bao gồm: Tên hàng hoá, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, số tiền khách hàng phải thanh toán. Chứng từ này dùng để xác định doanh thu bán hàng và thuế GTGT đầu ra phải nộp cho Nhà nước. Hoá đơn GTGT được lập làm 3 liên, đặt giấy than viết 1 lần.
- Liên 1 (màu tím): Được lưu lại trên gốc quyển Hoá đơn GTGT. - Liên 2 (màu đỏ): Giao cho khách hàng.
- Liên 3 (màu xanh): Lưu lại tại Công ty
Hóa đơn được chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. Nếu hóa đơn thanh toán tiền ngày, phải đến bộ phận kế toán làm thủ tục nộp tiền. Người mua hàng nhận hàng hóa xong thì ký vào hóa đơn.
Sau khi được dùng để làm căn cứ ghi sổ kế toán thì hóa đơn được kế toán bảo quản và lưu trữ đầy đủ, an toàn tại kho tài liệu của công ty.
Phiếu thu:
Phiếu thu được sử dụng trong các nghiệp vụ thu tiền mặt.
Mục đích của việc lập phiếu thu là nhằm xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan. Phiếu thu được lập ngay khi nghiệp vụ thu tiền phát sinh, là chứng từ có giá trị pháp lý quan trọng.
Khi thu tiền từ khách hàng, kế toán bán hàng sẽ lập 1 phiếu thu thành 3 liên, ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào phiếu thu. Sau khi kế toán lập xong và ký vào phiếu thu thì trình lên kế toán trưởng kiểm tra và giám đốc ký duyệt cả 3
liên. Sau đó, phiếu thu chuyển cho người nộp tiền ký nhận, phiếu thu được chuyển trả lại phòng kế toán lưu lại liên 1, liên 2 dùng làm căn cứ hi sổ, liên 3 giao cho khách hàng. Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán tổng hợp để ghi sổ kế toán và kế toán tổng hợp sẽ lưu lại phiếu thu.
Phiếu chi tiền mặt:
Căn cứ vào hóa đơn, chứng từ phát sinh trong quá trình bán hàng, người lập phiếu sẽ viết phiếu chi tiền mặt. Phiếu chi được lập thành ba liên:
Liên 1: Lưu ở nơi lập phiếu.
Liên 2: Thủ quỹ dùng để dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán để vào sổ. Liên 3: Giao cho ngưòi nhận tiền.
Giấy báo Có của ngân hàng: Là chứng từ được gửi tới từ Ngân hàng để xác nhận khoản tiền thanh toán của khách hàng đã chuyển vào tài khoản của Công ty.
2.2.2.2. Tài khoản kế toán sử dụng:
Công ty cổ phần cơ khí xây dựng Việt Nam là doanh nghiệp nhỏ và vừa, chế độ kế toán áp dụng theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Kế toán bán hàng công ty sử dụng các tài khoản sau:
Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng cửa cuốn
Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng cửa cuốn của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh qua các nghiệp vụ bán hàng.
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 511- doanh thu bán hàng cửa cuốn
Bên Nợ: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng doanh thu bán cửa cuốn
trong kỳ
Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm doanh thu bán cửa cuốn
trong kỳ
Tài khoản này không có số dư cuối kỳ.
Tài khoản 632 - giá vốn hàng bán: tài khoản này dùng để phản ánh giá trị thực tế của số cửa cuốn đã được xác định tiêu thụ.
