48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính).
Các doanh nghiệp nhỏ và vừa thì áp dụng theo chế độ kế toán ban hành theo QĐ 48/2006/QĐ - BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
1.2.2.1. Chứng từ kế toán sử dụng
- Hóa đơn giá trị gia tăng (Mẫu số 01GTKT3/001): Là hóa đơn sử dụng cho các đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn do kế toán lập khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Mỗi hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên: liên 1 lưu tại sổ gốc, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 dùng để thanh toán trong nội bộ.
- Hóa đơn bán hàng (Mẫu số 02GTTT3/001): Là loại hóa đơn sử dụng cho các đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn này cũng được lập thành 3 liên như hóa đơn GTGT
- Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT): Dùng để theo dõi số lượng hàng hóa xuất kho cho các đơn vị khác hoặc cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị do thủ kho lập, làm căn cứ để hạch toán chi phí kinh doanh. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: Liên 1 lưu ở bộ phận lập phiếu, liên 2 thủ kho giữ ghi thẻ kho và chuyển cho kế toán ghi sổ, liên 3 giao cho người nhận hàng.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Là loại chứng từ dùng để theo dõi số lượng hàng hóa di chuyển từ kho này đến kho khác trong nội bộ đơn vị, là căn cứ để thu kho ghi vào thẻ kho, kế toán ghi sổ chi tiết hàng hóa, chứng từ vận chuyển trên đường. Phiếu do thủ kho lập, được lập thành 3 liên: liên 1 lưu vào sổ gốc, liên 2 chuyển về phòng kế toán, liên 3 giao cho bộ phận nhận.
- Phiếu xuất kho gửi bán đại lý: Dùng để theo dõi số lượng hàng xuất kho gửi bán, là chứng từ vận chuyển trên đường, phiếu này do thủ kho lập thành ba liên: liên 1 lưu vào sổ gốc, liên 2 chuyển về phòng kế toán, liên 3 giao cho bên nhận hàng.
Ngoài ra kế toán bán hàng còn sử dụng một số chứng từ sau: Phiếu thu tiền mặt, giấy báo có của ngân hàng, thẻ quầy hàng…
1.2.2.2. Tài khoản kế toán sử dụng
Để phản ánh doanh thu bán hàng và các khoản chi phí liên quan, kế toán sử dụng các tài khoản sau:
Tài khoản 511- doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Nguyên tắc:
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được xác định theo giá trị hợp lý của các khoản đã thu được tiền, hoặc sẽ thu tiền từ các giao dịch và nghiệp phát sinh doanh thu như bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, cung cấp dịch vụ cho khách hàng bao gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có).
Tài khoản 511 “doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” chỉ phản ánh doanh thu của khối lượng sản phẩm hàng hóa, bất động sản đầu tư đã bán, dịch vụ đã cung cấp được xác định là đã tiêu thụ trong kỳ không phân biệt là doanh thu đã thu tiền hay chưa thu được tiền
Trường hợp trong kỳ doanh nghiệp đã viết hóa đơn bán hàng và đã thu tiền bán hàng nhưng đến cuối kỳ mà vẫn chưa giao hàng cho người mua hàng, thì trị giá số hàng này không được coi là đã bán trong kỳ và không được ghi vào tài khoản 511” doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” mà chỉ hạch toán vào bên có tài khoản 131” phải thu của khách hàng” về khoản tiền đã thu của khách hàng. Khi thực giao hàng cho người mua sẽ hạch toán vào tài khoản 511” doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” về trị giá hàng đã giao, đã thu được tiền bán hàng, phù hợp với các điều kiện ghi nhân doanh thu.
Kết cấu tài khoản 511 – doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Số thuế tiêu thụ đặc biệt, hoặc thuế xuất khẩu phải nộp tính trên doanh thu bán hàng thực tế của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng và được xác định là đã bán trong kỳ kế toán.
