3.1. QUY ĐỊNH CHUNG VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆUTẠI CÔNG TY. TẠI CÔNG TY.
3.1.1. Những phương pháp, chính sách và đặc điểm kế toán tại công ty.3.1.1.1. Tính chất hoạt động của công ty 3.1.1.1. Tính chất hoạt động của công ty
Xuất phát từ đặc điểm là công ty may thêu Xuất nhập khẩu chuyên sản xuất đồ may mặc sẵn phục vụ trong và ngoài nước, chủng loại sản phẩm rất phong phú và đa dạng, nhiều mẫu mã và kích cỡ nên Công ty phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau như các loại vải chính, vải lót, nỉ, bo, dựng,… và các loại phụ kiện khác như chỉ, khuy áo, cúc áo, dây viền, dây kéo…. Để sản xuất các loại sản phẩm có quy cách khác nhau. Hiện nay, các loại vật liệu dùng cho sản xuất may thêu của công ty đều có mặt trên thị trường trong và ngoài nước, giá cả ít biến động. Đây cũng là một điều kiện thuận lợi nhằm giúp công ty không phải dự trữ nhiều nguyên liệu ở trong kho.
3.1.1.2. Phương pháp và chính sách kế toán nguyên vật liệu (NVL) mà công ty đang áp dụng.
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: chí phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh
- Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Phương pháp bình quân gia quyền - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên
Hệ thống tài khoản chi tiết kế toán áp dụng cho Nguyên vật liệu: - TK 152 – “Nguyên Liệu, Vật liệu” có các tài khoản cấp 2 sau:
+ TK 1521: Nguyên vật liệu chính
+ TK 1522: Nguyên vật liệu phụ
+ TK 1523: Phụ tùng thay thế
+ TK 1524: Nhiên Liệu
+ TK 1525: Vật liệu khác
- TK 151 – “Hàng mua đang đi đường”
3.1.1.3. Đặc điểm nguyên vật liệu ở công ty
Công ty Hạnh Bình có đặc điểm là tìm thị trường tiêu thụ trước (Khách hàng) rồi mới tiến hành mua NVL về sản xuất. Làm như thế đảm bảo cung cấp đầy đủ vật liệu cho sản xuất, và cũng tránh tình trạng mua NVL liệu nhiều quá gây ứ đọng trong kho, gây thiệt hại đến sản phẩm sản xuất ra. Đồng thời sẽ tránh tình trạng thiếu vật liệu gây gián đoạn trong quá trình sản xuất.
Đối với vật liệu chính là vải có thể là do khách hàng cung cấp hoặc công ty phải tự tìm mua tuỳ theo yêu cầu của đối tác đặt hàng. Việc lựa chọn số lượng và chất lượng NVL được căn cứ vào định mức tiêu hao và tiêu chuẩn kỹ thuật cho phép do bộ phận kỹ thuật thiết lập cho mỗi đơn hàng.
3.1.2. Phân loại nguyên vật liệu
NVL liệu mà công ty sử dụng gồm nhiều loại, nhiều thứ với vai trò, công dụng khác nhau. Mặt khác, NVL lại thường xuyên biến động, do đó, để quản lý và hạch toán được NVL cần thiết phải tiến hành phân loại NVL. Căn cứ vào yêu cầu quản lý, nội dung kinh tế và công dụng của từng loại vật liệu trong sản xuất kinh doanh, NVL được công ty Hạnh Bình được phân loại như sau:
3.1.2.1.Nguyên vật liệu chính (TK 1521)
Là thành phần chủ yếu cấu thành thực thể vật chất của sản phẩm bao gồm các loại sợi, vải, Nỉ, bo, gòn.
Ví dụ như:
o Sợi cotton 30S/1, Nylon, Visco 60S/1 …
o Vải For Dark Green , Vải Maroon, Vải Navy, vải lót…
o Nỉ Ox Ford Grey, Nỉ DK Green, Nỉ RoYal…
o Bo Black, Bo Red, Bo White, Bo Fo/Green…
o Gòn White
3.1.2.2. Nguyên vật liệu phụ (TK 1522)
Kết hợp với nguyên vật liệu chính làm cho sản phẩm hoàn thiện hơn đáp ứng sở thích người tiêu dùng bao gồm các loại: chỉ, dây kéo, nút, nhãn thành phần, nhãn chính, dây viền các loại, dây thun các loại…
3.1.2.3. Phụ tùng thay thế (TK 1523) Kim máy, chân vịt máy khâu, thuyền..
3.1.2.4. Nhiên liệu (TK 1524): xăng, nhớt, dầu DO, FO … cung cấp nhiệt lượng choquá trình may, thêu….. quá trình may, thêu…..
3.1.2.5. Vật liệu khác (TK 1525): Giấy nhám, dao máy xén, Decal cắt, thêu, thùngcarton…. carton….
Việc phân loại NVL nói chung là phù hợp với đặc điểm và vai trò của từng loại VL trong sản xuất. Chủng loại, số lượng VL khá nhiều cộng với việc nhập khẩu diễn ra thường xuyên nên đòi hỏi kế toán và thủ kho phải theo dõi chặt chẽ để đảm bảo tính chính xác, kịp thời, tránh nhầm lẫn và thất thoát NVL.
