I/ Tổng quan về ngân hàng ngoại thơng Hà Nội
1. Sơ lợc về lịch sử hình thành VCB
1.2 Tiếp nhận, kiểm tra, gửi chứng từ và đòi tiền thanh toán bộ chứng từ hàng
hàng xuất.
Khi tiếp nhận th yêu cầu thanh toán theo mẫu kèm chứng từ do khách hàng xuất trình cùng bản gốc L/C và các điều chỉnh liên quan (nếu có), thanh toán viên kiểm tra số lợng chứng từ, loại chứng từ và ghi rõ ngày, giờ và kí nhận.Việc kiểm tra chứng từ phải đợc thực hiện khẩn trơng ngay sau khi nhận đợc đầy đủ chứng từ của khách hàng theo qui định của L/C, tuân thủ UCP 500. Khi kiểm tra chứng từ theo L/C gốc phải đảm bảo các yếu tố phù hợp giữa chứng từ so với L/C gốc và các sửa đổi kèm theo nếu có.Thanh toán viên lập phiếu kiểm tra chứng từ và ghi ý kiến của mình trên đó, chuyển chứng từ và phiếu kiểm tra chứng từ qua kiểm soát viên để kiểm tra trớc khi lập th gửi chứng từ hoặc lập điện đòi tiền ngân hàng nớc ngoài hoặc trớc khi thông báo cho khách hàng nếu chứng từ có sai sót.
Sau khi kiểm tra chứng từ thanh toán viên ghi chép vào sổ hồ sơ L/C đa vào máy tính các yếu tố quy định, rút số d trên L/C gốc, kí xác nhận số tiền đã chiết khấu từng lần vào mặt sau bản gốc L/C. Nếu chứng từ xuất trình là do ngân hàng khác thông báo thì thanh toán viên sẽ lập hồ sơ theo dõi. Nếu chứng từ hoàn
toàn phù hợp với các điều khoản và điều kiện của L/C thì thanh toán viên sẽ gửi chứng từ và đòi tiền theo quy định của L/C.
Nếu đòi tiền bằng bộ chứng từ, thanh tóan viên lập th đòi tiền, th phải nêu rõ về các điều khoản điều kiện của L/C có phù hợp hay sai sót, chỉ thị trả tiền vào tài khoản của ngân hàng Ngoại thơngtại ngân hàng đại lý, ghi chú những khoản phí phải thu đối với ngân hàng phát hành L/C và ngời nhập khẩu. Th đòi tiền phải đợc ký đúng chữ kí uỷ quyền. Nếu đòi tiền bằng điện,thanh toán viên lập điện MT742 hoặc bằng Telex có khoá mã điện, nội dung đợc ghi đầy đủ nh mẫu đòi tiền bằng th. Đối với những L/C cho phép đòi tiền bằng điện trên th gửi chứng từ có ghi rõ "chứng từ đợc đòi bằng điện ngày..., tránh thực hiện hai lần ".
Nếu quá 7 ngày kể từ ngày điện đòi tiền, 10 ngày kể từ ngày gửi chứng từ (nếu đòi tiền bằng th) mà không nhận đợc báo có và ý kiển của ngân hàng phát hành, thanh toán viên sẽ điện nhắc ngân hàng trả tiền. Trờng hợp ngân hàng mở L/C từ chối thanh toán chứng từ, thanh toán viên phải xác minh lý do mà ngân hàng nớc ngoài từ chối thanh toán đồng thời thông báo ngay cho khách hàng biết. Mặt khác phải điện phản đối ngay việc từ chối thanh toán của ngân hàng nớc ngoài nếu lý do từ chối không xác đáng và thông báo ngân hàng phát hành không có quyền từ chối bộ chứng từ.