- Số thuế GTGT phải nộp của doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp.
-Doanh thu bán hàng bị trả lại kết chuyển cuối kỳ - Khoản giảm giá hàng bán kết chuyển cuối kỳ. - Khoản chiết khấu thương mại kết chuyển cuối kỳ.
- Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.
Bên có:
-Doanh thu bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ kế toán.
Tài khoản này không có số dư cuối kỳ, có 4 tài khoản cấp 2.
- Tài khoản 5111- doanh thu bán hàng hóa: Phản ánh doanh thu của khối lượng hàng hóa được xác định là đã bán trong một kỳ kế toán của doanh nghiệp
- Tài khoản 5112 – doanh thu bán thành phẩm - Tài khoản 5113- Doanh thu cung cấp dịch vụ - Tài khoản 5118- Doanh thu khác
Tài khoản 521- các khoản giảm trừ doanh thu
Tài khoản này dùng để phản ánh toàn bộ số tiền giảm trừ cho người mua hàng được tính giảm trừ vào doanh thu hoạt động kinh doanh. Các khoản giảm trừ doanh thu được phản ánh trong tài khoản 521 và chi tiết thành các tài khoản như sau:
• TK 5211 “Chiết khấu thương mại”
Chiết khấu thương mại là một loại chiết khấu mà nhiều doanh nghiệp dùng để thu hút khách hàng khi khách hàng mua hàng với một số lượng lớn.
Nguyên tắc hạch toán:
Tài khoản sử dụng: Để hạch toán khoản chiết khấu thương mại kế toán sử
Chỉ hạch toán vào tài khoản này khoản chiết khấu thương mại người mua được hưởng đã thực hiện trong kỳ theo đúng chính sách chiết khấu thương mại của doanh nghiệp đã quy định.
Trường hợp người mua hàng nhiều lần mới đạt được lượng hàng mua được hưởng chiết khấu thì khoản chiết khấu thương mại này được ghi giảm vào giá bán trên “Hóa đơn (GTGT)” hoặc “Hoá đơn bán hàng” lần cuối cùng. Trên hoá đơn thể hiện rõ dòng ghi Chiết khấu thương mại mà khách hàng được hưởng.
Kết cấu tài khoản
Bên nợ: Phản ánh khoản chiết khấu thương mại
Bên có: Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ số giảm trừ hàng bán phát sinh trong kỳ
(tính theo doanh thu hàng bán) sang tài khoản 5111 để xác định doanh thu thuần của khối lượng hàng hóa, dịch vụ thực hiện trong kỳ..
Tài khoản 5211 cuối kỳ không có số dư. • TK 5212: Doanh thu hàng bán bị trả lại
Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị của số sản phẩm, hàng hoá bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân: Vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng bị kém, mất phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách. Giá trị hàng bán bị trả lại phản ánh trên tài khoản này sẽ điều chỉnh doanh thu bán hàng thực tế thực hiện trong kỳ kinh doanh để tính doanh thu thuần của khối lượng sản phẩm, hàng hoá đã bán ra trong kỳ báo cáo.
Nguyên tắc hạch toán: Trong kỳ, giá trị của sản phẩm, hàng hoá đã bán bị trả
lại được phản ánh bên Nợ Tài khoản 5212 “Hàng bán bị trả lại”. Cuối kỳ, tổng giá trị hàng bán bị trả lại được kết chuyển sang tài khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ hoặc tài khoản doanh bán hàng nội bộ để xác định doanh thuần của kỳ báo cáo. Hàng bán bị trả lại phải nhập kho thành phẩm, hàng hoá và xử lý theo chính sách tài chính, thuế hiện hành.
Kết cấu TK 5212
Bên Nợ:
Doanh thu của hàng bán bị trả lại, đã trả lại tiền cho người mua hoặc tính trừ vào khoản phải thu của khách hàng về số sản phẩm, hàng hoá đã bán.
