nhập khẩu từ Trung Quốc tại công ty VT1.
VT1 với hệ thống quản lý chuyên nghiệp đã thể hiện được nhưng ưu điểm nổi bật của mình về năng lực nhân viên, khả năng tài chính, thực thi đúng pháp luật và độ tương thích cao về công nghệ đối với hải quan. Mặc dù vậy trong thực tế thực hiện hải quan nhập khẩu hàng hóa tồn tại không nhiều nhưng doanh nghiệp vẫn gặp phải một số những vướng mắc do thiếu sót trong quy trình.
Tại bước 1: Chuận bị hồ sơ hải quan được nhận xét cũng vướng mắc, xong nếu thực hiện tốt bước 2, khai báo và nộp hồ sơ hải quan, kết quả hoạt động của cả hai mức sẽ đạt được hiệu quả cao.
Trong bước 2, mục tiêu là cải tạo việc sai lệch thông tin giữa các giấy tờ liên quan. Để thực hiện mục tiêu này sau khi nộp hồ sơ hải quan nhập mã số tờ khai và tiến hành kê khai hồ sơ cùng nội dung trên tờ khai phải được gửi lại cho các bộ phận liên quan kiểm tra lại.
Các bộ phận này có trách nhiệm xác nhận những thông tin trên tờ khai và hồ sơ có đúng hay chưa theo trách nhiệm và công việc của mình. Sau đó báo cáo lại cho nhân viên hải quan sửa đổi nếu phát hiện sai sót.
Tuy việc kiểm tra lại thông tin trong hồ sơ hải quan có thể là không cần thiết với một sộ bộ phận nhưng do trong quá trình mua bán hàng hóa, có những điều chỉnh trong hợp đồng, nhân viên nhập khẩu rất khó để kiểm soát chính xác từng sự thay đổi. Chính vì vậy, giám sát lại hồ sơ của các phòng ban liên quan sẽ đem lại hiệu quả trong việc hạn chế sai sót trong thu thập, kê khai hồ sơ hải quan trong phạm vi chức năng của chuyên viên hải quan tại bước 2 cũng có thể hạn chế được việc hồ sơ bị phân luồng đỏ do khai sai mã hàng và áp sai mức thuế suất thuế nhập khẩu. Sau đây em xin đưa ra một số giải pháp hoàn thiện quy trình thực hiện TTHQ nhập khẩu mặt hàng thiết bị viễn thông.
Thứ nhất, HSHQ cần phải được chuẩn bị kĩ lưỡng, đầy đủ, tránh xảy ra sai sót
khi khai hải quan.
Nhân viên kinh doanh cũng như nhân viên làm nhiệm vụ khai báo hải quan khi nhận được các chứng từ cần thiết do khách hàng hoặc bên xuất khẩu gửi về , cần phải xem xét kĩ lưỡng các nội dung trong chứng từ sao cho không có sự sai lệch giữa các chứng từ với nhau. Nội dung ghi trên chứng từ phải đúng với thực tế hàng hoá.
Nhân viên làm nhiệm vụ kinh doanh, khi đi chào hàng phải nói rõ cho khách hàng biết về những yêu cầu, chứng từ cần thiết và thời gian trung bình để thông quan hàng hoá. Nếu khách hàng có sự hợp tác tốt thì chắc chắn công việc kinh doanh sẽ đạt hiệu quả hợn. Đôi khi nhân viên kinh doanh cần hỏi rõ yêu cầu khách hàng để có giấy chứng nhận xuất xứ phù hợp với yêu cầu của họ và giúp cho việc chuẩn bị HSHQ nhanh hơn, chặt chẽ hơn. Tránh trường hợp khi cơ quan hải quan yêu cầu giấy chứng nhận xuất xứ mà công ty lại không có dẫn tới kéo dài thời gian thông quan lô hàng làm giảm hiệu quả kinh doanh của công ty.
Tóm lại, bất kì thông tin nào trong chứng từ nhập khẩu để xuất trình cho cơ quan hải quan nếu không chính xác hay dối trá có thể sẽ gây ra sự chậm trễ trong việc giải phóng hàng, việc giam giữ hàng hoá, ảnh hưởng đến thời gian lấy hàng cũng như chi phí và hoạt động kinh doanh của công ty.
Cho dù một số thông tin trong chứng từ có thể được lược bỏ hoặc chỉnh sửa một số nội dung sao cho hợp lý hoặc phù hợp nhưng người làm thủ tục hải quan vẫn phải cẩn thận, không được bất cẩn để tránh sai sót, chế tài nhà nước.
Thứ hai, áp mã thuế phù hợp với thực tế của hàng hoá, các thông tin trên tờ khai
cần được khai cụ thể, tỉ mỉ và chính xác để cán bộ hải quan có thể dễ dàng nhận diện đươc loại hàng công ty nhập, tạo thuận lợi trong khâu phân luồng hồ sơ của công ty.
Khi khai hải quan cần phải áp đúng mã hàng hoá cho lô hàng, vì nếu nhập nguyên chiếc thì mã khác, mà nhập thiết bị rời kèm theo phụ kiện lại mã hàng khác. Hơn nữa, mỗi phụ kiện lại có một mã khác nhau. Chính vì thế cần phải cẩn trọng hơn trong khâu này. Nếu lô hàng nhập về lần này, giống lô hàng mà công ty đã từng làm trước đó mà đã được hải quan cho thông quan thì công ty cũng có thể tham khảo thêm những tờ khai trước đó về những mã hàng, thuế suất (nếu như mã hàng đó chưa bị thay đổi bởi Tổng cục Hải quan).
Sau khi khai xong, trước khi truyền HSHQ để lấy mã số đăng kí tờ khai, nhân viên khai báo hải quan nên thông bào lại cho các nhân viên bộ phận liên quan đến lô hàng, kiểm tra, đặc biệt là khách hàng, kiểm tra lại thật kĩ nội dung rồi mới nộp hồ sơ. Tuy nhiên, việc kiểm tra lại thông tin tờ khai có thể là không cần thiết với một số nhân viên, nhưng trong quá trình chào hàng và bán hàng cho khách có thể phát sinh trong một số trường hợp cần điều chỉnh lại một số điều khoản, những thay đổi trong chứng từ, nhưng nhân viên kinh doanh hoặc khách hàng chưa kịp báo lại cho nhân viên chịu trách nhiệm khai hải quan. Vì vậy, nhân viên chịu trách nhiệm khai hải quan không thể kiểm soát được được chính xác sự thay đổi. Vì thế việc kiểm tra lại thông tin trước khi nộp hồ sơ là rất cần thiết và quan trọng.
Thứ ba, xem lại hồ sơ thật kĩ trước khi nộp hồ sơ cho cán bộ hải quan kiểm tra
trực tiếp.
Phần lớn các phản hồi của cơ quan hải quan khi phân luồng hồ sơ hàng hoá của công ty là xếp vào luồng vàng. Chính vì vậy, khi hàng của công ty được phân vào luồng vàng nhân viên công ty cần phải tự xem xét thật kĩ lưỡng lại hồ sơ trước khi mang hồ sơ đến nộp trực tiếp tại chi cục hải quan. Nếu thấy phải điều chỉnh thì làm đơn nộp chi cục hải quan nơi tiến hành làm làm thủ tục thông quan xin phép sửa chữa sai sót thông tin trên hồ sơ.
Thứ tư, khi bị phân vào luồng vàng, luồng đỏ, công ty cần nộp hồ sơ trong thời
gian sớm, nộp đúng cán bộ hải quan được phân công kiểm tra trực tiếp.
Khi nộp hồ sơ để cán bộ hải quan kiểm tra trực tiếp, trong thời hạn do Nhà nước đề ra, nhân viên công ty cần phải nộp sơn nhất có thể. Vì trên thực tế, tại công ty VT1, làm thủ tục hàng hoá cho hàng nhâp khẩu chủ yếu diễn ra tại chi cục hải quan Hải Phòng khu vực 3. Thường thì tại chi cục hải quan này, số lượng hồ sơ xin thông quan phải nộp trực tiếp hàng ngày rất lớn, chính vì vậy, khi nhận được phân luồng vàng hoặc luồng đỏ, nhân viên công ty nên đi sớm có thể rút ngắn thời gian chờ kết quả kiểm tra hồ sơ thông quan hàng hoá, cũng như giảm thiểu chi phí lưu kho bãi tại cảng, chi phí đi lại, chi phí vô hình cho giao hàng chậm cho khách hàng…
Thứ năm, thường xuyên kiểm tra, theo dõi tình hình nộp thuế của công ty, và
của khách hàng, luôn mang theo các giấy tờ chứng minh là lô hàng đã nộp thuế khi xuống làm thủ tục hải quan tại chi cục hải quan để giải phóng hàng.
Những khó khăn tồn tại trong bước nộp thuế đã được nêu ở trên, chính vì vậy, khi nhân viên của công ty đi làm những công việc còn lại trong quy trình TTHQ để lấy hàng ra, nhân viên nên cầm theo “Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước” để chứng minh doanh nghiệp đã nộp thuế trong trường hợp Ngân hàng, Hải quan và Cục thuế làm việc không ăn ý với nhau. Ngoài ra, kế toán của công ty cần thường xuyên kiểm tra tình hình nộp thuế của các lô hàng để tránh tình trạng đã nộp thuế rồi mà khi nhân viên hải quan kiểm tra thì vẫn báo là chưa nộp.
