Kế hoạch năm Số lao động đến 31/12/2004 Nhu cầu tuyển dụng năm 2007 Nhu cầu tuyển dụng năm 2008 Nhu cầu tuyển dụng năm 2009 Cầu lao động đến 31/12/2009 Khối dịch vụ 145 55 76 110 386 Khối tín dụng 100 40 54 75 269 Kế toán 25 15 10 18 68 Tin học 15 10 8 5 38 Hành chính/nhân sự 13 7 5 13 38 Giao dịch vốn&ngoại tệ/Đầu tư
tài chính 5 10 5 20
Pháp chế 5 5 2 12
Ban Giám đốc 29 5 10 42 86
Tổng 337 147 163 270 917
Nguồn: Phòng Tổ chức Nhân sự
Như vậy, từ kế hoạch nhân lực đến cuối năm 2009, Ngân hàng đã xác định nhu cầu tuyển dụng theo từng năm, và nhu cầu tuyển dụng sẽ còn được phân bổ theo từng đơn vị kinh doanh và theo từng quý, tháng hay đợt tuyển dụng khác nhau tuỳ thuộc vào điều kiện kinh doanh của Ngân hàng. Việc xác định nhu cầu tuyển dụng theo đừng đợt trong năm hay trong kế hoạch tuyển dụng ngắn hạn còn phụ thuộc vào đánh giá các giải pháp thay thế như: Điều chuyển, bổ nhiệm, đào tạo hay tăng năng suất lao động. Nếu các giải pháp trên khả thi và có thể giải quyết được tình trạng thiếu lao động thì tuyển dụng
sẽ không diễn ra hoặc nhu cầu tuyển dụng có thể giảm bớt. Nếu các giải pháp trên không khả thi thì việc tuyển dụng được thực hiện và khi đó nhu cầu tuyển dụng được xác lập.
Bên cạnh việc xác định nhu cầu tuyển dụng, Ngân hàng còn xác định nội dung công việc và yêu cầu đối với ứng viên. Điều đó được thể hiện qua việc xây dựng hệ thống chức danh và bản mô tả công việc. Tuy nhiên, hệ thống chức danh và bản mô tả công việc của Ngân hàng vẫn chưa hoàn chỉnh và đang trong quá trình xây dựng lại. Đồng thời việc xác định lại nội dung công việc và yêu cầu đối với ứng viên không được thực hiện thường xuyên mà chỉ dựa vào bản mô tả công việc và các nhiệm vụ của các nhân viên thực hiện trước đó. Các yêu cầu đối với ứng viên cũng được thể hiện qua Phiếu yêu cầu tuyển dụng của Ngân hàng nhưng rất chung chung và áp dụng cho tất cả các chức danh.
1.4. Xác định chi phí tuyển dụng
Trong kế hoạch tuyển dụng, Ngân hàng không dự tính chi phí tuyển dụng. Ngân hàng chỉ quy định chi phí tuyển dụng trong trường hợp cán bộ tuyển dụng đi công tác tức thực hiện tuyển dụng ở các Chi nhánh mới.
2.Phân tích hoạt động tổ chức thực hiện tuyển dụng tại Ngân hàng
2.1.Xác định người thực hiện tuyển dụng
Việc thực hiện tuyển dụng đều do Phòng Tổ Chức Nhân sự và Phòng/Ban có nhu cầu đảm nhiệm. Tuy nhiên, trách nhiệm chính thuộc về Phòng Tổ chức Nhân sự. Cụ thể Phòng Tổ chức - Nhân sự tổng hợp và xây dựng kế hoạch tuyển dụng hằng năm của các Đơn vị kinh doanh và trình Tổng Giám đốc; Kiểm tra, giám sát các Đơn vị kinh doanh thực hiện việc tuyển dụng theo kế hoạch và đúng quy trình, quy định của Maritime Bank; Tổ chức thực hiện tuyển dụng tại Hội sở chính; Báo cáo và đánh giá việc tuyển
dụng.
- Tổ chức thực hiện việc tuyển dụng: Đối với Hội sở chính, việc tuyển dụng do Phòng Tổ chức - Nhân sự Maritime Bank làm đầu mối thực hiện. Đối với các Đơn vị kinh doanh khác trên địa bàn Hà Nội, việc tuyển dụng do Phòng Tổ chức - Nhân sự Maritime Bank hoặc do Sở Giao dịch hay 1 Chi nhánh làm đầu mối thực hiện theo chỉ định của Tổng Giám đốc. Đối với địa bàn các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác:
Nếu chỉ có một Đơn vị kinh doanh có nhu cầu tuyển dụng, thì việc tuyển dụng được giao cho Đơn vị kinh doanh trực tiếp thực hiện;
Nếu nhiều Đơn vị kinh doanh có nhu cầu tuyển dụng trong một thời điểm, thì việc tuyển dụng được giao cho một Đơn vị kinh doanh làm đầu mối thực hiện theo chỉ định của Tổng Giám đốc;
Nếu tuyển dụng cho nơi chưa có Đơn vị kinh doanh của Maritime Bank, thì việc tuyển dụng do Phòng Tổ chức - Nhân sự hoặc được giao cho một Đơn vị kinh doanh gần khu vực thực hiện theo chỉ định của Tổng Giám đốc.
