Trong quá trình thi công công trình Công ty quản lý chi phí đầu vào theo dự toán đã lập một cách khoa học, hợp lý, nhằm mục tiêu tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm chất lượng công trình.
Để thấy được hiệu quả và những vấn đề cần khắc phục trong công tác quản lý chi phí tại Công ty Cổ phần xây dựng và thương mại Tân Phương, em xin lấy số liệu của Công trình : Cải tạo và nâng cấp đường Chiến thắng Sông Lô để minh họa cho luận văn của mình.
Công trình cải tạo và nâng cấp Đường Chiến thắng Sông Lô nằm trên địa bàn thành phố Việt Trì- tỉnh Phú Thọ - là công trình phá cũ làm mới và mở rộng thêm trên nền đã thi công, tuy nhiên vẫn phải thi công theo quy trình làm đường mới với chi phí làm nền sẽ giảm bớt so với làm mới hoàn toàn.
Công ty trúng thầu thi công công trình Đường Chiến thắng Sông Lô cuối tháng 11 năm 2007, nhận mặt bằng thi công tháng 1 năm 2008.
3.2.2.2.1 Lập dự toán chi phí sản xuất chi tiết cho công trình theo từng khoản mục chi phí : khoản mục chi phí :
Dự toán chi phí nguyên vật liệu :
Các căn cứ lập kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu chính:
- Các phương án tổ chức thi công do nhà thầu phụ lập bản vẽ thi công đề xuất và phòng kỹ thuật kiểm tra xong chuyển phòng kế hoạch tính toán khối lượng vật tư tổng thể cần thiết cho thi công công trình.
- Theo tiến độ thi công đã lập phòng kế hoạch sẽ lập kế hoạch cung cấp vật liệu và dự toán vật liệu hàng tháng hoặc hàng quí phục vụ thi công công trình. Kế hoạch cung cấp các vật liệu chính như: Xi măng, nhựa đường, đá các loại, thép...được lập chi tiết theo tiến độ thi công từng tháng, quí theo từng hạng mục
công việc. Và thường xuyên được theo dõi kiểm tra để điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp thực tế.
- Trong quá trình thi công kế hoạch đã lập là cơ sở để phòng vật tư cung ứng vật tư cho ĐVTC, dự toán vật liệu là cơ sở cho phòng tài chính kế toán cung cấp tài chính để phòng vật tư mua nguyên vật liệu. Khối lượng đá các loại phục vụ thi công phần bê tông và móng mặt đường chiếm giá trị và khối lượng rất lớn nếu trong quá trình thi công ĐVTC tận dụng khai thác tại chỗ sẽ tăng được lớn hơn mức lãi đã dự kiến.
* Bộ phận thực hiện công tác mua và dự trữ nguyên vật liệu:
- Phòng vật tư là bộ phận chịu trách nhiệm chính thực hiện công tác thu mua và dự trữ nguyên vật liệu và lựa chọn nhà cung cấp
- Lựa chọn nhà cung cấp: Căn cứ kế hoạch cung cấp và dự toán nguyên vật liệu do phòng kế hoạch lập phòng vật tư tiến hành thủ tục kiểm tra giá thực tế trên thị trường thông qua các hình thức chào giá cạnh tranh của các nhà cung cấp vật tư và tham khảo các thông báo giá liên sở tài chính vật giá tại địa phương để lựa chọn nhà cung cấp. Nhà cung cấp được lựa chọn phải đáp ứng các yêu cầu giá cạnh tranh nhất, điều kiện giao hàng tốt nhất và chứng chỉ xác nhận mẫu thí nghiệm vật tư đầu vào và chứng chỉ chứng nhận xuất xứ hàng hoá rõ ràng.
- Phòng vật tư phối hợp phòng tài chính kế toán tiến hành thương thảo và kí hợp đồng mua bán vật tư gồm các điều khoản về số lượng, giá cả, chất lượng, điều khoản tín dụng thanh toán, phạt hợp đồng...Trong quá trình thực hiện nếu có thay đổi hai bên sẽ thông báo, bàn bạc thương lượng và điều chỉnh các điều khoản thay đổi bằng phụ lục hợp đồng kinh tế.
- Căn cứ hợp đồng phòng tài chính kế toán sẽ lập kế hoạch cung cấp tài chính cho công trình theo từng tháng theo tiến độ thi công.
- Vật tư sẽ được nhà cung cấp giao nhập kho công ty sau đó xuất cho công trường theo hình thức nhập trước xuất trước đối với các vật tư biến động giá lớn. Hiện tại công ty sử dụng kho của nhà cung cấp và cấp hàng trực tiếp cho công
trường theo tiến độ thi công và nhu cầu thực tế do ban chỉ huy công trường điều phối nên tránh được chi phí lưu kho lưu bãi.