Thứ sáu, lưu trữ tài liệu một cách logic và hợp lý.
Công ty nên tổ chức lưu trữ hồ sơ một cách logic và hợp lý để tạo cho quá trình kiểm tra của các cơ quan quản lý Nhà nước sau này, cũng như kiểm tra nội bộ trong công ty.
Một số giải pháp hỗ trợ khác
Tăng số lượng nhân viên cho VT1: Hiện nay, với khối lượng công việc lớn và áp lực, số lượng 01 chuyên viên phụ trách mảng xuất – nhập khẩu cho cả VT1 là quá ít. Giải pháp đưa ra tăng thêm số lượng chuyên viên hải quan cho doanh nghiệp. Khối lượng công việc được san sẻ, tránh tình trạng quá tải sẽ dẫn đến hiểu quả hoạt động cao hơn của bộ phận hải quan.
Muốn giải quyết về lâu dài chất lượng quy trình hải quan nhập khẩu tại VT1, đầu tư cho đào tạo là đầu tư thông minh và hiệu quả nhất. Đào tạo về quy trình thực hiện thủ tục hải quan của hải quan, tạo điều kiện hiểu rõ, hiểu sâu về yêu cầu cần thực hiện của doanh nghiệp. Đào tạo về danh mục hàng hóa, xác định trị giá khai báo hải quan, …Doanh nghiệp có thể kết hợp đào tạo tại chỗ và đào tạo tập trung. Trong đó:
Đào tạo tại chỗ đối với nhân viên mới và nhân viên còn thiếu sót về kỹ thuật nghiệp vụ. Việc đào tạo này do chuyên viên hải quan đảm nhiệm hàng ngày với mục tiêu cung cấp kịp thời những kỹ năng cần thiết, những kiến thức còn thiếu hụt. Cách làm này tuy ít chi phí nhưng hiểu quả sẽ cao, dễ làm, đặc biệt trong hoàn cảnh thiếu hụt nhân sự làm việc tại chỗ. Tuy nhiên, nó có nhược điểm là những kiến thức thực tế rút ra từ quá trình làm việc của công ty, nên đôi khi chưa được chuẩn bị và chưa được mở rộng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Với việc gửi cán bộ đi đào tạo tập trung về nghiệp vụ: ví dụ chuyên viên hải quan được gửi đi đào tào về nghiệp vụ tham vấn giá tính thuế, áp mã thuế hàng hóa.
Việc đào tạo này tuy tách nhân viên khỏi công việc hàng ngày nhưng mang lại lượng kiến thức chuẩn, có hệ thống và có hiệu quả cao hơn về lâu dài.
Ngoài ra việc mở cửa thông tin thư viện kê khai hàng hóa nhập khẩu, giúp đại lý hải quan có thể dễ dàng tham khảo, thu thập thông tin làm cơ sở cho việc kê khai, áp mã tên hàng, mức thuế suất. Đồng thời cũng làm tăng mức độ chính xác trong công việc khai báo hải quan.
Đầu tư thêm trang thiết bị, công nghệ thông tin phục vụ cho việc khai hải quan như hệ thống mạng, máy scan, máy in, hệ thống máy tính. Công ty nên đàm phán với các nhà cung cấp mạng đê rcung cấp tốc độ cũng như sự ổn định trong đường truyền mạng của công ty để việc truyền hồ sơ hải quan được thuận lợi. hay việc nâng cấp phần mềm khai báo hải quan lên các phiên bản mới hơn để làm tăng hiệu quả khai hải quan hơn. Bên cạnh đó, công ty cũng nên thường xuyên duy trì, bảo dưỡng các trang thiết bị kỹ thuật khác.
Bên cạnh những giải pháp trên, công ty cũng cần thiết lập các mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng và cơ quan hải quan để hạn chế được những rủi ro trong việc thực hiện quy trình thủ tục hải quan, nhất là đang trong giai đoạn thủ tục hải quan có những đổi mới cho phù hợp với thực tế hơn.
Luôn cập nhật, nắm bắt các thông tư, pháp lệnh về thủ tục hải quan được nhà nước ban hành.
Xây dựng cho công ty một quy trình TTHQ NK mặt hàng thiết bị viễn thông thống nhất. Hiện tại VT1 không có một quy trình thực hiện TTHQ thống nhất ban hành dưới dạng văn bản cũng như các hướng dẫn giải quyết những bất cập gặp phải. Vì vậy, công ty cần nghiên cứu và xây dựng quy trình phù hợp với doanh nghiệp mình.
4.3. Một số kiến nghị với các cơ quan quản lý nhà nước nhằm hoàn thiện quy trìnhTTHQ nhập khẩu mặt hàng thiết bị viễn thông từ Trung Quốc của công ty VT1.