Ngu n: phòng Hành chính – Nhân s
2.1.4.1 Phòng Kinh doanh
Ch c n ng, nhi m v chính c a phòng Kinh doanh nh sau: • Ti p xúc, h ng d n, chào bán các s n ph m c a công ty.
• Th c hi n duy trì quan h khách hàng, duy trì và m r ng ngu n khách hàng.
• Nghiên c u chi n l c, chính sách bán hàng và đ a ra gi i pháp bán hàng.
• Th c hi n và th ng xuyên c i ti n quy trình bán hàng, ki m soát ho t đ ng bán hàng.
• So n th o h p đ ng, đ t hàng v i nhà máy.
• Th ng xuyên t ch c, hu n luy n nhân viên bán hàng, ti p th đ m b o ngu n l c kinh doanh.
H C H QT GIÁM C P. GIÁM C NHÀ MÁY KT - TV T & QLDA MUA HÀNG HCNS TTC P.GIÁM C QTNB PHÒNG KD BAN KS
• Nghiên c u tình hình th tr ng xây d ng: nhà , c s h t ng, giao thông và tham m u cho Ban giám đ c v thi t k s n ph m, giá bán, tham gia đ u th u.
• m b o doanh s theo yêu c u.
2.1.4.2 Qu n tr n i b
Phòng Qu n tr n i b đ c đi u hành b i Tr ng phòng và có các ch c n ng nh sau:
• Theo dõi h p đ ng: theo dõi phát sinh n c a t ng khách hàng; báo cáo công n , đ i chi u công n hàng tu n, hàng tháng, hàng quý.
• X lý công n : đ c thúc phòng Kinh doanh khép h s kp th i theo H p đ ng đ có c s thu ti n khách hàng; xu t hóa đ n, hoàn thành h s thanh toán trong vòng 2h k t lúc nh n đ c h s nghi m thu hay khi hoàn t t đ c ti n đ H p đ ng.
• Thu h i công n : g i đi n h i Khách hàng th i h n thanh toán, ki m tra y nhi m chi (n u có), theo dõi đ n khi ti n vào tài kho n công ty; tùy thu c vào t ng đ i t ng Khách hàng, th c hi n đòi n theo “H ng d n thu h i công n ” đã đ c ký duy t.
2.1.4.3 u t tài chính
B ph n u t – Tài chính đ c đi u hành b i Tr ng phòng và có các ch c n ng qu n tr đ u t và qu n tr tài chính. Nhi m v c a qu n tr đ u t là:
• Nghiên c u v s c n thi t ph i đ u t và quy mô đ u t .
• Ti n hành ti p xúc, th m dò th tr ng đ xác đnh nhu c u tiêu th , kh n ng c nh tranh c a s n ph m, tìm ngu n cung ng thi t b , v t t cho s n xu t; xem xét kh n ng v ngu n v n đ u t và l a ch n hình th c đ u t .
• Ti n hành đi u tra, kh o sát và ch n đ a đi m xây d ng.
• L p d án đ u t trình i h i đ ng c đông, H i đ ng qu n tr , Ban Giám đ c phê duy t.
• Th c hi n các th t c hành chính đ tri n khai d án theo quy đnh c a pháp lu t.
• L a ch n, ký k t h p đ ng v i các đ n v t v n, đ n v thi t k đ th c hi n các công vi c theo yêu c u c a các c quan nhà n c có th m quy n, theo yêu c u ho t đ ng c a d án.
Nhi m v c a qu n tr tài chính là:
• Lên k ho ch thu chi tài chính: nh n và t ng h p k ho ch thanh toán và phi u yêu c u thanh toán c a các phòng ban; lên k ho ch chi trong ngày: cân đ i th t u tiên thanh toán gi a các phòng ban trong h n m c ti n có trong ngày, g i phòng k toán th c hi n – (thay đ i th ng xuyên trong ngày n u có s thay đ i th t u tiên và phát sinh m i, g p).