Kết chuyển doanh thu của hàng bán bị trả lại vào bên Nợ Tài khoản “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” (TK5111) để xác định doanh thu thuần trong kỳ báo cáo.
Tài khoản 5212 không có số dư cuối kỳ. • TK 5213 “Giảm giá hàng bán”
Tài khoản này dùng để phản ánh khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh và việc xử lý khoản giảm giá hàng bán trong kỳ kế toán. Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ cho người mua do sản phẩm, hàng hoá kém, mất phẩm chất hay không đúng quy cách theo quy định trong hợp đồng kinh tế.
Nguyên tắc hạch toán:
Chỉ phản ánh vào tài khoản này các khoản giảm trừ do việc chấp thuận giảm giá sau khi đã bán hành và phát hành hoá đơn (Giảm giá ngoài hoá đơn) do hàng bán kém, mất phẩm chất. . .
Kết cấu tài khoản:
Bên nợ: Phản ánh khoản giảm giá hàng bán
Bên có: Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ số tiền giảm giá hàng bán sang tài khoản
“Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”. Tài khoản 5213 cuối kỳ không có số dư.
Tài khoản 632- giá vốn hàng bán: tài khoản này dùng để phản ánh giá trị thực tế của số sản phẩm hàng hóa, dịch vụ đã được xác định tiêu thụ.
Kết cấu tài khoản 632
Bên nợ:
-Phản ánh giá vốn của sản phẩm hàng hóa tiêu thụ trong kỳ
-Số trích lập chênh lệch dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm nay cao hơn năm trước.
-Trị giá sản phẩm, hàng hóa hao hụt, mất mát sau khi trừ đi phần cá nhân bồi thường.
Bên có:
-Kết chuyển trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa…đã tiêu thụ trong kỳ để xác định kết quả.
-Hoàn nhập chênh lệch dự phòng giảm giá hàng tồn kho của năm nay thấp hơn năm trước.
-Trị giá vốn của số hàng hóa, sản phẩm…đã tiêu thụ trong kỳ nhưng bị khách hàng trả lại.
• Tài khoản 156 “Hàng hóa”
Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại hàng hoá của doanh nghiệp bao gồm hàng hoá tại các kho hàng, quầy hàng, hàng hoá bất động sản.
Nguyên tắc hạch toán:
Tài khoản sử dụng: TK156 “Hàng hóa”
- Giá gốc hàng hoá mua vào bao gồm giá mua theo hoá đơn, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có), thuế GTGT hàng nhập khẩu (Nếu không được khấu trừ) và các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua, vận chuyển, bốc xếp, bảo quản hàng từ nơi mua về kho doanh nghiệp.
- Hàng hoá mua về sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thì giá gốc của hàng hoá mua vào được phản ánh theo giá mua chưa có thuế GTGT.
- Hàng hoá mua vào dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp hoặc dùng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thì giá gốc hàng hoá mua vào được phản ánh theo tổng giá thanh toán (Bao gồm cả thuế GTGT đầu vào).
- Giá gốc của hàng hoá mua vào được tính theo từng nguồn nhập và phải theo dõi, phản ánh riêng biệt trị giá mua và chi phí thu mua hàng hoá.
- Để tính giá trị hàng hoá xuất kho, kế toán có thể áp dụng một trong bốn phương pháp tính giá trị hàng tồn kho theo quy định trong Chuẩn mực kế toán số 02 “Hàng tồn kho”.
- Chi phí thu mua hàng hoá trong kỳ được tính cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ và hàng hoá tồn kho cuối kỳ. Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí thu mua hàng hoá tuỳ thuộc tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp nhưng phải thực hiện theo nguyên tắc nhất quán.
- Kế toán chi tiết hàng hoá phải thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm, thứ hàng hoá.
