1)Hóa đơn giá trị gia tăng – mẫu số 01GTKT-3LL
-Hoá đơn giá trị gia tăng là chứng từ của đơn vị xác nhận số lượng, chất lượng, đơn giá và số tiền bán hàng cho người mua.Hoá đơn là căn cứ để Kế toán ghi sổ doanh thu và các sổ kế toán liên quan, là chứng từ cho người vận chuyển hàng trên đường, lập phiếu nhập kho, thanh toán tiền hàng ghi sổ kế toán.
- Khi bán hàng cho khách người bán hàng viết hoá đơn GTGT. Hóa đơn lập thành 3 liên: liên 1 lưu tại phòng Tài chính-kế toán của công ty (màu tím) ,liên 2 giao cho khách hàng (màu đỏ), liên 3 dùng nội bộ trong đơn vị (màu xanh) để xuất kho hàng hoá và làm thủ tục thanh toán. Nghiệp vụ bán lẻ tại cửa hàng của công ty, do mặt hàng Xe máy có giá trị lớn nên khi bán xe cho khách hàng, kế toán lập HĐ GTGT giao ngay cho khách.( phụ lục số 03)
- Nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng, bưu điện, hoặc chuyển khoản bằng ATM... công ty tiến hành giao hàng và Hóa đơn GTGT trước cho khách hàng, khách hàng phải ký nhận nợ với các điều khoản đảm bảo độ tin cậy về khả năng thanh toán của mình. Khi đã nhận được giấy báo Có của ngân hàng hay giấy báo nhận tiền của bưu điện Kế toán ghi giảm khoản Nợ của khách hàng.
2)Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT)
-PXK có mục đích theo dõi chặt chẽ số lượng Xe máy xuất kho cho khách hàng. PXK là căn cứ để Thủ kho xuất kho và ghi thẻ kho, Kế toán ghi sổ kế toán vật tư, hàng hóa.
-PXK được sử dụng tại công ty gồm 2 liên: một liên để lưu , một liên dùng để ghi sổ kế toán (phụ lục số 4)
- Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất do kế toán chuyển xuống để xuất kho hàng hoá về số lượng sau đó chuyển phiếu xuất kho lên phòng kế toán để cuối kỳ nhân viên kế toán ghi vào cột đơn giá(ghi theo đơn giá thực tế đích danh). Còn lại các cột khác ghi bình thường. Cột số lượng yêu cầu do kế toán ghi, cột thực xuất do thủ kho ghi.
3)Một số chứng từ khác như phiếu thu (mẫu số 01-TT ):
-Phiếu thu được sử dụng với mục đích để quản lý tình hình thu tiền của đơn vị, thu của ai về khoản gì, thu với số tiền bao nhiêu…và cũng là bằng chứng chứng minh khoản đã thu nếu xảy ra tranh chấp
-Phiếu thu được sử dụng tại công ty cũng gồm 2 liên, một liên lưu và một liên đưa cho khách hàng.(phụ lục số 05)
-Phiếu thu do Thủ quỹ ghi khi nhập quỹ tiền mặt.
Giấy báo có: do ngân hàng gửi đến khi khách hàng của công ty thanh toán
bằng chuyển khoản.(phụ lục số 10)