Toàn bộ quá trình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu có thể biểu diễn dưới dạng sơ đồ sau
Hình 3.3 Sơ đồ quá trình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu 3.2.4.1 Các yếu tố đầu vào, ra của MRP
* Đầu vào:
- Số lượng, nhu cầu sản phẩm dự báo - Số lượng đơn đặt hàng
- Mức sản xuất và dự trữ - Cấu trúc của sản phẩm
- Danh mục nguyên vật liệu, chi tiết, bộ phận - Thời điểm sản xuất.
- Thời hạn cung ứng hoặc thời gian thi công - Dự trữ hiện có và kế hoạch
- Mức phế phẩm cho phép
Những thông tin này được thu nhập, phân loại và xử lý bằng chương trình máy tính. Chúng được thu thập từ 3 tài liệu chủ yếu:
MRP Hệ thống hoạch định Tồn kho thực tế (On-hand) Dự báo (Forcasts) Đơn hàng bán (Booked Oders)
Đơn hàng mua, phiếu nhu cầu mua (Purchase Order,Purchase Requisition)
Tồn kho mong đợi (Projected Inventory) Kế hoạch vật tƣ (Material Plan) Hệ thống cảnh báo (Action Messages) Lệnh sx dở dang (WIP MO) KHSX (MPS)
- Bảng danh mục nguyên vật liệu. - Tồn kho. (Hồ sơ dự trữ)
Lịch trình sản xuất chỉ rõ nhu cầu sản phẩm cần sản xuất và thời gian phải có. Đây là những nhu cầu độc lập. Số lượng cần thiết được lấy ra từ những người khác nhau. Như đơn đặt hàng của khách, số liệu dự báo. thời gian thường lấy là đơn vị tuần. Hợp lý nhất là lấy lịch trình sản xuất bằng tổng thời gian để sản xuất ra sản phẩm cuối cùng.
Đó là tổng số thời gian cần thiết trong quá trình lắp ráp sản phẩm. Vấn đề đặc biệt quan trọng trong MRP là sự ổn định trong kế hoạch sản xuất ngắn hạn. Rất nhiều Công ty quy định khoảng thời gian của lịch trình sản xuất trong khoảng 8 tuần.
Khi xác định bảng danh mục NVL của các loại sản phẩm người ta thường thiết kế các loại hoá đơn NVL. Trong doanh nghiệp thường dùng 3 loại hoá đơn NVL là hoá đơn theo nhóm bộ phận, chi tiết sản phẩm, hoá đơn sản phẩm điển hình và hoá đơn cho những NVL bổ sung.
- Hoá đơn theo nhóm bộ phận, nhóm chi tiết của sản phẩm (Modular bills) - Hoá đơn theo sản phẩm điển hình. Để bớt khối lượng công việc trong xây dựng lịch trình sản xuất, người ta phác hoạ một sản phẩm điển hình. Đây là sản phẩm không có thật nhưng rất cần thiét để lập hoá đơn NVL cho những loại hàng phát sinh có liên hệ mật thiết với sản phẩm điển hình gốc này. Lập hoá đơn theo sản phẩm điển hình có lợi rất lớn: tiết kiệm được thời gian, công sức và các chi phí có liên quan. Trong một số trường hợp, người ta còn lập hoá đơn cho các loại hàng lắp ráp bổ sung. Các chi tiết này chỉ cần thiết trong từng trường hợp cụ thể có tính chất cá biệt đối với từng loại sản phẩm chứ không phải sản phẩm nào cũng có.
Vì vậy loại chi tiết được ký hiệu và quản lý riêng biệt, thường không dự trữ chúng. Hồ sơ dự trữ cho biết lượng dự trữ nguyên vật liệu, bộ phận hiện có. Nó dùng để ghi chép, báo cáo tình trạng của từng loại nguyên vật liệu, chi tiết bộ phận trong từng thời gian cụ thể. Hồ sơ dự trữ cho biết trong nhu cầu, đơn hàng sẽ tiếp nhận và những thông tin chi tiết khác như người cung ứng, độ dài thời gian cung ứng và độ
lớn lô cung ứng. Hồ sơ dự trữ NVL, bộ phận cần phải chính xác, do đó đòi hỏi công tác theo dõi, ghi chép thận trọng cụ thể chi tiết. Những sai sót trong hồ sơ dự trữ sẽ dẫn đến những sai sót lớn trong MRP.
* Đầu ra: Những yếu tố đầu ra chính là kết quả của MRP cần trả lời được các vấn đề cơ bản sau:
- Cần đặt ra hàng hoá sản xuất những loại linh kiện phụ tùng nào? - Số lượng bao nhiêu?
- Thời gian khi nào?
Những thông tin này được thể hiện trong các văn bản, tài liệu như lệnh phát đơn đặt hàng kế hoạch, lệnh sản xuất nếu tự gia công, báo cáo về dự trữ. Có nhiều loại tài liệu báo cáo hồ sơ NVL, chi tiết bộ phận dự trữ.
Các báo cáo này gồm có báo cáo sơ bộ và báo cáo thứ cấp. Báo cáo sơ bộ liên quan đến hoạch định và kiểm soát sản xuất và dự trữ NVL. Những báo cáo chủ yếu là:
- Lệnh phát đơn hàng hoặc lệnh sản xuất nếu tự gia công đối với từng loại NVL, linh kiện.
- Đơn hàng phát đi
- Những thay đổi của đơn hàng kế hoạch.
* Báo cáo thứ cấp liên quan đến việc kiểm soát và hoạch định kết quả thực hiện trong quá trình sản xuất.
- Báo cáo kiểm soát, đánh giá hoạt động của hệ thống dự trữ.
- Báo cáo về kế hoạch những trục trặc về chất lượng chậm đơn hàng hoặc cung cấp những bộ phận không đúng yêu cầu.
3.2.4.2. Trình tự hoạch định nhu cầu NVL
Xây dựng MRP bắt đầu đi từ lịnh trình sản xuất sản phẩm cuối cùng, sau đó chuyển đổi thành nhu cầu về các bộ phận chi tiết và nguyên liệu cần thiết. Trong những giai đoạn khác nhau.
Từ sản phẩm cuối cùng xác định nhu cầu dự kiến về các chi tiết, bộ phận ở cấp thấp hơn tuỳ theo cấu trúc của sản phẩm.
MRP tính số lượng chi tiết, bộ phận trong từng giai đoạn cho từng loại sản phẩm dự trữ hiện có. Và xác định chính xác thời điểm cần phát đơn hàng hoặc lệnh sản xuất đối với từng loại chi tiết, bộ phận đó.
Quá trình xác định MRP được tiến hành theo các bước sau: * Bước 1: Phân tích kết cấu sản phẩm.
Như trên đã đề cập, phương pháp hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu được tiến hành dựa trên việc phân loại nhu cầu thành nhu cầu độc lập và nhu cầu phụ thuộc.
Nhu cầu độc lập là nhu cầu sản phẩm cuối cùng và các chi tiết bộ phận khách hàng đặt hoặc dùng để thay thế. Nhu cầu độc lập được xác định thông qua công tác dự báo hoặc đơn hàng. Chất lượng của công tác dự báo kể cả dài hạn, trung hạn và ngắn hạn sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tính chính xác của MRP.
Nhu cầu phụ thuộc là những nhu cầu thứ sinh chúng là những bộ phận, chi tiết, nguyên vật liệu dùng trong quá trình sản xuất nhằm tạo ra sản phẩm cuối cùng, nhu cầu dự báo, đơn đặt hàng, kế hoạch, dự trữ và lịch trình sản xuất.
Để tính tổng nhu cầu phụ thuộc, cần tiến hành phân tích cấu trúc của sản phẩm. Cách phân tích dùng trong MRP là sử dụng kết cấu hình cây của sản phẩm. (Hình 3.5).
Kết quả của phân tích sơ đồ kết cấu sản phẩm cần phản ánh được số lượng các chi tiết và thời gian thực hiện.
Ví dụ: Sản phẩm hoàn chỉnh được ghi ở cấp 0 trên đỉnh cây. Sau đó là những bộ phận cần thiết để lắp ráp thành sản phẩm hoàn chỉnh ở cấp 1. Sau đó mỗi bộ phận này lại được cấu tạo từ những chi tiết khác và các chi tiết này được biểu diễn ở bậc cấp 2. Cứ như vậy tiếp diễn để hình thành cây cấu trúc sản phẩm.