• Qu n lý và huy đ ng ngu n v n tài chính: theo dõi các h n m c b o lãnh: c p m i, t ng h n m c khi c n, lên k ho ch làm b o lãnh h n m c cho các d án khi có yêu c u t các phòng ban; theo dõi hàng tu n, lên k ho ch th c hi n khi đ n th i h n; theo dõi h p đ ng tín d ng s p h t h n và các th t c c p m i ho c gia h n: theo dõi hàng tu n, lên k ho ch th c hi n khi đ n th i h n; chu n b h s đ ra các h p đ ng tín d ng m i ho c gia h n h p đ ng tín d ng c (h s pháp lý các công ty, tài s n th ch p…): theo dõi hàng tu n, lên k ho ch th c hi n khi đ n th i h n; lên k ho ch chu n b ngu n ti n vay Ngân hàng và các ngu n khác.
2.1.4.4 Phòng Hành chính – Nhân s
B ph n Hành chính – Nhân s đ c đi u hành b i phó b ph n và có các ch c n ng qu n tr nhân s và qu n tr hành chính. Nhi m v c a qu n tr nhân s là:
• T ch c và phát tri n doanh nghi p: nghiên c u, tham m u, xây d ng ch ng trình m c tiêu, k ho ch v công tác nhân s c a công ty. T ch c tri n khai, h ng d n th c hi n ch ng trình m c tiêu, k ho ch v nhân s sau khi đ c phê duy t; xây d ng các ph ng án v s p x p, đ i m i, phát tri n và nâng cao hi u qu ho t đ ng phù h p v i yêu c u phát tri n c a công ty trong t ng giai đo n, th i k c th ; quan h v i các c quan qu n lý Nhà n c, các c quan ch c n ng, các
đoàn th đ a ph ng, đ gi i quy t công vi c trong ph m vi ch c n ng, nhi m v đ c giao. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• Công tác cán b , phát tri n ngu n nhân l c: l p các k ho ch ng n h n, dài h n v quy ho ch nhân s , chi n l c công tác nhân s , k ho ch đào t o, đào t o l i, b i d ng nhân s ; chi n l c và k ho ch phát tri n ngu n nhân l c c a công ty, theo phân c p qu n lý th ng nh t v công tác nhân s ; theo dõi n m tình hình tri n khai th c hi n k ho ch đã đ c phê duy t; tham m u, làm th t c trình Lãnh đ o công ty quy t đ nh đ b t, b nhi m, khen th ng, k lu t, đi u đ ng, s p x p, b trí các ch c danh lãnh đ o c a công ty; ch trì ph i h p v i t ch c Công đoàn và các c quan liên quan xem xét các v vi c k lu t, khi u n i, t cáo đ i v i nhân s thu c công ty qu n lý và các v vi c đ t xu t trong doanh nghi p khi có yêu c u.
• Qu n lý lao đ ng, ti n l ng: th c hi n công tác qu n lý lao đ ng: h ng d n, t ng h p, ki m tra các đ n v thành viên th c hi n t t B lu t Lao đ ng và các l nh v c, nhi m v liên quan đ n quy n l i và ngh a v c a ng i lao đ ng t i doanh nghi p; tr c ti p qu n lý và gi i quy t ti n l ng, các ch đ , chính sách, lao đ ng cho CBCNV công ty; ch trì, ph i h p v i các b ph n ch c n ng c a công ty trong vi c tham m u, xây d ng k ho ch v nh m c lao đ ng và n giá ti n l ng c a công ty theo quy đ nh; tham m u Lãnh đ o công ty quy t đnh vi c nâng ng ch, nâng b c l ng cho CBCNV trong toàn công ty.
• Gi i quy t các ch đ chính sách cho ng i lao đ ng: tham m u, làm th t c th c hi n các ch đ chính sách cho CBCNV công ty; n m tình hình, gi i quy t ch đ BHXH, h u trí, ngh m t s c lao đ ng, thôi vi c, m đau, thai s n, tai n n lao đ ng; tham m u và t ch c xét duy t k ho ch v B o h lao đ ng theo đnh k hàng n m trong toàn công ty; ph i h p v i Công đoàn công ty th c hi n đ y đ các ch đ , chính sách xã h i đ i v i CBCNV làm vi c trong công ty.