BẢNG 3.2: DỰ TOÁN VẬT LIỆU CHÍNH
Stt Vật tư, vật liệu Đơn vị Khối lượng Đơn giá Thành tiền
1 Xi măng kg 1.504.000 940 1.447.600.000 2 Nhựa đường kg 35.240,5 7.945 279.985.773 3 Thép các loại kg 20.502 13.745 281.799.990 4 Đá các loại M3 12.150 125.035 1.519.175.250 5 Vật liệu khác - - - 1.602.500.000 Tổng cộng 5.131.061.013
( Nguồn phòng kế hoạch lập dự toán vật liệu công trình Cải tạo và nâng cấp Đường Chiến thắng Sông Lô)
Dự toán chi phí máy thi công:
* Các căn cứ lập kế hoạch huy động thiết bị máy thi công
- Theo các phương án tổ chức thi công do nhà thầu phụ đề xuất và phòng kỹ thuật kiểm tra xong chuyển phòng kế hoạch tính toán khối lượng ca máy, loại thiết bị máy móc cần thiết phục vụ thi công công trình.
- Theo tiến độ thi công đã lập phòng kế hoạch sẽ lập kế hoạch cung cấp thiết bị hàng tháng hoặc hàng quí phục vụ thi công công trình. Kế hoạch cung cấp các thiết bị như : lu, ủi, máy đào các loại...được lập chi tiết theo tiến độ thi công từng tháng, quí theo từng hạng mục công việc. Và thường xuyên được theo dõi kiểm tra để điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp thực tế.
- Căn cứ khả năng thiết bị hiện có còn hoạt động tại công ty
Trong quá trình thi công kế hoạch đã lập là cơ sở để phòng vật tư thiết bị chuẩn bị sửa chữa bảo dưỡng thiết bị hiện có của công ty và cung ứng các thiết bị thuê ngoài cho ĐVTC nếu công ty thiếu thiết bị, dự toán thiết bị là cơ sở cho phòng tài chính kế toán cung cấp tài chính để phòng vật tư mua nhiên liệu hoặc hợp đồng thuê thiết bị.
* Bộ phận thực hiện công tác huy động và thuê thiết bị
- Bộ phận chịu trách nhiệm huy đông và thuê thiết bị là phòng vật tư thiết bị Căn cứ kế hoạch cung cấp và dự toán thiết bị do phòng kế hoạch lập phòng vật tư tiến hành thủ tục kiểm tra giá thực tế trên thị trường thông qua các hình thức chào giá cạnh tranh của các nhà cung cấp thiết bị nếu thuê ngoài để lựa chọn nhà cung cấp. Nhà cung cấp thiết bị được lựa chọn phải đáp ứng các yêu cầu giá cạnh tranh nhất, thiết bị tốt đáp ứng yêu cầu tính năng sử dụng thiết kế yêu cầu.
- Phòng vật tư phối hợp phòng tài chính kế toán tiến hành thương thảo và kí hợp đồng mua thuê thiết bị gồm các điều khoản về số lượng ca máy, hoặc theo tháng giá cả, chất lượng, điều khoản tín dụng, thanh toán sửa chữa thiết bị khi hư hỏng, phạt hợp đồng...Trong quá trình thực hiện nếu có thay đổi hai bên sẽ thông báo, bàn bạc thương lượng và điều chỉnh các điều khoản thay đổi bằng phụ lục hợp đồng kinh tế.
- Căn cứ hợp đồng phòng tài chính sẽ lập kế hoạch cung cấp tài chính và lập nguồn khấu hao tài sản cố định cho các thiết bị của công ty.
Thiết bị của công ty và thiết bị thuê ngoài sẽ được nhà cung cấp giao cho ĐVTC tại chân công trường.
BẢNG 3.3 : DỰ TOÁN THIẾT BỊ THI CÔNG
Stt Máy thi công Đơn vị Khối lượng Đơn giá Thành tiền
1 Máy đào ca 450 2.110.000 949.500.000 2 Máy ủi ca 62 1.635.000 84.630.000 3 Ô tô ca 320 1.030.000 329.600.000 4 Lu các loại ca 340 1.450.000 493.000.000 5 Máy khác ca 740.000.000 6 Tổng cộng ca 2.569.730.000
( Nguồn dự toán công trình Cải tạo và nâng cấp
Đường Chiến thắng Sông Lô)
Trong dự toán thiết bị đã lập công ty hiện có đủ máy đào, máy ủi, lu công ty chỉ phải cung cấp nhiên liệu sử dụng cho máy hoạt động, nhiên liệu hiện
nay phòng vật tư đang cấp theo qui định thiết kế của công suất máy do nhà chế tạo cung cấp chưa có định mức riêng ca máy hoạt động của công ty. Ôtô và một số thiết bị khác sẽ được phòng vật tư thuê ngoài.
Dự toán chi phí nhân công : * Các căn cứ lập dự toán nhân công trực tiếp:
- Theo các phương án tổ chức thi công do nhà thầu phụ thiết kế bản vẽ thi công đề xuất và phòng kỹ thuật kiểm tra xong chuyển phòng kế hoạch tính toán khối lượng ngày công và bậc thợ tổng thể cần thiết cho thi công công trình.
- Theo tiến độ thi công đã lập phòng kế hoạch sẽ lập kế hoạch cung cấp nhân công hàng tháng hoặc hàng quí phục vụ thi công công trình, và thường xuyên được theo dõi kiểm tra để điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp thực tế.