Hình 3.5 - Cây cấu trúc sản phẩm
Khi phân tích có thể gặp trường hợp một bộ phận, chi tiết có mặt ở nhiều cấp trong kết cấu của sản phẩm. Trong trường hợp như vậy ta áp dụng nguyên tắc học cấp thấp nhất. X Cấp 0 B(2) C(2) Cấp 1 E(4) D(3) G(2) F(2) Cấp 2 H(4) I(5) Cấp 3
Hình 3.6 - Cây ví dụ về chi tiết có mặt ở nhiều cấp trong kết cấu sản phẩm
Theo nguyên tắc này tất cả các bộ phận, chi tiết, đó được chuyển về cấp thấp nhất. Nhờ đó tiết kiệm được thời gian và tạo ra sự dễ dàng trong tính toán. Nó cho phép chỉ cần tính nhu cầu của bộ phận, chi tiết đó một lần và xác định mức dự trữ đối với chi tiết, bộ phận cần sớm nhất chứ không phải với sản phẩm cuối cùng ở cấp cao nhất.
Ví dụ: Sản phẩm cánh cửa thép của Công ty thép và vật liệu xây dựng Hà Nội được phân cấp như sau :
Y A B C D E G E E G F E E
Hình 3.7 Cây phân cấp của sản phẩm cánh cửa thép
Từ nguyên tắc này, Công ty có thể lên kế hoạch tổng quát với nhiều phương án vật tư, sản xuất.
* Bước 2. Tính tổng nhu cầu
Tổng nhu cầu chính là tổng số lượng dự kiến đối với một loại chi tiết hoặc NVL trong từng giai đoạn mà không tính đến dự trữ hiện có hoặc lượng sẽ tiếp nhận được. Tổng nhu cầu hạng mục cấp 0 lấy ở lịch trình sản xuất. Đối với hạng mục cấp thấp hơn, tổng nhu cầu được tính trực tiếp số lượng phát đơn hàng của hạng mục cấp cao hơn ngay trước nó.
Cấp2
Cấp3
Cánh cửa thép
Khung cửa Thanh nan cửa Tấm đan cửa
Cây khung 2 Cây khung 1
Khớp nối 1,3 Khớp nối 2,4
Thanh nan tròn Thanh nan dẹt Mặt
sau Mặt
trước Cấp1
* Bước 3: Tính nhu cầu thực
Nhu cầu thực là tổng số lượng nguyên liệu, chi tiết cần thiết bổ sung trong từng giai đoạn. Đại lượng này được tính như sau:
Nhu cầu thực = Tổng nhu cầu - Dự trữ hiện có + Dự trữ an toàn
Trong trường hợp doanh nghiệp chấp nhận một tỷ lệ phế phẩm theo kế hoạch thì nhu cầu thực cần cộng thêm phần phế phẩm cho phép đó. Nhưng để đơn giản, chúng ta không tính đến yếu tố này.
Dự trữ sẵn có là tổng dự trữ đang có ở thời điểm bắt đầu của từng thời kỳ. Dự trữ sẵn có theo kế hoạch là số lượng dự trữ dự kiến có thể sử dụng để thoả mãn nhu cầu của sản xuất … Đó là tổng của dự trữ còn lại từ giai đoạn trước cộng với số lượng sẽ tiếp nhận.
Lượng tiếp nhận là tổng số bộ phận, chi tiết đủ đưa vào sản xuất nhưng chưa hoàn thành hoặc là số lượng đặt hàng mong đợi sẽ nhận được tại điểm bắt đầu của mỗi giai đoạn.
* Bước 4: Xác định thời gian phát đơn đặt hàng hoặc lệnh sản xuất.
Để cung cấp hoặc sản xuất NVL, chi tiết cần tốn thời gian cho chờ đợi, chuẩn bị, bỗc dỡ, vận chuyển, sắp xếp hoặc sản xuất. Đó là thời gian phân phối hay thời gian cung cấp, sản xuất của mỗi bộ phận.
Do đó từ thời điểm cần có sản phẩm để đáp ứng nhu cầu khách hàng sẽ phải tính ngược lại để xác định khoảng thời gian cần thiết cho từng chi tiết, bộ phận. Thời gian phải đặt hàng hoặc tự sản xuất được tính bằng cách lấy thời điểm cần có trừ đi khoảng thời gian cung ứng hoặc sản xuất cần thiết đủ để cung cấp đúng lượng hàng yêu cầu. Theo ví dụ trên, thời gian cần thiết để cung cấp hoặc sản xuất các chi tiết bộ phận:
Chi tiết X B C D E F G H I
Ta có sơ đồ cấu trúc sản phẩm theo thời gian:
Tuần 1 Tuần 2 Tuần 3 Tuần 4 Tuần 5 Tuần 6 Tuần 7 Tuần 8
Mua H Mua I Sản xuất D Mua E Lắp ráp X Mua G Lắp ráp C Sản xuất F
Kết quả của quá trình hoạch định nhu cầu NVL linh kiện được thể hiện trong biểu kế hoạch có dạng:
Tuần 1 2 3 4 5 6 7 8
Hạng mục Tổng nhu cầu
Lượng tiếp nhận theo tiến độ Dự trữ sẵn có
Nhu cầu thực
Lượng tiếp nhận đơn đặt hàng theo kế hoạch
Lượng đơn hàng phát ra theo kế hoạch
* Phương pháp xác định kích cỡ lô hàng.
Đối với nhu cầu độc lập thường áp dụng phương pháp EOQ để xác định kích cỡ lô hàng cần mua. Tuy nhiên đối với những nhu cầu phụ thuộc vào thì vấn đề trở nên phức tạp hơn do tính đa dạng về chủng loại, số lượng và thời gian cần thiết của chủng loại, số
lượng và thời gian cần thiết của chúng. Trong MRP khi mua những NVL dự trữ có nhu cầu phụ thuộc, có rất nhiều cách xác định cỡ lô hàng được áp dụng.
* Phương pháp đặt hàng cố định theo một số giai đoạn.
Để giảm số lần đặt hàng và đơn giản hơn trong theo dõi, ghi chép nguyên vật liệu dự trữ, người ta có thể dùng phương pháp ghép nhóm các nhu cầu thực tế của một số cố định các giai đoạn và một đơn hàng hình thành một chu kỳ đặt hàng.
Chẳng hạn muốn cung cấp 2 giai đoạn một lần thì lấy tổng nhu cầu thực hiện của 2 tuần liên tiếp. Thời điểm cần có hàng sẽ bằng thời điểm cần có hàng của thời kỳ đầu tiên trừ đi chu kỳ sản xuất hoặc cung ứng.
* Phương pháp cân đối các giai đoạn bộ phận
Thực chất cũng là phương pháp ghép lô, nhưng với chu kỳ không cố định các giai đoạn. Các lô được ghép với nhau trên cơ sở xem xét tổng chi phí dự trữ đạt tới mức thấp nhất có thể được. Phương pháp này cố gắng cân đối giữa chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho. Thuật thực hiện là lấy tổng nhu cầu về NVL hoặc chi tiết, bộ phận trong các giai đoạn liên tiếp cho đến khi có chi phí đặt hàng gần nhất với chi phí lưu kho thành một đơn hàng.
Về mặt kinh tế, cỡ lô tối ưu được tính theo công thức sau:
EPP = Chi phí đặt hàng
Chi phí lưu kho 1 đơn vị hàng trong 1 giai đoạn
* Phương pháp xác định cỡ lô theo mô hình EOQ
Trong một số trường hợp có thể xác định cỡ lô hàng theo mô hình kinh điển là lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ). Phương pháp này cho chi phí tối ưu nếu như NVL tương đối đồng nhất. Tuy nhiên, trong những trường hợp nhu cầu phụ thuộc ở các cấp của cấu trúc sản phẩm quá nhiều loại, lại chênh lệch nhau lớn thì áp dụng mô hình này sẽ bất lợi.
Đây là phương pháp có nhiều nhược điểm không được áp dụng trong quá trình hoạt động của công ty.