Bước 1 : Tiếp nhận hồ sơ:
Đối với khách hàng quan hệ tín dụng lần đầu : CBTD hướng dẫn khách hàng đăng ký những thông tin về khách hàng, các điều kiện vay vốn và tư vấn việc thiết lập hồ sơ vay vốn.
Đối với những khách hàng đã có quan hệ tín dụng : CBTD kiểm tra hồ sơ các điều kiện vay, bộ hồ sơ vay, hướng dẫn khách hàng hoàn thiện hồ sơ.
Lập phiếu giao nhận hồ sơ : CBTD tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ của bộ hồ sơ. Lập phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu ( MS 01 – CN) thành 2 liên, 1 liên lưu giữ bộ hồ sơ, 1 liên giao cho khách hàng với đầy đủ các nội dung về : loại hồ sơ khách hàng cung cấp, hồ sơ còn thiếu, thời gian nhận hồ sơ lần đầu và hồ sơ bổ sung, thời gian trả lời kể từ ngày nhận hồ sơ, thông tin liên lạc cần thiết.
Bước 2 : Báo cáo.
CBTD báo cáo lãnh đạo phòng. Lãnh đạo phòng vào sổ theo dõi, đôn đốc CBTD thẩm định món vay theo đúng thời gian quy định hoặc chuyển hồ sơ vay ( bản sao) cho phòng Thẩm định ( đối với món vay vượt quá quyền phán quyết )để tiến hành đồng thẩm định.
Bước 3 : Phân tích, thẩm định khách hàng vay vốn. Kiểm tra hồ sơ pháp lý.
- CBTD kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các giấy tờ văn bản trong hồ sơ pháp lý theo mẫu giao nhận hồ sơ, đối chiếu với bản gốc.
- CBTD kiểm tra tính xác thực của các loại hồ sơ theo mẫu giao nhận hồ sơ.
- CBTD phải đi thực tế gia đình để tìm hiểu thêm thông tin về : Gia đình khách hàng vay vốn ( uy tín, đạo đức…)
Mục đích vay vốn của khách hàng.
Nguồn thu nhập thường xuyên của khách hàng, những thành viên khác trong gia đình.
Đánh giá TSĐB tiền vay. Bước 4 : Phê duyệt khoản vay.
Lập báo cáo thẩm định cho vay : CBTD lập BCTĐ cho vay trong đó nêu rõ, cụ thể kết quả của quá trình thẩm định, đánh giá phương án đầu tư xin vay vốn của khách hàng, các ý kiến đề xuất đối với đề nghị của khách hàng. BCTĐ kèm hồ sơ vay vốn trình lê trưởng phòng kinh doanh.
TPKD xem xét, kiểm tra, thẩm định lại và ghi ý kiến vào BCTĐ> - Yêu cầu khách hàng bổ sung hồ sơ, tài liệu trong trường hợp cần bổ sung các điều kiện vay vốn,
- Thẩm định lại, bổ sung chỉnh sửa lại BCTĐ nếu không đạt yêu cầu. - Soạn thảo văn bản trả lời khách hàng trong trường hợp từ chối cho vay.
TPKD kiểm tra lại các nội dung đã chỉnh sửa, bổ sung đề xuất trình BGĐ phê duyệt.
Bước 5 : Ký kết hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay, giao nhận giấy tờ và tài sản bảo đảm
CBTD ký kết với khách hàng HĐTD & HĐBĐTV với khoản vay được phê duyệt trên cơ sở nội dung, điều kiện đã được duyệt và mẫu hợp đồng. CBTD soạn thảo HĐTD và HDBHTV cho phù hợp để trình TPKD
TPKD kiểm tra các HĐTD, HĐBHTV theo đúng nội dung, điều kiện đã được phê duyệt. Nếu đúng thì trình lãnh đạo ký, nếu chưa đúng yêu cầu CBTD chỉnh sửa lại.
CBTD thực hiện công chứng hợp đồng BĐTV, đăng ký GDBDD theo đúng quy định. Ngay sau khi HĐ BĐTV có hiệu lực, cán bộ tín dụng lập biên bản bàn giao tài sản bảo đảm và các giấy tờ về tài sản theo nội dung của hợp đồng.
Bước 6 : Lưu giữ hồ sơ tín dụng.
CBTD lưu giữ hồ sơ tín dụng, các biên bản kiểm tra sử dụng vốn vay và các tài liệu liên quan đến khoản vay đó ( nếu có )
Kế toán cho vay lưu bản chính HĐTD, giấy nhận nợ, giấy tờ liên quan đến xử lý, cơ cấu lại nợ.
Hồ sơ thế chấp, cầm cố, bảo lãnh ( hợp đồng và bản gốc giấy tờ sở hữu tài sản đảm bảo tiền vay) được lưu giữ lại kho theo quy định của NHNo Việt Nam.
Bước 7 : Giải ngân.
Để giải ngân, cán bộ tín dụng yêu cầu khách hàng cung cấp các hồ sơ, chứng từ về mục đích sử dụng tiền vay. Cán bộ tín dụng hướng dẫn khách hàng hoàn chỉnh nội dung chứng từ ngân hàng : giấy nhận nợ đối với trường hợp nhận nợ nhiều lần, bảng kê rút vốn, uỷ nhiệm chi.Cán bộ tín dụng khi xem xét chứng từ giải ngân nói trên, nếu đủ điều kiện giải ngân thì trình trưởng phòng kinh doanh. Trưởng phòng kinh doanh kiểm tra lại điều kiện giải ngân và nội dung trình của cán bộ tín dụng :
Nếu đồng ý, trình ban giám đốc phê duyệt
Nếu chưa phù hợp, yêu cầu cán bộ tín dụng chỉnh sửa.
Cán bộ tín dụng nhận chứng từ đã được lãnh đạo phê duyệt cho vay, nạp vào máy tính các thông tin dữ liệu khoản vay
Lãnh đạo phòng kinh doanh rà soát và phê duyệt khoản vay trên máy tính.
Chuyển chứng từ đã được ban giám đốc phê duyệt cho các phòng nghiệp vụ có liên quan.
Bước 8 : Kiểm tra, giám sát khoản vay.
Sau khi giải ngân, cán bộ tín dụng cần phải làm các công việc sau đây: Mở sổ theo dõi khoản vay : theo dõi các thông tin khoản vay theo định kỳ, khai thác và so sánh với số liệu điện toán, nếu có chênh lệch phải báo cáo kịp thời để kiểm tra chỉnh sửa.
Kiểm tra sau mục đích sử dụng vốn vay : cán bộ tín dụng định kỳ hoặc đột xuất tiến hành kiểm tra mục đích sử dụng vốn vay, vật tư đảm bảo vay nợ của khách hàng thông qua sổ hạch toán theo dõi khách hàng, chứng từ, hoá đơn thanh toán.
Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch, tình hình tài chính và khả năng trả nợ.
Kiểm tra các biện pháp bảo đảm tiền vay.
- CBTD phải thường xuyên kiểm tra TSĐB tại hiện trường để kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh như mất mát, hư hỏng, giảm giá trị…
- Đối với trường hợp TSĐB là bảo lãnh của bên thứ 3 , CBTD phải thường xuyên kiểm tra và theo dõi năng lực tài chính, năng lực pháp luật dân sự và hành vi dân sự của bên bảo lãnh.