Kết cấu tài khoản:
Bên Nợ:
- Trị giá mua vào của hàng hoá theo hoá đơn mua hàng (Bao gồm các loại thuế không được hoàn lại);
- Chi phí thu mua hàng hoá;
- Trị giá của hàng hoá thuê ngoài gia công (Gồm giá mua vào và chi phí gia công);
- Trị giá hàng hoá đã bán bị người mua trả lại; - Trị giá hàng hoá phát hiện thừa khi kiểm kê;
- Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho cuối kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ);
- Trị giá hàng hoá bất động sản mua vào hoặc chuyển từ bất động sản đầu tư.
Bên Có:
- Trị giá của hàng hoá xuất kho để bán, giao đại lý, giao cho đơn vị phụ thuộc; thuê ngoài gia công, hoặc sử dụng cho sản xuất, kinh doanh;
- Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá đã bán trong kỳ; - Chiết khấu thương mại hàng mua được hưởng;
- Các khoản giảm giá hàng mua được hưởng; - Trị giá hàng hoá trả lại cho người bán;
- Trị giá hàng hoá phát hiện thiếu khi kiểm kê;
- Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho đầu kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ);
- Trị giá hàng hoá bất động sản đã bán hoặc chuyển thành bất động sản đầu tư, bất động sản chủ sở hữu sử dụng hoặc tài sản cố định.
Số dư bên Nợ:
- Trị giá mua vào của hàng hoá tồn kho; - Chi phí thu mua của hàng hoá tồn kho.
Tài khoản 157- hàng gửi đi bán: tài khoản này dùng để phản ánh giá trị của hàng hóa gửi cho người mua, giao cho cơ sở đại lý chưa được chấp nhận thanh toán.
Bên nợ:
Bên có:
Phản ánh giá trị thực tế của số hàng gửi cho người mua, cho các cơ sở đại lý đã xác định tiêu thụ.
Số dư nợ:
-Phản ánh trị giá hàng hóa gửi bán chưa xác định tiêu thụ đến cuối kỳ. -Phản ánh trị giá hàng bán bị trả lại nhờ bên mua giữ hộ.
Tài khoản 131- phải thu của khách hàng
Tài khoản này được sử dụng để phản ánh số tiền mà doanh nghiệp phải thu của khách hàng do bán chịu hàng hóa, sản phẩm dịch vụ và tình hình thanh toán các khoản phải thu của khách hàng. Ngoài ra tài khoản 131 còn được sử dụng để phản ánh số tiền doanh nghiệp ứng trước của khách hàng
Bên nợ:
- Số tiền phải thu của khách hàng về việc bán chịu hàng hóa, sản phẩm trong kỳ.
- Số tiền thừa trả lại khách hàng.
Bên có:
- Số tiền khách hàng đã trả nợ.
- Số tiền doanh nghiệp nhận ứng trước của khách hàng.
- Khoản giảm trừ tiền hàng cho khách sau khi đã xác định là tiêu thụ (các khoản giảm trừ)
- Chiết khấu thanh toán dành cho người mua
Số dư nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng.
Ngoài các tài khoản kể trên thì kế toán bán hàng còn sử dụng một số tài khoản liên quan sau:
Tài khoản 333- Thuế và các khoản phải nộp nhà nước. Đối với kế toán bán hàng thường sử dụng tài khoản 3331.
Tài khoản 3331 có 2 tài khoản cấp 3:
-Tài khoản 33311- Thuế giá trị gia tăng đầu ra : Dùng để phản ánh số thuế
GTGT đầu ra, số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ, số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại, bị giảm giá, số thuế GTGT phải nộp, đã nộp, còn phải nộp của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ.
-Tài khoản 33312- Thuế GTGT hàng nhập khẩu: Dùng để phản ánh số thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp, đã nộp, còn phải nộp vào ngân sách nhà nước.
- Tài khoản 3332- Thuế tiêu thụ đặc biệt: Phản ánh số thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp, đã nộp và còn phải nộp vào ngân sách nhà nước.
Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản: Tài khoản 111,112, 138, 338….