Kết cấu tài khoản 632
Bên nợ:
-Phản ánh giá vốn của cửa cuốn tiêu thụ trong kỳ
Bên có:
-Kết chuyển trị giá vốn của cửa cuốn đã tiêu thụ trong kỳ để xác định kết quả. -Trị giá vốn của cửa cuốn đã tiêu thụ trong kỳ nhưng bị khách hàng trả lại. Tài khoản 156 “Hàng hóa”
Kết cấu tài khoản:
Bên Nợ:
- Trị giá mua vào của hàng hoá theo hoá đơn mua hàng (Bao gồm các loại thuế không được hoàn lại);
- Chi phí thu mua hàng hoá;
- Trị giá hàng hoá đã bán bị người mua trả lại; - Trị giá hàng hoá phát hiện thừa khi kiểm kê;
Bên Có:
- Trị giá của hàng hoá xuất kho để bán, giao đại lý, giao cho đơn vị phụ thuộc; thuê ngoài gia công, hoặc sử dụng cho sản xuất, kinh doanh;
- Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá đã bán trong kỳ; - Trị giá hàng hoá trả lại cho người bán;
- Trị giá hàng hoá phát hiện thiếu khi kiểm kê;
Số dư bên Nợ:
- Trị giá mua vào của hàng hoá tồn kho; - Chi phí thu mua của hàng hoá tồn kho. Tài khoản 6421 “Chi phí bán hàng” Kết cấu tài khoản
Bên Nợ:
Các chi phí phát sinh liên quan đến quá bán thụ sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ.
Bên Có:
- Kết chuyển chi phí bán hàng vào Tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để tính kết quả kinh doanh trong kỳ.
Tài khoản 521 “Các khoản giảm trừ doanh thu”, chi tiết cho 2 tài khoản: - TK 5211 “Chiết khấu thương mại”
Bên Nợ:
- Trị giá của hàng bán bị trả lại, đã trả lại tiền cho người mua hoặc tính trừ vào nợ phải thu của khách hàng về số sản phẩm, hàng hóa đã bán ra.
- Các khoản giảm giá hàng bán đã chấp thuận cho người mua hàng
Bên Có:
Kết chuyển toàn bộ các khoản giảm trừ doanh thu phát sinh trong kỳ sang Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản: Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng.
Tài khoản 33311 - Thuế GTGT phải nộp
Tài khoản 111, 112- tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
2.2.2.3. Trình tự hạch toán
Bán buôn qua kho.
Vì là hình thức bán buôn thường bán hàng có giá trị lớn nên khách hàng thường không thanh toán tiền hàng ngay (bằng tiền mặt) mà sẽ thanh toán theo điều khoản ghi trong hợp đồng.
- Trường hợp Khách hàng ghi nhận nợ chưa thanh toán ngay
Sau khi giao hàng cho khách hàng tại công ty, khách hàng chấp nhận thanh toán và ghi nhận nợ, kế toán ghi tăng “Doanh thu bán hàng” (TK 511) theo giá chưa thuế GTGT của giá trị hàng đã ghi trên Hóa đơn GTGT và ghi tăng “Thuế GTGT đầu ra phải nộp” (TK 3331) của số hàng bán ra. Đồng thời ghi tăng “Phải thu khách hàng” (TK 131) số tiền phải thu của khách hàng theo tổng giá thanh toán trên hóa đơn GTGT. Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho ghi tăng “Gía vốn hàng bán” (TK 632) và ghi giảm “Hàng hóa” (TK 156)
Nợ TK 131 - Tổng giá thanh toán Có TK 511 - Doanh thu bán hàng
Có TK 3331 - Thuế GTGT đầu ra phải nộp Phản ánh giá vốn:
Nợ TK 632 - Gía vốn hàng bán Có TK 156 - Hàng hóa xuất kho
Ví dụ: Ngày 28/8/2013, Công ty CP cơ khí xây dựng Việt Nam xuất bán cho Công