- Hội đồng tuyển dụng:
Hội đồng tuyển dụng được thành lập để tuyển dụng theo từng đợt hoặc để tuyển dụng theo nhiều đợt khác nhau, bao gồm những thành phần sau:
Đại diện Hội đồng Quản trị, Ban Điều hành hoặc Ban Giám đốc Đơn vị kinh doanh;
Đại diện của Bộ phận quản lý nhân sự;
Đại diện Đơn vị kinh doanh, Phòng, Ban nghiệp vụ liên quan đến chức danh tuyển dụng;
Thành phần Hội đồng tuyển dụng như trên được áp dụng để tuyển dụng hầu hết các vị trí chức danh trong Ngân hàng. Các vị trí tuyển dụng càng cao thì càng cần sự tham gia của các cấp lãnh đạo vào Hội đồng tuyển dụng. Nhìn chung, Hội đồng tuyển dụng như trên đã đảm bảo được yêu cầu của tuyển dụng. Vì thành phần Hội đồng tuyển dụng này đã có sự tham gia của Phòng Tổ chức Nhân sự và phòng ban có nhu cầu tuyển dụng và họ lại là những người có nhiều kinh nghiệm trong công tác tuyển dụng.
2.2.Thu hút ứng viên
Ngân hàng sử dụng cả nguồn nhân lực nội bộ và nguồn nhân lực bên ngoài. Trong đó, nguồn nội bộ thường chỉ áp dụng cho các vị trí lãnh đạo được thể hiện dưới hình thức đề bạt, bổ nhiệm hoặc điều chuyển công tác tuy nhiên nguồn này được sử dụng rất ít. Nguồn bên ngoài được Ngân hàng sử dụng là chủ yếu, đã gây ra nhiều sự bất bình trong đội ngũ nhân viên vì họ nghĩ là không có cơ hội thăng tiến và Ngân hàng cũng đã mất không ít chi phí kể cả thời gian và tài chính để hướng dẫn người lao động mới làm quen công việc.
Việc thu hút ứng viên được thực hiện bằng nhiều cách khác nhau tùy thuộc vào nguồn tuyển dụng mà Ngân hàng sử dụng. Với nguồn tuyển dụng bên trong tổ chức thì thông báo tuyển dụng được gửi tới nhân viên qua thư điện tử (outlook) và thông báo tuyển dụng trong toàn Ngân hàng hoặc qua giới thiệu của cán bộ nhân viên. Với nguồn tuyển dụng bên ngoài tổ chức, Ngân hàng thực hiện thu hút ứng viên thông qua thông báo tuyển dụng hay còn gọi là quảng cáo tuyển dụng, qua sự giới thiệu của cán bộ nhân viên, tiếp cận các cơ sở đào tạo và chọn lựa từ nguồn dữ liệu ứng viên của doanh nghiệp. Tuy nhiên, dù thực hiện thu hút ứng viên theo cách nào thì Ngân hàng cũng luôn phải sử dụng Bản Thông báo tuyển dụng. Cụ thể các hoạt động thu hút ứng viên được quy định như sau:
Thông báo tuyển dụng được đăng trên các phương tiện thông tin và trước khi tổ chức tuyển dụng bao gồm:
Trang Web của Ngân hàng;
Tối thiểu 03 kỳ liên tiếp trên ít nhất 02 phương tiện thông tin đại chúng trung ương hoặc địa phương (dưới các hình thức Báo giấy, Báo điện tử, Báo hình, Báo nói...) và các trang Web về tuyển dụng lao động như: Vietnamworks.com và Kiemviec.com.
Thông báo bằng văn bản cho CBNV trong đơn vị.
Hoạt động thu hút ứng viên do Phòng Tổ chức Nhân sự và Bộ phận Quan hệ Công chúng thực hiện.
Mẫu thông báo tuyển dụng của Ngân hàng được thiết kế bao gồm các phần sau: Giới thiệu ngắn gọn về Ngân hàng; Lý do tuyển dụng; Tên chức danh cần tuyển kèm ký hiệu và số lượng; Mô tả nhiệm vụ chính, yêu cầu cụ thể và yêu cầu chung; Địa điểm làm việc, địa chỉ nộp hồ sơ, thời hạn nộp hồ sơ và yêu cầu nội dung hồ sơ dự tuyển. Ngoài ra, một thông báo tuyển dụng thường bao gồm nhiều vị trí dự tuyển. Nhìn chung Thông báo tuyển dụng của Ngân hàng đầy đủ các nội dung yêu cầu của một bản thông báo tuyển dụng tốt, thu hút ứng viên. Tuy nhiên để bản thông báo tuyển dụng hấp dẫn hơn đối với những ứng viên tiềm năng thì còn thiếu một phần khá quan trọng đó là sự hứa hẹn hay mang đến cơ hội làm việc tốt cho ứng viên. Dưới đây là một ví dụ thông báo tuyển dụng cho vị trí Nhân viên Tín dụng: