5 Kiểm tra sự hiện hữu của các khoản nợ phải thu khách hàng
2.2. Thực hiện kế hoạch kiểm toán
2.2.1 Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát
Công việc này được thực hiện để đánh giá hiệu quả của các thủ tục kiểm soát đối với khoản mục Nợ phải thu khách hàng và độ tin cậy của thông tin. Nếu kết quả của các thử nghiệm kiểm soát đem lại độ tin cậy cho KTV về HTKSNB của đơn vị thì KTV sẽ sử dụng những bằng chứng này để đánh giá và giảm các thủ tục kiểm tra chi tiết. KTV chỉ lựa chọn một số thử nghiệm chủ yếu đảm bảo những kiểm soát này tác động đến hầu hết các rủi ro tiềm tàng đối với khoản mục Nợ phải thu khách hàng.
Công ty ABC
Các thử nghiệm kiểm soát chính để đánh giá tính hữu hiệu và hoạt động liên tục của các thủ tục kiểm soát tại Công ty ABC bao gồm:
a. Kiểm tra sự đồng bộ của sổ sách, trình tự ghi sổ và độ tin cậy của thông tin.
Kiểm soát Các tài liệu sử dụng
Báo cáo doanh thu, các khoản thu được và các khoản phải thu hàng ngày.
Hoá đơn bán hàng
Báo cáo doanh thu theo ngày của các chi nhánh
Nhật ký thu tiền (Các phiếu thu giữ bởi thủ quỹ tại quỹ) Sổ phụ ngân hàng
Đối chiếu về doanh thu, các khoản tiền thu được và các khoản phải thu.
Báo cáo doanh thu theo ngày
Báo cáo các khoản phải thu theo ngày Bảng đối chiếu hàng tháng với ngân hàng Kiểm tra của Giám đốc. Báo cáo doanh thu theo ngày
Báo cáo các khoản phải thu theo ngày
Báo cáo tăng giảm tiền theo ngày (Bao gồm cả tiền mặt và tiền gửi ngân hàng)
Ghi nhận doanh thu Báo cáo doanh thu theo ngày
Báo cáo các khoản phải thu theo ngày Sổ phụ ngân hàng
Có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa những người có liên quan. Công ty Kiểm toán và Tư vấn Thủ đô đã kiểm tra tính hiệu quả của các thủ tục kiểm soát cơ bản đối với chu trình bán hàng và thu tiền, phỏng vấn những người có trách nhiệm (Chị Thu ở chi nhánh Hà Nội, Anh Tú ở chi nhánh Hải Phòng, chị Vân ở chi nhánh Hà Tây và chị Minh ở Thái Nguyên) và kết luận thông tin qua hệ thống đảm bảo độ tin cậy.
b. Tìm hiểu sự phân cách nhiệm vụ đầy đủ trong tổ chức công tác tài chính kế toán
Thiết kế thử nghiệm:
Tìm hiểu và đánh giá môi trường kiểm soát của công ty ABC đối với khoản mục Nợ phải thu khách hàng qua các khía cạnh:
+ Liên kết các mục tiêu kiểm soát rủi ro
+ Thiết lập trách nhiệm và phân chia công việc + Thực hiện phân công, phân nhiệm, bất kiêm nhiệm
CACC
Khách hàng ABC
Cho năm kết thúc ngày: 31/12/2010
Thử nghiệm kiểm soát cấp II- phỏng vấn và quan sát.
Tham chiếu: R331 Người thực hiện: NQH Ngày thực hiện: 03/2011 Người rà soát: LTV Nhân viên Công ty ABC Bản chất công việc
Chị Hậu - Nhà máy Hải Dương Chị Vân - Chi nhánh Hà Tây Chị Minh - Nhà máy Thái Nguyên Chị Trâm - Trụ sở chính
Anh Phúc - Trụ sở chính Anh Toàn - Trụ sở chính
Anh Tâm - Chi nhánh Quảng Ninh
- Phỏng vấn nhân viên về công việc thực tế hàng ngày của họ trong chu trình bán hàng và thu tiền và mục đích công việc của họ => đánh giá kinh nghiệm và kiến thức với nhiệm vụ được giao.