Nh m v c a qu n tr hành chính bao g m:
• Qu n lý, l u tr và công tác v n th : th c hi n theo Quy trình x lý công v n đ n, đi; qu n lý, l u tr các tài li u, h s , v n b n (đi, đ n) đ m b o tính khoa h c và đúng theo tiêu chu n ISO 9001:2008; áp d u các v n b n, gi y t do Lãnh đ o công ty đã ký, qu n lý con d u, h s c a công ty.
• Qu n lý và mua s m tài s n, trang thi t b : l p k ho ch v b o trì, b o d ng các trang thi t b , tài s n c a V n phòng công ty; ph i h p v i các b ph n l p k ho ch mua s m, c p phát trang thi t b làm vi c, công c , d ng c , v n phòng ph m ph c v Lãnh đ o và các b ph n trong công ty làm vi c đ t hi u qu cao; qu n lý, b o v tài s n, nhà c a, các trang thi t b chung c a công ty; qu n lý và đi u ph i xe ô tô con ph c v công tác công ty.
• Qu n lý vi c ti p tân, h i h p, đ i ngo i: t ch c ti p đón khi khách đ n liên h công tác, đ t vé máy bay, làm th t c c p h chi u visa cho cán b công tác; t ch c, s p x p phòng c, trang thi t b , bàn gh , công tác h u c n cho các bu i h p, ti p tân, l h i, khánh ti t; qu n lý và đ i ngo i v i chính quy n đ a ph ng n i công ty trú đóng.
• Qu n lý h th ng thông tin truy n thông và nh n di n th ng hi u: th c hi n theo quy đnh v n hành h th ng nh n di n th ng hi u; soát xét l n cu i các v n b n tr c khi áp d u và ban hành; qu n lý h th ng đi n tho i, fax, m ng vi tính, trang web công ty.
• Qu n lý tr t t an ninh, v sinh y t , an toàn lao đ ng.
2.1.4.5 Phòng mua hàng
Phòng Mua hàng đ c đi u hành b i Tr ng phòng và có các ch c n ng nh sau: • Mua hàng đúng s l ng, đ m b o ch t l ng, cung c p đúng th i gian c a các b ph n, phòng ban yêu c u.
• Ch đ ng tìm ki m, đánh giá, l a ch n nhà cung c p t t có uy tín. • Kh o sát, c p nh t, th ng kê, phân tích s bi n đ ng v giá g i phòng kinh doanh.
• D báo tình hình bi n đ ng giá c a th tr ng và đ xu t mua hàng d tr .
• T p h p, ki m tra yêu c u mua hàng và ph i h p nhà máy và các phòng ban khác ki m tra y u t k lu t tr c khi mua hàng.
• Phân tích, so sánh giá và lên k ho ch mua hàng hóa và d ch v đ u vào.
• àm phán, th ng l ng, so n th o, th c hi n, ký k t h p đ ng.
• m b o cung c p nguyên v t li u, d ch v k p th i theo yêu c u. • T ng h p kh i l ng và đánh giá giá mua hàng hóa nh p kho t i các th i đi m lên k ho ch d trù cho n m t i.
• T p h p ki m tra ch ng t , đ ngh , theo dõi thanh toán đúng th i h n g i phòng k toán
• Th c hi n báo cáo tu n v tình hình mua hàng hóa và d ch v cho Ban Giám đ c.
• Gi i quy t các v n đ sai sót v ch t l ng và s l ng trong quá trình mua hàng.
2.1.4.6 u th u và Qu n lý d án
Ch c n ng, nhi m v chính c a b ph n đ u th u và qu n lý d án nh sau: • Tham m u cho Giám đ c công ty trong công tác đ u th u các d án do công ty làm nhà th u và công tác ch n th u đ i v i các d án do công ty làm Ch đ u t .
