Xuất đối với doanh nghiệp

3.3.1.1. Hoàn thiện công tác dự báo bán hàng

 Hoàn thiện các căn cứ dự báo bán hàng

- Công tác nghiên cứu thị trường chưa được tiến hành toàn diện và thiếu tính thực tế, cụ thể. Vì vậy hoạt động nghiên cứu thị trường cần điều chỉnh, phải được tiến hành đồng đều giữa các khu vực thị trường. Hàng tuần, hàng tháng cử nhân viên kinh doanh đi khảo sát thực tế lần lượt tại địa bàn mà công ty đang kinh doanh. Trong quá trình nghiên cứu công ty cần thu thập thông tin về khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung ứng… trong mối quan hệ với các chính sách kinh tế xã hội, chính trị pháp luật. Tìm hiểu về nhu cầu, xu hướng tiêu dùng, tập quán, văn hóa… tại các khu vực công ty đang hoạt động là một trong những cơ sở quan trọng quyết định tới khả năng lựa chọn đúng cơ hội kinh doanh và sử dụng hiệu quả nguồn lực của công ty.

Quỳnh

- Hiện tại, cách thức quản lý hoạt động bán hàng của công ty còn mang nặng tính chủ quan, thiếu đi sâu đi sát tới lực lượng bán. Do đó nhà quản trị bán hàng ngoài kiểm soát hoạt động bán hàng thông qua bản báo cáo kết quả bán hàng của nhân viên thì cần trực tiếp kiểm tra, chỉ đạo, giám sát hoạt động bán hàng để thấy nhu cầu thực tế của thị trường từ đó có chính sách hiệu quả nhất.

- Công ty nên áp dụng các phần mềm thống kê và phân tích dữ liệu để nâng cao khả năng xử lý thông tin. Từ đó dự báo sẽ mang tính khách quan và có tính lượng hóa, cụ thể giúp cho quá trình triển khai kế hoạch bán hàng đạt hiệu quả cao hơn. Điều này là hoàn toàn hợp lý khi việc xây dựng dự báo bán hàng tại công ty mới chỉ dựa vào phương pháp truyền thống như căn cứ vào các dự báo cùng kỳ hay những dự báo từ lực lượng bán.

 Hoàn thiện kết quả dự báo bán hàng

Trong thời gian qua, các kết quả dự báo bán hàng của công ty mới chỉ quan tâm tới các chỉ tiêu có tính chất bên trong công ty như dự báo năng lực bán hàng của công ty, dự báo doanh số theo các nhóm sản phẩm còn các chỉ tiêu về ngành vẫn chưa được quan tâm đúng mức. Do đó cần đưa ra các chỉ tiêu dự báo quy mô thị trường, tốc độ tăng trưởng của ngành, doanh số của nhóm sản phẩm của từng khu vực thị trường… một cách đầy đủ và chính xác nhất. Qua đó những dự báo bán hàng của công ty mới phù hợp với sự thay đổi của các yếu tố bên trong, bên ngoài doanh nghiệp.

 Hoàn thiện năng lực dự báo của nhà quản trị

Trong tình hình biến động không ngừng của thị trường, việc đưa ra những chiến lược, chính sách đúng đắn, chính xác của nhà quản trị là điều gặp không ít khó khăn. Đối với công ty cổ phần TM & DV Hoàng Thiên cũng vậy, giám đốc hay các trưởng phòng chức năng đôi khi cũng mắc phải sai lầm, thiếu chính xác trong công tác dự báo bán hàng. Do đó, công ty cần nâng cao sự nhạy bén, chính xác của nhà quản trị thông qua kỹ năng xử lý thông tin, lựa chọn và ra quyết định nhanh chóng. Đảm bảo tính chính xác và kịp thời của dự báo bán hàng bằng cách tổ chức các buổi huấn luyện cho họ về thị trường, các phương pháp phân tích, dự báo thị trường để làm cơ sở cho việc xác định các mục tiêu bán hàng, hoạch định các chương trình và hoạt động bán hàng, ngân sách bán hàng hợp lý.