- Căn cứ khả năng nhân lực hiện có tại công ty
- Trong quá trình thi công kế hoạch đã lập là cơ sở để phòng nhân sự chuẩn bị kế hoạch điều động, bố trí, đào tạo nguồn nhân sự hiện có của công ty và cho phép ĐVTC thuê ngoài nhân công lao đông thủ công tại địa phương nếu công ty không đủ đáp ứng, dự toán nhân công bị là cơ sở cho phòng tài chính kế toán cung cấp tài chính để trả lương, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, bảo hộ lao động... đúng qui định cho người lao động.
* Bộ phận thực hiện công tác điều động và thuê nhân công
- Bộ phận thực hiện công tác điều động và thuê nhân công là phòng tổ chức hành chính
- Căn cứ kế hoạch và dự toán nhân công do phòng kế hoạch lập phòng tổ chức hanh chính tiến hành điều động và bố trí nhân lực
- Phòng tổ chức hành chính phối hợp với ĐVTC tiến hành thương thảo và kí hợp đồng thuê nhân công gồm các điều khoản về số lượng ngày công, hoặc theo tháng giá cả, công việc, mức lương, thanh toán và các chế độ khác đối với người lao động theo qui định hiện hành của luật lao động.Trong quá trình thực hiện nếu có thay đổi hai bên sẽ thông báo, bàn bạc thương lượng và điều chỉnh các điều khoản thay đổi bằng phụ lục hợp đồng kinh tế.
- Căn cứ hợp đồng phòng tài chính sẽ lập kế hoạch cung cấp tài chính trả chi phí nhân công và các chi phí liên quan...cho người lao động.
BẢNG 3.4: DỰ TOÁN NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP
Stt Nhân công Đơn vị Khối lượng Đơn giá Thành tiền
1 Nhân công bậc 2/7 Công 2.500 72.000 180.000.000
2 Nhân công bậc 3-4/7 Công 27.500 83.000 2.285.500.000 3 Nhân công bậc >4/7 Công 2.820 93.000 262.260.000
Tổng cộng 2.720.760.000
( Nguồn dự toán công trình Đường Chiến thắng Sông Lô -phòng kế hoạch )
Căn cứ vào kế hoạch, dự toán nhân công đã lập ĐVTC sẽ tự cân đối lượng công nhân lao động dài hạn hiện có, trong quá trình thi công theo tiến độ và tính chất hạng mục công việc thực tế yêu cầu nếu thiếu ĐVTC sẽ thuê thêm nhân công lao động tại địa phương. Ta thấy bậc thợ 3-4/7 nhu cầu về lao động tại công trình cao hơn các bậc thợ khác vì vậy ĐVTC cần có công tác chuẩn bị thuê ngoài tránh bị động trong quá trình thi công.
Dự toán chi phí sản xuất chung:
Chi phí sản xuất chung theo qui định XDCB được trích 6% chi phí trực tiếp dự toán công trình.
Công trình Đường Chiến thắng Sông Lô chi phí chung được dự toán là 625.293.060 đồng dùng cho việc trả lương bộ phận văn phòng công ty, chi phí văn phòng phẩm điện nước, chi phí khác...
Dự toán lãi công trình :
* Xác định điểm hòa vốn :
- Căn cứ vào toàn bộ giá trị dự toán do phòng kế hoạch đã lập về chi phí mua vật tư, vật liệu, nhiên liệu, thiết bị, nhân công và các chi phí khác liên quan hoàn thành công trình
- Căn cứ vào giá trị hợp đồng kinh tế với chủ đầu tư và chi tiết khối lượng, đơn giá các hạng mục chi tiết kèm theo
- Công trình hoà vốn khi kế hoạch, dự toán chi phí bằng với giá trị hợp đồng đã kí, công trình lãi khi dự toán chi phí nhỏ hơn giá trị hợp đồng đã kí và lỗ thì ngược lại.
* Căn cứ xây dựng mức lãi kế hoạch
- Mức lãi kế hoạch là cơ sở để phòng kế hoạch giao khoán chi phí cho ĐVTC
- Mức lãi kế hoạch được phòng kế hoạch xây dựng trên cơ sở tổng hợp dự toán chi phí đã lập, giá hợp đồng và khả năng phân tích điểm hoà vốn của từng công trình
- Theo qui định về lợi nhuận định mức qui định của nhà nước hiện nay cho công trình giao thông là 6% trên dự toán toàn bộ các hạng mục được lập trong quá trình đấu thầu. Tuỳ từng công trình đấu thầu của công ty giá cạnh tranh cao hay thấp mà công ty cơ cấu khoản lợi nhuận định mức qui định này trong hồ sơ dự thầu của mình.
- Mức lãi kế hoạch không bao gồm dự phòng phí của công trình, khấu hao tài sản cố định và thuế giá trị gia tăng.
Công trình đường Chiến thắng Sông Lô sau khi lập bản vẽ thi công với dự toán chi tiết và mức lãi kế hoạch dự kiến như sau: