VII. Hạn chế của đề tài
2.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty
Tại công ty bộ máy kế toán được phân công, phân nhiệm rõ ràng. Tại các xí nghiệp các ban ngành tài chính thực hiện các chức năng kế toán.
SƠ ĐỒ SỐ 3:BỘ MÁY KẾ TOÁN Kế toán trưởng – Kế toán tổng hợp
Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán
Nguồn: phòng kế toán của công ty
- Kế toán trưởng : là trợ lý tham mưu về vấn đề tài chính theo dõi tài chính cho giám đốc và chỉ đạo trực tiếp thực hiện toàn bộ công tác kế toán kế toán tài chính của công ty.
- Kế toán ngân hàng và thanh toán: có nhiệm vụ thanh toán các khoản với ngân hàng và thanh toán tiền lương, thanh toán các khoản nội bộ với nhà nước.
- Kế toán vật tư: theo dõi tình hình xuất- nhập vật tư cung ứng cho các đội. - Kế toán tổng hợp: tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành công trình từ
đó lập báo cáo giá thành, ghi sổ tổng hợp, lập báo cáo chi tiết và tổng hợp tất cả báo cáo tài chính của các đội gửi lên.
Kế toán lương Cán bộ cnv, BHYT KPCĐ BHXH Thủ quỹ Kế toán TSCĐ vật tư, Vật liệu, CCDC
- Kế toán bán hàng: theo dõi tất cả quá trình bán hàng của công ty
- Thủ quỹ: theo dõi thu chi tiền mặt, tiền vay. Chịu trách nhiệm quản lý tiền quỹ của công ty.
- Kế toán đội: theo dõi bám sát công trình xây dựng để tập hợp những chi phí tại công trình. Ngoài ra còn làm nhiệm vụ thanh quyết toán với nhân viên của đội, với nhà cung cấp và nhà đầu tư. Tập hợp chứng từ vào sổ để gửi lên phòng kế toán.
Chế độ kế toán đang áp dụng theo quyết định 15/2005/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
Xuất phát từ đặc điểm quy mô và yêu cầu quản lý của cơ quan chủ quản đồng thời phì hợp với trình độ chuyên môn của đội ngũ kế toán viên, công ty đã sử dụng hình thức hạch toán chứng từ ghi sổ.
SƠ ĐỒ SỐ 4: HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC HẠCH TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ
CHỨNG TỪ GỐC
SỔ QUỸ BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC SỔ KT CHI TIẾT
SỔ ĐKÝ CT CHỨNG TỪ GHI SỔ
SỔ CÁI BẢNG TH CHI TIẾT
BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH
BẢNG BÁO CÁO TÀI CHÍNH
GHI CHÚ:
Ghi hàng ngày
Đối chiếu kiểm tra
Ghi cuối tháng
Công ty sử dụng các nhóm chứng từ sau:
+ chứng từ tiền lương bao gồm:bảng chấm công làm thêm giờ, bằng thanh toán tiền lương, tiền làm thêm, bảng phân bố tiền lương.
+chứng từ hàng tồn kho bao gồm: biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu bán vật tư còn lại cuối kỳ.Biên bản kiểm kê, biên bản đánh giá vật tư.
+ Chứng từ liên quan đến bán hàng: hóa đơn GTGT
+Chứng từ tiền mặt: phiếu thu, phiếu chi, biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt.
+Chứng từ về TSCĐ: biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản kiểm TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ.
Trình tự luân chuyển chứng từ và kiểm kê chứng từ : Tất cả các chứng từ kế toán do công ty lập hoặc do bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán của công ty.Bộ phận kế toán kiểm tra các chứng từ, sau đó mới dùng các chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
Trình tự luân chuyển chứng từ theo các bước sau: - Lập, tiếp nhận xử lý chứng từ kế toán
- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình giám đốc công ty ký duyệt.
- phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán. - Lưu trữ bảo quản chứng từ kế toán
Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán:
- Kiểm tra tính rõ ràng trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi trên chứng từ kế toán.
-Kiểm tra tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu số liệu trên chứng từ với các tài liệu khác liên quan
- Đối với chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ trả lại yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
Trình tự và phương pháp ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi số:
1. Căn cứ vào chứng từ gốc lập ra chứng từ ghi sổ, ghi rõ quan hệ đối ứng của nghiệp vụ kinh tế để giảm số lần ghi sổ. Thông thường, cứ 5 hay 10 ngày lập chứng từ ghi sổ 1 lần theo từng nhóm chứng từ gốc cùng loại.
2. Đối với những nghiệp vụ kinh tế phát sinh cùng loại phát sinh nhiều lần (tiền mặt, nguyên liệu, thanh toán với người bán…) có thể lập bảng tổng hợp chứng từ gốc hoặc báo cáo quỹ để giảm chứng từ ghi sổ phải lập.
3. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập, đánh số thứ tự và ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
4. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã đăng ký ở số đăng ký chứng từ ghi sổ, lấy số liệu ghi vào sổ cái các tài khoản.
