Hợp đồng ủy quyền là căn cứ phát sinh đại diện theo ủy quyền. Do đó, về nguyên tắc người được ủy quyền chỉ cần có năng lực pháp luật và năng lực hành vi dân sự mà không nhất thiết phải có năng lực thực hiện công việc công việc theo hợp đồng ủy quyền, đây là điểm khác nhau giữa người ủy quyền và người
được ủy quyền. Công việc thực hiện theo ủy quyền là nhân danh người ủy quyền, người được ủy quyền là người có điều kiện thực hiện công việc này khi người ủy quyền có yêu cầu. Theo quy định tại khoản 2 Điều 153 BLDS năm 2005 thì: Người từ đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ 18 tuổi có thể là người đại diện theo ủy quyền, trừ trường hợp luật quy định giao dịch dân sự phải do người từ đủ mười tám tuổi trở lên xác lập, thực hiện. Như vậy, tùy thuộc vào tính chất và công việc ủy quyền mà người được ủy quyền có thể có năng lực hành vi dân sự đầy đủ hoặc không đầy đủ.
Đối với người được ủy quyền thì năng lực pháp luật và năng lực hành vi dân sự là điều kiện bắt buộc để một người có thể là một bên trong hợp đồng ủy quyền. Người được ủy quyển bị chi phối bởi phạm vi và nội dung công việc ủy quyền; do đó, khi thực hiện công việc ủy quyền, người được ủy quyền không được vượt quá giới hạn ủy quyền. Để thực hiện công việc được ủy quyền, người được ủy quyền cần sự giúp đỡ của người khác. Luật dân sự nước ta cũng như một số nước có quy định người được ủy quyền có thể ủy quyền lại cho người khác thực hiện một phần hoặc toàn bộ công việc được ủy quyền với những điều kiện nhất định. Theo quy định tại Điều 583 BLDS năm 2005 thì người được ủy quyền có thể ủy quyền lại cho người thứ ba khi những điều kiện sau: được bên ủy quyền đồng ý hoặc pháp luật có quy định. Người được ủy quyền được phép thực hiện những hành vi trong phạm vi ủy quyền. Khi thực hiện hành vi ủy quyền nếu gây thiệt hại cho bên thứ ba thì người ủy quyền phải chịu trách nhiệm; ngược lại, nếu người được ủy quyền mà thực hiện hành vi vượt quá phạm vi ủy quyền mà gây thiệt hại cho người thứ ba thì phải bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật. Mặc dù, pháp luật quy định rất cụ thể về quyền và nghĩa vụ của người ủy quyền và người được ủy quyền, nhưng thực tế cho thấy việc xác định trách nhiệm của người ủy quyền đối với công việc do người được ủy quyền
thực hiện không phải lúc nào cũng chính xác kể cả cơ quan áp dụng áp luật. Về nội dung này có thể xem thêm trong Phụ lục số 2.
Như vậy, khi giao kết hợp đồng ủy quyền, tùy vào tính chất và nội dung của công việc ủy quyền mà bên nhận ủy quyền phải có năng lực pháp luật và năng lực hành vi dân sự đầy đủ hoặc một phần mà không nhất thiết phải có năng lực thực hiện công việc ủy quyền.
Trên thực tế, không phải lúc nào người được ủy quyền cũng thực hiện đúng với nội dung ủy quyền, trong một số trường hợp vì những lợi ích khác nhau mà người được ủy quyền đã vượt quá phạm vi ủy quyền, gây thiệt hại đến quyền và lợi ích hợp pháp của người ủy quyền. Nội dung này có thể xem thêm trong Phụ lục số 3.
2.1.2. Hình thức của hợp đồng uỷ quyền
Xuất phát từ nguyên tắc tự do, bình đẳng của các bên khi tham gia giao kết hợp đồng dân sự. Do vậy, khi giao kết hợp đồng dân sự các bên có quyền tự do lựa chọn hình thức của hợp đồng, với điều kiện hợp đồng dân sự phải được thể hiện dưới một hình thức nhất định mà không nhất thiết phải thể hiện duy nhất dưới một hình thức. Trong lịch sử hình thành của chế định hợp đồng, từ thời La Mã cổ đại đến nay sự tự do lựa chọn về hình thức của hợp đồng luôn được coi trọng và nó là một trong những biểu hiện của quyền tự do trong việc giao kết hợp đồng. Một đặc trưng cơ bản của luật dân sự. Hình thức của hợp đồng có ý nghĩa và vai trò rất quan trọng, đó là “Sự an toàn về mặt pháp lý trong quan hệ hợp đồng cũng như để bảo toàn chứng cứ và bảo vệ trật tự pháp luật, lợi ích xã hội, có những trường hợp hợp đồng giao kết phải tuân theo những hình thức pháp luật quy định, nếu không các bên tham gia giao kết sẽ phải gánh chịu những hậu quả bất lợi” [26].
