4.2.1.1. Quản lý chặt chẽ các khoản phải thu
Quản lý khoản phải thu khách hàng là một vấn đề rất quan trọng và phức tạp trong công tác quản lý tài chính doanh nghiệp của tất cả các doanh nghiệp. Đặc biệt với Công ty TNHH MTV Điện lực Ninh Bình khi các khoản phải thu luôn chiếm tỷ trọng khá (từ 24-48%) trong tổng tài sản ngắn hạn. Việc tăng khoản phải thu từ khách hàng kéo theo việc gia tăng các khoản chi phí quản lý nợ, chi phí thu hồi nợ, chi phí trả lãi tiền vay để đáp ứng nhu cầu vốn thiếu do vốn của doanh nghiệp bị khách hàng chiếm dụng. Hơn nữa, tăng khoản phải thu làm tăng rủi ro đối với doanh nghiệp dẫn đến tình trạng nợ quá hạn khó đòi hoặc không thu hồi đƣợc do khách hàng vỡ nợ, gây mất vốn của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu có một chính sách tín dụng hợp lý doanh nghiệp sẽ khuyến khích đƣợc khách hàng thanh toán sớm, làm giảm chi phí và tăng lợi nhuận. Vì vậy, để quản lý khoản phải thu từ khách hàng, Công ty cần thực hiện một số biện pháp sau:
- Xác định chính sách tín dụng thương mại với khách hàng
Công ty cần xem xét, đánh giá các yếu tố sau:
Mục tiêu tăng doanh thu và tăng lợi nhuận của doanh Công ty
Tình trạng tài chính của Công ty: Công ty không thể mở rộng việc bán chịu cho khách hàng khi đã có nợ phải thu ở mức cao và có sự thiếu hụt vốn lớn vốn bằng tiền trong cân đối thu chi bằng tiền.
- Phân tích khách hàng, xác định đối tượng bán chịu
Do đặc thù ngành, thực hiện đƣờng lối chủ trƣơng chính sách của Đảng, Nhà nƣớc và của ngành Công ty chỉ bán chịu cho các khách hàng thủy nông thực hiện bơm nƣớc tƣới tiêu phục vụ nông nghiệp, chống hạn, chống lụt. Các đối tƣợng khách hàng khác yêu cầu phải thu nợ trong tháng.
- Xác định thời hạn và điều kiện thanh toán
Công ty cần quy định thời hạn thanh toán cụ thể đối với khách hàng, đặc biệt là các khách hàng lớn sản lƣợng điện tiêu thụ nhiều cần chia ra các kỳ ghi chỉ số, kỳ thu tiền trong tháng.
Quy định về mức chiết khấu thanh toán cho khách hàng khi khách hàng lớn thanh toán trƣớc hạn. Việc tăng tỷ lệ chiết khấu thanh toán sẽ thúc đẩy khách hàng thanh toán sớm trƣớc hạn giảm chi phí thu hồi nợ nhƣng sẽ làm giảm số tiền thực thu. Vì vậy, Công ty cần cân nhắc tỷ lệ chiết khấu cho phù hợp.
- Thường xuyên kiểm soát nợ phải thu
Công ty phải mở sổ theo dõi chi tiết nợ phải thu và tình hình thanh toán với khách hàng, thƣờng xuyên xem xét, đánh giá tình hình nợ phải thu và dự đoán nợ phải thu từ khách hàng.
Để tránh tình trạng mở rộng việc bán chịu quá mức, Công ty cần xác định giới hạn bán chịu qua hệ số nợ phải thu. Công thức xác định nhƣ sau:
- Áp dụng các biện pháp thích hợp thu hồi nợ và bảo toàn vốn
Đối với các khoản nợ sắp đến kỳ hạn thanh toán, Công ty phải chuẩn bị các chứng từ cần thiết đồng thời thực hiện kịp thời các thủ tục thanh toán, nhắc nhở, đôn đốc khách hàng. Đối với các khoản nợ quá hạn, Công ty phải chủ động áp dụng các biện pháp tích cực và thích hợp để thu hồi. Bên cạnh đó, Công ty phải tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến nợ quá hạn và có thể chia nợ quá hạn thành các giai đoạn để có biện pháp thu hồi thích hợp.
