2.5.1. Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy
ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin. Nếu không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn để có được thông tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động của công ty. Với hệ thống ERP, điều này có thể được thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụng một phần mềm ứng dụng và trong thời gian thực. Ngoài ra, hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng. Hơn nữa, hệ thống ERP không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày, mà còn nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng.
2.5.2. Công tác kế toán chính xác hơn
Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công. Phần mềm kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. Hơn nữa, một phần mềm kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ cho việc ứng dụng các quy trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng.
2.5.3. Cải tiến quản lý hàng tồn kho
Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP cho phép các công ty theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả sản xuất.
2.5.4. Tăng hiệu quả sản xuất
Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các công ty nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quy trình sản xuất. Chẳng hạn, nhiều công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất một cách thủ công dẫn đến tính toán sai và điều này gây nên các điểm thắt cổ chai trong quá trình sản xuất và do đó thường sử dụng không hết công suất của máy móc và công nhân. Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng một hệ thống hoạch định sản xuất hiệu quả có thể làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm.
2.5.5. Quản lý nhân sự hiệu quả hơn
Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp sắp xếp hợp lý các quy trình quản lý nhân sự và tính lương, do đó làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương.
2.5.6. Các qui trình kinh doanh đƣợc xác định rõ ràng hơn
Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các quy trình kinh doanh để giúp phân công công việc được rõ ràng và giảm bớt những rối rắm và các vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công ty.
2.6. Đánh giá thực trạng và những vấn đề khó khăn khi triển khai ERP tại Việt Nam khai ERP tại Việt Nam
2.6.1. Thực trạng tại Việt Nam
Khi triển khai ERP ở các doanh nghiệp tại Việt Nam, thực tế cho thấy rằng, có 70% trong số ấy không thành công. 30% còn lại là thành công hoặc chỉ thành công một phần. Điều đó có nghĩa là triển khai ERP là công việc vô cùng khó khăn, cần có chiến lược cụ thể, sự chuẩn bị kỹ lưỡng về nhiều mặt.
[20], các công ty triển khai sớm các dự án ERP ở Việt Nam có thể kể đến Bảo Minh (triển khai năm 2003), Thép Miền nam (năm 2003), Vinatex (năm 2003). Trong những năm tiếp theo các dự án ERP quy mô lớn được triển khai đồng loạt tại các công ty như SaiGon Coop, Bibica, Savitex, Tổng công ty lương thực Miền nam, Vinamilk. Các doanh nghiệp nhỏ hơn cũng đã bắt đầu triển khai với các giải pháp phù hợp với quy mô và có những doanh nghiệp đã tạo những quy trình sản xuất rất hiện đại nhờ ứng dụng ERP. Tuy nhiên nhìn chung các doanh nghiệp Việt Nam vẫn đang ở giai đoạn bắt đầu triển khai các ứng dụng này, hầu hết các dự án đề chỉ tập trung vào các chức năng tài chính kế toán và một phân hệ hậu cần – kho vận như vật tư, mua hàng và rất ít khi triển khai phân hệ sản xuất. Có lẽ còn quá sớm để nói đến sự thành công hay thất bại của các dự án này. Điều có thể khẳng định được, đó là: hành trình ứng dụng ERP tại Việt Nam đã khởi động và ngày một sôi nổi, nhộn nhịp. Thể hiện ở số dự án ERP các công ty triển khai ngày càng tăng, số nhà cung cấp giải pháp ERP ngày càng tăng. Những năm trước, thị trường ERP dường như chỉ có Oracle tấn công cả thị trường doanh nghiệp lớn lẫn doanh nghiệp vừa và nhỏ. Năm 2007 thị trường ERP Việt Nam thực sự trở nên sôi động, đánh dấu bằng việc tham gia của một loạt các “đại gia” ERP như: SAP, Tectura, Atos, Soltius... Ngay cả IBM, một tên tuổi lớn vốn chỉ được biết đến tại Việt Nam trong lĩnh vực phần cứng cũng đã có động thái quay trở lại thị trường phần mềm Việt Nam. Để chứng minh đẳng cấp là nhà cung cấp giải pháp quản trị doanh nghiệp số 1 thế giới của mình, dù vào sau, SAP đã nhanh chóng ký kết đối tác chiến lược với chính những nhà tư vấn triển khai giải pháp ERP của Oracle là FPT, Pythis... Bên cạnh đó, SAP còn phát triển đối tác đào tạo tại Việt Nam và phối hợp với các trường đại học để cung cấp nguồn nhân lực cho phát triển lâu dài. Trong khi đó, với nhiều nỗ lực, nhưng tới nay Microsoft vẫn chưa có chỗ đứng trên thị trường ERP ở Việt Nam.
