Chứng từ sử dụng
Đối với công ty thì khi hàng hoá không đúng quy cách phẩm chất thì khách hàng được phép trả lại do vậy không phát sinh khoản giảm giá hàng bán do nguyên nhân này.
Khoản tiền chiết khấu giảm giá cho đại lý tương ứng với số lượng hàng hoá mà đại lý đã mua, được tính theo một tỷ lệ nhất định tuỳ thuộc vào từng mặt hàng thường là 10% và sẽ được trừ trên hóa đơn của lần mua hàng sau đó.
Cuối tháng các chi nhánh lập các bảng kê tổng hợp thanh toán chiết khấu cho đại lý và gửi về công ty.
Tài khoản sử dụng
- TK 532 - Giảm giá hàng bán - TK 111, 112, 131, 33311
Trình tự kế toán tổng hợp và chi tiết
+ Các sổ chi tiết phải thu của khách hàng, sổ chi tiết TK 3331…
+ Các sổ tổng hợp: các chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ cái TK 532, TK 131, TK 33311…
+ Trình tự kế toán
Hàng ngày căn cứ vào hoá đơn GTGT bán hàng có ghi phần giảm giá cho khách hàng, kế toán tại chi nhánh nhập số liệu vào máy phần giảm giá theo bút toán:
Nợ TK 532- Giảm giá hàng bán (giá chưa có thuế)
Có TK 111,112 – Số tiền giảm giá trả lại cho khách hàng nếu khách hàng đã thanh toán tiền
Có TK 131- ghi giảm nợ phải thu khách hàng Máy tự sinh bút toán thuế
Có TK 111,112,131
Sau khi dữ liệu nhập vào máy số liệu sẽ tự lên các sổ tổng hợp và chi tiết của chi nhánh, đồng thời cuối tháng lập thành bảng kê gửi lên phòng tài chính công ty.
Khi chi nhánh nhận được hoá đơn GTGT bán hàng của công ty trong tháng có phần giảm giá của Công ty cho chi nhánh, kế toán chi nhánh nhập liệu như sau:
Nợ TK 331 Giá trị được giảm giá trên hoá đơn Có TK 632
Cuối tháng khi công ty nhận được bảng kê tổng hợp thanh toán chiết khấu giảm giá cho đại lý thì nhập dữ liệu vào máy qua màn hình nhập liệu theo bút toán sau:
Nợ TK 532
Có TK 131- Chi tiết cho từng đơn vị khách hàng của từng chi nhánh
Máy sẽ tự sinh bút toán thêm: Nợ TK 33311
Có TK 131
Sau khi dữ liệu được nhập đầy đủ vào các ô trên màn hình nhập liệu thì máy tự động lên các sổ tổng hợp và chi tiết liên quan.
Sổ cái Tài khoản : 532 Từ ngày 01/03/2013 đến 31/03/2013 Ngày ghi sổ Chứng từ ghi sổ Nội dung TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có 502-13 31/03 Giảm hàng bán cho CN1 1311 55.631.028 502-13 31/03 Giảm hàng bán cho CN2 1312 74.343.247 ... K/c các khoản giảm trừ XDDTT 511 469.819.083 Cộng phát sinh 469.819.083 469.819.083