- Quan sát để chắc chắn có sự phân công phân nhiệm giữa chi nhánh và trụ sở chính, giữa kiểm soát với tiền thu được và các khoản phải thu.
- Đánh giá sự phân công trách nhiệm và công việc cho những nhân viên có liên quan.
Kết luận:
Qua quan sát và phỏng vấn, KTV kết luận Công ty ABC đã thực hiện đúng đắn phân công phân nhiệm, bất kiêm nhiệm, thiết lập trách nhiệm, phân chia công việc và liên kết các mục tiêu kiểm soát rủi ro để hệ thống đạt mục tiêu đã định trước. Thủ tục kiểm soát cấp II của công ty được đánh giá là có hiệu quả.
c. Đối chiếu phải thu với đại lý
Thủ tục:
Phỏng vấn kế toán các chi nhánh về quá trình đối chiếu công nợ hàng quý với các đại lý. Trực tiếp kiểm tra hồ sơ của chi nhánh Hà Tây để đảm bảo quá trình đối chiếu này được thực hiện suốt các quý trong năm.
Yêu cầu kế toán các chi nhánh cung cấp các biên bản đối chiếu công nợ với các đại lý chọn mẫu tại ngày 30/6/2010 và 31/12/2010 đối với chi nhánh Hà Nội (9 đại lý), Hải Phòng (5 đại lý), và tại ngày 30/6/2010 và 30/9/2010 đối với chi nhánh Hà Tây (10 đại lý).
Đối chiếu số dư xác nhận bởi các đại lý được chọn với số dư theo sổ chi tiết phải thu khách hàng của Công ty tại các ngày nói trên.
Thực hiện
Qua phỏng vấn, các chi nhánh đều thực hiện công việc đối chiếu với các đại lý thông qua các nhân viên tiếp thị.
Qua kiểm tra hồ sơ đối chiếu của chi nhánh Hà Tây, KTV nhận thấy công việc đối chiếu được chi nhánh thực hiện đều hàng quý. Các biên bản đối chiếu gốc với các đại lý được lưu trong một hồ sơ phân chia theo thứ tự thời gian và được kiểm soát rất cẩn thận để đảm bảo tất cả các đại lý đều được đối chiếu và biên bản đối chiếu đã được gửi đầy đủ về cho kế toán chi nhánh.
Kết quả đối chiếu giữa biên bản đối chiếu và sổ chi tiết phải thu của Công ty như sau:
CACC
Khách hàng ABC
31/12/2010
Đối chiếu các khoản phải thu với đại lý
Người thực hiện: : NQH Ngày thực hiện: 03/2011 Người rà soát: LTV
Khoản mục
Theo biên bản đối chiếu công nợ
(VNĐ)
Theo sổ chi tiết phải thu
(VNĐ) Chênh lệch Chênh lệch Ghi chú 30/12/2010 Hà Tây Công ty nông sản thực phẩm TM 534.287.343 536.327.337 (2.039.994) NPT 1 Trần Nga Mai 525.075.533 525.075.533 - Dương Minh Hà 363.598.014 363.598.014 -
2 Phan Thị Nhài 863.731.729 863.731.729 - Nguyễn Ngọc Tú 508.593.536 508.593.536 - Trần Thị Nụ 412.825.273 412.825.273 - Vũ Thị Nga 954.278.330 954.278.330 - Hồ Tuấn Quỳnh 390.546.337 390.546.337 - Hoàng An 425.588.789 425.588.789 - Hà Nội Kiều Khang 359.793.933 359.793.933 - Trần Thị Tư 457.049.565 457.049.565 -
Huỳnh Nga Mai 231.815.193 231.815.193 -
Đặng Thị Hương 261.069.476 261.069.476 - Vĩnh Tuấn 341.969.060 341.969.060 - Trần Văn Hưng 205.267.940 205.267.940 - Trần Phước Lộc 160.295.366 160.295.366 - Bùi Thị Bé 245.065.833 245.065.833 - Lưu Phát Đạt 473.425.522 473.425.522 - Hải Phòng Lê Mỹ Dung 772.439.879 772.439.879 - Công ty HT 504.439.402 504.439.402 - Công ty AT 179.025.000 179.025.000 - Trần Thị Tú 389.426.827 389.426.827 - Lê Thị Ngọc 198.427.167 198.427.167 -
NPT1: Chênh lệch phản ánh phần doanh số hàng bán bị trả lại chưa trừ vào công nợ của đại lý.