Khi chứng từ xuất trình không phù hợp với các điều khoản của L/C thì thanh toán viên thông báo ngay cho khách hàngvà chờ ý kiến của khách hàng. Nếu những bất đồng có thể sửa chữa đợc thì đề nghị tu chỉnh ngay, còn nếu không thể sửa chữa thì yêu cầu khách hàng ký bảo lu trên thông báo kiểm tra chứng từ nếu đòi tiền bằng chứng từ, trên th hoặc điện đòi tiền gửi ngân hàng nớc ngoài phải ghi rõ các điểm không phù hợp và chỉ thị trả tiền nếu đợc chấp nhận (lập điện MT 750 gửi ngân hàng phát hành chờ ý kiến xử lý bộ chứng từ). Khi chứng từ đã không phù hợp thì không đợc gửi lệnh trả tiền cho ngân hàng hoàn trả, mà yêu cầu ngân hàng mở L/C khi chấp nhận thanh toán điện báo cho Ngân hàng Ngoại thơng để đòi tiền ngân hàng hoàn trả (lập điện MT 742). Chứng từ
Trờng đại học Ngoại Thơng Hà Nội
xuất trình không phù hợp với L/C, mặc dù có thể sửa chữa, thay thế đợc nhng khách hàng không đồng ý với ý kiến của ngân hàng thanh toán viên yêu cầu khách hàng phải kí bảo lu và chịu trách nhiệm về những điểm không phù hợp đó.
Khi nhận đợc báo có của ngân hàng nớc ngoài, thanh toán viên lập chứng từ thanh toán tiền hàng và thu phí theo biểu phí hiện hành của ngân hàng Ngoại thơng, có trách nhiệm kiểm tra đối chiếu số tiền nhận đợc với hồ sơ L/C đang theo dõi. Nếu phát sinh chênh lệch bất hợp lý, thanh toán viên điện yêu cầu ngân hàng trả tiền làm rõ những khoản chi phí phát sinh. Khi ngân hàng nớc ngoài thanh toán chậm, căn cứ thời hạn chậm thanh toán và số tiền chậm thanh toán để quyết định gửi điện yêu cầu ngân hàng nớc ngoài trả lãi chậm thanh toán.
Một số trờng hợp khách hàng yêu cầu bằng văn bản đề nghị thanh toán ngay bộ chứng từ, ngân hàng sẽ áp dụng những hình thức sau:
• Chiết khấu miễn truy đòi (tức là ngân hàng mua đứt bộ chứng từ và chịu rủi ro trong việc đòi tiền nớc ngoài) với các điều kiện sau:
- L/C trả tiền ngay và cho phép trả tiền bằng điện
- Chứng từ hoàn toàn phù hợp với các diều khoản, điều kiện của L/C
- Ngân hàng mở L/C phải là ngân hàng có uy tín trên thị trờng Quốc tế, th- ờng xuyên giao dịch với ngân hàng Ngoại thơng, thanh toán sòng phẳng và có thiện chí hợp tác trong kinh doanh.
- Chi phí có liên quan đến thanh toán do khách hàng chịu - Khách hàng có tín nhiệm, có quan hệ tốt trong thanh toán.
• . Chiết khấu truy đòi (tức là ngân hàng thực hiện chiết khấu chứng từ, nếu nớc ngoài từ chối thanh toán chứng từ thì ngân hàng truy đòi khách hàng) với các điều kiện sau :
- Ngân hàng mở L/C là ngân hàng có uy tín - Thị trờng quen thuộc
- Khách hàng mở tài khoản và hoạt động thờng xuyên tại ngân hàng Ngoại thơng.
- Cam kết hoàn trả số tiền mà ngân hàng đã chiết khấu khi nhận đợc thông báo từ chối thanh toán chứng từ từ ngân hàng nớc ngoài.
- Số tiền chiết khấu luôn nhỏ hơn 100% trị giá hoá đơn (tối đa là 90% của trị giá hoá đơn).
Trong vòng 60 ngày kể từ ngày ngân hàng Ngoại thơng gửi chứng từ đòi tiền mà không nhận đợc thông báo trả tiền của nớc ngoài, ngân hàng tự động ghi Nợ tài khoản của khách hàng. Trờng hợp khách hàng không có tiền, trong vòng 7 ngày làm việc ngân hàng sẽ chuyển số tiền đã chiết khấu sang nợ quá hạn