Quỳnh

 Hoàn thiện các phương pháp xác định mục tiêu bán hàng

Thời gian qua, công ty xác định mục tiêu bán theo quy trình từ trên xuống tức là từ giám đốc xuống cấp dưới. Đây là phương pháp mang tính chủ quan và có thể gặp rủi ro. Để đạt hiệu quả cao trong việc xây dựng các mục tiêu thì công ty có thể sử dụng kết hợp phương pháp thống kê kinh nghiệm và phương pháp phân tích các nhân tố tác động để xây dựng các chỉ tiêu bán hàng trong kỳ kế hoạch nghĩa là dựa trên những số liệu của năm báo cáo và lượng hóa các yếu tố ảnh hưởng tới lượng bán trong năm kế hoạch để xây dựng mục tiêu của kỳ kế hoạch. Công ty nên dựa trên những thế mạnh của mình như quy mô nhỏ, sản phẩm kinh doanh đa dạng, giá rẻ, chất lượng đảm bảo nên có thể luồn lách vào các thị trường ngách mà công ty lớn không hướng tới.

 Hoàn thiện các căn cứ xây dựng mục tiêu bán hàng

Thời gian vừa qua, công ty xây dựng và lựa chọn mục tiêu bán hàng theo thời gian, theo thị trường, theo nhóm sản phẩm. Để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của việc lựa chọn mục tiêu bán hàng, công ty nên sử dụng thêm các căn cứ sau:

- Căn cứ vào các kết quả dự báo bán hàng về tình hình biến động của thị trường, quy mô thị trường, các dự báo về nhu cầu, xu hướng tiêu dùng của khách hàng, doanh số bán hàng của từng nhóm sản phẩm trên từng thị trường… Căn cứ vào các kết quả dự báo trên mà công ty đưa ra những mục tiêu về doanh số, lợi nhuận và phát triển thị trường trong thời gian tới.

- Căn cứ vào khả năng nguồn lực của công ty: khi xây dựng mục tiêu bán hàng, nhà quản trị bán hàng cần phải xem xét đến nguồn lực hiện có của công ty. Thứ nhất, nguồn nhân lực về trình độ của nhân viên bán hàng, mức độ hoàn thành công việc kỳ trước, năng lực bán hàng của nhân viên… Thứ hai, nguồn vốn khả năng tài chính của công ty. Nếu khả năng tài chính của công ty tốt, công ty có thể đầu tư thêm các khoản chi phí cho các chương trình, hoạt động bán hàng hay hoạt động nghiên cứu thị trường…

- Căn cứ vào đối thủ cạnh tranh: nhà quản trị bán hàng phải dự đoán được các tiềm năng của các đối thủ. Căn cứ vào dự báo bán hàng, mục tiêu bán hàng, các chương trình xúc tiến bán của đối thủ để đưa ra các mục tiêu nhằm gia tăng thị phần của công ty.

3.3.1.3. Hoàn thiện công tác xây dựng các chương trình và hoạt động bán hàng

Quỳnh

- Công ty có nhiều đầu tư cho việc xây dựng và tổ chức các chương trình bán hàng. Mức ngân sách dành cho hoạt động này ngày càng tăng đặc biệt là năm 2014. Tuy nhiên không phải chương trình nào cũng mang lại hiệu quả cao. Do vậy trước khi tổ chức thực hiện công ty cần lập kế hoạch cụ thể cho các chương trình như: mục tiêu của chương trình, nội dung và các hoạt động bán hàng diễn ra trong chương trình, thời gian thực hiện, bộ phận chịu trách nhiệm… Sau khi kết thúc chương trình cần có sự đánh giá kết quả nhằm rút kinh nghiệm cho các chương trình sau. Ngoài ra công ty cũng nên tham khảo các chương trình của đối thủ cạnh tranh trên cơ sở cân nhắc nguồn lực của công ty để xây dựng chương trình bán hàng phù hợp.

