Sơ đồ 3.4 : Quy trình quản lý công nợ phải thu tại Công ty
Khách hàng luôn là đối tượng quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp vậy nên đối tượng khách hàng cần phải được phân loại chi tiết. Mỗi khách hàng liên quan đến một đơn hàng, hàng hóa, dịch vụ khác nhau lại có những đặc điểm riêng và có rất nhiều thông tin liên quan. Tùy vào từng đối tượng khách hàng là mua, thuê, đặt hàng sẽ có những mẫu thu thập thông tin khác nhau và được quản lý thống nhất. Tạo điều kiện cho doanh nghiệp bổ sung và cập nhật danh mục khách hàng một cách nhanh chóng theo nhiều tiêu chí và đặc điểm. Đối với mỗi khách hàng, hồ sơ về khách hàng sẽ được mở kể từ khi khách hàng đến gia dịch với doanh nghiệp cho đến khi kết thúc giao dịch và sau đó hồ sơ của
Quản lý công nợ phải thu
Quản lý khách hàng
Ghi nhận và thông báo công nợ
Thu tiền Bù trừ công
nợ
Cập nhật danh mục khách hàng
Ghi nhận và thông báo công nợ
Khách hàng
trả trước Bù trừ công
nợ
Thu hồi công nợ
khách hàng sẽ được lưu trữ vào hệ thống, tạo thành những kho dữ liệu cho doanh nghiệp có thể tiếp tục phục vụ cho những lần giao dịch sau.
Khi đơn hàng đã được xách định doanh thu mà bên mua chưa thanh toán ngay, thì khoản đó sẽ được doanh nghiệp ghi nhận là khoản công nợ phải thu khách hàng và thông báo công nợ đến khách hàng để hai bên đối chiếu công nợ xác định nghĩa vụ của các bên.
Khách hàng thanh toán chậm sẽ chuyển hết số nợ bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc đối trừ công nợ. Đối với chuyển khoản, với món nợ từ 20 triệu đồng trở lên sẽ chuyển khoản hoặc theo yêu cầu của doanh nghiệp; số tài khoản sử dụng để chuyển tiền phải được thông báo bằng công văn hoặc trên hợp đồng giữa hai bên, nội dung thanh toán ghi rõ tránh nhầm lẫn và tiện quản lý cho mục đích thanh toán. Đối với tiền mặt, thì doanh nghiệp xuất phiếu thu tương ứng với số tiền được nhận từ phía khách hàng và được kiểm đếm kỹ trước khi xác nhận thanh toán.
Khách hàng trả trước là phần thanh toán mà khách hàng đặt cọc trước cho lượng hàng hóa giao dịch được ghi rõ ràng trong hợp đồng, phần thanh toán trước này chiếm khoảng 10% – 30% giá trị chưa thuế của hợp đồng đó. Phần thanh toán trước được trừ vào giá trị hàng hóa giao dịch. Nếu thanh toán trước lớn hơn giá trị hàng hóa thực hiện ( do sai hỏng trả lại, không đúng quy cách) sẽ được hoàn lại bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản sau khi đối trừ công nợ thực tế.
Việc bù trừ công nợ diễn ra khi đối tác bán hàng cũng là khách hàng và bù trừ tidnh trên giá trị của cùng mặt hàng hoặc khác mặt hàng. Bù trừ công nợ được dựa vào biển bản đối chiếu công nợ và thỏa thuận của hai bên.