Có chế độ tăng, giảm lƣơng SXKD đối với cán bộ làm công tác theo dõi đôn đốc nợ, thu ngân viên nhằm khuyến khích họ trong việc sát sao thu hồi nợ trong kỳ. Ngoài ra, việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi để chủ động bảo toàn vốn ngắn hạn phải dựa trên cơ sở là thời gian quá hạn trả nợ và tổng mức nợ của khách hàng. Công ty cần chia thời gian quá hạn trả nợ và tổng nợ ra các mức khác nhau, tƣơng ứng với mỗi mức sẽ có tỷ lệ trích lập dự phòng phù hợp. Mặt khác, việc thƣờng xuyên nhận định, đánh giá về khoản phải thu sẽ nâng cao nhận thức, trách nhiệm và hiệu quả hoạt động thu nợ.
Nợ phải thu từ khách hàng Doanh số hàng bán ra Hệ số nợ phải thu =
Tóm lại, quản lý chặt chẽ các khoản phải thu, thúc đẩy công tác thanh toán nợ là một trong những biện pháp tháo gỡ khó khăn về vốn, giảm lƣợng vốn ứ đọng ở khâu thanh toán, nhanh chóng thu hồi và quay vòng vốn, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sản xuất – kinh doanh cũng nhƣ hiệu quả sử dụng tài sản của Công ty.
4.2.1.2. Quản lý chặt chẽ hàng tồn kho
Để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của Công ty đƣợc diễn ra ổn định liên tục, việc dự trữ nguyên vật liệu là hết sức cần thiết. Lƣợng hàng tồn kho này liên quan đến các chi phí nhƣ: chi phí bốc xếp, bảo hiểm, chi phí do giảm giá trị hàng hoá trong quá trình dữ trữ, chi phí hao hụt, mất mát, chi phí bảo quản, chi phí trả lãi tiền vay,…
Hiện tại, Công ty chƣa áp dụng một mô hình hay phƣơng pháp quản lý việc cung cấp hay dự trữ nguyên vật liệu cụ thể nào mà chỉ quản lý theo kinh nghiệm để dự báo, việc đặt hàng với khối lƣợng nhƣ thế nào, lƣợng dự trữ trong kho bao nhiêu chƣa đƣợc quản lý một cách khoa học và bài bản.
Vì vậy, Công ty cần nghiên cứu, lựa chọn phƣơng pháp quản lý tồn kho một cách thích hợp có thể sử dụng phần mềm quản lý vật tƣ triển khai tới từng đội sản xuất với yêu cầu cập nhật dữ liệu vật tƣ tiêu hao liên tục để dễ dàng cho công tác quản lý, điều hành.
Để quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, Công ty cần quản lý thông qua định mức tiêu hao nguyên vật liệu, định mức tồn kho nguyên vật liệu và công tác mua sắm nguyên vật liệu.
- Xây dựng định mức tiêu hao nguyên vât liệu
Công ty cần xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng lĩnh vực hoạt động kinh doanh, từ đó xác định định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho toàn Công ty nhằm kiểm soát đƣợc định mức tiêu hao một cách toàn diện, đồng thời kiểm soát đƣợc chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản của Công ty. Việc đƣa ra định mức tiêu hao nguyên vật liệu cần đi kèm với cơ chế tiền lƣơng phù hợp để thúc đẩy cán bộ công nhân viên trong Công ty tăng cƣờng tiết kiệm, nỗ lực tìm tòi và phát huy sáng kiến kỹ thuật, nâng cao hiệu quả quản lý.
