xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH một thành viên Vật tư Công nghiệp Quốc phòng
3.2.1. Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán
* Bổ sung tài khoản 157 “Hàng gửi đi bán”
Công ty nên sử dụng TK 157 để hạch toán hàng gửi đi bán trong trường hợp bán buôn vận chuyển thẳng không qua kho và trường hợp bán buôn qua kho mà Công ty vận chuyển giao cho người mua. Khi sử dụng TK 157 thì sơ đồ kế toán như sau:
Sơ đồ 3.1. Kế toán hàng gửi đi bán
TK 156
Khi xuất kho gửi bán
Khi hàng hóa gửi bán được xác định là tiêu thụ
TK 151
TK 632
TK 156 TK 157
VD Ngày 24/01/2011 xuất kho một lô hàng thuốc nổ AD Ø1, vận chuyển bán cho Công ty Việt Bắc theo phiếu xuất kho số 145, giá vốn hàng bán là 6.200.000. Đến ngày 27/01/2011 Công ty Việt Bắc mới nhận được hàng và thanh toán toàn bộ tiền hàng bằng chuyển khoản qua NH Quân đội, ngày 27/01/2011 Công ty nhận được GBC 03 và Hóa đơn GTGT số 0001112, tổng giá thanh toán chưa thuế VAT là 6.820.000, VAT 5%.
Trình tự hạch toán như sau:
- Ngày 25/01/2011, kế toán lập CTGS và nhập liệu vào máy theo định khoản:
Nợ TK 157: 6.200.000
Có TK 156: 6.200.000
- Ngày 31/01/2011, kế toán lập CTGS và nhập liệu vào máy theo định khoản: Doanh thu: Nợ TK 112: 7.161.000 Có TK 511: 6.820.000 Có TK 33311: 341.000 Giá vốn: Nợ TK 632: 6.200.000 Có TK 157: 6.200.000
* Chiết khấu thanh toán
Chiết khấu thanh toán là khoản giảm trừ cho khách hàng, do khách hàng thanh toán trong thời hạn được hưởng chiết khấu theo quy định của hợp đồng.
Công ty nên thực hiện chiết khấu thanh toán trong quá trình bán hàng. Vì khi thực hiện chiết khấu thanh toán, Công ty sẽ thu hồi tiền hàng nhanh chóng hơn, tránh tình trạng vốn bị ứ đọng, từ đó tăng tốc độ luân chuyển vốn, hiệu quả sử dụng vốn cao hơn.
Sơ đồ 3.2. Kế toán chiết khấu thanh toán
VD1 (phần 2.2.2.2.)
Ngày 28/01/2011 bán một lô hàng thuốc nổ Nhũ Tương Ø60 (mua của nhà máy Z121) cho Công ty SXVLXD Quyết Tiến theo Hóa đơn GTGT số 0001125, số lượng 4512 kg, ĐG 136.200 đ/kg, tổng giá thanh toán chưa thuế VAT là 614.534.400, VAT 5%. Công ty Quyết Tiến đã chấp nhận thanh toán. Giá vốn hàng xuất bán là 124.000 đ/kg.
Ngày 30/01/2011, Công ty Quyết Tiến thanh toán toàn bộ số tiền hàng bằng tiền mặt.
(Theo quy định của hợp đồng: Thời hạn thanh toán được chấp nhận là 15 ngày kể từ ngày nhận hàng. Nếu khách hàng thanh toán trong vòng 7 ngày kể từ ngày nhận hàng thì được hưởng chiết khấu thanh toán 1% trên tổng số tiền thanh toán).
Như vậy, Công ty Quyết Tiến được hưởng chiết khấu thanh toán là : 1%*(614.534..400 + 614.534.400*5%) = 32.263.060
Quy trình hạch toán như sau:
Nợ TK 635: 32.263.060
Nợ TK 111(1): 612.998.060
Có TK 131 (Cty Quyết Tiến): 645.261.120
* Chiết khấu thương mại
Chiết khấu thương mại là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn.
