Trường hợp xuất kho để sản xuất kinh doanh.
Thực tế việc thu mua và nhập khẩu vật tư do phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào kế hoạch sản xuất của từng tháng, từng quý và theo tình hình sản xuất kinh doanh mà lên kế hoạch để xuất kho NVL 1 cách hiệu quả nhất.
Khi có phiếu yêu cầu xuất vật tư của tổ trưởng sản xuất , đội trưởng công trình kiểm tra, ký duyệt về từng loại vật liệu có quy cách, số lượng theo yêu cầu của công trình rồi chuyển lên cho phòng kế hoạch vật tư. Phòng kế hoạch vật tư thấy hợp lí sẽ lập phiếu xuất kho thành 3 bản: 1 bản giao cho người lĩnh vật tư, 1 bản để lại phòng cung ứng, 1 bản thủ kho giữ để ghi thẻ kho và chuyển cho kế toán. Khi xuất thì thủ kho và người kí xác nhận về số lượng thực xuất vào phiếu xuất kho (Biểu số 2-4).
Để giảm bớt khối lượng ghi chép công ty có thể sử dụng Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức. Phiếu do phòng kế hoạch vật tư lập đầu tháng trên cơ sở kế hoạch sản xuất, được lập 1 lần nhưng có thể xuất lĩnh nhiều lần trong cả tháng hoặc cả kì sản xuất, gồm 2 bản: 1 bản cho cung ứng kiểm tra rồi chuyển cho thủ kho làm căn cứ xuất mỗi lần, 1 bản giao cho người lĩnh vật tư giữ, mỗi lần nhận vật tư người lĩnh mang theo Phiếu xuất theo hạn mức này để thủ kho ghi số liệu xuất mỗi lần vào cả 2 bản. Khi hết hạn mức hoặc hết thời gian sử dụng thủ kho thu lại phiếu này từ người lĩnh vật tư đối chiếu với thẻ kho, kí vào cả 2 bản và chuyển 1 bản cho bộ phận cung ứng, 1 bản cho kế toán.
Sơ đồ 2-2: Quy trình xuất kho NVL.
Trường hợp xuất kho cấp phát điều chuyển NVL trong nội bộ công ty:
Căn cứ vào yêu cầu di chuyển NVL nội bộ của giám đốc, bộ phận cung ứng phải lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thành 2 bản. Người di chuyển mang 2 bản đến thủ kho xuất hàng, ghi thẻ kho sau đó xuất hàng theo số thực xuất và kí nhận song giữ lại 1 bản để giao cho kế toán vật liệu, 1 bản đưa cho người di chuyển mang đến nhập kho, thủ tục nhập hàng và kí nhận ở phần thực nhập rồi vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho nhập giao lại cho kế toán vật liệu kiểm tra và hạch toán tăng kho nhập giảm kho xuất.
Các đội xây lắp Thủ trưởng, kế toán trưởng Kế hoạch sản xuất Phòng kế hoạch vật tư Kế toán NVL Thủ kho Phiếu yêu cầu lĩnh vật tư Duyệt xuất kho Phiếu Xuất kho Xuất NVL và ghi thẻ kho Ghi sổ kế toán
Trường hợp vật liệu xuất bán.
Phải có hóa đơn bán hàng lập thành 3 bản có đầy đủ chữ kí của các đối tượng trên hóa đơn, 1 bản giao cho khách hàng, 1 bản giao cho bộ phận cung ứng, 1 bản thu kho làm căn cứ vảo thẻ kho rồi chuyển cho bộ phận kế toán.
Trường hợp vật liệu xuất thuê ngoài gia công.
Bộ phận cung ứng căn cứ vào hợp đồng lập thành 3 bản Phiếu xuất kho vật tư có ghi rõ “thuê ngoài gia công”, cách luân chuyển tương tự vật liệu xuất bán.
Ví dụ 3: Ngày 14 tháng 12 năm 2010 công ty xuất vật tư để thi công công trình đường Thành Nam.
Biểu số 2-4: Phiếu xuất kho.
Công ty TNHH XD TBD. Mẫu số:02VT
Số 1ngõ 281/6 Tương Mai- Hoàng Mai- Hà Nội. (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
Ngày 14 tháng 12 năm 2010. Nợ: 621 Có: 152 Họ và tên người nhận hàng: Lê Tuấn Ngọc.
Địa chỉ( bộ phận): Đội xây lắp.
Lý do xuất kho: Nhận vật tư thi công CT đường Thành Nam. Xuất tại kho: Xuất kho CT đường Thành Nam.
TT Tên sản phẩm, hàng hoá
Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Tụ điện 152_TD Cái 30 142,00 0 4,260,000 2 Gạch Granite 152_G Hộp 750 62,014 46,510,500 3 Dây cáp điện 152_DC 2 M 100 164,00 0 16,400,000 Tổng cộng 67,170,500
Viết bằng chữ: sáu bảy triệu một trăm bảy mươi nghìn năm trăm đồng.
Xuất, ngày 14 tháng 12 năm 2010
Người lập phiếu Người nhận hàng Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số 2-5: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
Công ty TNHH XD TBD. Mẫu số:02VT
Số 1ngõ 281/6 Tương Mai- Hoàng Mai- Hà Nội. (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ
Căn cứ vào lệnh điều động số 11 ngày 17 tháng 12 năm 2010 của giám đốc