Để tránh những rủi ro, tranh chấp xảy ra, nhà làm luật đã quy định về hình thức của hợp đồng và bắt buộc khi giao kết các bên phải tuân thủ nó như hợp đồng phải được lập thành văn bản, được công chứng, chứng nhận hoặc phải được đăng ký. Tuy nhiên, theo quy định của pháp luật một số nước nước trên thế giới trong đó có Việt Nam thì không phải mọi trường hợp vi phạm về hình thức của hợp đồng cũng dẫn tới hợp đồng bị vô hiệu. Ví dụ: Khoản 2 Điều 401 BLDS năm 2005 quy định " ... Hợp đồng không bị vô hiệu trong trường hợp có vi phạm về hình thức trừ trường hợp pháp luật có quy định khác". Như vậy, xét ở góc độ nhất định thì hình thức của hợp đồng có thể không được coi là yếu tố làm mất đi hiệu lực của hợp đồng.
Hiện nay, pháp luật của các nước thế giới quy định hình thức của hợp đồng dân sự được thể hiện dưới các dạng cơ bản như: bằng lời nói, bằng hành vi, bằng văn bản và những hình thức khác, thậm chí cá biệt còn thể hiện bằng sự im lặng. Tuy vậy, do tính chất và đối tượng của từng loại hợp đồng khác nhau, pháp luật quy định một số loại hợp đồng phải tuân thủ quy định về hình thức, nếu vi phạm quy định về hình thức thì được coi là một trong những căn cứ để xác định hợp đồng vô hiệu. Ví dụ: Hinh thức của hợp đồng chuyển nhượng nhà, đất phải được thể hiện bằng văn bản và có công chứng, chứng thực và đăng ký.
Ở nước ta, theo quy định tại Điều 401 BLDS năm 2005, hình thức của hợp đồng dân sự được thể hiện dưới những hình thức như bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể, khi pháp luật không quy định hợp đồng phải được giao kết bằng một hình thức nhất định.
Hợp đồng ủy quyền cũng như những hợp đồng dân sự khác, pháp luật không quy định về hình thức; do đó, hình thức có thể là văn bản, lời nói, hành vi, … Trước đây, theo quy định tại Điều 586 BLDS năm 1995 thì hợp đồng ủy quyền phải được lập thành văn bản; nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy
định thì hợp đồng ủy quyền phải có chứng nhận của công chứng nhà nước hoặc chứng thực của UBND cấp có thẩm quyền. Như vậy, theo BLDS năm 1995 thì tất cả hợp đồng ủy quyền không phụ thuộc vào tính chất, nội dung, phạm vi ủy quyền đều phải lập thành văn bản và trong một số trường hợp phải có công chứng, chứng thực của cơ quan có thẩm quyền. BLDS năm 1995 quy định tất cả hợp đồng ủy quyền đều phải bằng văn bản là cứng nhắc không phù hợp với thực tiễn cũng như pháp luật quốc tế.
Trên thế giới, về hình thức của hợp đồng ủy quyền cũng giống như những hợp đồng dân sự khác có thể bằng văn bản, lời nói, hành vi, … Ví dụ: Điều 1985 BLDS Pháp năm 1804 quy định hợp đồng ủy quyền có thể được lập thành văn bản có công chứng hoặc tư chứng, kể cả bằng thư thường, có thể bằng lời nói, … Như vậy, theo quy định của BLDS Pháp hình thức của hợp đồng có thể được thể hiện bằng văn bản hoặc bằng các hành vi khác. Tuy nhiên, hình thức hợp đồng ủy quyền bằng văn bản được đề cao bởi lẽ “Trong nền kinh tế thị trường có xu thế hội nhập với các nước trên thế giới, hợp đồng uỷ quyền được đề cao nếu như được lập thành văn bản. Việc trao thẩm quyền một cách rõ ràng bằng văn bản có ưu thế trong việc tạo bằng chứng rõ ràng về sự tồn tại và phạm vi cụ thể thẩm quyền người đại diện đối với các bên có liên quan” [28].
Tuy nhiên, trong đời sống việc ủy quyền không thể hiện bằng hình thức văn bản diễn ra rất phổ biến; việc ủy quyền này thông thường được áp dụng cho những công việc đơn giản trong đời sống sinh hoạt hàng ngày. Ví dụ ủy quyền mua vé tàu xe; đăng ký, đặt phòng, nhà hàng, khách sạn. Để thuận lợi cho việc thực hiện các giao dịch này thực hiện thông qua người ủy quyền thì hợp đồng ủy quyền không nhất thiết phải lập thành văn bản. Tuy nhiên, nếu theo quy định của BLDS năm 1995 nếu những tranh chấp này phát sinh thì hợp đồng ủy không được lập thành văn bản bị coi là vô hiệu (do không tuân thủ quy định về hình
thức). Trên thực tế cho thấy không phải lúc nào, khi giao kết hợp đồng ủy quyền các chủ thể cũng ý thức và thực hiện đúng những quy định của pháp luật về hình thức của hợp đồng.
Để khắc phục những hạnh chế trên, quy định về hình thức của hợp đồng ủy quyền (bằng văn bản) trong BLDS 2005 đã được bỏ, thay vào đó là quy định mở, tạo điều kiện thuận lợi cho các chủ thể tham gia giao kết hợp đồng ủy quyền. Hình thức của hợp đồng ủy quyền được áp dụng theo quy định chung về hình thức của hợp đồng dân sự. Hợp đồng ủy quyền có thể được thể hiện bằng hình thức như lời nói, bằng văn bản hoặc hành vi cụ thể khi pháp luật không quy định loại hợp đồng đó phải được giao kết bằng một hình thức nhất định; trong trường hợp pháp luật quy định hợp đồng phải được thể hiện bằng văn bản có công chứng hoặc chứng thực, đăng ký thì phải tuân theo quy về hình thức. Như vậy, theo quy định của BLDS năm 2005 thì hình thức của hợp đồng ủy quyền có thể bằng lời nói, hành vi, văn bản (có công chứng, chứng thực, đăng ký). Tương ứng với từng loại việc thì hợp đồng ủy quyền mà hợp đồng ủy quyền có thể được thể hiện bằng dưới hình thức khác nhau. Việc xác định hình thức của hợp đồng ủy quyền căn cứ vào quy định của pháp luật, công việc ủy quyền và những giao dịch mà người được ủy quyền xác lập với người thứ ba.
Thực tiễn hoạt động công chứng, chứng thực, công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực thường bắt gặp hai hình thức văn bản uỷ quyền đó là “Giấy uỷ quyền” và “Hợp đồng uỷ quyền”. Trước đây, theo quy định của Nghị Định 75/2000/NĐ-CP ngày 08-12-2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực quy định: Nếu việc uỷ quyền có thù lao, hay việc uỷ quyền để chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng bất động sản thì phải lập thành hợp đồng, còn những trường hợp khác có thể lập giấy uỷ quyền.
Từ ngày 01-7-2007, Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08-12-2000 không còn hiệu lực thay vào đó là Luật Công chứng và Nghị định 79/2007/NĐ- CP ngày 18-5-2007 của Chính phủ quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. Theo hai văn bản pháp luật trên, tổ chức Công chứng và UBND xã, phường, thị trấn, cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền công chứng, chứng thực chữ ký. Hai văn bản này không quy định việc uỷ quyền phải lập thành hợp đồng uỷ quyền hay giấy uỷ quyền; do đó, các bên tham gia giao kết hợp đồng có thể tự thoả thuận về hình thức của văn bản.
Thực tế có ý kiến cho rằng, hợp đồng uỷ quyền và giấy uỷ quyền về bản chất không khác nhau, nếu có chăng chỉ khác nhau về hình thức của văn bản. Hợp đồng uỷ quyền sẽ có hiệu lực ngay sau khi các bên ký vào bản hợp đồng, còn giấy uỷ quyền thực ra chỉ bắt đầu có hiệu lực khi người được uỷ quyền thực hiện công việc. Thực chất giấy uỷ quyền là văn bản xác nhận thẩm quyền của người đại diện của người được uỷ quyền. Như vậy, trong trường hợp hợp đồng uỷ quyền được thể hiện bằng lời nói, giấy uỷ quyền thường được cấp cho người được uỷ quyền sau khi hợp đồng uỷ quyền đã được giao kết. Về mặt hình thức giấy uỷ quyền luôn luôn bằng văn bản. Pháp luật của Việt Nam chưa đề cập đến vấn đề này; do vậy, thực tiễn việc xác định trong trường hợp nào là hợp đồng ủy quyền trong trường hợp nào là giấy ủy quyền rất khác nhau.
Trên thế giới vấn đề này đã được quy định khá chi tiết, Điều 1894 và 1895 BLDS Pháp năm 1804 thì: Hợp đồng uỷ quyền chỉ giao kết khi có sự đồng ý của người được uỷ quyền; và việc chấp nhận uỷ quyền có thể thể hiện dưới hình thức ẩn, thông qua việc người được uỷ quyền thực hiện công việc được uỷ quyền. Điều 581 BLDS năm 2005 quy định: Hợp đồng uỷ quyền là sự thoả thuận giữa các bên theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh
bên ủy quyền, ... Như vậy, quy định của BLDS Pháp rõ ràng hơn, người Pháp vẫn có thể lập giấy uỷ quyền, khi người được uỷ quyền tiến hành thực hiện công việc được uỷ quyền.
Trước đây, người uỷ quyền và người được uỷ quyền thường có mối quan hệ quen biết, nhưng trong xã hội hiện đại việc uỷ quyền có thể trao cho một người không quen biết. Vì vậy, để đảm bảo an toàn pháp lý cho các bên tham gia ký kết hợp đồng uỷ quyền, pháp luật quy định phải lập thành văn bản, có những giao dịch liên quan đến bất động sản, đại diện ký kết hợp đồng, đại diện tại Toà án, ... phải lập thành văn bản có công chứng, chứng nhận.
Những việc uỷ quyền đơn giản như mua bán động sản có giá trị nhỏ, hay uỷ quyền không có thù lao thường không cần phải lập thành văn bản, chỉ cần hai bên trao đổi bằng lời nói, bằng sự ưng thuận là hợp đồng đã được giao kết. Hầu hết việc uỷ quyền này mang tính chất truyền thống là sự tương trợ giúp đỡ lẫn nhau, được xác lập bởi những người có mối quan hệ quen biết với nhau.
Ngày nay, trình độ văn hoá và sự hiểu biết về pháp luật của người dân ngày càng cao, ai cũng có thể hiểu được việc uỷ quyền không đồng nghĩa với việc bản thân mình khước từ quyền mà mình được làm, phải làm. Cho nên, có những việc uỷ quyền đơn giản không cần lập thành văn bản, còn những công việc phức tạp như chuyển nhượng quyền sử dụng đất, bất động sản, tài sản có giá trị lớn, … thì hợp đồng uỷ quyền nên lập thành văn bản và có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền. Do đó, về hình thức của hợp đồng, BLDS năm 2005 đã quy định mở, việc quy định này tạo điều kiện thuận lợi cho chủ thể khi giao kết hợp đồng ủy quyền, thúc đầy các giao dịch dân sự phát triển.
2.1.4. Quyền và nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng uỷ quyền
Người uỷ quyền có thể uỷ quyền một phần hoặc toàn bộ công việc của mình cho người được ủy quyền; người uỷ quyền có trách nhiệm cung cấp toàn bộ thông tin, tài liệu có liên quan đến công việc ủy quyền để người được uỷ quyền có thể thực hiện công việc. Trong trường hợp công việc liên quan đến thoả thuận lợi nhuận, hay chia tài sản, ... người uỷ quyền phải nói rõ ý muốn của mình cho người được uỷ quyền biết, tránh trường hợp người được uỷ quyền thực hiện không đúng mục đích mà người uỷ quyền.
Theo quy định tại Điều 587 và Điều 586 BLDS năm 2005, người ủy quyền có các quyền và nghĩa vụ như sau:
- Yêu cầu bên được ủy quyền thông báo đầy đủ về việc thực hiện công