• Th c hi n các vi c có liên quan đ n v n đ k thu t nh bi n pháp t ch c thi công, l p ti n đ thi công, s đ t ch c công tr ng, kh i l ng thi công, các b ng bi u có liên quan đ n v n đ k thu t khác…
• Ki m tra, ki m soát h s thi t k , bóc tách kh i l ng đ i v i các d án do công ty làm Ch đ u t .
• L p d toán đ u th u và các bi u m u c a h s đ u th u (ngo i tr ph n k thu t).
• Ki m tra, ki m soát d toán, t ng d toán đ i v i các d án do công ty làm Ch đ u t .
• Ph i h p v i b ph n k thu t đ th c hi n các công vi c có liên quan nh : h s đ u th u, h s m i th u, h s thi t k .
2.1.4.7 Phòng K toán – Tài v
Ch c n ng, nhi m v chính c a phòng K toán – Tài v nh sau:
• Th c hi n nh ng công vi c v nghi p v chuyên môn tài chính k toán theo đúng quy đnh c a Nhà n c v chu n m c k toán, nguyên t c k toán. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• T ch c khoa h c công tác k toán cho phù h p v i đi u ki n th c t s n xu t và b máy t ch c c a công ty.
• Phân tích các thông tin k toán, báo cáo k toán theo yêu c u c a Giám đ c.
• Theo dõi, l p k ho ch thu h i công n c a khách hàng đ y đ , nhanh chóng theo h p đ ng, đ m b o hi u qu s d ng ngu n v n c a công ty.
2.1.4.8 Nhà máy
Ch c n ng chính c a nhà máy là:
• Tham m u cho Giám đ c ph ng pháp s n xu t, thi công hi u qu nh t
• Xây d ng quy trình s n xu t, quy đ nh an toàn lao đ ng, đ m b o ch t l ng s n ph m t t, n đnh.
• C n c l nh s n xu t t phòng Kinh doanh l p k ho ch s n xu t. • i u đ ng nhân s cho các công trình thi công.
• C i ti n k thu t nâng cao ch t l ng s n xu t. • L p báo cáo ti n đ s n xu t hàng tháng.
• L p k ho ch tuy n d ng nhân s cho phù h p v i yêu c u s n xu t.
2.1.5 K t qu ho t đ ng kinh doanh c a công ty trong 3 n m g n đây
Thông tin v tình hình tài chính c a công ty các n m 2009, 2010, 2011 đ c ki m toán b i công ty ki m toán TNHH M.A.A.C
B ng 2.1: Thông tin tài chính c a công ty trong 3 n m 2009-2011
Thông tin tài chính 2009 2010 2011
Tài s n ng n h n 32.507.010.635 80.140.987.499 235.234.460.724 Tài s n dài h n 48.983.768.194 61.808.216.640 45.833.394.641 T ng n ph i tr 31.276.326.178 90.338.298.543 227.696.009.187 T ng v n c ph n 50.214.452.651 53.309.680.452 53.371.846.178 Doanh thu 30.066.505.360 64.372.677.842 78.077.197.450 L i nhu n tr c thu 1.019.592.168 6.827.593.983 7.081.136.958
L i nhu n sau thu 892.143.147 5.974.144.735 5.310.852.719
Ngu n: H s n ng l c Công ty Bê tông 620 Long An
Bi u đ 2.1: Doanh thu và l i nhu n c a công ty 2009-2011
Qua bi u đ ta th y, doanh thu c a công ty t ng qua các n m nh ng l i nhu n sau thu t n m 2010 sang n m 2011 gi m. Nguyên nhân là do t ng n ph i tr n m 2011 t ng nhi u so v i n m 2010. N m 2010 công ty vay n ít nên t ng n ph i tr th p, sang n m 2011 công ty m r ng kinh doanh nên vay v n ngân hàng