ty cổ phần xây dựng và dịch vụ thương mại Kiến Hưng 5 bộ cửa cuốn theo Hợp đồng mua bán số: 208/2013/HĐMB/VINACOMEC (Phụ lục 03) trị giá 49.335.000 đồng. Gía vốn của đơn hàng này là 39.000.000 đồng. Khi đồng ý bán cho khách hàng, kế toán bán hàng viết phiếu xuất kho số 43. Căn cứ phiếu xuất kho, kế toán ghi hóa đơn GTGT số 0000043, giao liên 2 màu đỏ cho khách hàng. Chi phí vận chuyển do bên mua chịu. Khách hàng chưa thanh toán mà ghi nhận nợ. Kế toán hạch toán như sau:
Căn cứ Hóa đơn GTGT 0000043 (Phụ lục 04)
Nợ TK 131 (131K - CT Kiến Hưng) : 49.335.000 đồng Có TK 511 : 44.850.000 đồng Có TK 333(3331) : 4.485.000 đồng
Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán, căn cứ Phiếu xuất kho (Phụ lục 05) Nợ TK 632 : 39.000.000 đồng
Có TK 156 : 39.000.000 đồng - Trường hợp khách hàng thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng
Nếu khách hàng thanh toán tiền ngay: Sau khi giao hàng cho khách hàng tại công ty, khách hàng chấp nhận thanh toán và chuyển tiền thanh toán qua ngân hàng, kế toán ghi tăng “Doanh thu bán hàng” (TK 511) theo giá chưa thuế GTGT của giá trị hàng đã ghi trên Hóa đơn GTGT và ghi tăng “Thuế GTGT đầu ra phải nộp” (TK 3331) của số hàng bán ra. Đồng thời ghi tăng “Tiền gửi ngân hàng” (TK 112) số tiền phải thu của khách hàng theo tổng giá thanh toán trên hóa đơn GTGT. Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho ghi tăng “Gía vốn hàng bán” (TK 632) và ghi giảm “Hàng hóa” (TK 156)
Ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 112- Tổng giá thanh toán Có TK 511 - Doanh thu bán hàng
Có TK 3331 - Thuế GTGT đầu ra phải nộp Phản ánh giá vốn:
Có TK 156 - Hàng hóa xuất kho
Ví dụ: Ngày 6/8/2013, Công ty bán 3 bộ cửa cuốn cho Doanh nghiệp tư nhân
cơ khí và dịch vụ thương mại theo Hợp đồng mua bán số 608/2013/HĐMB/VINACOMEC (Phụ lục 06) trị giá 22.770.000 đồng. Gía vốn của lô hàng này là 18.000.000 đồng. Khi xuất hàng cho khách, kế toán bán hàng viết phiếu xuất kho số 40. Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán ghi hóa đơn GTGT số 0000040 giao liên 2 màu đỏ cho khách hàng. Khách hàng thanh toán tiền ngay bằng tiền gửi ngân hàng theo Giấy báo Có. Căn cứ các chứng từ trên, kế toán hạch toán như sau:
Ghi nhận doanh thu căn cứ hóa đơn GTGT số 0000040 (Phụ lục 07), giấy báo có (Phụ lục 08)
Nợ TK 112 : 22.770.000 đồng Có TK 511 : 20.700.000 đồng Có TK 333(3331) : 2.070.000 đồng
Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán căn cứ vào Phiếu xuất kho (Phụ lục 09). Nợ TK 632 : 18.000.000 đồng
Có TK 156 : 18.000.000 đồng
Nếu khách hàng tạm ứng trước tiền hàng: Nếu khách hàng thanh toán tiền ngay: Sau khi giao hàng cho khách hàng tại công ty, khách hàng chấp nhận thanh toán và tạm ứng trước tiền hàng bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán ghi tăng “Tiền gửi ngân hàng” (TK 112), ghi tăng “Khách hàng ứng tiền trước” (TK 131):
Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng
Có TK 131 - Số tiền khách hàng ứng trước.
