2.3.1.1. Hình thức bán hàng
Công ty thực hiện bán hàng thông qua hệ thống phân phối đó là hệ thống các chi nhánh và hệ thống các đại lý trên khu vực đồng bằng Bắc Bộ. Công ty quản lý bán hàng, còn chi nhánh phụ trách bán hàng.
Hàng hóa từ kho của công ty sẽ được chuyển đến kho của chi nhánh để gửi bán, lúc này công ty chưa ghi nhận doanh thu ngay, mà chỉ khi nào chi nhánh bán được hàng, gửi bảng kê bán hàng về công ty thì lúc đó công ty mới ghi nhận doanh thu và giá vốn. Tuy nhiên, thay vì chi tiết các khoản phải thu khách hàng là các đại lý thì công ty sẽ chi tiết các khoản phải thu khách hàng là tên các chi nhánh theo giá trị hàng hóa bán được trên bảng kê gửi về (có thể coi chi nhánh chính là khách hàng của công ty)
Tại chi nhánh sẽ vận chuyển hàng bán trực tiếp cho các đại lý đồng thời phải lập luôn hoá đơn, đó là hình thức mua đứt bán đoạn, các đại lý chính là các khách hàng thường xuyên và chủ yếu của công ty. Để sản phẩm đến tay người tiêu dùng còn phải thông qua các kênh phân phối khác như hệ thống các đại lý cấp 1 và cấp 2.
Ngoài ra công ty còn bán hàng trực tiếp cho các cá nhân tổ chức khác như các cán bộ công nhân viên trong công ty…
2.3.1.2. Phương thức thanh toán
Có 2 hình thức thanh toán chủ yếu :
Thanh toán trả tiền ngay: Khi các đại lý nhận hàng của công ty đồng thời chấp nhận thanh toán tiền ngay thì công ty sẽ cho khách hàng hưởng chiết khấu thanh toán với tỉ lệ từ 2%-3% giá bán và được khấu trừ ngay trên hoá đơn.
Thanh toán trả chậm là hình thức thanh toán theo thời gian: Khi nhận hàng thì giữa đại lý và chi nhánh phải thoả thuận ngày thanh toán và nếu khách hàng thanh toán sớm hơn so với thoả thuận sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán là 0.022% /1 ngày và sẽ được ghi giảm số tiền phải thanh toán ở hoá đơn mua hàng lần sau.
2.3.1.3. Chính sách bán hàng
Chính sách với đại lý - Chính sách bù vận chuyển
- Chính sách thưởng phạt trong thanh toán - Chính sách tặng quà khuyến mại
- Chính sách chiết khấu cuối vụ
Chính sách với lực lượng cán bộ bán hàng
Cùng với quy chế chia thưởng, lợi nhuận, công ty có chính sách chiết khấu cho cán bộ bán hàng đồng thời xây dựng quy chế khoán đối với từng người lao động.
Chính sách với hệ thống người tiêu dùng.
Công tác xúc tiến thương mại, xúc tiến bán hàng, chính sách khuyến mại…
2.3.2.1. Phương pháp tính giá vốn
Công ty áp dụng phương pháp tính giá vốn là phương pháp bình quân gia quyền: Hàng tháng công ty căn cứ vào số lượng, trị giá tồn đầu kỳ và số lượng, trị giá nhập trong kỳ để tính ra trị giá vốn hàng xuất bán trong kỳ.
Giá vốn hàng xuất bán trong
tháng =
Trị giá tồn đầu +trị giá vốn hàng nhập
SL tồn đầu + SL nhập trong kỳ
*
SL xuất bán trong kỳ
Với phần mềm kế toán EFFECT cuối tháng sau khi máy đã tính được giá thành hàng hóa nhập kho thì máy sẽ tự động tính được giá vốn tại kho của công ty theo công thức trên rồi tự lên các cột trị giá trên các sổ liên quan.
Ví dụ: Trong tháng 3/2013 có tình hình sau đối với sản phẩm Binis 58- 100ml như sau :
Tồn đầu kỳ: Số lượng tồn là 12.025 chai ; Trị giá là 48.697.000 đ Nhập trong kỳ: Số lượng 4.250 chai; Trị giá 17.216.750 đ
Xuất trong kỳ :Số lượng 10.932 chai
Giá vốn hàng xuất bán
trong kỳ = (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
48.697.000+17.216.750 12.025 + 4.250 *
10.932 = 44.274.600đ Với giá vốn đơn vị là 4.050đ
2.3.2.2. Tổ chức kế toán về giá vốn
Tài khoản sử dụng: + TK 156 – Hàng hóa
+ TK 157 – Hàng gửi đi bán: Có 2 TK cấp 2 TK 1571 – Hàng gửi bán
TK 1572 – Hàng gửi khuyến mại + TK 632 – Giá vốn hàng bán
Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ
Chứng từ
Kế toán sử dụng:
Tại công ty: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; Hoá đơn giá trị gia tăng; Bảng kê bán hàng trong tháng của các chi nhánh…
Biểu 2.1: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Đơn vị:………… Địa chỉ:………… Điện thoại…... Mã số thuế:………
PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ
Liên 1: Lưu
Mẫu số: 03PXK-3LL
Ngày ..07.. tháng ...03... năm ...2013....