NPT2: Chênh lệch phản ánh chi phí vận chuyển từ tháng 3 đến tháng 12 năm 2009 Công ty tài trợ nhưng chưa được trừ vào công nợ của đại lý.
Các kết quả đối chiếu cho các tháng còn lại như được chọn đều không cho thấy sự khác biệt trọng yếu nào giữa số dư công nợ của các đại lý theo biên bản đối chiếu so với sổ chi tiết phải thu của Công ty.
Kết luận:
Kiểm soát hoạt động hiệu quả theo như thiết kế.
d. Rà soát việc đối chiếu công nợ
Thủ tục:
Phỏng vấn kế toán phụ trách Nợ phải thu ở Hà Tây, hà Nội và Hải Phòng về quy trình đối chiếu công nợ và mật độ của công việc này.
Yêu cầu kế toán viên cung cấp biên bản đối chiếu công nợ đã được lựa chọn đối với một vài khách hàng tại ngày 30/6/2010 ở các chi nhánh trên.
Xem xét kỹ hồ sơ đối chiếu công nợ được giữ tại chi nhánh Hà Tây để đảm bảo tất cả các khoản Nợ đều được đối chiếu hàng quý và được ghi chép chính xác.
Phát hiện:
Chi nhánh Hà Nội và Hải Phòng đã thực hiện đối chiếu công nợ trên cơ sở nửa năm. KTV đã thu thập được biên bản đối chiếu của chi nhánh Hà Nội và Hải Phòng tại ngày 31/12/10 và thực hiện đối chiếu với sổ chi tiết và thấy rằng:
• Đối với chi nhánh Hà Nội: việc đối chiếu theo kế hoạch được thực hiện vào 31/12/10; tuy nhiên do chậm trễ trong khâu chuẩn bị, một vài biên bản đối chiếu mới chỉ thực hiện đến ngày 31/7/10. KTV đã xem xét tính thích hợp của các biên bản đối chiếu và chọn mẫu kiểm tra một số biên bản đối chiếu tại ngày 31/12/10 và đã đồng ý với báo cáo Không có yếu tố loại trừ.
• Đối với chi nhánh Hải Phòng: công việc đối chiếu được thực hiện rất tốt. KTV đã chọn mẫu một vài biên bản đối chiếu công nợ và so sánh với sổ chi tiết và không thấy có yếu tố loại trừ.
• Chi nhánh Hà Tây thực hiện đối chiếu công nợ theo từng quý và cũng thực hiện rất tốt.
Hàng quý, kế toán công nợ chuẩn bị một bản danh sách xác nhận Nợ phải thu để kiểm soát xem người bán hàng đã thực hiện đối chiếu với các đại lý chưa và xác nhận nợ có được lưu lại không. Rà soát bản danh sách này và các xác nhận nợ kèm theo, KTV thấy rằng chi nhánh Hà Tây đã thực hiện đối chiếu với tất cả các chi nhánh theo từng quý rất tốt. KTV đã thu thập một bản copy biên bản đối chiếu công nợ đối với một số đại lý chính tại Hà Tây tại ngày 31/12/10 và thực hiện đối chiếu với sổ chi tiết và không thấy có chênh lệch.
Kết luận chung sau khi tiến hành các thử nghiệm kiểm soát:
Hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty ABC với chu trình bán hàng và thu tiền là hoạt động hiệu quả theo đúng thiết kế. KTV có thể dựa vào HTKSNB của khách hàng để giảm thiểu các thử nghiệm cơ bản cần thực hiện.
Công ty XYZ:
Công ty XYZ có tình hình bán hàng thu tiền đơn giản, do đó KTV chỉ thực hiện đánh giá tổng quan chu trình bán hàng thu tiền. Thử nghiệm kiểm soát được thực hiện như sau:
CACC
Khách hàng XYZ
31/12/2010
Đối chiếu doanh thu trên báo cáo bán hàng với số liệu trên sổ cái
Người thực hiện: : NDDung Ngày thực hiện: 03/2011 Người rà soát: NMT
Mục tiêu:
Để đảm bảo kiểm soát đối với chu trình bán hàng thu tiền hoạt động hiệu quả.