- Đa dạng các chương trình bán hàng: về số lượng thì các chương trình bán hàng của công ty đã tăng nhưng về nội dung các chương trình còn khá giống nhau, thiếu ấn tượng có thể gây nên sự nhàm chán và không hấp dẫn khách hàng. Ngoài các chương trình đang áp dụng công ty có thể tăng thêm các chương trình tri ân như chương trình tặng quà cho khách hàng trung thành, chương trình tư vấn miễn phí hay tăng cường các dịch vụ sau bán như chăm sóc khách hàng sau khi mua sản phẩm…

 Hoàn thiện công tác xây dựng các hoạt động bán hàng

- Các hoạt động phát triển mạng lưới bán hàng: công ty đang mở rộng quy mô hoạt động không chỉ ở Hà Nội mà còn cả các tỉnh lân cận như Hải Phòng, Hưng Yên, Vĩnh Phúc… bằng việc ký kết thêm một số hợp đồng phân phối với các công ty, cửa hàng ở các tỉnh. Do đó việc tìm, lựa chọn và ký kết hợp đồng hay mở thêm chi nhánh công ty phải điều tra kỹ lưỡng về khu vực thị trường đó, tiềm năng phát triển của công ty hoặc khu vực thị trường và thu nhập cũng như nhu cầu của khách hàng tại đó.

- Các hoạt động tuyển dụng, huấn luyện và tạo động lực cho lực lượng bán hàng: Quy mô của công ty nhỏ, do đó hoạt động tuyển dụng diễn ra không thường xuyên và số lượng tuyển dụng không nhiều. Hơn nữa, việc huấn luyện đội ngũ bán hàng vẫn chưa được công ty chú trọng nhiều, mới chỉ dừng lại ở kèm cặp tại công ty. Do đó, công ty cần quan tâm sát sao hơn nữa tới công tác liên quan tới lực lượng bán hàng như cần theo dõi nhu cầu về nhân sự của mình để có công tác tuyển dụng và đào tạo thích hợp, tránh thiếu hụt về nhân lực sẽ làm cho nhân viên cũ quá tải hoặc việc hoàn thành các mục tiêu của công ty khó khăn hơn.

Quỳnh

Công ty nên tổ chức nhiều hơn các buổi tập huấn về kiến thức chuyên môn, kỹ năng bán hàng, sự biến động của thị trường, về các quy trình xây dựng kế hoạch bán hàng cho các cán bộ và nhân viên của công ty có thể thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Song song với công tác trên các chế độ đãi ngộ và tạo động lực cho lực lượng bán cũng cần được quan tâm. Công ty cần có những đãi ngộ đầy đủ về vật chất và tinh thần cho mỗi nhân viên dựa trên năng lực và mức độ hoàn thành công việc. Ngoài ra công ty cần xây dựng môi trường làm việc, văn hóa doanh nghiệp thoải mái và chuyên nghiệp hơn. Có như vậy mới khuyến khích và kích thích nỗ lực của lực lượng bán giúp quá trình triển khai hoạt động bán hàng hiệu quả hơn.

-Các hoạt động quảng cáo, xúc tiến bán

Công ty đã và đang thực hiện hoạt động thiết kế và phát hành tài liệu, catalo về công ty sao cho bất kỳ lúc nào khách hàng đến với công ty đều sẽ nhận được những thông tin bổ ích về công ty. Ngoài ra công ty cũng cần lên kế hoạch và tham gia nhiều hơn các hoạt động xúc tiến bán hàng như hội chợ xúc tiến thương mại, triển lãm về thiết bị văn phòng phẩm. Các hoạt động này rất được các doanh nghiệp và giới truyền thông quan tâm. Qua đó công ty có thể nâng cao hình ảnh và giúp khách hàng biết đến công ty và sản phẩm của mình.

-Các hoạt động liên quan đến dịch vụ sau bán

Hiện tại công ty áp dụng thêm thời gian bảo hành ngoài thời gian bảo hành của nhà cung ứng đối với một số mặt hàng như các loại giấy, bút… Đây là hoạt động tạo sự hài lòng vượt bậc đối với khách hàng. Do đó công ty có thể mở rộng số lượng sản phẩm áp dụng hình thức bảo hành trên thông qua việc nâng cao kiến thức về sản phẩm của đội ngũ nhân viên để có thể kịp thời tư vấn, hỗ trợ khách hàng. Ngoài ra công ty có thể gọi điện hỏi thăm khách hàng định kỳ 2 tháng 1 lần trong suốt thời gian bảo hành để hỗ trợ, tư vấn cho khách hàng và đánh giá mức độ hài lòng của họ khi sử dụng sản phẩm. Nếu công ty có thể lên kế hoạch và thực hiện tốt công tác này thì sẽ nâng cao được hình ảnh trong mắt khách hàng.