Căn cứ lệnh điều động số ..0448... ngày 07.... tháng .03... năm . 2013... của …. Giám đốc công ty... Về việc Vận chuyển hàng đi gửi bán... Họ tên người vận chuyển .Nguyễn Văn Thắng......Hợp đồng số 0525... Phương tiện vận chuyển Xe tải... Xuất tại kho Thanh Thái... Nhập tại kho Chi nhánh Nam Định...
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư ( hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập 1 Binis58-100ml Chai 4.250 4.250 4.700 19.975.000 2 Sattrungdan95Wp- 20gr Chai 7.980 7.980 920 7.341.600 3 Binis58-480ml Chai 4.100 4.100 19.800 81.180.000 4 Binis58-240ml Chai 1.510 1.510 21.000 31.710.000 5 Nibas40-240ml Chai 1.620 1.620 10.500 17.010.000 …………. … …. …. … …… Cộng x X X X X 2.005.544.950
Xuất ngày ... tháng.... năm ... Xuất ngày ... tháng.... năm ...
Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được lập thành 3 liên - Liên 1: Lưu tại phòng kế toán
- Liên 2: Giao cho người vận chuyển hàng hóa - Liên 3: Giao cho thủ kho
Trình tự luân chuyển phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
1. Công ty phát hành rồi chuyển sang phòng kinh doanh để phòng kinh doanh ký rồi chuyển sang phòng kế toán và lưu 1 liên, sau đó người nhận hàng mang 2 liên xuống kho làm thủ tục xuất kho
2. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và lệnh xuất kho thực hiện xuất sản phẩm, ghi số lượng xuất và ký vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ sau đó giữ lại liên thứ 3 để làm căn cứ ghi vào thẻ kho sau đó chuyển lên cho kế toán hàng tồn kho.
3. Liên thứ 2 giao cho người vận chuyển vận chuyển hàng hoá trên đường và làm căn cứ để chi nhánh nhập kho hàng hoá.
4. Chi nhánh kiểm tra và lập phiếu nhập kho, nếu có chênh lệch thì báo cáo về phòng kế toán điều chỉnh.
Các sổ chi tiết được sử dụng
Sổ chi tiết TK157, Sổ chi tiết TK 156 ,Sổ chi tiết TK 632
Các sổ tổng hợp được sử dụng + Các chứng từ ghi sổ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
+ Các sổ cái TK156, TK157, TK 632.. + Bảng cân đối hàng gửi bán
Việc kế toán chi tiết hành hóa được tiến hành đồng thời ở cả 3 nơi: kho công ty, phòng kế toán công ty và tại kho của chi nhánh.
Trình tự kế toán cụ thể của công ty như sau: - Ở kho của công ty :
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ nhập, xuất thủ kho ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng tình hình nhập, xuất kho của từng loại sản phẩm. Cuối
tháng, dựa vào số liệu dòng cộng của thẻ kho, thủ kho lập báo cáo kho hàng hóa gửỉ lên phòng kế toán để làm cơ sở đối chiếu với số liệu của phòng kế toán. Thẻ kho được mở riêng cho từng hàng hóa và theo dõi cả tháng. Cuối tháng thủ kho gửi bảng kê nhập xuất tồn sản phẩm hàng hoá lên cho công ty
Khi xuất hàng gửi chi nhánh bán sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kế toán hàng tồn kho nhập số liệu vào máy theo định khoản sau:
Nợ TK 1571 Chỉ ghi theo số lượng Có TK 1561
- Ở kho của chi nhánh:
Sau khi nhận được hàng thì kiểm tra số lượng, chất lượng rồi đối chiếu với Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ sau đó lập phiếu nhập kho. Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán tại chi nhánh nhập số liệu vào máy theo định khoản
Nợ TK 1561 Trị giá ghi theo giá bán mà công ty quy định cho chi nhánh Có TK 331
Lúc này chi nhánh chưa ghi nhận thuế đầu vào. Máy sẽ lên sổ chi tiết TK 1561, sổ chi tiết TK 331 và cuối tháng lập Bảng cân đối hàng hoá.
Vì giá vốn được ghi nhận đồng thời với doanh thu bán hàng cho nên với EFFECT thì bút toán giá vốn là bút toán được hạch toán tự động đồng thời sau bút toán ghi nhận doanh thu do vậy kế toán chi tiết và tổng hợp của giá vốn sẽ gắn liền với kế toán doanh thu.
