TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC TẠI NGÂN HÀNG TMCP
HÀNG HẢI VIỆT NAM
1. Dự báo nhu cầu Nhân lực của Ngân hàng trong tương lai
Trong tương lai, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam vươn tới trở thành một trong những Ngân hàng TMCP hàng đầu tại Việt Nam cả về quy mô và chất lượng dịch vụ. Bởi vậy, kế hoạch phát triển mạng lưới là không ngừng tăng lên. Cụ thể, trong năm 2010, Ngân hàng sẽ thực hiện đầu tư mới 45 điểm giao dịch (trong đó có 25 chi nhánh và 20 phòng giao dịch) trên các địa bàn hiện tại của Ngân hàng cũng như tại một số khu vực kinh tế tiềm năng khác. Cùng với sự phát triển quy mô hoạt động là sự phát triển nguồn nhân lực. Để đáp ứng nhu cầu phát triển mạng lưới, tăng cường nguồn nhân lực bổ sung cho các đơn vị hiện tại, tổng số nhân lực của Ngân hàng dự kiến tăng lên 1.639 người vào cuối năm 2010 tức dự kiến tăng 785 người so với cuối năm 2009. Trong đó, lượng lao động tuyển mới này được phân bổ hợp lý giữa các khối/ngành, đơn vị với trình độ phù hợp. Sự phân chia theo khối/ngành: khối dịch vụ khoảng từ 35% - 40%, khối tín dụng từ 30% - 35%, Ban Giám đốc chênh lệch trong khoảng 10% - 15% so với tổng số, còn lại là lao động thuộc các khối/ngành khác. Sự phân chia theo trình độ: trình độ Đại học chiếm từ 80% - 85%, còn lại là các trình độ khác.
Như vậy, với nhu cầu tăng nguồn nhân lực như vũ bão của Ngân hàng trong giai đoạn hiện nay đòi hỏi công tác tuyển dụng không ngừng được cải tiến và hoàn thiện. Việc tuyển dụng lao động mới cần được thực hiện theo những tiêu chuẩn chặt chẽ, tránh tình trạng gia tăng lao động dôi dư mà vẫn đảm bảo hoàn thành kế hoạch nhân lực cũng như kinh doanh của Ngân hàng.
Dưới đây là một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân lực tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam.
2. Giải pháp
2.1. Hoàn thiện nội dung công tác tuyển dụng nhân lực tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam
Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam đã có quy trình tuyển dụng nhân lực gồm 7 bước như đã trình bày ở Sơ đồ quy trình tuyển dụng trên. Tuy nhiên quy trình này vẫn còn thiếu một số bước khá quan trọng mà Ngân hàng bỏ qua và còn một số điểm chưa hợp lý làm ảnh hưởng tới hiệu quả và chất lượng tuyển dụng. Dưới đây là quy trình tuyển dụng đã thay đổi, bổ sung dựa trên quy trình tuyển dụng hiện tại Ngân hàng đang sử dụng.
Sơ đồ 3: Quy trình tuyển dụng nhân lực mới
Thông báo tuyển dụng
Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn tuyển dụng Lập kế hoạch tuyển dụng
Tiếp nhận và sơ loại hồ sơ
Đánh giá hiệu quả tuyển dụng Tiếp nhận chính thức
Kiểm tra sức khoẻ
Thẩm định thông tin
Tiếp nhận thử việc Tổ chức phỏng vấn
Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân lực mới có sự khác biệt là bổ sung 4 bước so với quy trình tuyển dụng nhân lực hiện đang sử dụng, 4 bước đó là: Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn tuyển dụng, kiểm tra sức khoẻ, thẩm định thông tin và đánh giá hiệu quả của tuyển dụng.
•Lập kế hoạch tuyển dụng:
Trong giai đoạn này Ngân hàng vẫn căn cứ vào kế hoạch phát triển mạng lưới hay kế hoạch nhân lực để dự báo nhu cầu tuyển dụng hàng năm. Bên cạnh đó cần phải dự đoán những yếu tố rủi ro có thể ảnh hưởng đến kế hoạch tuyển dụng. Để thực hiện kế hoạch nhân lực không chỉ có một cách là tuyển dụng mà có thể sử dụng các giải pháp thay thế tuyển dụng, nhiều khi các giải pháp này lại có hiệu quả hơn khi mà Ngân hàng chưa chắc chắn về nhu cầu nhân lực. Các giải pháp thay thế này cũng đã được Ngân hàng đề cập đến trong kế hoạch tuyển dụng nhưng dường như chưa bao giờ hay ít sử dụng đến.
