toán.
Về lập sổ danh điểm vật tư.
NVL được theo dõi từng loại, từng nhóm trong “ Sổ danh điểm vật tư” một cách chặt chẽ giúp cho công tác quản lý và hạch toán NVL được dễ dàng hơn. Trong Sổ danh điểm vật tư, từng loại NVL được sắp xếp một cách trật tự, rất tiện khi tìm những thông tin về một nhóm, một loại NVL nào đó.
Các loại NVL ở công ty TNHH xây dựng Thái Bình Dương là tương đối nhiều với nhiều kích cỡ khác nhau nhưng trong quá trình theo dõi NVL kế toán không tiến hành phân loại riêng biệt mà theo dõi chung trên cùng 1 tài khoản 152_NVL. Mặc dù tại công ty áp dụng kế toán máy nên số lượng và giá trị NVL được quản lí riêng biệt theo từng mã vật tư. Tuy nhiên số liệu đó là do kết quả của việc cập nhật hóa đơn của công ty, kết chuyển từ việc nhập- xuất NVL trong kì. Do đó khó phát hiện ra thất thoát hoặc thiếu hụt trong quá trình thực hiện. Để phục vụ cho công tác hạch toán kế toán NVL được tốt hơn đồng thời quản lý vật tư được chặt chẽ dễ dàng hơn công ty nên mở sổ danh điểm vật tư để theo dõi từng loại NVL. Sổ danh điểm vật tư là chứng từ để
theo dõi sự biến động NVL tại kho của công ty. Việc mã hoá tên các thứ vật liệu trong sổ danh điểm và xếp thứ tự các vật liệu trong sổ danh điểm cần có sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng để đảm bảo tính khoa học hợp lý phục vụ cho yêu cầu quản lý và tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi các vật liệu. Sổ danh điểm được sử dụng thống nhất trên phạm vi công ty nhằm đảm bảo cho các bộ phận trong doanh nghiệp phối hợp chặt chẽ trong công tác quản lí NVL tạo điều kiện cho công tác kế toán.Việc lập sổ danh điểm thực hiện tại kế toán kho nhà máy nhằm mục đích theo dõi số lượng nhập xuất tồn thực tế tại kho, từ đó làm căn cứ đối chiếu trên số dư tài khoản phản ánh trên sổ kế toán quản lí tại phòng kế toán công ty. Từ đó sẽ giúp cho việc nhập xuất vật liệu diễn ra nhanh chóng hơn nhiều.
Để lập sổ danh điểm vật liệu phải xây dựng được bộ mã hóa vật liệu chính xác, đầy đủ và không trùng lặp, có dự trữ để bổ sung mã vật liệu mới một cách thuận tiện và hợp lí. Ở công ty TNHH xây dựng Thái Bình Dương có thể xây dựng bộ mã hóa vật liệu như sau:
1521: Nguyên vật liệu chính. 1522: Nguyên vật liệu phụ. 1523: Nhiên liệu.
1524: Phụ tùng thay thế 1527: Phế liệu thu hồi.
Việc mã hóa sẽ căn cứ vào số hiệu tài khoản này và đánh lần lượt theo từng thứ vật liệu trong nhóm đó
Biểu số 3-1: Mẫu sổ danh điểm vật liệu.
SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ
Ký hiệu Tên nhãn hiệu, quy cách vật liệu Đơn vị Ghi
chú Nhóm Danh điểm vật liệu 1521 Nguyên vật liệu chính 1521.01 Vật liệu cát 1521.01.01 Cát M3 1521.01.02 Cát vàng M3 1521.01.03 Cát trát M3 … … … … … 1521.02 Vật liệu thép 1521.02.01 Thép phi 6 + phi 8 M3 1521.02.02 Thép phi 10 + phi 12 M3 1521.02.03 Thép cuộn M3 1521.02.04 Thép tròn trơn M3 1521.02.05 Thép lá mạ màu M3 … … … … … 1521.05 Vật liệu xi măng 1521.05.01 Xi măng Kg 1521.05.02 Xi măng Bỉm Sơn Kg 1521.05.03 Xi măng La Hiên Kg 1521.05.04 Xi măng Hoàng Thạch Kg 1521.05.05 Xi măng Bút Sơn Kg … … … … … 1522 Nguyên vật liệu phụ
1522.01 Đinh băm tôn Kg
1522.02 Phụ gia bê tông Kg
1522.03 Sơn Kg 1522.04 Formica M … … … … … 1523 Nhiên liệu 1523.01 Xăng 1523.01.01 Xăng mogas 83 Lít 1523.01.02 Xăng mogas 92 Lít 1523.01.03 Xăng mogas 95 Lít
… … … … …
1524 Phụ tùng thay thế
1524.01 Mũi khoan Cái
1524.02 Săm Oto Cái
1524.03 Lốp Oto Cái
… … … … …
1527 Phế liệu thu hồi
1527.01 Vỏ bao xi măng Kg
1527.02 Thép vụn Kg
… … … … …
Về tài khoản sử dụng.
Trong công tác hạch toán do sử dụng mã vật tư nên công ty không sử dụng tài khoản cấp II để phản ánh từng loại vật liệu mà công ty đã xây dựng mỗi thứ vật tư một mã số riêng, như quy định một lần trên bảng mã vật tư ở máy vi tính bởi các chữ cái đầu của vật liệu công cụ dụng cụ.. Vì vậy tất cả các loại vật liệu sử dụng đều hạch toán tài khoản 152 "nguyên liệu vật liệu". Vì vậy sẽ gây khó khăn trong việc xác định chi phí NVL trực tiếp hay việc phân tích tình hình sử dụng NVL trong công ty. NVL trong 1 công trình chiếm tỉ trọng rất lớn, việc quản lí và sử dụng tiết kiệm có ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành của công trình. Vì vậy phân tích tình hình sử dụng NVL để có thể có biện pháp tiết kiệm NVL là rất cần thiết. Công ty nên tiến hành mở tài khoản chi tiết cho từng loại NVL dựa vào việc lập bảng danh điểm NVL như trình bày ở trên. Từ đó ta có TK NVL như sau:
TK 1521_NVL: Nguyên vật liệu chính chi tiết cho từng loại NVL. TK 1522_NVL: Nguyên vật liệu phụ chi tiết cho từng loại NVL. TK 1523: Nhiên liệu.
TK 1524: Phụ tùng thay thế TK 1527: Phế liệu thu hồi.
Do đặc điểm của ngành xây dựng công trình đơn chiếc ở xa địa điểm của công ty, có một thủ kho tại nơi xây dựng thì nên để cho thủ kho đi mua một số vật liệu phụ về xuất thẳng cho người nhận trực tiếp sử dụng vào công trình. Cán bộ vật tư chỉ nên cung ứng những loại vật tư chính như: xi măng, sắt thép, gạch xây, ... bởi vì chỉ có hai cán bộ vật tư mà có khi phải cung ứng vật tư nhiều công trình ở xa nhau, như vậy có lúc sẽ ảnh hưởng đến tiến độ thi công và ảnh hưởng đến năng suất lao động. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đối với những loại vật liệu phụ công ty khi mua về nên định khoản ghi: Nợ TK 621: Giá trị NVL nhập kho
Nợ TK 133: Thuế VAT đầu vào được khấu trừ
Có TK liên quan (111, 112, 331 ...) : tổng giá thanh toán Làm như vậy sẽ đơn giản hơn trong việc vào sổ sách kế toán chi tiết.