3.1.3. Trình tự ghi chép của kế toán vật tư:
Hẳng ngày: kế toán vật tư căn cứ vào chứng từ gốc tiến hành ghi số Nhật ký chung, hay sổ nhật ký đặc biết (nếu có phát sinh). Căn cứ vào sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ, sẽ được ghi vào các sổ thẻ kế toán chi tiết.
Cuối tháng hay bất kỳ thời điểm nào cần thiết, kế toán vật tư cũng có thể kiểm tra các số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu khớp đúng các số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ và thể kế toán chi tiết) được dung làm báo cáo tài chính.
3.2. HỆ THỐNG CHỨNG TỪ VÀ QUÁ TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ
3.3.1. Chứng từ:
3.3.1.1. Chứng từ trong quá trinh nhập kho tại công ty:
o Phiếu nhập kho mua hàng “NVL mua ngoài nhập kho”(Mẫu số 01 – VT)
o Phiếu nhập kho (NVL gia công, thừa, hoặc phế liệu nhập kho)
o Hóa đơn bán hàng (Hóa đon GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường)
o Phiếu kiểm tra NVL dầu vào
o Tờ khai Hải quan điện tử (Hàng nhập khẩu)
o Thông báo “Hướng dẫn thủ tục Hải quan điện tử”
o Biên bản kiểm tra hàng tồn kho
3.3.1.2. Chứng từ sử dụng trong quá trình xuất kho tại công ty
o Phiếu xuất kho (Mẫu số 01 – VT)
o Phiếu yêu cầu vật tư, hàng hóa
o Hoá đơn bán hàng (Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường)
o Phiếu xuất hàng trả lại
o Bảng kê xuất kho
o Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 3.2.2. Quá trình luân chuyển chứng từ:
3.2.2.1. Chứng từ nhập:
- Bước 1 : Phiếu nhập vật tư được lập nhằm xác định số nguyên vật liệu nhập kho làm căn cứ để ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và để làm căn cứ ghi sổ kế toán.
- Bước 2 : Biên bản kiểm tra chất lượng được lập nhằm xác định số lượng, quy cách và chất lượng vật tư trước khi nhập kho, làm căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản.
- Bước 3 : Hoá đơn mua hàng là chứng từ của bên bán xác nhận đơn giá, số lượng, số tiền nguyên vật liệu cho người mua, là căn cứ để lập phiếu nhập kho, thanh toán tiền mua hàng để ghi sổ kế toán.
- Bước 4 : Tại phòng cung ứng hàng tháng căn cứ vào kế hoạch sản xuất của Công ty để tính ra số vật tư cần đáp ứng kịp thời cho tháng kế tiếp, sau đó sẽ lập hợp đồng gởi đến nhà cung cấp.
- Bước 5 : Tại kho hàng lúc này, khi nhận được hoá đơn bán hàng do nhân viên mua hàng mang về, thủ kho sẽ ký vào biên bản kiểm tra chất lượng hàng hoá vật tư, rồi sau đó gửi bản sao đến phòng kế toán để kế toán viên hạch toán cho kịp thời.
3.3.2.2. Chứng từ xuất:
Khi có yêu cầu về nguyên liệu, phân xưởng sẽ lập phiếu yêu cầu vật tư lên phòng cung ứng. Phòng kế hoạch sẽ căn cứ vào bản kế hoạch sản xuất trong kì để lập ra 3 phiếu xuất vật tư và ghi rõ nguyên vật liệu theo yêu cầu rồi ký xác nhận. Kế đến người phụ trách bộ phận sử dụng mang 3 phiếu này xuống kho, tại kho thủ kho tiến hành kiểm tra và ghi số thực xuất với người nhận rồi cả 2 bên cùng kí vào 3 phiếu, trong 3 phiếu thì 1 sẽ giao cho phòng kế toán, kế hoạch sản xuất, một sẽ giao cho người nhận vật tư, phiếu còn lại dùng làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển về phòng kế toán.
3.3. NGUYÊN TẮC ĐÁNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU:
3.2.1. Nguyên vật liệu nhập kho:
Giá trị NVL nhập kho là gía mua căn cứ vào các hóa đơn của người bán và các chi phí phát sinh từ lúc đi mua đến khi nhập tại kho của công ty: chi phí giao dịch trước khi mua, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chọn lọc, đóng gói, bào quản, chi phí bến bãi, thuế…
3.2.1.1. Đối với Nguyên Vật liệu do mua ngoài:
a) Trong nước:
Công ty tính theo giá thực tế:
Trong đó: Trang 31 Giá nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn - Các khoản giảm trừ (Nếu có) Chi phí vận chuyển, bốc dở (nếu có) +
Các khoản giảm trừ bao gồm: Khoản chiết khấu thương mại được hưởng, trị giá NVL được giảm giá, trị giá NVL đã mua trả lại.
Công ty thường mua NVL của những nhà cung cấp quen biết, có mối quan hệ làm ăn lâu năm với công ty, và việc đặt hàng chủ yếu thông qua điện thoại. Điều kiện giao hàng thường là giao tại kho công ty, tức yêu cầu đơn vị bán chịu trách nhiệm về khâu vận chuyển, bốc dỡ. Phương thức thanh toán tuỳ thuộc vào sự thoả thuận của đôi bên, nhưng chủ yếu là chuyển khoản.
Vì thời gian thực tập ngắn nên em xin trích dẫn một vài số liệu minh họa cho báo cáo tốt nghiệp tháng 01 năm 2010.
Số liệu minh hoạ:
Mẫu số 01 – GTKT – 3LL GK/2010N