Trường hợp này khi giao hàng cho người mua, người mua đã chấp nhận thanh toán nhưng chưa thanh toán. Trường hợp này đã thỏa mãn 5 điều kiện ghi nhận DT, hàng hóa đã được xác định là tiêu thụ. Kế toán được phép ghi nhận DTBH và giá vốn tương ứng. DTBH và giá vốn được ghi nhận theo giá trong hợp đồng. Khách hàng có thể đã thanh toán một phần tiền hàng hoặc chưa thanh toán tiền hàng tại thời điểm giao hàng. Khách hàng sẽ phải thanh
toán nốt tiền hàng trong một khoảng thời gian nhất định được thỏa thuận trong hợp đồng. Nếu hết thời hạn đó mà khách hàng vẫn chưa thanh toán hết tiền hàng thì Công ty sẽ tính lãi phạt cho số tiền chưa thanh toán đó theo bút toán sau:
Nợ TK 131: Số tiền lãi phải thu
Có TK 515: Số tiền lãi phải thu
Cuối ngày kế toán tổng hợp các hóa đơn chứng từ phát sinh cho từng đối tượng công nợ phải thu, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các hóa đơn chứng từ đó. Định kỳ 5 ngày kế toán căn cứ vào các hóa đơn chứng từ đó tiến hành ghi vào các Chứng từ ghi sổ. Từ CTGS và các hóa đơn chứng từ liên quan, kế toán nhập liệu theo bút toán:
Nợ TK 111, 112: Số tiền đã thu được
Nợ TK 131: Số tiền phải thu
Có TK 511: Giá bán trả ngay 1 lần chưa thuế
Có TK 3331: Thuế GTGT
Đồng thời ghi nhận bút toán giá vốn.
VD1: Ngày 28/01/2011 bán một lô hàng thuốc nổ Nhũ Tương Ø60 (mua của nhà máy Z121) cho Công ty sản xuất Vật liệu nổ xây dựng Quyết Tiến theo Hóa đơn GTGT số 0001125, số lượng 4512 kg, ĐG 136.200 đ/kg, tổng giá thanh toán chưa VAT là 614.534.400, VAT 5%. Công ty Quyết Tiến đã chấp nhận thanh toán. Giá vốn hàng xuất bán là 124.000 đ/kg.
Biểu 2.2. Hóa đơn GTGT số 0001125 HÓA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 1: Lưu
Ngày 28 tháng 01 năm 2011Mẫu số: 01 GTKT-3LL Ký hiệu: GA/2011T Số: 0001125Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH một thành viên Vật tư Công nghiệp
Quốc phòng Địa chỉ: Số 102 Kim Mã Thượng - Phường Cống Vị - Quận Ba Đình - Hà Nội
Số tài khoản:
Điện thoại: 04.38325377 MS: 0100283055 Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty sản xuất Vật liệu xây dựng Quyết Tiến Địa chỉ: Tổ 2 - Phúc Đồng - Long Biên - Hà Nội
Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 0101646537 STTTên hàng hóa, dịch vụĐơn vị tínhSố lượngĐơn giáThành
tiềnABC123=1x21Thuốc nổ Nhũ Tương Ø60Kg4512136.200614.534.400 Cộng tiền hàng: 614.534.400
Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 30.726.720 Tổng cộng tiền thanh toán: 645.261.120 Số tiền viết bằng chữ: Sáu trăm bốn mươi năm triệu, hai trăm sáu mươi một nghìn, một trăm hai mươi đồng.
Người mua hàng
(Ký, ghi rõ họ tên)Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên)Thủ trưởng đơn vị
Biểu 2.3. Chứng từ ghi sổ số 116
Công ty TNHH một thành viên Vật tư CNQP
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 116
Đơn vị tính: Đồng
Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số tiền
Số Ngày Nợ Có Nợ Có
1. DTVLN – Cty Quyết Tiến 131 645.261.120
51111 614.534.400 3331 30.726.720 2. DTVLN – Cty CPXD & SXVLXD (Tam Điệp) – XN3 131 117.547.050 51111 111.949.571 3331 5.597.479 3. Công ty TNHH Thanh Tâm – HĐ 334/1.7 – CTT1 131 60.225.000 51111 57.357.143 3331 2.867.857 4. …. Cộng 2.090.556.292 2.090.556.292 Kèm theo: 4 chứng từ Người lập chứng từ Ngày 31 tháng 01 năm 2011 Kế toán trưởng
Quy trình nhập liệu như sau:
Bước 1: Ngày 31/01/2011, căn cứ vào Hóa đơn GTGT số 0001125, kế toán lập CTGS.
