II. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁNCHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM Ở CÔNG TY TNHH CƠ KIM
2. Các ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toánchi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở công ty TNHH Cơ Kim Khí Sơn Hà:
2.1 Cách tổ chức hệ thống kế toán:
*Phát hiện :
Hệ thống kế toán của Công ty TNHH Sơn Hà hiện nay đã được thiết kế theo chuẩn quy định về tài khoản kế toán của Bộ Tài chính Việt Nam, chưa có những cải tiến đáng kể về các mức tài khoản chi tiết, chưa quan tâm đúng mức tới nhu cầu quản lý thông qua hệ thống tài khoản, chưa phát huy được năng lực quản lý hiện tại của doanh nghiệp. Điều này không phục vụ tốt cho nhu cầu báo cáo cho nội bộ điều hành Doanh nghiệp bằng công cụ phân tích tài chính. Hệ thống này có khả năng đáp ứng được nhu cầu cơ bản là lên được báo cáo cho các đơn vị bên ngoài ( như ngân hàng, cục thuế ...) trong từng chu kỳ kế toán nhưng mất nhiều thời gian tổng hợp, phân tích số liệu kinh doanh phục vụ cho quản lý khi có nhu cầu. Nguyên nhân là do hệ thống kế toán Sơn Hà chịu ảnh hưởng của thói quen cũ, quan niệm cũ về hoạt động kế toán tại Việt Nam. Bên cạnh đó, lãnh đạo công ty có thể cũng chưa hoàn toàn xác định được các trường hợp cụ thể cần phải sử dụng số liệu tài chính, kế toán để điều hành doanh nghiệp. Ngoài ra còn có thể do chủ doanh nghiệp chưa hoàn toàn nhận thức được năng lực kế toán hiện có tại doanh nghiệp, có thể thiếu tin tưởng vào những năng lực đang có, thiếu tiêu chuẩn để dựa vào đó đánh giá năng lực để sử dụng đúng người, đúng việc.
*Đề xuất:
Công ty cần xem xét lại nhu cầu điều hành Doanh nghiệp bằng số liệu kế toán, tài chính, định ra được những loại hình báo cáo tối thiểu cần thiết, vào những thời điểm cần thiết, trên cơ sở đó tin tưởng giao nhiệm vụ cho kế toán thiết kế lại hệ thống tài khoản cho phù hợp mà vẫn giữ nguyên khả năng đáp ứng nhu cầu báo cáo cho bên ngoài. Có thể giữ nguyên cấu trúc tài khoản theo như Bộ Tài Chính quy định, nhưng bổ sung bằng cách phân đoạn tài khoản và tăng khả năng bổ sung tài khoản kế toán chi tiết nếu cần thiết bằng cách thêm 0 vào cuối mã tài khoản để tiện bổ sung.
2.2 Cách tổ chức nhân lực kế toán:
Sổ tay kế toán của phòng kế toán hiện nay vẫn còn khá sơ sài và chưa được tận dụng để phân bố năng lực kế toán. Từ đó trách nhiệm và quyền hạn của mỗi cá nhân không được quy định rõ ràng dựa trên quy trình của sổ tay kế toán. Điều này dễ tạo ra những mâu thuẫn tiềm ẩn giữa các cá nhân trong phòng kế toán, không thể tạo điều kiện hợp tác, phối hợp và bổ sung năng lực giữa các thành viên của phòng kế toán. Nguyên nhân chính là do sổ tay kế toán mới được thiết kế, việc áp dụng chưa triệt để và chưa có đủ thời gian thuyết phục. Nội dung của sổ tay vẫn chưa đạt mức cần thiết và chưa khắc phục triệt để những khiếm khuyết trong hệ thống kế toán cũng như các quy trình vận hành.
*Đề xuất:
Phòng kế toán công ty cần xem xét lại các quy trình của sổ tay. Phân tích các điểm lợi hại của việc áp dụng các quy trình này và thay đổi nếu thấy cần thiết. Sổ tay kế toán cần phải được làm thật chi tiết, do chính phòng kế toán cùng viết dựa trên các nguyên tắc đã đặt ra. Việc phân công lao động trong phòng kế toán cũng cần phải dựa theo sổ tay. Mỗi cá nhân sẽ được quy định rõ quyền hạn, trách nhiệm và cả các chế độ đãi ngộ một cách cụ thể (bao gồm cả huấn luyện và đào tạo lại nếu thấy cần).
2.3 Quản lý tài chính và hoạt động kế toán:
*Phát hiện :
Hiện nay phòng kế toán tham gia một cách bị động vào quản lý tài chính thông qua hoạt động theo dõi thu tiền hàng và thực hiện chi trả theo mệnh lệnh của chủ Doanh nghiệp. Việc làm này hoàn toàn bị động thiếu sự điều hành quản lý tài chính một cách chủ động và khoa học. ảnh hưởng đầu tiên của việc này là hoạt động kế toán ( nhất là kế toán thanh toán) luôn thụ động, thông tin không kịp thời, năng lực đã được đào tạo bị bỏ phí, không động viên tinh thần của nhân viên kế toán. Đồng thời lãnh đạo doanh nghiệp cũng không có cơ hội để nhận thức được năng lực quản lý của nhân viên dưới quyền. Nguyên nhân chính là do chủ doanh nghiệp can thiệp quá sâu vào quản lý hành chính. Sự phối hợp giữa các nhân viên được tin cậy trong phân tích tài chính với phòng kế toán
không dựa trên lòng tin mà chỉ thông qua sức ép của chủ doanh nghiệp. Ngoài ra cũng có thể do chủ doanh nghiệp chưa tin vào năng lực nhân viên kế toán và chưa có kế hoạch cụ thể để thẩm định và nâng cao năng lực đó.
*Đề xuất:
Lãnh đạo Công ty cần phải chú trọng đến việc đánh giá năng lực của các nhân viên hiện đang hoạt động trong Doanh nghiệp có liên quan đến quản lý tài chính và kế toán với mục tiêu giao đúng người, đúng việc có thể đầu tư đào tạo thêm nếu thấy có tiềm năng. Bên cạnh đó nên chủ động giao việc có thử thách và giám sát để dần dần có thể giảm sức ép công việc tài chính cho chủ Doanh nghiệp, tiết kiệm năng lực của chủ Doanh nghiệp để anh ta có thời gian đầu tư nghiên cứu các chiến lược phát triển nguồn thu và đầu tư mới.
2.4 Kế toán các khoản phải thu:
*Phát hiện:
Các khoản phải thu của công ty chưa được xử lý một cách cương quyết, thiếu phương pháp phân tích và phối hợp giữa kế toán và bán hàng ngay từ lúc phát triển mạng lưới để tiến hành chọn lọc, đánh giá tư chất khách hàng. Thu nhập của các nhân viên kinh doanh mới chỉ gắn với doanh thu mà chưa được gắn với số tiền họ thu về do đó dễ xảy ra hiện tượng nhân viên kinh doanh rất tích cực bán hàng nhưng không cần quan tâm đến việc thu tiền về cho công ty. Như vậy sẽ làm cho công ty không chủ động trong việc thu tiền hàng, các khoản thu sẽ ngày càng khó thu hồi, có thể ảnh hưởng nghiêm trọng tới nguồn vốn lưu động trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Nguyên nhân chính là do trong thời gian qua các khoản phải thu không được xử lý cương quyết và khoa học. Trách nhiệm thu tiền được giao cho quá nhiều người do đó khi có sự cố xảy ra Công ty hoàn toàn bị động và thường xuyên phải chạy theo sau để giải quyết hậu quả.
*Đề xuất:
Cần phải quản lý chặt các khoản thu, có thể đưa ra các chế độ thưởng theo số tiền thu được (VD: trong một tháng nếu nhân viên thu được tiền số tiền vượt
định mức thì sẽ thưởng dựa trên khoản vượt đó). Việc này sẽ khuyến khích và động viên tinh thần làm việc của các nhân viên có liên quan đến công nợ phải thu. Ngoài ra, cần đưa ra các quy trình thẩm tra tư cách khách hàng, kết hợp với số liệu kế toán tài chính để quyết định đưa ra một hạn mức nợ sát thực tế. VD: sau khi khảo sát tình hình tài chính của một đại lý cụ thể, Công ty có thể đưa ra hạn mức công nợ đối với đại lý đó. Kế toán sẽ là người trực tiếp tham gia vào quá trình điều chỉnh hạn mức công nợ. Khi nợ của đại lý vượt quá hạn mức cho phép( khoảng 20 % chẳng hạn) thì kế toán sẽ là người trực tiếp ra lệnh cho phòng điều hành vận chuyển dừng hàng của đại lý đó lại. Khi nào đại lý chuyển tiền về và có chứng từ đầy đủ thì kế toán sẽ huỷ lệnh dừng hàng và bảo lãnh cho hàng đi tiếp. . Mẩu biểu lệnh dừng hàng có mẩu biểu như sau.
Công ty 315 Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Phòng kế toán Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
**************
LỆNH DỪNG HÀNG
Đại lý ngoại tỉnh
Với mục đích tăng doanh số bán hàng & hạn chế việc khách hàng chiếm dụng vốn của công ty phòng kế toán yêu cầu phòng DVKH dừng hàng các đại lý có tên trong danh sách sau. Khi có thông báo huỷ lệnh dừng hàng (bằng văn bản hoặc bằng điện thoại từ phòng Kế toán) thì phòng DVKH sẽ tiếp tục xuất hàng cho đại lý
St
t Tên đại lý Địa chỉ Hạn mức nợ Số dư nợ Caohơn HM % % vượt
QĐD.hàng D.hàng 1 ĐL Quyết cẩm Hoà bình 25.000.000 38.406.000 13.406.000 54 x 2 ĐL tiến cảnh Lao cao 80.000.000 123.380.000 43.380.000 54 x 3 ĐL yên loan Quảng trị 40.000.000 62.008.000 22.008.000 55 x 4 ĐL Xuân thịnh H. Dương 40.000.000 62.970.000 22.970.000 57 x 5 ĐL thắng thuyết Hà tĩnh 60.000.000 99.545.000 39.545.000 66 x 6 ĐL Triều Hà tây 20.000.000 35.030.000 15.030.000 75 x
Hà Nội, ngày tháng 2 năm 2006
Người lập Kế toán trưởng