5. Các nghiệp vụ kinh tế cần ghi vào sổ kế toán chi tiết căn cứ vào các chứng từ đính kèm theo chứng từ ghi vào các sổ chi tiết liên quan
6. Cuối tháng, căn cứ vào số liệu ở các sổ cái, kế toán lập các bảng chi tiết số phát sinh.
7. Cuối tháng, căn cứ vào số liệu ở các sổ cái, kế toán lập bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản.
8. Đối chiếu số liệu ở bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản với số liệu ở bảng chi tiết, số phát sinh và số cộng ở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
9. Căn cứ vào bảng số liệu ở bảng cân đối số phát sinh các tài khoản và số liệu ở bảng chi tiết số phát sinh tiến hành lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác.
- Chính sách thuế: Công ty áp dụng chính sách thuế GTGT khấu trừ - Nguyên tắc ghi nhận tiền và các khoản tương đương tiền đó là:
+ Tiền bao gồm: tiền mặt tại quỹ, tiền đang chuyển và các khoản ký gửi không thời hạn.
+ Tương đương tiền là các khoản đầu tư ngắn hạn không quá 3 tháng có khả năng chuyển đổi dễ dàng thành tiền mà không gặp bất kỳ rủi ro nào.
Các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ được hạch toán theo tỷ giá hối đoái vào ngày phát sinh nghiệp vụ, các khoản tiền và công nợ có gốc ngoại tệ được chuyển sang tiền được hạch toán theo tỷ giá hối đoái vào ngày lập bảng cân đối kế toán.
Tất cả các khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh trong quá trình thanh toán hoặc chuyển đổi vào cuối niên độ được ghi nhận trong báo cáo kết quả kinh doanh trong kỳ.
- Chính sách kế toán đối với hàng tồn kho:
Giá hàng tồn kho là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu.Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho theo phương pháp thuế GTGT khấu trừ.
Giá nguyên vật liệu bao gồm giá mua trên hóa đơn ( hạch toán theo giá gốc trừ thuế cộng chi phí vận chuyển, thu mua, bốc dỡ được hạch toán vào giá nguyên vật liệu nhập kho. Sau trừ chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán).
Chiết khấu thanh toán được hạch toán vào doanh thu hoạt động tài chính của công ty.
Giá nguyên vật liệu xuất kho được hạch toán theo giá đích danh ( tính trực tiếp): phương pháp này thích hợp với công ty vì công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng các cồng trình dân dụng.Do việc bảo quản từng lo nguyên vật liệu nhập kho nên khi xuất lô hàng nào phải tính giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó.Phương pháp này có ưu điểm là công tác tính giá nguyên vật liệu được thực hiện kịp thời và thông qua việc đánh giá nguyên vật liệu xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô nguyên vật liệu. Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Hàng năm công ty lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.Cuối kỳ kế toán, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho. Đối với dịch vụ cung cấp dở dang, việc dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính theo từng loại dịch vụ có mức giá riêng biệt.
Dự phòng phải thu khó đòi: được lập cho các khoản nợ phải thu quá giới hạn thanh toán hoặc các khoản nợ có bằng chứng chắc chắn là không thu được.
Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao tài sản cố định:
+ Đối với TSCĐ hữu hình: mua sắm hoặc xây dựng được xác định giá trị ban đầu theo nguyên giá.Nguyên giá là toàn bộ giá trị ghi trên hóa đơn trừ thuế và các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán trừ thuế GTGT khấu trừ cộng chi phí vận chuyển bốc dỡ và chạy thử ( nếu có ).
+ TSCĐ vô hình được xác định giá trị ban đầu theo nguyên giá.Nguyên giá là toàn bộ chi phí mà cồng ty bỏ ra để có được tài sản vô hình tính đến thời điểm tài sản đưa vào sử dụng theo dự tính.
+ Khấu hao TSCĐ được tính theo phương pháp đường thẳng trong suốt thời gian hữu dụng. Thời gian sử dụng của TSCĐ mua sắm và xây dựng xác định theo quy định tại quyết định 206/2003/QĐ – BTC ngày 12/12/2003.
Thời gian khấu hao ước tính cho một nhóm tài sản sau:
BẢNG SỐ 1: THỜI GIAN KHẤU HAO TSCĐ
Nhóm tài sản Thời gian khấu hao
Nhà cửa vật kiến trức 10 – 15 năm
Máy móc thiết bị 03-05 năm
Phương tiện vận tải 06 năm
Thiết bị văn phòng 03 năm
Nguyên tắc ghi nhận doanh thu, chi phí hợp đồng xây dựng: doanh thu và chi phí liên quan đến hợp đồng xây dựng được xác định theo phần công việc hoàn thành do nhà đầu tư xác định hoặc phần công việc hoàn thành được xác định trong kỳ. Phần công việc được xác định theo:
1. Tỷ lệ phần trăm giữa chi phí đã phát sinh cho phần việc đã hoàn thành tại một thời điểm so với tổng chi phí dự toán
2. Đánh giá phần công việc đã hoàn thành
3. Tỷ lệ phần trăm giữa khối lượng xây lắp đã hoàn thành so với tổng khối lượng xây lắp đã hoàn thành của hợp đồng.