Công ty nên thực hiện chiết khấu thương mại trong quá trình bán hàng. Vì khi thực hiện chiết khấu thương mại, Công ty sẽ khuyến khích khách hàng mua hàng với khối lượng lớn. Do đó khối lượng hàng hóa bán ra của Công ty sẽ tăng mạnh, dẫn tới doanh thu bán hàng tăng và lợi nhuận tăng, nhằm góp phần đạt được mục tiêu cuối cùng của DN là tối đa hóa lợi nhuận.
Sơ đồ 3.3. Kế toán chiết khấu thương mại
VD1 (phần 2.2.2.2.)
Ngày 28/01/2011 bán một lô hàng thuốc nổ Nhũ Tương Ø60 (mua của nhà máy Z121) cho Công ty SXVLXD Quyết Tiến theo Hóa đơn GTGT số 0001125, số lượng 4512 kg, ĐG 136.200 đ/kg, tổng giá thanh toán chưa thuế VAT là 614.534.400, VAT 5%. Công ty Quyết Tiến đã chấp nhận thanh toán. Giá vốn hàng xuất bán là 124.000 đ/kg. Số Chiết khấu thương mại Công ty SXVLXD Quyết Tiến được hưởng là 9.054.000.
Quy trình hạch toán như sau:
Nợ TK 521: 8.622.857
Nợ TK 3331: 431.143
Có TK 131 (Cty Quyết Tiến): 9.054.000 Cuối kỳ, kết chuyển để xác định doanh thu thuần:
Nợ TK 511: 8.622.857
Có TK 521: 8.622.857
* Phần mềm kế toán Fast Accounting
Đặt hàng bên cung cấp phần mềm kế toán Fast Accounting tiến hành nâng cấp hoặc thay đổi phần mềm cho phù hợp hơn với đặc điểm và yêu cầu hạch toán kế toán của Công ty thì sẽ giảm bớt được khối lượng công việc cho các nhân viên kế toán. Đặc biệt là sẽ giảm được tình trạng một số lượng lớn hóa đơn chứng từ và khối lượng lớn công việc dồn ứ lại vào thời điểm cuối tháng.
* Nên bỏ thao tác ghi vào Chứng từ ghi sổ
Khi hạch toán, nên bỏ thao tác ghi vào CTGS, mà nên tiến hành nhập liệu vào máy ngay dựa trên bộ chứng từ gốc. Vì lập CTGS, kế toán sẽ mất nhiều thời gian, khiến cho công việc kế toán nhiều khi bị dồn ứ lại và có thể lên báo cáo kế toán chậm. CTGS không theo dõi chi tiết được. Khi nhập dữ liệu vào máy, kế toán của Công ty căn cứ vào CTGS nhưng vẫn phải đồng thời căn cứ vào bộ chứng từ gốc để nhập dữ liệu chi tiết.
Khi bỏ CTGS và kết hợp với giải pháp khắc phục những hạn chế của phần mềm Fast Accounting, quy trình kế toán máy trên phần mềm kế toán Fast Accounting ở Công ty có thể khái quát như sau:
Sơ đồ 3.4. Quy trình kế toán
III.2.2. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Các chứng từ ban đầu trước khi đưa vào hạch toán cần được kiểm tra, xem xét đầy đủ về mặt nội dung, pháp lý, phân loại để tạo thuận lợi trong khâu luân chuyển chứng từ.
Do điều kiện về vị trí địa lý, nên việc tổ chức luân chuyển chứng từ trong nội bộ Công ty sẽ gặp trở ngại nhất định về mặt thời gian. Để khắc phục những nhầm lẫn, bỏ sót có thể có phát sinh vào cuối kỳ khi tổng hợp BCTC, giữa Công ty và các đơn vị thành viên cần có sự đối chiếu thường xuyên qua điện thoại hoặc fax.