Định mức tiêu hao nguyên vât liệu cần đƣợc thƣờng xuyên kiểm tra, điều chỉnh cho phù hợp đảm bảo vừa tiết kiệm chi phí mà vẫn cung cấp cho khách hàng sản phẩm, dịch vụ chất lƣợng.
- Xác định mức tồn kho nguyên vật liệu
Đây là việc xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục và không gây tồn đọng vốn cho Công ty. Công ty cần xác định rõ danh mục các loại nguyên vật liệu cần dự trữ chủ yếu là phục vụ nhu cầu sửa chữa đột xuất, phát triển khách hàng mới, thay bất thƣờng, cháy hỏng công tơ để đảm bảo lƣới điện hoạt động liên tục, ổn định. Các công việc thay định kỳ công tơ, bảo dƣỡng trạm biến áp, máy biến áp, sửa chữa lớn, đầu tƣ xây dựng đều phải đăng ký kế hoạch theo tháng, quý, năm để tính toán nhu cầu nguyên vật liệu.
- Công tác mua sắm nguyên vật liệu
Trên cơ sở kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu tháng, quý, năm, phòng vật tƣ sẽ nghiên cứu, lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán, ký kết hợp đồng, kiểm tra chất lƣợng thực hiện quản lý, điều phối việc cung cấp. Yêu cầu trong quá trình mua sắm nguyên vật liệu phải tăng cƣờng quản lý nhằm hạn chế đến mức thấp nhất các hiện tƣợng tiêu cực. Với nguồn cung ứng ngày càng đa dạng, Công ty cần luôn cập nhật thông tin về thị trƣờng để lựa chọn đƣợc nguồn cung cấp với chi phí thấp nhất, chất lƣợng cao nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản của Công ty.
- Kiểm kê, phân loại nguyên vật liệu
Sử dụng các phần mềm hỗ trợ, khai thác hết tính năng phần mềm quản lý CC- DC, quản lý vật tƣ để nâng cao hiệu quả trong việc quản lý hàng tồn kho, kiểm kê, phân loại nguyên vật liệu. Công ty cần quan tâm hơn trong hoạt động này đồng thời theo dõi tình hình nguyên vật liệu tồn kho không sử dụng, nguyên vật liệu kém chất lƣợng, từ đó đƣa ra quyết định xử lý vật tƣ một cách phù hợp nhằm thu hồi vốn và tăng hiệu quả sử dụng tài sản.
- Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải căn cứ vào sự đánh giá nguyên vật liệu khi kiểm kê và giá cả thực tế trên thị trƣờng.
Để hoạt động quản lý nguyên vật liệu đạt hiệu quả đòi hỏi phải có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ giữa các bộ phận trọng Công ty. Bộ phận lập kế hoạch sử dụng phải sát với nhu cầu thực tế, xác định lƣợng dự trữ an toàn, chính xác. Bộ phận cung ứng phải cung cấp, đúng, đủ và kịp thời đồng thời quản lý chặt chẽ, kiểm kê thƣờng xuyên.
Nhƣ vậy, quản lý chặt chẽ việc mua sắm, sử dụng cũng nhƣ dự trữ hợp lý nguyên vật liệu sẽ giúp Công ty giúp nhanh chóng khắc phục sự cố về điện duy trì lƣới điện hoạt động ổn định, giảm thiểu thời gian mất điện do sự cố. Đồng thời giảm đƣợc chi phí tồn kho, tránh tình trạng ứ đọng vốn, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn.
4.2.1.3. Xây dựng mô hình quản lý tiền mặt chặt chẽ
Tiền mặt là loại tài sản không sinh lãi, do vậy trong quản lý tiền mặt thì việc tối thiểu hoá lƣợng tiền mặt phải giữ là mục tiêu quan trọng nhất. Tuy nhiên, việc giữ tiền mặt trong kinh doanh cũng là vấn đề cần thiết, bởi nó đảm bảo giao dịch kinh doanh hàng ngày, tạo lợi thế cho việc mua hàng của Công ty.