Hình 2.2 - Số lƣợng các dự án ERP đã và đang đƣợc triển khai tại Việt Nam từ 2004 đến 2006 [20]
Năm 2007 cũng được xem là năm thử thách đối với các giải pháp ERP trong nước mà điển hình là sự ra đi của một số tên tuổi khá nổi tiếng và sản phẩm đã có ít nhiều thành công. Theo ông Nguyễn An Nhân, giám đốc Pythis, mặc dù thị trường ERP sôi động nhưng thực tế “vẫn tiềm ẩn rất nhiều rủi ro về sự thành công và mong manh về lãi, lỗ với các nhà triển khai”. Đồng quan điểm đó, ông Nguyễn Văn Khương, giám đốc EFFECT chia sẻ: “Đầu tư cho việc phát triển và triển khai sản phẩm ERP là một bài toán mạo hiểm thực sự. Nếu doanh nghiệp nội địa chỉ trông vào doanh thu từ ERP thì ngay trong một vài năm đầu nguy cơ kinh doanh thua lỗ là không tránh khỏi. Đầu tư ERP là đầu tư dài hơi, mặt khác yêu cầu kỹ thuật của hệ thống phần mềm và yêu cầu trình độ nhân lực triển khai ERP rất cao. Trong khi quá trình triển khai kéo dài, luôn tiềm tàng nhiều rủi ro như: biến động nhân sự, không lường trước độ phức tạp của dự án... hay do khách hàng quản lý dự án không tốt, không thống nhất giữa các phòng, ban, trình độ nhân sự yếu... đều dẫn đến đình trệ dự án ERP” [20].
Đến thời điểm này, có thể thấy, việc phát triển ERP tại Việt Nam là xu hướng không thể quay ngược. Hơn ai hết, các doanh nghiệp, nhất là các tập đoàn, công ty lớn phải chịu sức ép cạnh tranh từ gia nhập WTO và niêm yết trên thị trường chứng
khoán hiểu rõ sự cần thiết phải ứng dụng ERP. Chính vì thế, thị trường ERP tại Việt Nam năm qua đã ghi nhận sự chuyển biến lớn từ lượng sang chất.
Ông Vương Quân Ngọc, phó giám đốc trung tâm Dịch Vụ FPT ERP thì nhận xét: “Việc “nhập cuộc” hiện nay hầu hết chỉ tập trung ở nhóm doanh nghiệp tư nhân hoặc cổ phần đã niêm yết trên thị trường chứng khoán. Với lộ trình cổ phần hóa và niêm yết như hiện nay chắc chắn thị trường ERP sẽ tiếp tục nóng trong năm những năm tới, đặc biệt với các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực có tính cạnh tranh cao như: ngân hàng, tài chính, bảo hiểm, viễn thông và một số cơ quan chính phủ.” Còn bà Ninh Thị Tố Uyên, giám đốc chi nhánh FAST tại TP.HCM thì nhận định: “Doanh nghiệp vừa sẽ là đối tượng quan tâm nhiều nhất vì số lượng các doanh nghiệp này phát triển nhanh và mạnh nên nhu cầu về ERP cao hơn” [20].
2.6.2. Khó khăn khi triển khai ERP tại các doanh nghiệp trong nƣớc trong nƣớc
Những doanh nghiệp đã triển khai ERP hầu hết có quy trình sản xuất và mô hình tổ chức khá phức tạp, cần sự chính xác trong quản lý. Trên thực tế, ERP không phải dành cho tất cả mọi người. Dù nhìn nhận được những lợi ích, hiệu quả khi ứng dụng ERP mang lại nhưng riêng mức giá khoảng 100.000 USD cho một dự án ERP trung bình cũng là khoản đầu tư đáng kể cần được cân nhắc. Chỉ những doanh nghiệp có quy mô lớn, kinh phí đầu tư không còn là một vấn đề cản trở, thời gian “hoàn vốn” có thể xác định tương đối nhanh mới có thể mạnh dạn với ERP.
Nguyên nhân được lý giải là trình độ quản lý của các doanh nghiệp Việt Nam chưa cao, quy trình sản xuất chưa được chuẩn hóa nhiều khi phải thay đổi để thích ứng được với sự phát triển nóng. Các giải pháp ERP phải “gò ép” hệ thống theo phương pháp đã có của doanh nghiệp sẽ không mang lại hiệu quả mong muốn. Với những quy trình sản xuất có công đoạn thủ công thì việc tùy biến giải pháp ERP trở thành "cơn ác mộng" đối với nhà cung cấp. Thậm chí những doanh nghiệp đã triển khai nhưng không vận dụng hết năng lực của hệ thống, đa phần chỉ dừng lại ở mức độ kiểm soát. Những doanh nghiệp có thể vận dụng tính năng kế hoạch
Các nhà cung cấp ERP cũng thừa nhận, số lượng chuyên gia giỏi trong lĩnh vực này còn quá ít, chủ yếu trưởng thành trong quá trình triển khai ERP ở các doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam. Để triển khai hệ thống ERP cho một doanh nghiệp thì 80% khối lượng công việc là tư vấn và chỉ có 20% khối lượng là công việc kỹ thuật. Đội ngũ tư vấn viên của các công ty cung cấp ERP cũng mới chỉ dừng lại ở mức độ triển khai, ít khi dám “tư vấn” cho khách hàng về những quy trình mới mà giải pháp ERP của họ mang lại.
Đây là “bài học tiền tỷ” mà Savimex đúc kết được qua 4 lần thất bại trước khi trở thành một trong số ít doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng thành công ERP. Bà Trương Thị Hoàng Ngọc - Giám đốc CNTT của Savimex đã phân tích nguyên nhân của những thất bại là do lực lượng triển khai quá mỏng, đội ngũ tư vấn thiếu kiến thức quản trị, thời gian khảo sát doanh nghiệp quá ngắn, chỉ chú trọng đầu tư thiết bị, đi thẳng vào cài đặt chương trình mà không xây dựng kế hoạch tổng thể. Bên cạnh đó còn là sự cả nể, chiều theo ý doanh nghiệp của chuyên gia tư vấn trong quá trình phân tích... Ngoài ra, quy trình mới khi triển khai ERP lại gặp sự phản đối từ các đơn vị cơ sở vì họ buộc phải thay đổi hàng loạt quy trình đã làm lâu nay, số liệu theo ERP lại không khớp với số liệu của cách làm cũ,
Những khó khăn từ hai phía khiến các doanh nghiệp vẫn lúng túng trước ERP dù những lợi ích của việc ứng dụng CNTT trong quản lý quá rõ ràng. Theo nhận định của TS. Bùi Quang Ngọc - Tổng giám đốc Trung tâm dịch vụ ERP FPT: “ Đây là nhu cầu bức bách của nhiều doanh nghiệp Việt Nam trong thời buổi hội nhập kinh tế quốc tế” [20].
CHƢƠNG 3: MÔ TẢ BÀI TOÁN QUẢN LÝ SẢN XUẤT VÀ GIẢI PHẢP HOẠCH ĐỊNH NHU CẦU
NGUYÊN VẬT LIỆU
Cơ chế thị trường đòi hỏi mỗi công ty phải tạo ra được lợi thế cạnh tranh. Hoạt động lập kế hoạch nguồn lực trong doanh nghiệp tuy chỉ là một mắt xích trong hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, nhưng hoạt động này chi phối những hoạt động khác, quyết định đến chất lượng của hoạt động sản xuất. Hiện nay có quá nhiều doanh nghiệp kinh doanh nên cung vượt quá cầu, để đảm bảo kinh doanh tốt phải chú ý đến hoạt động sản xuất và tiêu thụ. Sản phẩm có chất lượng tốt, mẫu mã đẹp, giá cả phù hợp càng được thị trường chấp nhận; hoạt động sản xuất là hoạt động duy nhất tạo ra sản phẩm, có sản xuất thì mới có sản phẩm (loại trừ những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ), hoạt động sản xuất có tốt thì mới kích thích được tiêu thụ; tiêu thụ tạo ra doanh thu cho công ty, nhưng sản xuất lại tiêu tốn nguồn lực của công ty, lợi nhuận thu được càng cao khi sản phẩm tiêu thụ càng nhiều, chi phí sản xuất càng thấp. Như vậy giải quyết được bài toán lập kế hoạch sản xuất sẽ làm cho họat động sản xuất của doanh nghiệp được tối ưu hơn và là một trong những nhân tố quan trọng quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệp.
3.1 Mô tả chung về phân hệ quản lý sản xuất (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Một trong những phương pháp hiệu quả nhất làm giảm chi phí trong sản xuất là việc xây dựng và tối ưu hóa hoạch định sản xuất sản phẩm. Việc đó cho phép doanh nghiệp giảm mức độ nhàn rỗi của thiết bị và chuyên gia có tay nghề chuyên môn cao, giảm thời gian thực hiện đơn hàng, không phá vỡ kế hoạch bán hàng vì lý do quá tải nguồn lực sản xuất, tối ưu hóa việc lưu chuyển nguyên vật liệu và hàng tồn kho, làm cho quá trình sản xuất trở nên rõ ràng và dễ điều khiển.
Phân hệ quản lý sản xuất là một trong những phân hệ quan trọng và cơ bản nhất của hệ thống ERP; dùng để hoạch định quá trình sản xuất và nguyên vật liệu trong sản xuất , phản ánh quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và xây dựng hệ thống tiêu chuẩn quản l ý sản xuất.
Các tính năng tiện ích của phân hệ có thể sử dụng bởi cán bộ phòng kinh tế kế hoạch, phân xưởng sản xuất, phòng điều phối sản xuất và các bộ phận sản xuất khác.
Các cơ chế lập kế hoạch sản xuất trong phân hệ quản lý sản xuất bảo đảm: Lập kịch bản để nghiên cứu các phương án chiến lược sản xuất khác
nhau hoặc thống kê các thay đổi có thể làm được theo điều kiện kinh doanh của doanh nghiệp;
Hoạch định phác họa, cho phép mở rộng hoạch định theo mức độ phát sinh các kỳ dự tính tiếp theo;
Hoạch định sản xuất theo dự án;
Ghi nhận các dữ liệu kế hoạch mà đã bị thay đổi (theo các kịch bản và thời kỳ);
Tích hợp với phân hệ quản l ý tài chính.
Trong bài báo “What is ERP” đã đề cập tới quá trình xuất hiện và tiến hóa các khái niệm, mô hình hóa quản lý sản xuất như mô hình MRP-I (Material Requirement Planning) và MRP-II (Manufacturing Resource Planning) [7]. Mô hình MRP-I xuất hiện từ những năm 1950 đề cập tới việc tính toán, lập kế hoạch cho tất cả các thành phần như nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, lập định mức nguyên vật liệu (BOM) và các thuật toán giải quyết bài toán dự báo nhu cầu ngắn hạn. Mô hình MRP-II được phát triển từ những năm 1990 bổ sung các chức năng như lập kế hoạch, dự báo, kế hoạch trung/dài hạn và kế hoạch sản phẩm MPS làm đầu vào cho MRP, bổ sung các chức năng kiểm soát, quản lý quá trình sản xuất, quản lý nhà cung cấp, quản lý kho như mô hình sau đây:
Dự báo (Forecasting) Kế hoạch tổng thể (Aggregate planning) Kế hoạch sản phẩm (Master production scheduling) Tình trạng tồn kho (Inventory