THAN HỒNG THÁI 4.1 Các kết luận và phát hiện thông qua nghiên cứu
4.3.1.xuất một số giải pháp phòng ngừa rủi ro trong hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH một thành viên than Hồng Thá
của Công ty TNHH một thành viên than Hồng Thái
a. Chú trọng công tác phân bổ tài chính
Công ty trong quá trình kinh doanh có nhu cầu mua các trang thiết bị, nguyên – nhiên – vật liệu có nhu cầu vốn lớn, các mặt hàng này có giá trị lớn nên quyết định đến quy mô hợp đồng mà công ty thực hiện. Nếu công ty không thiết lập
hoặc dự trù không đúng tình hình phân bổ tài chính cho hoạt động mua hàng này thì công ty có thể gặp phải rất nhiều rủi ro. Trong đó, rủi ro lớn nhất là hoạt động sản xuất kinh doanh bị ngưng trệ, thậm chí không thể hiện được đúng như mục tiêu mua hàng đã xác định. Do đó, trong thời gian tới công ty cần thiết lập tốt mối quan hệ với nhà cung cấp để có thể hưởng ưu đãi trong thanh toán. Nâng cao vị thế của mình trong quá trình đàm phán kí kết hợp đồng. Ngoài ra, phòng kế hoạch của công ty cần tiến hành phân loại hợp đồng mua từ khách hàng để sau đó chuyển tới phòng tài chính – kế toán để lập ngân sách dự trù cho các hoạt động sắp diễn ra.
b. Nâng cao nhận thức của nhà quản trị cũng như các nhân viên trong công ty về phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh của công ty.
Muốn phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh của công ty TNHH một thành viên than Hồng Thái một cách hiệu quả thì phải xuất phát từ vấn đề nhận thức. Khi nhận thức đúng công ty sẽ đưa ra các quyết định và hành động đúng, hiệu quả. Hiện nay, nhận thức của nhà quản tri và các nhân viên trong công ty còn thấp. Vì vậy, việc nâng cao nhận thức của nhà quản trị cũng như nhân viên về công tác phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh là rất quan trọng.
Phương pháp thực hiện là công ty có thể mở những buổi sinh hoạt cho cán bộ công nhân của công ty đến tham gia. Thuê những chuyên gia có kinh nghiệm về lĩnh vực này về giảng giải, bồi dưỡng, thảo luận với nhà quản trị và nhân viên của công ty để giúp họ hiểu và nắm bắt một cách có hệ thống và khoa học những kiến thức về rủi ro một cách hiệu quả. Cụ thể:
- Hiểu được nguyên nhân, nguồn gốc hình thành, tính chất, phạm vi ảnh hưởng, tổn thất và đối tượng tác động của mỗi rủi ro này. Để đưa ra các giải pháp phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro một cách hiệu quả và triệt để.
- Các chương trình giảng dạy, đào tạo sẽ giúp cho các nhà quản trị và nhân viên hiểu và có những biện pháp nhận diện được các rủi ro một cách toàn diện và sâu sắc. Mặt khác, khi công ty nắm bắt và chỉ ra được càng nhiều rủi ro thì công ty
càng chủ động hơn trong việc kinh doanh và phản ứng nhanh nhạy hơn đối với những biến động và thay đổi của hoạt động sản xuất kinh doanh.
c. Xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty
Kế hoạch mua hàng của công ty thường được xây dựng theo tháng, theo quý, theo mặt hàng Kế hoạch mua hàng có các nội dung chủ yếu sau: mặt hàng( Tên mặt hàng, mã hiệu, tiêu chuẩn…), số lượng, hình thức mua, giá mua, thời điểm mua, ngân sách mua. Ở khâu này, việc xây dựng các chỉ tiêu mua cần thật chính xác và cần được tính toán cụ thể.
Để phòng ngừa rủi ro trong hoạt động mua hàng của công ty một cách hiệu quả thì công ty cần trang bị các thiết bị hiện đại phục vụ cho tiến trình mua hàng.
d. Hoạch định nguồn hàng, lựa chọn nhà cung cấp.
Để phòng ngừa rủi ro trong hoạt động mua hàng của công ty thì công ty hoạch định được nguồn hàng để đảm bảo chất lượng hàng sẽ mua về. Vì các mặt hàng mà công ty mua là những mặt hàng rất cần thiết cho hoạt động khai thác của công ty như các trang thiết bị máy móc, các cột thủy lực để chống lò, các nhiên liệu như xăng, dầu….Vì vậy, nếu không có nguồn hàng thích hợp thì quá trình mua hàng không thể thực hiện được, việc xác định nhu cầu trở nên vô nghĩa. Việc có nguồn hàng tốt sẽ giảm thiểu đi nhiều rủi ro: giao hàng đúng chất lượng, kịp thời gian, giá cả hợp lí, đảm bảo quá trình cung ứng diễn ra liên tục. Công ty cần hoạch định cho tiết và khoanh vùng các nguồn hàng uy tín:
- Công ty cần tập hợp và phân định rõ nguồn hàng.