Đối với các TK khác như 156,157…thì sau khi nhập đầy đủ dữ liệu vào máy thì lập tức số liệu sẽ được tự động đưa lên các sổ chi tiết, sổ tổng hợp liên quan, cũng như báo cáo xuất nhập tồn hàng hoá.
2.3.3. Kế toán doanh thu bán hàng
2.3.3.1. Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ
Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu thu, Giấy báo có của ngân hàng, Bảng kê bán hàng, Bảng kê phải thu của khách hàng...
Biểu 2.2: Hóa đơn giá trị gia tăng
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01GTKT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG KP/2011B
Liên 3: Nội bộ 0001536
Ngày 06 tháng 03 năm 2013
Đơn vị bán hàng: Công ty CP Nictex Thái Bình Địa chỉ: Số 01 Trần Thái Tông - Thành Phố Thái Bình Số tài khoản:
Điện thoại: MS: 1 0 0 0 9 4 4 2 8 6
Đơn vị mua hàng: Chi nhánh Nam Định
Địa chỉ: Số 12 Hàng Đồng - TP Nam Định – Tỉnh Nam Định Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: chuyển khoản MS:
STT Tên hàng hoá,dịch vụ ĐVT Sốlượng Đơngiá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
Butanix 80ml chai 3.240 6.900 22.356.000 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chani 100ml chai 500 20.000 10.000.000
Pazol 12gr gói 16.000 3.200 51.200.000
Cộng tiền hàng: 83.556.000
Thuế suất: 5% Tiền thuế GTGT: 4.177.800 Tổng cộng tiền thanh toán: 87.733.800
Bằng chữ: Tám mươi bẩy triệu bẩy trăm ba ba ngàn tám trăm đồng chẵn./. Người mua hàng
(Ký, ghi rõ họ tên)
Người bán hàng (ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Hóa đơn giá trị gia tăng do công ty lập là căn cứ trực tiếp để kế toán nhập liệu vào máy.
+ Với trường hợp bán hàng trực tiếp (Chi nhánh bán cho đại lý)
Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên:
Liên 1: Lưu lại ở quyển gốc tại phòng kế toán Liên 2: Giao cho khách hàng
Liên 3: Giao cho thủ kho làm căn cứ để thủ kho xuất kho sau đó gửi lên phòng kế toán để đóng chứng từ ghi sổ và lưu giữ
+ Với trường hợp gửi bán (công ty xuất hàng hóa gửi chi nhánh)
Cuối tháng khi kế toán công ty nhận được Bảng kê bán hàng trong tháng do chi nhánh gửi lên mới lập Hóa đơn GTGT bán hàng cho chi nhánh, hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên:
Liên 1: Lưu lại ở quyển gốc
Liên 2: Giao cho chi nhánh, để chi nhánh kê khai thuế GTGT đầu vào trong tháng và hạch toán, lưu giữ chứng từ.
Liên 3: Làm căn cứ cho kế toán nhập liệu vào máy
2.3.3.2. Tài khoản sử dụng
TK 157- Hàng gửi bán TK 1571- Hàng gửi đi bán
TK 1572- Hàng gửi khuyến mại. TK 632- Giá vốn hàng bán TK 511- Doanh thu bán hàng TK 131 - Phải thu của khách hàng TK 111 - Tiền mặt
TK 112 - Tiền gửi ngân hàng
Các sổ chi tiết được sử dụng:
Sổ chi tiết bán hàng, Sổ chi tiết công nợ người mua, Sổ chi tiết các tài khoản
Các sổ tổng hợp:
Các chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái các TK 511, TK 131, TK 111, TK 112
Quy trình nhập liệu và lên sổ kế toán • Kế toán tại chi nhánh :
Trong tháng khi chi nhánh xuất hàng bán cho các đại lý theo các hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho do chi nhánh lập. Căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán tại chi nhánh nhập dữ liệu vào máy theo bút toán:
Nợ TK 131,111,112 Chi tiết đơn vị khách hàng Có TK 511 Giá bán là giá công ty quy định (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sau khi đã nhập đầy đủ dữ liệuthì máy sẽ tự sinh ra 2 bút toán thêm đó là bút toán ghi nhận giá vốn và bút toán thuế
Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán
Có TK 1561 (Trị giá vốn hàng bán )
Nợ TK 131,111,112 Thuế GTGT đầu ra của chi nhánh Có TK 3331 ( thuế suất thuế GTGT là 5%)
Sau khi nhập liệu máy sẽ tự lên sổ chi tiết TK 131, TK 1561 của chi nhánh. Hàng tháng chi nhánh lập bảng kê bán hàng, Bảng tổng hợp phải thu của khách hàng lên cho phòng kế toán công ty.
Căn cứ vào Hoá đơn GTGT do công ty lập chi nhánh mới xác định được thuế GTGT đầu vào và nhập liệu theo bút toán.
Nợ TK 1331 Thuế GTGT đầu vào của chi nhánh Có TK 331
Tại công ty khi nhận được Bảng kê bán hàng từ chi nhánh gửi lên mới lập Hóa đơn GTGT gửi chi nhánh cho lượng hàng bán trong tháng.
Công ty căn cứ vào Hóa đơn GTGT nhập số liệu vào máy theo bút toán: Nợ TK 131 TK cấp 2 phản ánh chi nhánh nào
Có TK 511
Bút toán phản ánh giá vốn
Nợ TK 632 Giá vốn hàng gửi bán đã được xác định là bán. Có TK 1571
Bút toán thuế
Nợ TK 131 Thuế GTGT đầu ra của công ty (Thuế suất là 5%) Có TK 33311
Biều 2.3: Sổ chi tiết bán hàng Sổ chi tiết bán hàng Tháng 3 năm 2013 Tên sản phẩm : Bini 58 – 100 ml Ngày Chứng từ Diễn giải TK đối ứng
Doanh thu Các khoản giảm
trừ tháng Ghi sổ SH NT SL ĐG TT Thuế Khác 31/03/2013 HĐ10561 31/03 Xuất bán cho CN1 1311 10.932 4.70 0 51.380.400 4.058.200 31/03/2013 HĐ10562 31/03 Xuất bán cho CN2 1312 11.25 0 4.70 0 52.875.000 5.144.850 31/03/2013 HĐ10563 31/03 Xuất bán cho CN3 1313 10.54 0 4.70 0 49.538.000 3.286.200 ….. …. …. …. Cộng phát sinh 98.53 0 463.091.00 0 38.562.400
0
Giá vốn hàng bán 399.046.50
0
Biểu 2.4: Bảng cân đối thành phẩm hàng gửi bán Bảng cân đối thành phẩm hàng gửi bán Ngày 01 tháng 03 năm 2013 - 31/03/2013
Mã Tên SP ĐVSP SLTồn đầu kỳTT SLNhập trong kỳTT SLXuất trong kỳTT SLTồn cuối kỳTT
TP101 STD 20 gr Gói 12.02 5 48.697.00 0 4.250 17.216.75 0 10.932 44.274.60 0 5.343 21.639.150 TP102 STD 100 gr Gói 24.05 0 18.334.08 0 7.980 6.072.780 22.68 0 17.282.16 0 9.350 7.124.700 TP103 Bi ni 100 ml Chai 3.046 48.426.24 6 4.100 65.202.30 0 3.150 50.088.15 0 3.996 63.540.396 TP104 Bi ni 240 ml Chai 560 8.638.220 1.510 23.281.18 0 0 0 2.07 0 31.919.400 TP105 Nibas 100ml Chai 9.856 39.847.80 8 0 0 2.550 10.309.65 0 7.30 6 29.538.158 TP106 Nibas 240ml Chai 1.980 17.035.20 0 1.620 1.932.000 2.760 23.741.52 0 840 7.225.680
Biểu 2.5: Sổ chi tiết công nợ đại lý Sổ chi tiết công nợ đại lý Từ ngày 01/03/2013 đến 31/03/2013
ĐVKH: Hoàng Gia Huy ĐVT: Đ
Chứng từ
Diễn giải TKĐƯ PSNợ PS có Dư nợ Dư có
SH NT
Số dư đầu kỳ 7.856.000
BTHPT1504 31/03 Mua hàng chưa Thanh 511 73.194.533 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Toán 28.325.000 3331 3.659.727
BKCKG 163 31/03 Số tiền giảm giá hàng bán 532 6.916.800
Giảm trừ thuế cho KH 345.840
Chiết khấu thương mại KH 521 526.000
Giảm trừ thuế KH 3331 26.300
GNC 28/03 đại lý thanh toán tiền 112 54.838.66
0
Cộng phát sinh trong kỳ 78.854.260 56.428.60
0
Biểu 2.6: Chứng từ ghi sổ số 10-13
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số : 10-13
Ngày 31 Tháng 03 Năm 2013
Ngày Chứng từ Diễn Giải TK
Nợ TK Có ĐVT Tiền VNĐ 31/03 HD1056 1 Bán hàng cho CN1 1311 5111 VNĐ 585.589.775 31/03 HD1056 1 Bán hàng xúc tiến bán hàng cho CN1 6419 5111 VNĐ 1.575.000 31/03 HD1056 2 Bán hàng cho CN2 1312 5111 VNĐ 656.524.013 31/03 HD1056 2 Bán hàng xúc tiến bán