3.3.1.4. Hoàn thiện công tác xây dựng ngân sách bán hàng

 Hoàn thiện phương pháp xây dựng ngân sách bán hàng

Công ty đang xây dựng ngân sách bán hàng dựa trên các chỉ tiêu chi phí, kết quả kinh doanh kì trước kết hợp với mục tiêu bán hàng kỳ này và dự báo bán hàng. Để

Quỳnh

nâng cao hiệu quả cho hoạt động này nên kết hợp thêm phương pháp khả chi. Việc kết hợp phương pháp này giúp công ty có thể xác định các khoản cần chi trong kỳ tới trong mối tương quan với sự tăng của doanh thu đảm bảo công ty có thể tài trợ cho các hoạt động bán hàng và sử dụng hiệu quả ngân sách này. Tuy nhiên công ty cũng nên xem xét chi phí và kết quả bán hàng của đối thủ cạnh tranh khi xây dựng ngân sách bán hàng đặc biệt là ngân sách dành cho các hoạt động xúc tiến, hoa hồng nhằm giữ vững vị trí của công ty trên thị trường.

Quỳnh

 Hoàn thiện công tác xây dựng ngân sách chi phí bán hàng

Việc xây dựng ngân sách chi phí bán hàng tại công ty còn những hạn chế nhất định trong việc chưa phân bổ nguồn ngân sách giữa các khoản phải chi một cách hợp lý, phù hợp với tình hình thực tế. Do đó công ty cần xác định mục tiêu theo tháng, quý… để có kế hoạch dự trữ, phân phối phù hợp với mục tiêu và ngân sách bán hàng đề ra. Ngoài ra, cần giảm thiểu các chi phí như:

- Giảm thiểu chi phí bảo quản: cân đối giữa mức dự trữ tối thiểu và tối đa để có mức dự trữ phù hợp đảm bảo có hàng hóa để bán song tránh ứ đọng hàng hóa, có sự phân loại hàng hóa ngay từ đầu để tiện cho việc xuất hàng theo mặt hàng. Xây dựng các định mức hao hụt và quản lý chặt chẽ các khâu liên quan, tăng cường bồi dưỡng kỹ thuật bảo quản và nâng cao tinh thần trách nhiệm của nhân viên kho.

- Giảm thiểu chi phí lưu thông: bố trí, sắp xếp công tác vận tải phù hợp để tiết kiệm chi phí xăng dầu, vận chuyển… tùy vào từng thời điểm để điều chỉnh mức cước phí vận chuyển có lợi cho cả công ty và khách hàng. Tổ chức hợp lý quá trình vận chuyển hàng hóa từ kho đến địa chỉ của khách hàng, nâng cao hơn nữa chất lượng phục vụ để giảm chi phí chiết khấu dựa trên mối quan hệ tốt.

- Giảm chi phí hành chính: chi phí hành chính và quản lý bán hàng chiểm tỷ lệ cao trong tổng ngân sách chi phí bán hàng. Do đó công ty cần giảm bớt các thủ tục không cần thiết, các chi phí mang tính hình thức, phô trương, áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật trong quản lý hành chính đảm bảo các thông tin được thông suốt, chính xác.

 Hoàn thiện công tác xây dựng ngân sách kết quả bán hàng

Công ty đã và đang tiến hành xây dựng ngân sách kết quả bán hàng dựa vào chỉ tiêu chi phí của những kỳ trước kết hợp với kết quả kinh doanh kỳ trước và những dự báo phát triển trong tương lai. Để có bản ngân sách kết quả bán hàng phù hợp nhất công ty có thể xây dựng 3 phương án doanh số đạt 100%, 80%, 120% mục tiêu đề ra, các phương án này định hướng quá trình ra quyết định và triển khai kế hoạch bán hàng sao cho đạt hiệu quả cao nhất.