- Xác định rõ mục tiêu cần mua hàng để chọn nhà cung ứng hợp lý. Công ty nên chọn nguồn hàng theo đuổi mục tiêu dịch vụ để được hưởng những ưu đãi giảm thiểu chi phí.
Ngoài ra, để phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động mua hàng của công ty thì công ty nên mua hàng của nhiều nhà cung cấp. Vì tùy theo từng mặt hàng mà công ty nên chọn nguồn hàng cho thích hợp. Mục đích của việc làm này là:
- Nhằm phân tán được sự rủi ro. Vì nếu như doanh nghiệp mua hàng của một nhà cung cấp thì khi rủi ro xảy ra công ty sẽ phải gánh chịu tất cả và khó khắc phục.
- Tạo nên sự cạnh tranh của các nhà cung cấp. Nếu hàng hóa đầu vào của công ty chỉ được mua từ một nàh cung cấp thì nhà cung cấp này có thể ép giá và áp đặt các điều kiện mua hàng không có lợi cho công ty. Khi công ty tỏ ra ý định muốn mua hàng của nhiều nhà cung ứng thì bản thân nhà cung ứng sẽ đưa ra những điều kiện hấp dẫn về giá cả, giao nhận, thanh toán để thu hút người mua về phía mình. Tuy nhiên, việc mua hàng của nhiều nhà cung cấp khác nhau cũng khiến công ty gặp phải những rủi ro như tăng chi phí vận chuyển, công ty không được hưởng các ưu đãi do mua nhiều. Do đó, công ty cần phải xây dựng được các mối quan hệ tốt đẹp lâu dài với các nhà cung cấp truyền thống tạo sự ổn định trong kinh doanh, tránh được những rủi ro trong mua hàng.
Để xây dựng và hoàn thiện tốt mối quan hệ thì công ty cần: - Tạo được sự tín nhiệm với nhà cung cấp.
- Chủ động đặt mối quan hệ hợp tác lâu dài với nhà cung cấp
Xây dựng mối quan hệ lâu dài, tốt đẹp sẽ mang lại hiệu quả cao trong công tác mua hàng đồng thời giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra.
e. Thực hiện tốt quá trình thương lượng và kí kết hợp đồng
Để tránh những rủi ro trong quá trình thương lượng và kí kết hợp đồng. Công ty TNHH một thành viên than Hồng Thái cần:
- Xác định rõ mục tiêu và phương án thương lượng, đàm phán cụ thể, rõ ràng mang lại lợi ích cho hai bên để thuyết phục đối tác.
- Lựa chọn nhân viên có năng lực, khả năng giao tiếp, đàm phán tốt.
- Xác định rõ nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên trong hợp đồng để làm cơ sở thực hiện và phân tích trách nhiệm, đặc biệt khi rủi ro xảy ra.
- Phải thương lượng, soạn thảo, ký kết hợp đồng cụ thể, chặt chẽ để giảm thiểu sai sót. Hợp đồng phải được ký kết trên cơ sở các quy định của pháp luật.
Xây dựng phương án, kế hoạch thực hiện hợp đồng. Để thu được hiệu quả trong thực hiện hợp đồng, công ty cần phải xây dựng một phương án, kế hoạch thực hiện một cách cụ thể. Trong đó, phải phân công công việc cụ thể cho từng bộ phận, từng khâu, thời gian thực hiện cho các khâu, dự trù sẵn những trường hợp có thể phát sinh tại các khâu và có phương án giải quyết kịp thời. Biện pháp này sẽ giúp công ty sử dụng hiệu quả nguồn lực nhân lực, tài chính, tiết kiệm thời gian đồng thời tạo điều kiện để công tác giám sát, điều hành hợp đồng được thực hiện thuận lợi hơn.
Ban lãnh đạo công ty nên theo dõi sát sao quá trình thực hiện hợp đồng. Nhanh chóng phát hiện những sai sót của nhân viên tác nghiệp để có thể đưa ra những giải pháp kịp thời khi có tình huốn phát sinh. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Công ty nên chủ động trao đổi với người mua, trao đổi thông tin về quá trình thực hiện hợp đồng của hai bên. Qua đó, giám sát được quá trình thực hiện hợp đồng của người mua, đoán trước những khả năng có thể xảy ra đối với người mua để công ty sớm có biện pháp giải quyết.