Nội dung: Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo vế có của tài khoản. Căn cứ để ghi chép Nhật ký chứng từ là các chứng từ gốc, sổ kế toán chi tiết, các bảng kê, bảng phân bổ.
Điều kiện vận dụng: Loại sổ này thích hợp với các doanh nghiệp có loại hình kinh doanh phức tạp, quy mô lớn, trình độ kế toán quản lý cao, đặc biệt phù hợp với đơn vị có nhu cầu chuyên môn hoá các hoạt động kế toán và thực hiện kế toán thủ công.
Sơ đồ: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ.
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 1.5.5- Hình thức trên máy vi tính Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê số 8,9,10,11 Sổ chi tiết TK 632,511,131 Nhật ký chứng từ số 8
Sổ cái tài khoản 632,641,642
Bảng tổng hợp chi tiết
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Có nhiều chương trình phần mềm kế toán khác nhau về tính năng kỹ thuật và tiên chuẩn, điều kiện áp dụng. Tuy nhiên, phần mềm kế toán của đơn vị kế toán nghiệp vụ thi hành án các đơn vị lựa chọn phải được thiết kế theo nguyên tắc của Hình thức kế toán Nhật ký chung. Phần mềm kế toán tuy không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng phải đảm bảo được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Hình thức kế toán trên máy vi thính áp dụng tại đơn vị phải đảm bảo các yêu cầu:
- Có đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng yêu cầu kế toán theo quy định . Các sổ kế toán tổng hợp phải có đầy đủ yếu tố theo quy định của chế độ kế toán.
- Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa sổ kế toán theo quy định của Luật kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật kế toán và của Thông tư này.
- Phần mềm kế toán quy định về thi hành án dân sự phải đáp ứng tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm do Bộ tài chính quy định, phải phù hợp yêu cầu quản lý và điều kiện ứng dụng.
Trình tự ghi sổ kế toán
- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán máy cùng loạiđã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệ vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
- Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được nhập vào máy theo từng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp( Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan).
- Cuối tháng( hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập
trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa số kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
- Cuối kỳ kế toán, sổ kế toán được ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Sơ đồ: Trình tự ghi sổ theo Hình thức Kế toán trên máy vi tính
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Sổ kế toán -sổ tổng hợp -sổ chi tiết Chứng từ kế toán sử dụng PHẦN MỀM KẾ TOÁN Bảng tổng hợp chứng
từ kế toán cùng loại Báo cáo tài
chính Máy vi tính
CHƯƠNG 2:Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Sài Gòn Xinh