Khách hàng Theo báo cáo bán hàng (USD) Theo sổ cái (USD) Chênh lệch Ghi chú
Công ty XL Việt Nam 1.283.716 1.283.716 -
Công ty dụng cụ công
nghiệp XL Hàn Quốc 126.870 126.870 -
Công ty XL Trung
Quốc 1.161.106 1.136.408 (24.698) NPT1
Công ty công nghiệp
KF Hàn Quốc 110.685 110.685 -
Công ty HL Việt Nam 123.278 123.679 401 NPT2
Công ty XL Thái Lan 850.520 850.530 1
Công ty KF Thái Lan 258.950 382.330 12.338 NPT3
Tổng 2.802.419 2.790.461 (11.958)
NPT1: Chênh lệch này phản ánh phần điều chỉnh của cuộc kiểm toán năm trước
NPT2: Chênh lệch tỷ giá do doanh thu nguyên tệ là VNĐ
NPT3: Phản ánh doanh thu từ hàng hỏng bán cho Công ty KF Thái Lan trong tháng 3.
Kết luận:
Kiểm soát với chu trình bán hàng thu tiền đạt hiệu quả dẫn đến việc kiểm soát đối với khoản mục Nợ phải thu khách hàng cũng đạt hiệu quả.
2.2.2 Thực hiện các thử nghiệm cơ bản
Thực hiện thủ tục phân tích
Thủ tục phân tích được thực hiện nhằm đánh giá tính phù hợp của sự biến động các khoản phải thu và doanh thu năm nay so với năm trước. Thủ tục phân tích được thực hiện ở 2 Công ty như sau:
Công ty ABC: CACC
Khách hàng ABC
31/12/2010
So sánh số liệu năm nay với năm trước
Người thực hiện: : NQH Ngày thực hiện: 03/2011 Người rà soát: LTV Đơn vị tính: USD Chỉ tiêu Đã kiểm toán 31/12/09 Chưa kiểm toán 31/12/10 Chênh lệch Ghi chú Số tiền %
Phải thu thương mại 5.068.500 5.515.210 446.710 8.8 % NPT 1 Dự phòng phải thu khó đòi (58.000) (58.000) - - NPT 2 NPT1: Khoản phải thu thương mại tăng chủ yếu do tăng doanh thu trong năm 2010. Kỳ thu tiền của Công ty thông thường từ 20 đến 30 ngày, do đó số dư khoản phải thu thương mại tại thời điểm 31/12/2010 phụ thuộc vào sản lượng hàng bán ra trong các tháng cuối năm.
NPT2: Công ty không đánh giá dự phòng phải thu khó đòi tại ngày 31/12/2010 do hầu hết các khoản phải thu khó đòi đều phát sinh từ các năm trước. Do đó số dư của khoản dự phòng vẫn giống năm 2009.
Công ty XYZ: CACC
Khách hàng XYZ
31/12/2010
So sánh số liệu năm nay với năm trước
Người thực hiện: : NDDung Ngày thực hiện: 03/2011 Người rà soát: NMT Đơn vị tính: USD Chỉ tiêu Đã kiểm toán 31/12/09 Chưa kiểm toán 31/12/10 Chênh lệch Ghi chú Số tiền %
Phải thu thương mại 269.553 431.356 161.803 60% NPT 1
Dự phòng phải thu khó đòi - - - -
NPT1: Phải thu thương mại tăng là do doanh thu tăng trong năm. Kỳ thu tiền từ 30 đến 60 ngày. Do đó các khoản doanh thu trong tháng 11, 12 của năm nay tăng so với cùng kỳ năm trước, dẫn đến các khoản phải thu thương mại tăng. Kiểm tra các hợp đồng kinh tế, KTV thấy có một số hợp đồng cung cấp hàng hóa đã gia hạn thêm thời hạn thanh toán.
Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết số dư Công ty ABC:
a. Đối chiếu báo cáo bán hàng và báo cáo các khoản phải thu theo ngày với sổ cái các khoản phải thu và điều tra các khoản mục có số dư lớn và bất thường.