Bước 2: Nhập bút toán Doanh thu giao diện Phiếu kế toán
nghiệp vụ chọn Kế toán tổng hợp > chọn Cập nhật số liệu > chọn Phiếu kế toán > khai báo ở Ô cửa sổ để xác định khoảng thời gian nhập liệu > xuất hiện màn hình nhập liệu Phiếu kế toán.
Mã đơn vị: PTC Số chứng từ: 116.1 Ngày hạch toán: 31/01/2011 Ngày lập chứng từ: 31/01/2011 Tỷ giá: gõ xâu lọc để chọn VNĐ • TK 131 Cột TK: nhập 131
Tên TK: máy sẽ tự hiện tên TK phải thu KH
Mã khách: gõ C rồi nhấn Enter, sau đó nhấn F5 để tìm mã của khách hàng Công ty SXVLXD Quyết Tiến
Tên KH: sau khi có Mã khách thì máy sẽ tự hiện lên tên TK PS Nợ: nhập 645.261.120
Diễn giải: tiền hàng phải thu
• Nhấn Enter, nhập tiếp số liệu về TK 511 như sau: Cột TK: nhập 51111
Tên TK: máy sẽ tự hiện tên TK DT bán Vật liệu nổ công nghiệp
Mã khách: gõ C rồi nhấn Enter, sau đó nhấn F5 để tìm mã của khách hàng Công ty SXVLXD Quyết Tiến
Tên KH: sau khi có Mã khách thì máy sẽ tự hiện lên Tên KH PS Có: nhập 614.534.400
Diễn giải: Doanh thu bán VLN
• Nhấn Enter, nhập tiếp số liệu về TK 3331 như sau: Tài khoản: nhập 3331
Mã khách: gõ C rồi nhấn Enter, sau đó nhấn F5 để tìm mã của khách hàng Công ty SXVLXD Quyết Tiến
Tên KH: sau khi có Mã khách thì máy sẽ tự hiện lên Tên KH PS Có: nhập 30.726.720
Diễn giải: VAT đầu ra (5%)
Khoản mục: nhập số 1 để tìm khoản mục chi phí VAT (5%), hoặc nhập số 3 rồi nhấn Enter. Máy sẽ hiện lên mã của khoản mục chi phí này là 3002
• Nhấn nút Lưu để lưu
Bước 3: nhập liệu bút toán Giá vốn hàng bán (sẽ trình bày ở phần sau) Sau khi nhập xong chứng từ vào máy và khai báo hết các khoản mục liên quan, máy sẽ tự động vào sổ cái TK 511, TK 632, TK 333, TK 131, TK 156 và kết xuất ra các báo cáo như Báo cáo công nợ, Báo cáo thanh toán, các sổ chi tiết các TK 131, 632, 511, 156.
Số cái và sổ chi tiết TK 131 (Biểu 2.8; Biểu 2.7).
Để xem sổ cái của TK 511, 632, 156, 333: từ màn hình nền của phần mềm Fast Accounting, ở phần Các phân hệ nghiệp vụ chọn Kế toán tổng hợp > chọn Sổ kế toán Hình thức CTGS > chọn Sổ cái một TK (Phụ lục 10).
Máy sẽ hiện lên hộp thoại cho phép người sử dụng chọn khoảng thời gian muốn xem:
Tài khoản: 511 Từ ngày: 01/01/2011 Đến ngày: 31/01/2011
Sau đó chọn “Nhận” hoặc nhấn Enter máy sẽ kết xuất ra Sổ cái TK 511. Để xem sổ chi tiết của TK 511, 632, 156, 333: Từ màn hình nền của phần mềm Fast Accounting, ở phần Các phân hệ nghiệp vụ chọn Kế toán tổng hợp > chọn sổ kế toán Hình thức CTGS > chọn Sổ chi tiết một TK và khai báo tương tự như trên (Phụ lục 11).
Để xem sổ chi tiết của các TK công nợ như TK 131, 331: Từ màn hình nền của phần mềm Fast Accounting, ở phần Các phân hệ nghiệp vụ chọn Kế toán bán hàng và Nợ phải thu > chọn Báo cáo công nợ theo khách hàng > chọn Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng và khai báo tương tự như trên. (Phụ lục 12)