Ví dụ: Ngày 10 tháng 08 năm 2013, Công ty CP cơ khí xây dựng Việt Nam bán cho
công ty cổ phần Hùng Tiến Kim Sơn 3 bộ cửa cuốn theo Hợp đồng mua bán số: 179/2013/HĐXL/ALP (Phụ lục 10) trị giá 64.113.422 đồng. Giá vốn của đơn hàng này là 56.543.700 đồng. Khi đồng ý bán cho khách hàng kế toán bán hàng viết phiếu xuất kho số 41. Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi hóa đơn GTGT số 0000041. Giao liên 2 màu đỏ cho khách hàng. Chi phí vận chuyển do bên mua chịu. Căn cứ vào 2 chứng từ là phiếu xuất kho số 41 và hóa đơn GTGT số 0000041 kế toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131 (131S-CT CP Hùng Tiến Kim Sơn): 64.113.422 đồng Có TK 511 : 58.284.930 đồng
Có TK 333(3331) : 5.828.493 đồng
Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán căn cứ Phiếu xuất kho (Phụ lục 12) Nợ TK 632 : 56.543.700 đồng
Có TK 156 : 56.543.700 đồng
- Ngày 02/08/2013, khách hàng tạm ứng tiền hàng bằng chuyển khoản. Kế toán ghi tăng tiền gửi ngân hàng, giảm khoản phải thu (Phụ lục 13 - Giấy báo Có)
Nợ TK 112 : 45.000.000 đồng
Có TK 131 (131S-CT CP Hùng Tiến Kim Sơn): 45.000.000 đồng Bán lẻ tại cửa hàng
Phương pháp hạch toán kế toán theo hình thức bán lẻ cũng giống như theo hình thức bán buôn đã trình bày ở trên. Tuy nhiên vì bán lẻ khách hàng sẽ thanh toán tiền hàng ngay nên khi ghi nhận doanh thu kế toán sẽ ghi tăng số tiền mặt thu được (TK 111) thay vì ghi tăng khoản phải thu khách hàng (TK 131).
Nợ TK 111- Tiền mặt
Có Tk 511- doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có Tk 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước Đồng thời phản ành giá vốn hàng bán
Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có Tk 156 – hàng hóa
Nếu công ty phải chịu phí vận chuyển, chi phí gửi hàng hoặc các chi phí liên quan khác đến việc bán hàng thì căn cứ vào phiếu chi và các chứng từ hợp pháp khác, kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 6421 - Chi phí bán hàng
Nợ TK 1331 - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có) Có TK 111, 112, 331 - Trị giá thanh toán
Ví dụ: Ngày 25/08/2013, Công ty cổ phần cơ khí xây dựng Việt Nam bán cho
Công ty cổ phần Alphanam xây dựng 01 bộ cửa cuốn trị giá 16.554.670 đồng, khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt. Giá vốn hàng bán của đơn hàng này là 12.624.500 đồng. Chi phí vận chuyển của đơn hàng này 400.000 đồng do công ty
chịu đã thanh toán bằng tiền mặt. Kế toán viết phiếu xuất kho số 42, căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi hóa đơn GTGT số 0000042. Căn cứ vào 2 chứng từ trên và Phiếu thu kế toán ghi nhận doanh thu và giá vốn bán hàng:
Căn cứ hóa đơn GTGT (Phụ lục 14), Phiếu thu (Phụ lục 15), ghi nhận doanh thu: Nợ TK 111 : 16.554.670 đồng
Có TK 511 : 15.049.700 đồng Có TK 333 (3331): 1.504.970 đồng
Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán căn cứ phiếu xuất kho (Phụ lục 16) Nợ TK 632 : 12.624.500 đồng
Có TK 156 : 12.624.500 đồng
Chi phí vận chuyển của đơn hàng (Phiếu chi - Phụ lục 17) Nợ TK 6421 : 400.000 đồng
Có TK 111 : 400.000 đồng Các trường hợp phát sinh trong quá trình bán:
- Chiết khấu thương mại (TK 5211)
Khi phát sinh chiết khấu thương mại, kế toán căn cứ vào chính sách bán hàng và Hợp đồng mua bán hàng hóa và hóa đơn GTGT của Công ty để tính mức chiết khấu thương mại cho khách hàng. Khi hạch toán kế toán ghi:
Nợ TK 521 (5211) - Chiết khấu thương mại Nợ TK 3331 - Thuế GTGT đầu ra phải nộp
Có TK 111, 112, 131 - Tài khoản thanh toán
Ví dụ: Ngày 10/8/2013 có nghiệp vụ bán buôn cho công ty Hùng Tiến Kim Sơn.
Do đơn hàng này có giá trị lớn hơn 50.000.000 đồng nên khách hàng được hưởng chiết khấu thương mại 1 %. Công ty đã trả lại tiền bằng Tiền mặt, căn cứ phiếu chi