nhân sự, vv... thông qua việc sử dụng các chương trình phần mềm đơn lẻ. Cùng với sự phát triển của CNTT ở Việt nam, các doanh nghiệp Việt nam càng ngày càng phát triển, yêu cầu quản lý của họ không gói gọn ở các chương trình phần mềm đơn lẻ đó mà cần những giải pháp tích hợp, giúp họ quản lý một cách có hiệu quả nguồn tài chính, vật tư, nhân lực cũng như các quá trình hoạt động trong sản xuất, kinh doanh của họ. Song song vào đó, sự xuất hiện các doanh nghiệp nước ngoài, các liên doanh tại Việt nam với những giải pháp CNTT quản lý của họ như mang đến cho các doanh nghiệp Việt nam một cách nhìn mới, một sự học hỏi mô hình quản lý chuẩn tắc, được tin học hoá, và đầy hiệu quả. Đó chính là những yếu tố cơ bản làm cho những giải pháp ERP đang dần xuất hiện ở Việt nam. Những giải pháp ERP do Việt nam phát triển hiện có FPT.Success, Fast Accounting, Effect, AZ, vv...
2.3. Tầm quan trọng của việc ứng dụng ERP trong quản lý doanh nghiệp doanh nghiệp
Đối với chúng ta, ERP là một giải pháp tích hợp các ứng dụng CNTT nhằm giúp cho doanh nghiệp quản lý các nguồn lực của mình một cách hiệu quả, cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời cho việc quản lý điều hành doanh nghiệp. ERP cung cấp các giải pháp từ quản lý tài chính - kế toán, quản lý vật tư, trang thiết bị, quản lý nhân sự đến việc quản lý sản xuất, kinh doanh của toàn bộ doanh nghiệp.
Ứng dụng giải pháp ERP có ý nghĩa to với đối với doanh nghiệp trên nhiều lĩnh vực, đối với nhiều đối tượng khác nhau.
Đối với bản thân doanh nghiệp
- Chuẩn hoá quy trình quản lý doanh nghiệp, áp dụng công cụ CNTT
trong quản lý giúp các doanh nghiệp chuẩn hoá các quy trình nghiệp vụ, đưa các quy trình đó vào sản xuất – kinh doanh
là một trong các yếu tố quan trọng trong nền kinh tế đầy cạnh tranh hiện nay.
- Tạo khả năng hoà nhập với nền kinh tế thế giới, đặc biệt trong giai
đoạn toàn cầu hoá kinh tế hiện nay
- Nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong con mắt các đối tác làm ăn,
trong con mắt các nhà đầu tư. Việc ứng dụng CNTT, các giải pháp ERP chuẩn thế giới, cung cấp các thông tin tài chính rõ ràng luôn tạo niềm tin cho các đối tác nước ngoài/trong nước trong việc hợp tác làm ăn, các nhà đầu tư chứng khoán của doanh nghiệp
- Tạo tiền đề và nâng cao khả năng cung cấp các dịch vụ gia tăng.
Việc sử dụng các thành tựu CNTT trong quản lý giúp các doanh nghiệp tăng khả năng thích nghi với thị trường, sẵn sàng mở rộng các loại hình dịch vụ cho khách hàng, tăng khả năng tiếp cận với thị trường và khách hàng
Đối với nhà quản lý
- Tăng cường khả năng quản lý, giám sát, điều hành doanh nghiệp,
sử dụng các công cụ hiện đại, mở rộng khả năng truy cập thông tin giúp cho các nhà quản lý thực hiện công việc của mình một cách nhanh chóng, thuận tiện và dễ dàng.
- Nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, giảm giá thành.
- Sử dụng tối ưu nguồn lực bao gồm nhân lực, vật lực, tài lực trong
sản xuất kinh doanh
- Giải quyết bài toán Spendless – Knowmore – Getmore. Giải quyết
vấn đề tăng hiệu quả doanh nghiệp với chi phí ít nhất và khối lượng công việc phải thực hiện ít nhất.
Đối với các nhà phân tích - nhân viên
- Phân tích đánh giá thông tinchính xác, kịp thời thông qua hệ thống
các giải pháp lưu trữ thông tin, hỗ trợ thông tin, ra quyết định, vv...
- Thực hiện các tác nghiệp theo quy trình thống nhất và chuẩn hoá
- Giảm thiểu khối lượng công việc giấy tờ, tăng năng suất lao động
- Nâng cao tính kỷ luật, tạo thói quen làm việc theo quy trình, chuẩn
tắc trong công việc
- Tăng cường khả năng làm việc nhóm, mỗi cá nhân trong một quy
trình công việc, theo phân công và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cá nhân trong công việc là rất cần thiết (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.4. Đặc trƣng của phần mềm ERP
Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module) [7].
Phần mềm có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn. Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như sau:
Kế toán: phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nữa như sổ cái, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục vật tư, v.v.... Các phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP
Mua hàng
Kho
Bán hàng
Quản lý nhân sự và tính lương.
Quản lý quan hệ với khách hàng, cổ đông, và công chúng.
Các nhà cung cấp ERP có các loại phân hệ khác nhau và có các mức độ tích hợp khác nhau giữa các phân hệ. Ở Việt Nam, các công ty thường bắt đầu sử dụng phân hệ kế toán và sau đó bổ sung các phân hệ khác khi nhu cầu sử dụng của họ tăng cao hơn.
2.5. Lợi ích của Doanh nghiệp khi sử dụng ERP 2.5.1. Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy 2.5.1. Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy
ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin. Nếu không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn để có được thông tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động của công ty. Với hệ thống ERP, điều này có thể được thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụng một phần mềm ứng dụng và trong thời gian thực. Ngoài ra, hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng. Hơn nữa, hệ thống ERP không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày, mà còn nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng.
2.5.2. Công tác kế toán chính xác hơn
Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công. Phần mềm kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. Hơn nữa, một phần mềm kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ cho việc ứng dụng các quy trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng.
2.5.3. Cải tiến quản lý hàng tồn kho
Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP cho phép các công ty theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả sản xuất.
2.5.4. Tăng hiệu quả sản xuất
Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các công ty nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quy trình sản xuất. Chẳng hạn, nhiều công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất một cách thủ công dẫn đến tính toán sai và điều này gây nên các điểm thắt cổ chai trong quá trình sản xuất và do đó thường sử dụng không hết công suất của máy móc và công nhân. Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng một hệ thống hoạch định sản xuất hiệu quả có thể làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm.
2.5.5. Quản lý nhân sự hiệu quả hơn
Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp sắp xếp hợp lý các quy trình quản lý nhân sự và tính lương, do đó làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương.
2.5.6. Các qui trình kinh doanh đƣợc xác định rõ ràng hơn
Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các quy trình kinh doanh để giúp phân công công việc được rõ ràng và giảm bớt những rối rắm và các vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công ty.
2.6. Đánh giá thực trạng và những vấn đề khó khăn khi triển khai ERP tại Việt Nam khai ERP tại Việt Nam
2.6.1. Thực trạng tại Việt Nam
Khi triển khai ERP ở các doanh nghiệp tại Việt Nam, thực tế cho thấy rằng, có 70% trong số ấy không thành công. 30% còn lại là thành công hoặc chỉ thành công một phần. Điều đó có nghĩa là triển khai ERP là công việc vô cùng khó khăn, cần có chiến lược cụ thể, sự chuẩn bị kỹ lưỡng về nhiều mặt.
[20], các công ty triển khai sớm các dự án ERP ở Việt Nam có thể kể đến Bảo Minh (triển khai năm 2003), Thép Miền nam (năm 2003), Vinatex (năm 2003). Trong những năm tiếp theo các dự án ERP quy mô lớn được triển khai đồng loạt tại các công ty như SaiGon Coop, Bibica, Savitex, Tổng công ty lương thực Miền nam, Vinamilk. Các doanh nghiệp nhỏ hơn cũng đã bắt đầu triển khai với các giải pháp phù hợp với quy mô và có những doanh nghiệp đã tạo những quy trình sản xuất rất hiện đại nhờ ứng dụng ERP. Tuy nhiên nhìn chung các doanh nghiệp Việt Nam vẫn đang ở giai đoạn bắt đầu triển khai các ứng dụng này, hầu hết các dự án đề chỉ tập trung vào các chức năng tài chính kế toán và một phân hệ hậu cần – kho vận như vật tư, mua hàng và rất ít khi triển khai phân hệ sản xuất. Có lẽ còn quá sớm để nói đến sự thành công hay thất bại của các dự án này. Điều có thể khẳng định được, đó là: hành trình ứng dụng ERP tại Việt Nam đã khởi động và ngày một sôi nổi, nhộn nhịp. Thể hiện ở số dự án ERP các công ty triển khai ngày càng tăng, số nhà cung cấp giải pháp ERP ngày càng tăng. Những năm trước, thị trường ERP dường như chỉ có Oracle tấn công cả thị trường doanh nghiệp lớn lẫn doanh nghiệp vừa và nhỏ. Năm 2007 thị trường ERP Việt Nam thực sự trở nên sôi động, đánh dấu bằng việc tham gia của một loạt các “đại gia” ERP như: SAP, Tectura, Atos, Soltius... Ngay cả IBM, một tên tuổi lớn vốn chỉ được biết đến tại Việt Nam trong lĩnh vực phần cứng cũng đã có động thái quay trở lại thị trường phần mềm Việt Nam. Để chứng minh đẳng cấp là nhà cung cấp giải pháp quản trị doanh nghiệp số 1 thế giới của mình, dù vào sau, SAP đã nhanh chóng ký kết đối tác chiến lược với chính những nhà tư vấn triển khai giải pháp ERP của Oracle là FPT, Pythis... Bên cạnh đó, SAP còn phát triển đối tác đào tạo tại Việt Nam và phối hợp với các trường đại học để cung cấp nguồn nhân lực cho phát triển lâu dài. Trong khi đó, với nhiều nỗ lực, nhưng tới nay Microsoft vẫn chưa có chỗ đứng trên thị trường ERP ở Việt Nam.
Hình 2.2 - Số lƣợng các dự án ERP đã và đang đƣợc triển khai tại Việt Nam từ 2004 đến 2006 [20]
Năm 2007 cũng được xem là năm thử thách đối với các giải pháp ERP trong nước mà điển hình là sự ra đi của một số tên tuổi khá nổi tiếng và sản phẩm đã có ít nhiều thành công. Theo ông Nguyễn An Nhân, giám đốc Pythis, mặc dù thị trường ERP sôi động nhưng thực tế “vẫn tiềm ẩn rất nhiều rủi ro về sự thành công và mong manh về lãi, lỗ với các nhà triển khai”. Đồng quan điểm đó, ông Nguyễn Văn Khương, giám đốc EFFECT chia sẻ: “Đầu tư cho việc phát triển và triển khai sản phẩm ERP là một bài toán mạo hiểm thực sự. Nếu doanh nghiệp nội địa chỉ trông vào doanh thu từ ERP thì ngay trong một vài năm đầu nguy cơ kinh doanh thua lỗ là không tránh khỏi. Đầu tư ERP là đầu tư dài hơi, mặt khác yêu cầu kỹ thuật của hệ thống phần mềm và yêu cầu trình độ nhân lực triển khai ERP rất cao. Trong khi quá trình triển khai kéo dài, luôn tiềm tàng nhiều rủi ro như: biến động nhân sự, không lường trước độ phức tạp của dự án... hay do khách hàng quản lý dự án không tốt, không thống nhất giữa các phòng, ban, trình độ nhân sự yếu... đều dẫn đến đình trệ dự án ERP” [20].
Đến thời điểm này, có thể thấy, việc phát triển ERP tại Việt Nam là xu hướng không thể quay ngược. Hơn ai hết, các doanh nghiệp, nhất là các tập đoàn, công ty lớn phải chịu sức ép cạnh tranh từ gia nhập WTO và niêm yết trên thị trường chứng
khoán hiểu rõ sự cần thiết phải ứng dụng ERP. Chính vì thế, thị trường ERP tại Việt Nam năm qua đã ghi nhận sự chuyển biến lớn từ lượng sang chất. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ông Vương Quân Ngọc, phó giám đốc trung tâm Dịch Vụ FPT ERP thì nhận xét: “Việc “nhập cuộc” hiện nay hầu hết chỉ tập trung ở nhóm doanh nghiệp tư nhân hoặc cổ phần đã niêm yết trên thị trường chứng khoán. Với lộ trình cổ phần hóa và niêm yết như hiện nay chắc chắn thị trường ERP sẽ tiếp tục nóng trong năm những năm tới, đặc biệt với các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực có tính cạnh tranh cao như: ngân hàng, tài chính, bảo hiểm, viễn thông và một số cơ quan chính phủ.” Còn bà Ninh Thị Tố Uyên, giám đốc chi nhánh FAST tại TP.HCM thì nhận định: “Doanh nghiệp vừa sẽ là đối tượng quan tâm nhiều nhất vì số lượng các doanh nghiệp này phát triển nhanh và mạnh nên nhu cầu về ERP cao hơn” [20].
2.6.2. Khó khăn khi triển khai ERP tại các doanh nghiệp trong nƣớc trong nƣớc
Những doanh nghiệp đã triển khai ERP hầu hết có quy trình sản xuất và mô hình tổ chức khá phức tạp, cần sự chính xác trong quản lý. Trên thực tế, ERP không phải dành cho tất cả mọi người. Dù nhìn nhận được những lợi ích, hiệu quả khi ứng dụng ERP mang lại nhưng riêng mức giá khoảng 100.000 USD cho một dự án ERP trung bình cũng là khoản đầu tư đáng kể cần được cân nhắc. Chỉ những doanh nghiệp có quy mô lớn, kinh phí đầu tư không còn là một vấn đề cản trở, thời gian “hoàn vốn” có thể xác định tương đối nhanh mới có thể mạnh dạn với ERP.
Nguyên nhân được lý giải là trình độ quản lý của các doanh nghiệp Việt Nam chưa cao, quy trình sản xuất chưa được chuẩn hóa nhiều khi phải thay đổi để thích ứng được với sự phát triển nóng. Các giải pháp ERP phải “gò ép” hệ thống theo phương pháp đã có của doanh nghiệp sẽ không mang lại hiệu quả mong muốn. Với những quy trình sản xuất có công đoạn thủ công thì việc tùy biến giải pháp ERP trở thành "cơn ác mộng" đối với nhà cung cấp. Thậm chí những doanh nghiệp đã triển khai nhưng không vận dụng hết năng lực của hệ thống, đa phần chỉ dừng lại ở mức độ kiểm soát. Những doanh nghiệp có thể vận dụng tính năng kế hoạch
Các nhà cung cấp ERP cũng thừa nhận, số lượng chuyên gia giỏi trong lĩnh vực này còn quá ít, chủ yếu trưởng thành trong quá trình triển khai ERP ở các doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam. Để triển khai hệ thống ERP cho một doanh