Khi xây dựng kế hoạch tuyển dụng, Ngân hàng cần căn cứ vào Phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc để phát hiện chính xác những chỗ trống và đưa ra được mô hình ứng viên lý tưởng cho các vị trí trống đó. Bên cạnh đó, Ngân hàng nên sử dụng kết hợp nhiều phương pháp xác định nhu cầu tuyển dụng ngoài những phương pháp đang sử dụng để hạn chế những nhược điểm của các phương pháp đó và các phương pháp mới cần phải tính đến các yếu tố rủi ro, các phương pháp mới có thể bao gồm:
- Phương pháp dự đoán xu hướng: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và mục tiêu Ngân hàng cần đạt được trong thời kỳ kế hoạch và ước
tính những thay đổi của kỹ thuật công nghệ và môi trường so với hiện tại để ước tính cầu nhân lực.
- Phương pháp chuyên gia: Ngoài sự tính toán và tổng hợp của Ngân hàng, của ban lãnh đạo thì cần kết hợp với ý kiến của chuyên gia. Các chuyên gia có thể là Trưởng Phòng Tổ chức Nhân sự hoặc là các chuyên gia thuê ngoài. Họ là những người có kinh nghiệm nên việc dự đoán cầu nhân lực cũng như nhu cầu tuyển dụng của Ngân hàng sẽ gắn với kế hoạch kinh doanh và tính hết các yếu tố rủi ro.
Nếu Ngân hàng sử dụng phương pháp tính theo năng suất lao động thì cần tính hệ số tăng năng suất lao động. Dựa vào việc dự kiến những yếu tố ảnh hưởng như thay đổi về kỹ thuật, tổ chức… để ước tính hệ số tăng năng suất lao động. Và tính năng suất lao động mới cho thời kỳ kế hoạch dựa vào hệ số tăng năng suất lao động.
Bên cạnh đó, đối với Ngân hàng việc tuyển dụng là khá quan trọng do vậy việc xác định người thực hiện tuyển dụng không chỉ là trách nhiệm của riêng ai mà nên cho đây là một trong những nghĩa vụ đối với mỗi nhân viên. Khi đó mỗi người sẽ có trách nhiệm cao hơn trong việc tìm kiếm người lao động mới tiềm năng về cho Ngân hàng.
Ngoài ra, việc xác định chính xác công việc cần tuyển và mô tả công việc cũng như yêu cầu đối với ứng viên là hết sức quan trọng trong cả quá trình tuyển dụng. Bởi vậy, trong kế hoạch tuyển dụng cần phải làm rõ điều này. Tuy nhiên vấn đề này còn phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng hệ thống bản mô tả công việc của Ngân hàng mà chúng ta sẽ nói đến sau.
•Thông báo tuyển dụng:
Việc xác định nguồn và phương pháp tuyển dụng cũng cần phải được thực hiện thường xuyên, trong mỗi đợt tuyển dụng vẫn cần xem xét lại nên sử dụng phương pháp tuyển dụng nào và tuyển từ nguồn nào là phù hợp. Để đáp
ứng kế hoạch phát triển lâu dài, Ngân hàng nên sử dụng nguồn nội bộ nhiều hơn nhất là tuyển dụng cho những vị trí cấp cao hoặc lãnh đạo.
Trong bước này cần chú ý đến các hình thức quảng cáo hay thông báo tuyển dụng và bổ sung các hình thức thông báo khác ngoài các hình thức theo quy định là: Quảng cáo trên tạp chí chuyên ngành về Ngân hàng – Tài chính, tạp chí kinh tế hay báo lao động…Các hình thức này khá thu hút người lao động do có uy tín và mang tính thời sự hơn. Bên cạnh đó là sử dụng các phương tiện truyền thông như Ngân hàng vẫn đang sử dụng và có bổ sung thêm một số địa chỉ Web khá nổi như: www.vnexpress.net, www.vnn.vn, …là một trong những địa chỉ đăng thông báo tuyển dụng hiệu quả do được sự quan tâm của cả người lao động đã đi làm và một lượng lớn sinh viên.
Ngoài ra, trong việc thu hút ứng viên cần phối hợp sử dụng các biện pháp khác ngoài thông báo tuyển dụng truyền thống như sẽ được đề cập đến sau.
•Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn tuyển dụng:
Ngân hàng cũng đã xác định các tiêu chuẩn tuyển dụng tuy nhiên các tiêu chuẩn này được sử dụng chung cho toàn bộ các vị trí công việc. Điều này là không hợp lý do mỗi công việc có đặc điểm cũng như yêu cầu đối với người thực hiện riêng. Có thể nói Ngân hàng đã đưa ra các tiêu chuẩn tuyển dụng mang tính yêu cầu chung phù hợp với Ngân hàng, còn đối với mỗi công việc cụ thể thì ngoài các yêu cầu chung còn cần các yêu cầu riêng mà chủ yếu do người thực hiện tuyển dụng xác định và đánh giá. Như vậy, tuyển dụng sẽ mang tính chủ quan. Điều này đòi hỏi Ngân hàng cần quy định cụ thể các tiêu chuẩn tuyển dụng cho mỗi nhóm công việc cụ thể và trong mỗi đợt tuyển dụng việc xem xét, xác định lại các tiêu chuẩn tuyển dụng là hết sức cần thiết đảm bảo đánh giá công bằng đối với mỗi ứng viên. Khi xác định các tiêu
chuẩn tuyển dụng thì Ngân hàng cần xây dựng trọng số cho các tiêu chuẩn đó để hạn chế tối đa sự đánh giá không công bằng giữa các ứng viên.
•Tiếp nhận và sơ loại hồ sơ:
Bước sơ loại hồ sơ chủ yếu để đánh giá ứng viên một cách tổng thể nhất. Xem xét họ có đáp ứng được các yêu cầu tối thiểu theo quy định của Ngân hàng hay không. Đồng thời là bước xác lập mối quan hệ với ứng viên. Trong sơ loại hồ sơ, Ngân hàng cần phải xác định được các tiêu chí để sàng lọc hồ sơ dựa vào các tiêu chuẩn tuyển dụng và cũng cần phải có những cách đánh giá phù hợp với từng tiêu chí. Các tiêu chí sàng lọc hồ sơ có thể là tất cả các tiêu chuẩn tuyển dụng, có thể là các thông tin trong hồ sơ dự tuyển nhưng việc đánh giá ứng viên trong bước này thông thường chỉ căn cứ vào một số tiêu chí như: Trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc và trình độ ngoại ngữ, tin học.
•Tổ chức thi viết:
Đối với các chức danh phải tham gia thi viết thì Ngân hàng vẫn sử dụng 2 môn thi Tiếng Anh và Nghiệp vụ. Tuy nhiên, ngoài ra Ngân hàng nên sử dụng kết hợp với những bài kiểm tra trắc nghiệm về tâm lý, kiến thức kinh tế xã hội để có thể đánh giá được sự phù hợp của ứng viên với công việc.
•Tổ chức phỏng vấn:
Sau khi loại bớt các ứng viên thông qua hồ sơ và bài thi, phỏng vấn tuyển dụng sẽ là bước sàng lọc tiếp các ứng viên. Bước này chú trọng đến các kỹ năng về xã hội của ứng viên nhiều hơn như: Giao tiếp, tâm lý… Hiện tại, Ngân hàng sử dụng kiểu phỏng vấn tự do, nó có ưu điểm là thu hút được nhiều thông tin đa dạng về ứng viên nhưng việc tổng hợp là khó và hiệu quả phụ thuộc lớn vào khả năng của người phỏng vẩn. Bởi vậy, để hạn chế những nhược điểm này, Ngân hàng nên kết hợp phỏng vấn tự do và phỏng vấn có cấu trúc. Tức trước quá trình phỏng vấn, người phỏng vấn nên chuẩn bị trước
những câu hỏi chủ chốt có liên quan đến yêu cầu của công việc. Trong quá trình phỏng vấn thì có thể sử dụng cả những câu hỏi bổ sung. Đây là cách phỏng vấn hứa hẹn nhiều ưu điểm nhất và nhiều doanh nghiệp hiện đang sử dụng. Ngoài ra, để chuẩn bị cho buổi phỏng vấn, ngoài việc nghiên cứu hồ sơ ứng viên cần xem xét lại bản mô tả công việc để hiểu rõ hơn về vị trí cần tuyển và yêu cầu của nó đối với ứng viên.
Khi kết thúc giai đoạn phỏng vấn, cán bộ phòng Nhân sự sẽ căn cứ vào các ghi chép, nhận định đối với mỗi ứng viên của hội đồng phỏng vấn để so sánh và tổng hợp cùng với điểm các bài thi viết, sau đó đưa ra quyết định chấp nhận ứng viên nào, loại bỏ ứng viên nào. Trong tổ chức phỏng vấn của Ngân hàng cần xây dựng lại và thống nhất các mẫu biểu đánh giá phỏng vấn như sẽ được trình bày sau.
