Chứng từ sử dụng.
+ Với khách hàng có đăng ký mã số thuế khi phát sinh nghiệp vụ này khi trả lại hàng thì khách hàng phải xuất hóa đơn ghi rõ số lượng trả lại, số tiền, thuế để bên bán nhập kho số hàng bán bị trả lại, ghi giảm số thuế GTGT phải nộp, giảm giá vốn hàng bán, tăng hàng bán bị trả lại.
+ Với trường hợp khách hàng không đăng ký mã số thuế thì khách hàng phải trình hoá đơn cũ ra và lập biên bản giao nhận, lí do hàng bị trả lại để công ty ghi và điều chỉnh doanh số mua bán nhưng không được giảm số thuế GTGT phải nộp. Hàng tháng chi nhánh chuyển các chứng từ khác liên quan đến hàng bán bị trả lại chuyển về công ty.
Tài khoản sử dụng
TK 531- hàng đã bán bị trả lại, TK 111, TK 112, TK 131, TK 3331,…
Quy trình nhập liệu và lên sổ kế toán chi tiết tổng hợp liên quan. + Sổ chi tiết: Sổ chi tiết phải thu của khách hàng, Sổ chi tiết hàng gửi bán, Sổ chi tiết TK 3331
+ Sổ tổng hợp: Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái TK 531, TK 131, TK 3331, TK 157, TK 156, TK 632..
+ Quy trình nhập liệu
Tại chi nhánh: Căn cứ vào hóa đơn hàng bán bị trả lại hoặc biên bản giao nhận kế toán chi nhánh nhập số liệu vào máy theo bút toán sau:
Nợ TK 531 (Theo giá bán chưa có thuế GTGT) Có TK 111,112,131
Bút toán sinh thêm
Nợ TK 33311 (Thuế GTGT tương ứng của hàng bị trả lại) Có TK 111,112,131…
Nợ TK 156 (theo giá thực tế đã xuất kho) Có TK 632
Tại công ty: Hàng tháng khi công ty nhận được các Hoá đơn hàng bán bị trả lại do chi nhánh gửi lên thì nhập số liệu vào máy theo bút toán :
Nợ TK 531(Theo giá bán chưa có thuế ) Có TK 111,112,131..
Bút toán sinh thêm Nợ TK 1331
Có TK 111,112,131 Nợ TK 1571
Có TK 632
Biểu 2.14: Sổ cái tài khoản 531
Sổ cái Tài khoản : 531 Từ ngày 01/03/2013 đến 31/03/2013 Ngày ghi sổ Chứng từ ghi sổ Nội dung TK đối ứng S ố tiền SH NT Nợ Có 502-13 31/03 Hàng bán bị trả lại CN1 1311 7.504.218 502-13 31/03 Hàng bán bị trả lại CN2 1312 9.356.820 ... K/c Hàng bán bị trả lại XDDTT 511 89.212.339 Cộng phát sinh 89.212.339 89.212.339