Đối với tiền mặt tại quỹ:
Tại trụ sở Công ty cũng nhƣ các Điện lực huyện, khối phụ trợ, các địa điểm thu tiền quy định mức dƣ quỹ tối đa theo ngày phù hợp.
Đối với tiền gửi ngân hàng:
Sử dụng dịch vụ chuyển tiền tự động về tài khoản Công ty khi có phát sinh tăng tại tài khoản tiền gửi của các đơn vị thành viên.
Căn cứ vào nhu cầu sử dụng tiền mặt, Công ty cần cân nhắc lƣợng tiền mặt dự trữ đảm bảo cho hoạt động SXKD diễn ra bình thƣờng. Số tiền chƣa cần dùng tới trong kỳ có thể làm việc với ngân hàng để chuyển sang tiền gửi có kỳ hạn, lãi suất cao hơn. Hoặc có thể ủy quyền số tiền không sử dụng trong kỳ cho ngân hàng thực hiện đầu tƣ chứng khoán ngắn hạn việc đầu tƣ ngắn hạn này một cách hợp lý nhằm tối ƣu hoá lƣợng tiền nắm giữ.
Để xác định lƣợng tiền tồn quỹ tối ƣu, Công ty có thể áp dụng một trong các mô hình sau:
*Mô hình EOQ (Economic Odering Quantity)
Lƣợng tiền mặt dự trữ tối ƣu đƣợc xác định dựa trên mô hình xác định lƣợng tồn kho tối ƣu vì tiền mặt cũng là một hàng hoá.
M* = i C Mn b 2
M*: Lƣợng dự trữ tiền mặt tối ƣu
Mn: Tổng mức tiền mặt giải ngân hàng năm
Cb: Chi phí cho một lần bán chứng khoán thanh khoản i: Lãi suất
Mô hình EOQ cho thấy lƣợng tiền dự trữ tiền mặt phụ thuộc vào ba yếu tố: tổng mức tiền mặt thanh toán hàng năm, chi phí cho mỗi lần bán chứng khoán thanh khoản và lãi suất. Nhƣ vậy, nếu lãi suất cao thì Công ty nên giữ ít tiền mặt hơn và ngƣợc lại, nếu chi phí cho việc bán chứng khoán càng cao thì Công ty nên giữ nhiều tiền mặt hơn.
*Mô hình quản lý tiền mặt của Miller Orr
Mô hình không xác định điểm dự trữ tiền mặt tối ƣu mà xác định khoảng cách giữa giới hạn trên và giới hạn dƣới của dự trữ tiền mặt. Nếu lƣợng tiền mặt nhỏ hơn giới hạn dƣới thì Công ty phải bán chứng khoán để có lƣợng tiền mặt ở mức dự kiến, ngƣợc lại tại giới hạn trên Công ty sử dụng số tiền vƣợt quá mức giới hạn mua chứng khoán để đƣa lƣợng tiền mặt về mức dự kiến.
Khoảng dao động tiền mặt đƣợc xác định bằng công thức sau: D = 3 3 1 4 3 i V Cb b Trong đó:
d: Khoảng cách của giới hạn trên và giới hạn dƣới của lƣợng tiền mặt dự trữ Cb: Chi phí của mỗi lần giao dịch mua bán chứng khoán
Vb: Phƣơng sai của thu chi ngân quỹ i: Lãi suất
Đây là mô hình mà thực tế đƣợc rất nhiều doanh nghiệp áp dụng. Khi áp dụng mô hình này, mức tiền mặt giới hạn dƣới thƣờng đƣợc lấy là mức tiền mặt tối thiểu. Phƣơng sai của thu chi ngân quỹ đƣợc xác định bằng cách dựa vào số liệu thực tế của một quỹ trƣớc đó để tính toán.