•Kiểm tra sức khoẻ:
Đây là hoạt động khá quan trọng mà Ngân hàng bỏ qua thực hiện. Thông thường Ngân hàng đánh giá sức khoẻ của ứng viên thông qua giấy chứng nhận sức khoẻ mà có thể coi hoạt động này chỉ như là hình thức. Mà sức khoẻ của người lao động rất quan trọng thể hiện chất lượng lao động và nếu Ngân hàng có sự kiểm tra cẩn thận sẽ tránh được các đòi hỏi vô lý do người lao động đặt ra sau này. Bởi vậy, Ngân hàng nên bổ sung bước kiểm tra sức khoẻ vào quy trình tuyển dụng của mình trước khi có quyết định tuyển dụng.
•Thẩm định thông tin:
Thực tế hoạt động thẩm tra thông tin, Ngân hàng cũng có thực hiện nhưng chỉ là khi cảm thấy cần thiết và thường được thực hiện sau bước sàng lọc hồ sơ. Tuy nhiên, ta thấy rằng hoạt động thẩm tra thông tin là hết sức cần thiết vì các thông tin ứng viên đưa ra là phản ánh về bản thân họ, họ rất muốn mình thật xuất sắc trong mắt nhà tuyển dụng do vậy nhiều khi họ tự tô hồng
bản thân. Nếu các nhà tuyển dụng không nhận ra điều này và cũng không có sự thẩm tra lại các thông tin thu được từ ứng viên thì sẽ dẫn đến tuyển được người có khả năng nói giỏi chứ không làm giỏi. Đây là một tổn thất vô cùng lớn đối với công tác tuyển dụng. Bởi vậy, cần cho việc thẩm tra thông tin là một bước trong quy trình tuyển dụng để nhắc nhở nhà tuyển dụng không quên điều này.
•Tiếp nhận thử việc:
Trong hoạt động thử việc của Ngân hàng còn nhiều hạn chế và nguyên nhân của nó đã được trình bày ở trên. Bởi vậy trong hoạt động này, Ngân hàng cần có những thay đổi sau nhằm góp phần làm hoạt động thử việc đạt kết quả cao hơn. Nên giao công việc giám sát và hướng dẫn thử việc cho 1 cán bộ nhân viên có năng lực và trách nhiệm cao. Tổ chức khen thưởng những người thử việc có thành tích xuất sắc qua quá trình thử việc (ví dụ: hoàn thành nội dung thử việc sớm, trong quá trình thử việc hết sức cố gắng hoặc có sáng kiến trong thực hiện…).
Tiếp nhận chính thức:
Tiếp nhận chính thức là hoạt động không thể thiếu được trong quy trình tuyển dụng bởi bước này nhằm xác lập mối quan hệ chính thức giữa Ngân hàng với ứng viên. Được thực hiện qua việc giao kết hợp đồng lao động. Ứng viên đã trở thành một thành viên chính thức của Ngân hàng. Kết thúc bước tiếp nhận chính thức là Ngân hàng đã gần hoàn thành quá trình tuyển dụng của mình.
•Đánh giá hiệu quả tuyển dụng:
Ở bước này cần tính toán các số liệu, thông số của quá trình tuyển dụng vừa thực hiện sau khi kết thúc quá trình tuyển dụng để có đánh giá và rút kinh nghiệm kịp thời, tránh lặp lại những sai sót trong đợt tuyển dụng sau. Các chỉ tiêu sử dụng đánh giá công tác tuyển dụng như đã trình bày trong phần cơ sở
lý luận, khi đánh giá cần sử dụng kết hợp các chỉ tiêu để có đánh giá chính xác nhất. Khi kết thúc đợt tuyển dụng, căn cứ vào kết quả đã đạt được ở các giai đoạn, cán bộ nhân sự sẽ tổng hợp chung lại để có cái nhìn tổng thể hơn. Mẫu tổng hợp kết quả tuyển dụng có thể được thiết kế như sau:
Bảng 11: Bảng tổng hợp kết quả tuyển dụng nhân lực
Đvt: Người
Chỉ tiêu Bước 1 Bước 2 Bước 3 … Tổng hợp
1. Số lượng ứng viên tham gia - Theo nguồn:
Nguồn bên ngoài Nguồn nội bộ - Theo độ tuổi: Dưới 30 Từ 30 - 40 Từ 40 - 50 - Theo giới tính: Nam Nữ - Theo trình độ: Trên Đại học Đại học Cao đẳng Trung cấp Trình độ khác - Theo vị trí cần tuyển 2. Số lượng ứng viên bị loại 3. Số lượng ứng viên còn lại
Việc tổng hợp kết quả tuyển dụng có thể thực hiện cho từng bước cũng có thể thực hiện tổng hợp cho đợt tuyển dụng hay cho 1 năm tuyển dụng. Sau